Vorlage für Projektabschätzungen

Mit einer Vorlage für Projektabschätzungen können Sie sich Klarheit über die Erwartungen an ein Projekt verschaffen. Dazu gehören zum Beispiel die Dauer des Projekts, die geschätzten Kosten und die benötigten Ressourcen.

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„Wie viel wird uns das kosten?“

Wenn Sie jemals ein Projekt geleitet oder auch nur gepitcht haben, kommt Ihnen diese Frage sicher bekannt vor. Auch Fragen nach der Dauer des Projekts und den Projektressourcen könnten von Ihren Stakeholdern kommen. Vor allem in der Anfangsphase eines Projekts sollten Sie darauf vorbereitet sein und diese Fragen genau beantworten können. 

Eine Projektabschätzung birgt viele Unsicherheiten, die sich jedoch klären lassen. Denn letztlich sind möglichst genaue Projektabschätzungen der Grundstein für ein erfolgreiches Projekt, ganz zu schweigen von den Erwartungen der Stakeholder, die erfüllt werden müssen. Und genau hier kommt Ihre Vorlage ins Spiel.

Was ist eine Projektabschätzung?

Bei der Projektabschätzung geht es darum, die Dauer, die Kosten und die benötigten Ressourcen für ein Projekt abzuschätzen. Dieser Prozess, der für gewöhnlich schon in der Projektplanungsphase beginnt, gehört zu jedem guten Ressourcenmanagement dazu.

Mit einer genauen Projektabschätzung wissen Sie und Ihre Stakeholder von Anfang an, was Sie erwartet. Außerdem können Sie sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie für den erfolgreichen Start und Abschluss eines Projekts benötigen, von den richtigen Ressourcen bis hin zum Budget. Auch Missverständnisse können vermieden werden, wenn vorher genau bekannt ist, was man von einem Projekt erwarten kann und wird.

Lesenswert: 6 Techniken für genaue Projektabschätzungen

Was ist eine Vorlage für Projektabschätzungen?

Eine Vorlage für Projektabschätzungen dient dazu, von Anfang an genau einzuschätzen, was für ein Projekt benötigt wird. Ein großer Vorteil ist, dass sich diese Vorlage endlos wiederverwenden lässt: Sie müssen sie einfach nur kopieren und die entsprechenden Informationen zu Ihrem neuen Projekt eintragen. 

Somit können Sie Ihre Projektabschätzungsprozesse auch gleich standardisieren, denn Sie arbeiten stets mit denselben Variablen – egal, bei welchem Projekt. 

Lesen Sie nun weiter und erfahren Sie, warum Sie Ihre Vorlage für Projektabschätzungen lieben werden – und wie Sie sie verwenden. 

Warum eine Vorlage für Projektabschätzungen?

Projekte sind nicht statisch, sondern dynamisch, und sie verändern und entwickeln sich mit der Zeit. Das macht die genaue Vorausplanung eines Projekts nicht unbedingt einfacher, aber trotzdem ist eine Einschätzung der Dauer, Kosten und benötigten Ressourcen wichtig: So stellen Sie ein einheitliches Vorgehen Ihres Teams sicher, können den Erwartungen Ihrer Stakeholder gerecht werden und Risiken minimieren.

Statische Vorlagen wie Excel-Tabellen und Google Tabellen sind in Ihrer Funktionalität für die Projekteinschätzungen sehr begrenzt. Natürlich eignen sie sich dazu, geschätzte Kosten und Arbeitsstunden einzutragen – das ist dann aber auch schon alles. Außerdem kommt es schnell vor, dass man eine Version versehentlich überschreibt, und am Ende steht man dann mit falschen Informationen da. 

Arbeiten Sie doch stattdessen mit einem Tool, das direkt mit Ihrer Arbeit verknüpft ist. Wenn Sie eine Vorlage für Projektabschätzungen in einem digitalen Projektmanagement-Tool erstellen, müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Apps hin- und herschalten und können sicher sein, dass Ihr Team alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort findet. 

Hier sind noch ein paar weitere Vorteile einer digitalen Vorlage für Projektabschätzungen:

  • Sie sehen alle Ressourcen, die Sie brauchen, um ein Projekt abzuschließen – einschließlich der Teammitglieder, der Kosten und des Projektumfangs bzw. der Arbeitsstunden. 

  • Sie arbeiten und kommunizieren in einem einzigen Tool. Markieren Sie Teammitglieder, von denen Sie eine Bestätigung benötigen, fügen Sie Aufgaben wichtige Dokumente hinzu und weisen Sie Ihren Aufgaben Verantwortliche zu – und das alles bereits während Sie Ihr Projekt einschätzen. 

  • Holen Sie interne und externe Stakeholder früh ins Boot und legen Sie Erwartungen fest, damit jeder Bescheid weiß, wenn es losgeht.

  • Sie können Ihre Vorlage auch als Zeitleiste verwenden, um während der Planungsphase die Projektdauer zu bestimmen. 

