Mall för en implementeringsplan

Låt oss säga att du vill renovera ett badrum. Hur skulle du gå tillväga? Du skulle troligtvis inte sätta igång utan att ha en färdig plan eftersom det förmodligen skulle innebära översvämmade golv och dyra reparationer. I stället skulle du nog börja med att fundera över vilka åtgärder du behöver vidta för att förnya ditt gamla badrum innan du startar arbetet.

Företagsmål fungerar på ett liknande sätt. För att uppnå dem behöver du i detalj identifiera stegen som tar dig från början till slut. Beroende på ditt mål kan planeringen av alla dessa steg kännas som en enorm uppgift. Det är här som mallen för en implementeringsplan kommer in i bilden.

Vad är en implementeringsplan?

En implementeringsplan är en steg för steg-guide som beskriver alla steg eller åtgärder som du och ditt team behöver vidta för att uppnå ett företagsmål – en idé med ett uppnåeligt resultat. Det är en plan som hjälper dig att svara på frågorna om målets vad och hur så att du kan dela upp det i genomförbara, uppnåeliga steg. Dessutom tydliggör implementeringsplanen vem som är ansvarig för varje uppgift och när, för att säkerställa att alla i teamet är samordnade och vet vem som är huvudansvarig.

Du bör skapa din projektimplementeringsplan under planeringsfasen, innan du startar upp ditt initiativ (dvs. projektet eller handlingsplanen som är utformad för att uppnå ditt specifika mål). Om du vill ta reda på mer kan du läsa vår artikel om att skapa en implementeringsplan.

Vad är en mall för en implementeringsplan?

En mall för en implementeringsplan är en återanvändbar resurs som man kan använda som utgångspunkt för att identifiera vilka steg man behöver vidta för att uppnå sina mål. Mallar för digitala implementeringsplaner hjälper dig att visa och spåra varje steg du behöver ta för att uppnå ditt mål, och eftersom de kan återanvändas kan du använda dem för att ta fram en process för att uppnå liknande mål i framtiden. Det innebär att du lägger mindre tid på jobb om jobbet vilket alltid är ett vinnande koncept.

Så här använder man en mall för en implementeringsplan

När du väl har skapat din grundläggande mall för en implementeringsplan är den lätt att använda. Det är bara att kopiera mallen i början av varje initiativ och sedan fylla i den information som behövs för att uppnå det specifika målet.

Låt oss börja med att ta en titt på vad som bör ingå i en grundläggande mall för en implementeringsplan.

Det här bör en mall för en implementeringsplan innehålla

Den grundläggande mallen för en implementeringsplan kommer att fungera som en struktur för alla liknande mål. Möjligheten att återanvända den från ett initiativ till ett annat är det viktigaste, så var noga med hur du utformar din grundläggande mall. Det vanligaste är att inkludera alla repeterbara steg eller faser i mallen, som sedan kan anpassas till flera initiativ.

Det enklaste sättet att göra det på är genom att dela upp mallen i faser (såsom research, planering och utförande). När du har identifierat projektfaserna kan du lägga till mer information som du behöver för att spåra förloppet i dina olika mål.

Här är lite grundläggande information som du kan lägga till i mallen för en implementeringsplan:

• Ägaren för varje uppgift eller åtgärdspunkt.

• Åtgärdens startdatum och deadline.

• Åtgärdens varaktighet.

• Åtgärdens status.

• Åtgärdens prioritet.

• Åtgärdsförlopp. 

När du har startat upp ett initiativ kan du kopiera mallen och lägga till specifik information för just det målet. Dessutom kan du lägga till beroenden för uppgifter som är beroende av varandra för att slutföras, och sätta upp milstolpar för att markera särskilda punkter längs målets tidslinje (till exempel när du slutför en målfas). Med en mall för en implementeringsplan uppnår du dina mål på nolltid. 

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Tidslinevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum, utan också beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett och samma ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att ni kan nå alla mål i tid. 

• Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga projektkontrollpunkter. Genom att sätta upp milstolpar i hela projektet gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur du närmar dig ditt mål. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet. 

• Beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med gemensamma arbetsflöden kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras kommer Asana att meddela dig så att du även du kan ändra slutdatumet för din beroende uppgift. 

Rekommenderade appar

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa teamen att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och åtgärdspunkter inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• Miro. Anslut Miro och Asana för att effektivisera arbetsflöden och få en helhetsbild av varje projekt, allt på ett och samma ställe. Bädda in Miro-tavlor i projektsammanfattningar i Asana så att teammedlemmar kan interagera, visa, kommentera eller redigera direkt från Asana. Bifoga en befintlig eller ny Miro-tavla till vilken Asana-uppgift som helst och bjud automatiskt in medarbetare för att visa, kommentera eller redigera tavlan. 

Fördelarna med en digital mall för en implementeringsplan 

Statiska mallar för implementeringsplaner, som de som man kan skapa i Excel, är ett användbart sätt att få en översikt över tidslinjer och uppgifter, men de saknar den funktionalitet som behövs för att du verkligen ska nå dina mål. Däremot kan digitala mallar för implementeringsplaner som skapats i ett projekthanteringsverktyg spåra och hantera allt. Från kommunikation till målförlopp och eventuella hinder – allt på ett och samma ställe. 

Det finns andra fördelar med en digital mall för en implementeringsplan: 

• Öka framgången för dina mål genom att dela upp ett övergripande mål i genomförbara, uppnåeliga steg i början av initiativet. 

• Spåra målförlopp i olika vyer, inklusive Kanban-tavlor och Gantt-diagram.

• Övervaka och hantera alla faser i projektet på ett enkelt sätt.

• Se vilka teammedlemmar som är ansvariga för vad och när. 

• Visa snabbt kommande eller försenade milstolpar för att kunna justera tidslinjer och anpassa arbetet. 

• Övervaka förloppet och statusen för varje åtgärdspunkt eller leverans.

• Samarbeta och kommunicera enkelt med projektteamet och dina interna och externa intressenter. 

Vanliga frågor