Vorlage für die Projektdokumentation

Die Suche nach Dokumenten ist nicht nur zeitintensiv und frustrierend, sondern stiehlt Ihnen wertvolle Ressourcen, die Sie an anderer Stelle sinnvoller einsetzen könnten. Das Suchen nach Informationen ist ein Faktor, der zur Arbeit rund um die Arbeit beiträgt, die ohnehin schon fast 60 % der Arbeitszeit von Angestellten einnimmt. Was passiert also, wenn Sie funktions- bzw. abteilungsübergreifend gemeinsam mit Teams oder an Projekten arbeiten, die Sie noch nicht kennen? Das Ausfindigmachen und Organisieren aller Dokumente, die Sie für Ihre team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit brauchen, ist unerlässlich und muss nicht zeitintensiv sein.

Denn hier kommt eine Vorlage für die Projektdokumentation ins Spiel. Wenn Sie eine solche Vorlage verwenden, wird sichergestellt, dass jeder in Ihrem Unternehmen auf dieselbe Projektdokumentation zurückgreift. So wissen alle Beteiligten jederzeit, wo wichtige Dokumente zu finden sind, unabhängig davon, wer diese erstellt hat.

Was ist eine Vorlage für die Projektdokumentation?

Eine Vorlage für die Projektdokumentation ist eine Art wiederverwendbarer Leitfaden für Ihren Projektdokumentationsprozess, also den Vorgang, bei dem Sie Ihre Projektdokumente erstellen und speichern. Sie können Ihre Vorlage dafür nutzen, alle Dokumente aufzuführen, die vor jedem neuen Projekt erstellt und an einem bestimmten Ort abgespeichert werden müssen. So sind alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort erfasst und alle Stakeholder haben Zugriff darauf.

Brauche ich eine Vorlage für die Projektdokumentation?

Die kurze Antwort lautet „Ja“, insbesondere dann, wenn Sie Arbeitsvorgänge teamübergreifend koordinieren müssen. Wenn Sie ein Projekt beginnen, schließen Sie sich oft mit vielen unterschiedlichen Teams kurz, um projektrelevante Dokumente zu erstellen und zusammenzustellen. Zum Beispiel könnten Sie ein Formular für eine Änderungsanfrage für das Produktteam erstellen oder gemeinsam mit dem Marketingteam einen Kommunikationsplan für das Projekt entwickeln. Doch wenn jedes Team eigene Vorstellungen darüber hat, wie Informationen dokumentiert werden sollen, kann es schwierig sein, projektbezogene Daten zu finden.

Im besten Fall ist das nur verwirrend, doch ein uneinheitliches Vorgehen kann ernsthafte Probleme verursachen, wie zum Beispiel Verzögerungen und unnötigen Stress bei der Suche nach Informationen. Wenn Sie jedoch eine Vorlage für die Projektdokumentation verwenden, können alle Unternehmensmitglieder auf denselben Prozess zur Suche, Sortierung und Aufbewahrung relevanter Dokumente zurückgreifen, da sie sich alle an einem zentralen Ort befinden. Ein Teammitglied, das diese Vorlage nutzt, erhält klare Vorgaben über die Erstellung der erforderlichen Dokumente und ihren Ablageort.

Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit

Eine Vorlage für die Projektdokumentation ist ein guter Anfang, um das Container-Datenmodell abzulösen und eine isolierte Arbeitsweise abzuschaffen. In einem Container-Datenmodell befinden sich bestimmte Arbeitsvorgänge nur an einem Ort, was der Arbeit von Teams hinderlich ist, denn jede Aufgabe, jedes Projekt und jeder Ordner liegt in isolierter Form vor und ist nicht mit anderen Arbeitsvorgängen vernetzt. Wenn Sie allerdings eine Vorlage für die Projektdokumentation und weitere Vorlagen für das Projektmanagement verwenden, können Sie Geschäftsprozesse optimieren und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Aus diesem Grund haben wir den Asana Work Graph® ins Leben gerufen. In diesem System sind Ihre Arbeitsvorgänge auf vielfältige Weise mit anderen Prozessen vernetzt.

So verwenden Sie eine Vorlage zur Projektdokumentation für das Projektmanagement

Um den Prozess zur Projektdokumentation effektiv durchführen zu können, sollte er an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen angepasst sein. Sie können festlegen, welche Dokumente erstellt werden sollen, wie sie sinnvoll strukturiert werden können und Feedback von Teammitgliedern einholen, um die Vorlage bestmöglich für alle anzupassen. Darüber hinaus können Ihnen die folgenden bewährten Vorgehensweisen dabei helfen, die Vorlage optimal einzusetzen:

1. Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden. Wenn Sie bereits einen erfolgreichen Prozess zur Projektdokumentation etabliert haben, sollte sich Ihre Vorlage an dem derzeitigen Workflow orientieren. Behalten Sie entlang des gesamten Projektlebenszyklus alle Dokumente im Blick – von der Projektplanung bis zum abschließenden Projektstatusbericht – und fügen Sie diese dann in Ihre Vorlage ein. Sie können zum Beispiel Ihren Projektantrag, die Projektziele, Projekt-Abschlussberichte und endgültige Kennzahlen in die Vorlage aufnehmen.

2. Verfeinern und etablieren Sie Ihren Prozess. Einer der großen Vorteile Ihrer Vorlage ist, dass die funktionsübergreifende Zusammenarbeit verbessert wird. Lassen Sie sich von anderen Teams und Abteilungen Feedback geben, damit Sie eine einheitliche Vorlage schaffen können, die allen zugutekommt. Sobald Sie die wichtigsten Schritte Ihres erfolgreichsten Prozesses zur Projektdokumentation etabliert haben, speichern Sie diese in einer Vorlage.

3. Verwenden Sie Kollaborationstools. Mit einem Work Management Tool können Sie jeden Schritt des Projektdokumentations-Workflows synchronisieren und optimieren. Wenn sich alles an einem zentralen Ort befindet, wird der Kontextwechsel zwischen verschiedenen Anwendungen reduziert. Dies ist besonders wichtig, weil der durchschnittliche Angestellte täglich zwischen 10 bis 25 Apps hin- und herwechseln muss. Darüber hinaus fällt das Teilen von Informationen leichter: Projektbeteiligte können Ihren Projektdokumentationsprozess mit einem Link zu Ihrer Vorlage bequem nachverfolgen.

Was gehört in eine Vorlage für die Projektdokumentation?

Ihre Vorlage für die Projektdokumentation sollte genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sein. Im Folgenden geben wir Ihnen dennoch Beispiele für ein paar nützliche Abschnitte, die Ihnen den Einstieg erleichtern können:

• ​​Beschreibung des Dokuments: Geben Sie den Zweck des Dokuments an und beschreiben Sie, für welchen Business Case es eingesetzt werden soll

• Speicherort: Ein Link zum Ort, an dem das Dokument gespeichert ist

• Ergebnisse: Zugehörige Ergebnisse und Abhängigkeiten

• Unterstützte Vorhaben: Verknüpfen Sie das Dokument mit allen Vorhaben, zu denen es beitragen könnte

• Verantwortliche Person: Welches Teammitglied für das Dokument verantwortlich ist

Beispiele für Dokumente, die Sie an Ihre Vorlage anhängen können:

• Projektplan

• Projektcharta

• Angaben zum Projektumfang

• Projektziele

• Projektzeitplan (einschließlich relevanter Fristen und Meilensteine)

• Projektstrategieplan

• Projektbudget

• Kommunikationsplan

• Change-Management-Pläne

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

FAQs