  • Wenn Sie Ihre Vorlage einfach kopieren, sparen Sie bei künftigen Projekten Zeit und Mühe und haben gleichzeitig Ihren Projektabschätzungsprozess standardisiert.

  • Listen Sie die Ressourcen auf, die für ein internes Projekt benötigt werden, oder nutzen Sie die Vorlage, um beim Outsourcen Kosten zu klären und aufzuschlüsseln. 

  • Nutzen Sie Ihre Vorlage als Sprungbrett für Ihre Post-Mortem-Analyse – zum Beispiel, um das geschätzte Budget mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen.

Was gehört in eine Vorlage für Projektabschätzungen? 

Jede Projektabschätzung ist anders, was bedeutet, dass Sie auch Ihre Vorlage immer wieder entsprechend anpassen müssen – und das ist völlig in Ordnung. Ihre Vorlage ist ein Framework für ähnliche Projekte. Am wichtigsten ist es also, sich auf die grundlegenden Informationen zu konzentrieren, die im Laufe der Zeit allerdings durchaus erweitert werden können. 

Auf jeden Fall sollte Ihre Vorlage Folgendes enthalten:

  • Informationen zu den benötigten Ressourcen (z. B. in Form einer genauen Beschreibung) 

  • Gesamtkosten der Ressourcen (Arbeitskosten, Stundenlöhne, geschätzte Arbeitsstunden)

  • Geschätzte Start- und Enddaten im Zusammenhang mit jeder Ressource (z. B. die für bestimmte Projektergebnisse benötigte Zeit).

  • Gesamtkosten des Projekts (also sämtliche Ausgaben).

Integrierte Features

  • Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

  • Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

  • Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln den Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

  • Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

  • Google Workplace. Hängen Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana an - mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist. Fügen Sie jede My Drive-Datei mit nur wenigen Klicks an.

  • Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, konstruktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald eine Konferenz vorbei ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

  • OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

  • Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

So verwenden Sie Ihre Vorlage für Projektabschätzungen

Sobald Sie mit Ihrer Vorlage fertig sind, können Sie diese ganz einfach kopieren und immer wieder als Basis für neue Projektabschätzungen nutzen. Und so geht’s:

  1. Listen Sie alle Projektkosten auf. Treffen Sie sich während der Projektplanungsphase mit Ihrem Team, internen und externen Stakeholdern und besprechen Sie, welche Ressourcen für das Projekt nötig sein werden. 

  2. Tragen Sie alle benötigten Ressourcen in Ihre Vorlage ein. Am besten unterteilen Sie sie in Kategorien (z. B. nach Projektphase). 

  3. Tragen Sie in Ihre Vorlage noch weitere Informationen ein (z. B. die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden, die Art der Ressourcen und die Gesamtkosten für die Ressourcen). 

  4. Berechnen Sie die Gesamtkosten für das Projekt sowie dessen Dauer und benötigte Ressourcen.

  5. Treffen Sie sich noch einmal mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern, um das Projekt und seine Kosten zu besprechen. 

  6. Fahren Sie mit dem Projekt fort oder führen Sie, falls nötig, Anpassungen durch. 

FAQs

Wer sollte eine Vorlage für Projektabschätzungen verwenden?

Die Vorlage ist für jeden nützlich, der Projekte plant und abschätzt. Ob Sie nun ein internes Projekt planen müssen, die Kosten für ein ausgelagertes Projekt schätzen müssen oder ein Angebot für einen potenziellen Kunden schreiben müssen – mit einer Vorlage für Projektabschätzungen behalten Sie stets den Überblick über Dauer, Kosten und Ressourcen.  

Was sollte in einer Vorlage für Projektabschätzungen stehen?

Ihre Vorlage dient als Framework für Projekte, die einander ähnlich sind. Sie sollte also auf jeden Fall die grundlegenden Informationen enthalten, wie zum Beispiel notwendige Ressourcen, den ungefähren Zeitplan und Kosten. 

Wann sollte ich eine Vorlage für Projektabschätzungen erstellen?

Sie sollten Ihre Vorlage zu Beginn der Planungsphase erstellen, bevor das Projekt offiziell startet. Besprechen Sie das Projekt zunächst mit Ihrem Team und internen sowie externen Stakeholdern. Listen Sie dann alle benötigten Ressourcen mit den dazugehörigen Informationen (wie Kosten und Arbeitsstunden) auf. So wissen all Ihre Teammitglieder von Anfang an Bescheid, was sie erwartet. 

Wie schätze ich ein Projekt genau ein?

Genaue Projektabschätzungen sind wichtig, denn sie legen schon in der Planungsphase den Grundstein für den Verlauf des Projekts. Außerdem sollten Ihre Teammitglieder den Projektumfang und Ihre Erwartungen kennen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie man ein Projekt genau einschätzt, lesen Sie unseren Artikel zu den 6 Techniken für genaue Projektabschätzungen.

Erstellen Sie in Asana eine Vorlage für Projektabschätzungen

Mit einer Vorlage für Projektabschätzungen gelingt Ihnen eine genaue Ressourcenplanung für Ihr Projekt.

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