Plantilla de documentación del proyecto

La búsqueda de documentos suele ser una gran pérdida de tiempo para la mayoría de las personas. Con este artículo, aprenderás cómo crear una plantilla de documentación del proyecto para que siempre sepas dónde se encuentran los documentos de cada proyecto y de cada equipo de la empresa.

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Tener que dedicar tiempo valioso a la búsqueda de documentos no solo es molesto, también afecta tu tiempo de concentración. De hecho, la búsqueda de información contribuye enormemente a los pormenores del trabajo, que ocupan casi el 60 % de las horas de trabajo de un empleado todos los días. Pero, ¿qué sucede cuando trabajas de manera interdisciplinaria, con equipos y proyectos con los que no estás familiarizado? Obtener y organizar todos los documentos que necesitas para trabajar de manera efectiva con otros equipos y departamentos es muy importante, pero no debería demandar tanto tiempo.

Aquí es donde entra en juego la plantilla de documentación de proyectos. El uso de esta plantilla garantiza que todos usen el mismo proceso de documentación de proyectos en toda la empresa, por lo que siempre sabrás dónde encontrar los documentos importantes (independientemente de quién los haya creado).

¿Qué es una plantilla de documentación del proyecto?

Una plantilla de documentación del proyecto es un esquema del proceso de documentación de tu proyecto, en el que se detalla cómo se crean y dónde se guardan los documentos de un proyecto. Puedes personalizar la plantilla para que enumere todos los documentos que deben crearse y dónde deben almacenarse antes de iniciar un proyecto nuevo. Esto permite mantener todos los documentos organizados en solo lugar, para que las partes interesadas puedan acceder fácilmente a la información.

¿Es necesario tener una plantilla de documentación del proyecto?

La respuesta simple es sí, especialmente si debes coordinar el trabajo entre varios equipos. Cuando inicias un proyecto, generalmente trabajas con varios equipos diferentes para obtener y crear la documentación necesaria. Por ejemplo, puedes crear un formulario de solicitud de cambio para el equipo de producto o puedes trabajar con el equipo de marketing para desarrollar el plan de comunicación del proyecto. Pero cuando cada equipo tiene su propia forma de documentar la información, puede resultar difícil encontrar y recopilar el conocimiento del proyecto.

Esto sería, como mínimo, confuso. Pero también puede ser un gran obstáculo para los miembros del equipo que deben buscar documentos continuamente, causando retrasos y estrés innecesarios. Ahí es donde entra en juego la plantilla de documentación del proyecto. Con esta plantilla, todos en la empresa pueden usar el mismo proceso para encontrar, clasificar y almacenar toda la información relevante en una fuente central de referencias. Cada vez que un miembro del equipo usa la plantilla, sabe exactamente qué documentos debe crear e incluir y dónde debe guardarlos.

Promover la colaboración entre distintos departamentos

Una plantilla de documentación del proyecto es el primer paso para cambiar el modelo de datos compartimentados y terminar con la información aislada en el trabajo. El modelo de datos compartimentados solo permite que el trabajo se almacene en un único lugar, lo que supone una gran restricción para los equipos, ya que cada unidad de trabajo (tareas, proyectos y carpetas) debe almacenarse en una relación de uno a uno. Sin embargo, cuando usas la plantilla de documentación del proyecto junto con otras plantillas de gestión de proyectos, puedes mejorar significativamente tus procesos comerciales para fomentar la colaboración interdisciplinaria. Es por eso que desarrollamos el modelo de datos Work Graph® de Asana, un sistema donde todo tu trabajo tiene la capacidad de mantener una relación de uno a varios.

¿Qué es Work Graph®?

Work Graph® de Asana es una opción para captar las relaciones entre el trabajo que hacen los integrantes del equipo, la información que utilizan y las personas que lo producen. En esencia, se trata de una forma de entender cómo se articulan todas las piezas del trabajo; de conectar el qué, el por qué y el quién del trabajo.

