Modèle de documentation de projet

Passer son temps à rechercher des documents est une activité passablement ennuyeuse, mais vous empêche surtout de vous concentrer pleinement sur votre travail. C’est un fait, les employés consacrent chaque jour 60 % de leur temps à des tâches d’organisation comme la recherche d’informations. Mais que se passera-t-il si vous êtes amené à travailler en mode interfonctionnel, avec des équipes et sur des projets dont vous ne savez rien (ou si peu) ? Il est donc impératif de mettre la main sur tous les documents dont vous avez besoin et de les organiser, afin d’être en mesure de travailler efficacement avec des équipes et services différents, et ce, sans perdre de temps.

C’est là que le modèle de documentation de projet entre en jeu. L’utilisation d’un modèle de ce type garantit que chacun des membres de l’entreprise exécute le même processus de documentation. Ainsi, plus de doute à avoir : chacun est en mesure de localiser les documents clés à n’importe quel moment, indépendamment de leur auteur.

Qu’est-ce qu’un modèle de documentation de projet ?

Un modèle de documentation de projet est une structure réutilisable permettant de planifier le processus de création et d’enregistrement de vos différents documents de projet. N’hésitez pas à personnaliser votre modèle afin qu’il précise tous les documents à élaborer et regrouper avant chaque nouveau projet. Vos informations seront ainsi centralisées, de façon à ce que les parties prenantes puissent y accéder facilement.

Ai-je besoin d’un modèle de documentation de projet ?

En un mot : oui, surtout si vous coordonnez les activités de plusieurs équipes. Lorsque vous lancez un projet, vous communiquez souvent avec un grand nombre d’équipes différentes pour créer vos documents de projet et les stocker dans un emplacement accessible. Par exemple, vous pouvez créer un formulaire de demande de modification pour votre équipe produit ou travailler à l’élaboration d’un plan de communication avec celle chargée du marketing. Cela étant, chaque équipe a sa propre façon de documenter les informations ; par conséquent, il est parfois difficile de dénicher et rassembler les données relatives à l’initiative concernée.

Une chose est sûre, cette chasse aux informations ininterrompue présente un risque de confusion particulièrement élevé. Parfois, les membres d’équipe se retrouvent même complètement déstabilisés, en proie à un stress inutile et le projet prend alors du retard. Heureusement, le modèle de documentation de projet vous aide à sauver la mise : il vous permet de créer un même processus pour tous les membres de votre entreprise afin que ces derniers trouvent, trient et regroupent tous les documents pertinents au sein d’une source unique de référence. Le modèle fait aussi office de rappel : lorsque l’un de vos collègues l’utilise, il identifie immédiatement les documents à rédiger et à inclure dans cette base de référence.

Renforcer la collaboration interfonctionnelle au travail

Créer un modèle de documentation de projet est la première étape pour parvenir à éliminer le travail en vase clos et casser le modèle de données par conteneurs. Dans ce dernier, chaque unité de travail est compartimentée et sans lien avec les autres, ce qui limite fortement la marge de manœuvre des équipes. Optez plutôt pour un modèle de documentation de projet et combinez-le à d’autres modèles de gestion de projet. Vous parviendrez ainsi à améliorer vos processus métier, tout en encourageant la collaboration interfonctionnelle. C’est la raison pour laquelle Asana a créé le Work Graph®, un système flexible qui vous permet de visualiser comment les divers éléments du travail s’imbriquent pour mieux faire le lien entre eux.

Comment utiliser un modèle de documentation en gestion de projet ?

Pour superviser efficacement votre processus de documentation de projet, vous devez le personnaliser afin qu’il réponde aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez préciser les documents à élaborer, structurer ces derniers de manière à les rendre faciles à comprendre et rester à l’écoute des retours des membres de votre équipe. Le but est d’identifier les points d’amélioration possibles pour adapter au mieux le modèle à leurs besoins. Voici d’autres bonnes pratiques qui vous aideront à exploiter au mieux votre modèle :

1. Évitez de réinventer la roue : si votre processus de documentation de projet actuel fonctionne bien, inspirez-vous de ce dernier pour élaborer votre modèle. Gardez une trace des documents auxquels vous faites référence tout au long du cycle de vie du projet, de la phase de planification au rapport d’avancement final. Dans un second temps, intégrez ces ressources à votre modèle. Par exemple, ajoutez-y votre proposition de projet, les objectifs, le rapport d’achèvement du projet et les conclusions.

2. Affinez et standardisez votre processus : votre modèle doit permettre d’encourager la collaboration interfonctionnelle. Demandez l’avis des autres équipes et services pour affiner votre modèle et le rendre exploitable par bien d’autres groupes. Une fois les étapes clés de votre processus de documentation de projet clairement définies, enregistrez-le en tant que modèle pour gagner en efficacité à l’avenir.

3. Misez sur un outil de collaboration : pourquoi ne pas adopter un outil de gestion du travail ? Vous pourrez ainsi synchroniser et rationaliser chaque étape de votre processus de documentation de projet. Centraliser les informations vous permettra de réduire le va-et-vient entre applications : c’est aujourd’hui impératif, puisqu’un travailleur bascule en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications. En outre, la communication des informations sera elle aussi simplifiée ; les parties prenantes du projet consulteront votre processus de documentation en un clic, lequel les renverra vers votre modèle.

Les éléments à inclure dans votre modèle de documentation de projet

Le modèle de documentation de projet doit s’adapter aux besoins de chaque équipe. Toutefois, voici quelques sections utiles à inclure :

• ​​Description des documents : précisez les objectifs des documents et ajoutez votre business case.

• Emplacement : indiquez le lien renvoyant vers vos documents.

• Livrables : présentez les livrables associés et leurs dépendances.

• Objectifs associés : reliez vos documents aux objectifs de projet qu’ils soutiennent.

• Responsable : désignez un membre d’équipe responsable pour chaque document.

Exemples de documents que vous pouvez joindre à votre modèle :

• Plan de projet

• Charte de projet

• Énoncé de portée de projet

• Objectifs du projet

• Calendrier de projet (y compris les échéances et les jalons pertinents)

• Feuilles de route de projet

• Budget

• Plan de communication

• Plan de conduite du changement

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

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