Sechs Schritte zum Verfassen eines überzeugenden Projektantrags

Jedes Projekt hat auch einen Startpunkt. Doch zu Beginn kann nicht einfach nur der Wunsch nach genügend Ressourcen stehen. Um ein Projekt auf die Beine zu stellen, müssen die Teams den Entscheidungsträgern innerhalb ihres Unternehmens bzw. den externen Interessengruppen zunächst einmal einen Antrag vorlegen. 

Ein Projektantrag ist wie ein schriftlicher Elevator Pitch. Sein Zweck ist es, Ihr Projekt in einer komprimierten, aber effizienten Weise zu präsentieren. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen Projektantrag so schreiben, dass er genehmigt wird und Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen können.

Was ist ein Projektantrag?

Ein Projektantrag ist ein schriftliches Dokument, das alles enthält, was die Beteiligten über ein Projekt wissen sollten. Dazu gehören der Zeitplan, das Budget und die Ziele. Ihr Projektantrag sollte die Details Ihres Projekts zusammenfassen und Ihre Idee wirksam präsentieren, damit Sie die Beteiligten von Ihrem Projekt überzeugen.

Dies sind die Ziele Ihres Projektantrags:

• Sicherung externer Finanzierung

• Zuteilung von Unternehmensressourcen für Ihr Projekt

• Zustimmung der Beteiligten gewinnen

• Fahrt aufnehmen und Begeisterung schaffen

Projektanträge vs. Projektchartas vs. Business Cases

Projektanträge und Projektchartas dienen unterschiedlichen Zwecken im Prozess der Projekterstellung. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen den beiden zu verstehen. Während ein Projektantrag in der Initiierungsphase des Projekts erstellt wird, wird die Projektcharta in der Planungsphase erstellt. 

Wie bereits erwähnt, ist ein Projektantrag ein aussagekräftiges Dokument, das die Beteiligten vom Sinn des Projekts überzeugen soll. Eine Projektcharta ist ein Referenzdokument, das die Projektziele festlegt und erst erstellt werden kann, wenn der Projektantrag angenommen wurde.

Viele verwechseln den Business Case auch mit dem Projektantrag, aber auch der Business Case folgt auf den Antrag. Erst wenn das Projekt angenommen wurde, kann ein Business Case dazu dienen, zusätzliche Mittel für das Projekt zu sichern.

Arten von Projektanträgen

Es gibt sechs Arten von Anträgen, die Ihnen als Projektmanager begegnen können. Die Kenntnis dieser verschiedenen Formate kann beim Verfassen Ihres Antrags sehr nützlich sein, denn jeder Antrag dient einem bestimmten Zweck.

• Angefordert: Sie senden Angebote als Antwort auf eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP). In einem RFP wird ein Projekt detailliert ausgeschrieben und es werden Angebote von qualifizierten Teams eingeholt. Da Sie bei dieser Art von Angeboten mit anderen Unternehmen konkurrieren, müssen Sie gründlich recherchieren und überzeugende Argumente liefern.

• Unaufgefordert: Sie verschicken unaufgefordert Angebote ohne Ausschreibung, d. h. niemand hat Sie um ein Angebot gebeten. In diesem Fall treten Sie nicht gegen andere Unternehmen oder Teams an, aber Sie müssen trotzdem überzeugend sein. Denn Sie wissen nicht, ob der Interessenträger, bei dem Sie Ihr Angebot einreichen, Ihre Dienste auch wirklich braucht.

• Informell: Es kann sein, dass Ihnen ein Kunde eine informelle Anfrage für einen Projektvorschlag schickt und Sie daraufhin Ihren Projektantrag als Angebot unterbreiten. Da es sich hierbei nicht um eine offizielle Ausschreibung handelt, sind die Regeln weniger spezifisch.

• Vertragserneuerung: Sie senden Erneuerungsangebote an bestehende Kunden in der Hoffnung, dass diese ihre Dienste mithilfe Ihres Unternehmens weiterführen werden. Bei dieser Art von Projektantrag besteht das Ziel darin, die bisherigen Ergebnisse, die Ihr Team für den Kunden erzielt hat, hervorzuheben und ihn davon zu überzeugen, dass Sie auch in Zukunft erfolgreiche Arbeit leisten können.