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Cómo usar una plantilla de documentación del proyecto en la gestión de proyectos

Para gestionar el proceso de documentación de tu proyecto de manera efectiva, debes adaptarlo a las necesidades de tu empresa. Puedes especificar exactamente qué documentos se deben crear, estructurarlo de una manera fácil de entender y recibir comentarios de los miembros del equipo sobre cómo personalizar la plantilla para adaptarla a su forma de trabajar. Además, puedes seguir estas mejores prácticas para aprovechar tu plantilla al máximo:

  1. No necesitas volver a inventar la pólvora. Si ya cuentas con un proceso de documentación de proyectos efectivo, adapta la plantilla a tu flujo de trabajo actual. Haz un seguimiento de todos los documentos que se consultan a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde la fase de planificación hasta el informe final del estado del proyecto. Luego inclúyelos en la plantilla. Puedes incluir, por ejemplo, la propuesta, los objetivos, los informes de cierre y las métricas finales del proyecto.

  2. Optimiza y guarda tu proceso. Uno de los mayores beneficios de la plantilla es que ayuda a fomentar la colaboración interdisciplinaria. Obtén comentarios de otros equipos y departamentos para poder crear una plantilla útil y consistente para todas las áreas de la empresa. Una vez que hayas establecido los pasos clave del proceso de documentación de proyectos que te resulte más eficaz, guárdalo como plantilla.

  3. Usa una herramienta colaborativa. Con una herramienta de gestión del trabajo, puedes sincronizar y optimizar cada paso del flujo de trabajo de documentación de tu proyecto. Al almacenar todo en un solo lugar, puedes reducir los cambios entre aplicaciones, lo cual es fundamental, ya que el trabajador promedio usa alrededor de 10 aplicaciones, entre las que va cambiando hasta 25 veces al día. Además, es más fácil compartir la información: solo necesitas incluir el enlace a la plantilla para que las partes interesadas del proyecto puedan ver el proceso de documentación de tu proyecto con un simple clic.

¿Qué debes incluir en una plantilla de documentación del proyecto?

La plantilla de documentación del proyecto debe personalizarse según tus necesidades específicas, pero a continuación compartimos algunas secciones útiles que puedes incluir para empezar:

  • ​​Descripción del documento: incluye el objetivo y el caso de negocios del documento

  • Ubicación: enlace a la ubicación del documento

  • Entregables: entregables y dependencias asociados

  • Iniciativas a las que respalda: enlace a todos los objetivos a los que respalda el documento

  • Responsable: miembro del equipo asignado como responsable de cada documento

Ejemplos de documentos que puedes adjuntar a tu plantilla:

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Funciones integradas

  • Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

  • Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

  • Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

  • Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

  • Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

  • Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

  • OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

  • Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una plantilla de documentación del proyecto?

Una plantilla de documentación del proyecto es un esquema guardado de tu proceso de documentación de proyectos. La plantilla generalmente cuenta con una estructura en la que se incluye la descripción y el caso de uso del documento, su ubicación y la persona encargada de gestionar dicho documento. Esto permite que las partes interesadas puedan comprender qué es cada documento y a quién acudir en caso de que tengan preguntas.

¿Realmente necesito tener una plantilla de documentación del proyecto?

¡Sí! Las plantillas de documentación de proyectos ayudan a promover la colaboración en equipo al facilitar la coordinación del trabajo multidisciplinario. Al usar una plantilla en todos los equipos y departamentos, lograrás que el proceso de documentación de los proyectos sea coherente en toda la empresa, lo que permitirá que todos puedan colaborar juntos de manera más eficiente.

¿Qué debería incluir una plantilla de documentación del proyecto?

La plantilla debe contener los elementos más importantes de tu proceso de documentación del proyecto. Por lo general, el documento se divide en varias secciones en las que se incluye la descripción del documento, la ubicación, los miembros del equipo asignados al proyecto y las iniciativas asociadas.

¿Cuáles son las tres etapas de documentación del proyecto?

El proceso de documentación del proyecto normalmente contiene tres etapas: inicio o planificación, ejecución y post mortem. Puedes estructurar la plantilla de documentación de tu proyecto en torno a estas etapas y ordenar la documentación correspondiente a cada etapa para que sea más fácil de encontrar.

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