• Verlängerung: Sie senden einem Auftraggeber zur Erinnerung eine Verlängerungsmitteilung, um ihn über den Fortgang des Projekts zu informieren. In diesem Projektantrag stellen Sie lediglich Informationen über das Projekt bereit, anstatt den Auftraggeber von dem Projekt überzeugen zu wollen.

• Ergänzungsantrag: Ähnlich wie bei einem Verlängerungsantrag senden Sie einen Ergänzungsantrag an jemanden, der bereits an Ihrem Projekt mitwirkt. Bei dieser Art von Antrag informieren Sie darüber, dass das Projekt beginnt, und bitten gleichzeitig um zusätzliche Ressourcen. Sie sollten den Auftraggeber in diesem Antrag davon überzeugen, sich durch weitere Mittel stärker an dem Projekt zu beteiligen.

Sprache und Inhalt Ihres Projektantrags hängen von der Art des Antrags ab, den Sie einreichen. Wenn Sie Ihre Projektziele kennen, können Sie Ihr Angebot entsprechend formulieren.

So schreiben Sie einen Projektantrag

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung lässt sich auf die meisten Projektanträge anwenden, unabhängig von ihrer Art. Sie sollten Ihren Antrag zwar an die jeweilige Zielgruppe anpassen, aber diese Gliederung kann Ihnen als Referenz dienen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Komponenten übersehen. 

1. Verfassen Sie ein Executive Summary

Das Executive Summary dient als Einleitung zu Ihrem Projektantrag. Ähnlich wie bei der Zusammenfassung eines Berichts oder der Einleitung eines Aufsatzes sollte dieser Abschnitt zusammenfassen, worum es geht und den Beteiligten dazu anhalten, weiterzulesen. Je nach Komplexität Ihres Projekts kann Ihr Executive Summary aus einem oder mehreren Absätzen bestehen. 

Ihr Executive Summary sollte Folgendes enthalten:

• Das Problem, das Ihr Projekt lösen soll

• Die Lösung, die Ihr Projekt für dieses Problem bietet

• Die Auswirkungen, die Ihr Projekt haben wird 

Sie sollten diese Punkte in Ihrer Zusammenfassung nur knapp anreißen, da Sie später in Ihrem Antrag ausführlicher darauf eingehen werden. 

2. Erläutern Sie den Projekthintergrund

In diesem Abschnitt gehen Sie auf den Hintergrund des Projekts ein. Überzeugen Sie den Leser mit Referenzen und Statistiken davon, dass das von Ihnen beschriebene Problem relevant ist.

Einige Fragen, die Sie einbeziehen sollten, sind:

• Auf welches Problem zielt Ihr Projekt ab?

• Was ist bereits über dieses Problem bekannt?

• Wer hat sich bereits mit diesem Problem befasst bzw. welche Erfahrungen und Erkenntnisse gibt es?

• Warum sind die bisherigen Erkenntnisse unzureichend, um dieses Problem zu lösen?

In diesem Abschnitt können Sie auch darlegen, inwiefern das Problem, das Sie zu lösen suchen, in einem unmittelbaren Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen steht. 

3. Präsentieren Sie eine Lösung

Im Abschnitt über den Projekthintergrund haben Sie gerade ein Problem beschrieben, so dass der nächste logische Schritt beim Verfassen eines Antrags darin besteht, nun eine Lösung zu präsentieren. In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, Ihren Projektansatz genauer zu skizzieren. 

Dazu gehören unter anderem folgende Punkte:

• Ihr Vision Statement für das Projekt

• Ihr Projektzeitplan, einschließlich wichtiger Meilensteine

• Die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams 

• Ein Risikoregister, aus dem hervorgeht, wie Sie das Risiko minimieren werden

• Die Projektergebnisse

• Tools zur Berichterstattung, die Sie während des Projekts verwenden werden

Möglicherweise sind nicht alle diese Punkte in Ihrem Antrag enthalten, aber Sie können auf der Basis des Projektumfangs entscheiden, was Sie aufnehmen wollen. Dieser Abschnitt wird wahrscheinlich der längste und detaillierteste Abschnitt Ihres Angebots sein. Hier gehen Sie auf alle Aspekte ein, die zur Realisierung Ihrer vorgeschlagenen Lösung beitragen. 

4. Definieren Sie die Projektergebnisse und -ziele

Die Definition Ihrer Projektergebnisse ist ein wesentlicher Schritt bei der Erstellung Ihres Projektantrags. Diejenigen, die Ressourcen bereitstellen, wollen wissen, was Sie am Ende Ihres Projekts erreichen werden. Das kann ein Produkt, ein Programm, eine Verbesserung der Technologie oder etwas anderes sein. Wenn die Beteiligten Ihre Zielvorstellung lesen, ist dies der Abschnitt, in dem sie zu dem Schluss kommen können: „In Ordnung, dafür werden sie meine Ressourcen also verwenden“.

Bei der Festlegung der zu erbringenden Ergebnisse sollten Sie Folgendes mit einbeziehen:

• Das Endprodukt oder Endergebnis Ihres Projekts 

• Einen Projektzeitplan, aus dem hervorgeht, wann die Ergebnisse erreicht werden können

• SMARTe Ziele, die auf die von Ihnen zu erbringenden Ergebnisse abgestimmt sind

Es ist zwar wichtig, das Problem und die Lösung für Ihr Projekt darzustellen, aber für die Geldgeber ist es oft einfacher, die Sinnhaftigkeit des Projekts zu verstehen, wenn Sie die zu erbringenden Ergebnisse klar definieren können.

5. Listen Sie auf, welche Ressourcen Sie benötigen

Nachdem Sie nun das Problem, die Vorgehensweise, die Lösung und die zu erbringenden Ergebnisse dargelegt haben, können Sie detailliert auf die Ressourcen eingehen, die Sie für die Durchführung Ihrer Initiative benötigen.

In diesem Abschnitt sind folgende Punkte enthalten:

• Projektbudget: Das Projektbudget umfasst alle Posten, von den Materialien, die Sie für die Herstellung eines Produkts benötigen, bis hin zu eventuellen Anzeigenpreisen und den Gehältern des Teams. Hier sollten Sie alle absehbaren Budgetposten angeben, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen werden.

• Aufschlüsselung der Kosten: In diesem Abschnitt sollten Sie die Gründe für den Bedarf an bestimmten Ressourcen für Ihr Projekt recherchieren. Auf diese Weise können die Ressourcengeber nachvollziehen, wofür ihr finanzieller Beitrag verwendet wird. Diese Aufschlüsselung kann Ihnen auch dabei helfen, unerwartete Kosten zu minimieren.

• Plan für die Ressourcenverteilung: Sie sollten einen Überblick über Ihren Plan für die Verteilung von Ressourcen geben, aus dem hervorgeht, wofür Sie die benötigten Mittel einsetzen wollen. Wenn Sie z. B. ermitteln, dass Sie 50.000 Dollar für die Durchführung des Projekts benötigen, planen Sie, dieses Geld für Gehälter, Technologie, Materialien usw. zu verwenden.

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie die Beteiligten hoffentlich schon davon überzeugt, dass sie Ihr Projekt unterstützen werden. Nun wäre es ein kluger strategischer Schachzug, die erforderlichen Ressourcen erst am Ende des Dokuments darzulegen.

6. Formulieren Sie Ihre Schlussfolgerung

Bringen Sie Ihren Projektantrag abschließend mit einer überzeugenden und selbstbewussten Schlussfolgerung auf den Punkt. Wie das Executive Summary sollte auch die Schlussfolgerung das Problem, dem Ihr Projekt gewidmet ist, und Ihre Lösung für dieses Problem kurz zusammenfassen. Sie können die Auswirkungen Ihres Projekts in der Schlussfolgerung hervorheben. Beziehen Sie sich dabei jedoch auf das Wesentliche, wie Sie es auch in einer Zusammenfassung tun würden. 

Tipps zum Verfassen eines effektiven Projektantrags

Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, wird Ihr Projektantrag alle nötigen Elemente enthalten. Doch wenn Sie Ihre Leserinnen und Leser wirklich begeistern und ihre Zustimmung gewinnen wollen, muss Ihr Dokument restlos überzeugen. Zusätzlich zu den oben genannten Punkten sollten Sie bei Ihrem Projektantrag auch Folgendes beachten:

Kennen Sie Ihr Publikum

Behalten Sie beim Verfassen Ihres Antrags stets Ihre Zielgruppe (d. h. die Beteiligten) im Auge. Denken Sie daran, dass das Ziel des Antrags darin besteht, Ihre Zielgruppe zu überzeugen und nicht nur Ihre Projektdetails zu präsentieren. Wenn Sie z. B. ein neues Lektoratstool für einen Kinderbuchverlag entwickeln, können Sie herausfinden, ob es sich bei Ihrer Zielgruppe um Eltern handelt, und an deren Emotionen appellieren, um sie von Ihrem Produkt zu überzeugen?

Seien Sie überzeugend

Überzeugungsarbeit ist in einem Projektantrag wichtig, weil Sie darauf hoffen, dass Ihre Zielgruppe Ihren Antrag liest und im Gegenzug etwas für Sie tut. Wenn Ihre Leser nicht von Ihrem Projekt überzeugt sind, werden sie auch nicht bereit sein, Sie dabei zu unterstützen. Wenn Sie Ihr Lektoratsprogramm beschreiben, aber nicht die vielen Funktionen hervorheben, von denen Ihre Kunden profitieren werden, und seine positiven Auswirkungen auf die Branche erwähnen, wird sich Ihre Zielgruppe fragen: „Warum sollte ich mich für dieses Projekt interessieren?“ 

Machen Sie es nicht zu kompliziert

Sie sollten Ihr Problem, Ihren Lösungsansatz und die Lösung zwar detailliert beschreiben, Ihren Projektantrag aber nicht übermäßig komplex gestalten. Das bedeutet, dass Sie den Projektplan für Ihr vorgeschlagenes Lektoratsprogramm vorstellen, ohne auch auf den Code einzugehen, mit denen Ihre Entwickler die einzelnen Funktionen letztendlich realisieren werden. 

Führen Sie Recherchen durch

Zu einem erfolgreichen Projektantrag gehört auch eine gründliche Recherche. Sie sollten das Problem und die Lösungsansätze mit seriösen Quellen, Fallstudien, Statistiken oder Diagrammen untermauern, damit bei Ihrem Publikum keine offenen Fragen mehr bleiben. Versetzen Sie sich beim Schreiben Ihres Antrags in die Lage des Lesers und fragen Sie sich:

• Warum genau ist das ein Problem?

• Wie genau löst dieser Ansatz das Problem?

• Hat sich schon einmal jemand mit diesem Problem befasst?

• Wie hoch sind die Projektkosten?

Wenn Sie diese Fragen beantworten können, dann haben Sie wahrscheinlich ausreichend recherchiert, um Ihre geplante Initiative untermauern zu können.

Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, um Ihren Projektantrag zu optimieren

Gute Projektanträge brauchen Teamarbeit. Mit den richtigen Management-Tools kann Ihr Team problemlos untereinander kommunizieren, Informationen austauschen und zusammen an einem gemeinsamen Dokument arbeiten. 

Wenn Sie alle Ihre Projektinformationen an einem zentralen Ort speichern, können Sie bei Bedarf leichter auf diese Daten zugreifen. Projektanträge sind das Ergebnis gut organisierter und sorgfältig geplanter Projekte. Deshalb ist die Projektmanagement-Software ein wichtiges Hilfsmittel für die effektive Erstellung eines Projektantrags. Bleibt nur noch die Frage, ob Sie startklar sind. Vielleicht ja mit Asana.