Vorlage für Projektabschätzungen

„Wie viel wird uns das kosten?“

Wenn Sie jemals ein Projekt geleitet oder auch nur gepitcht haben, kommt Ihnen diese Frage sicher bekannt vor. Auch Fragen nach der Dauer des Projekts und den Projektressourcen könnten von Ihren Stakeholdern kommen. Vor allem in der Anfangsphase eines Projekts sollten Sie darauf vorbereitet sein und diese Fragen genau beantworten können. 

Ein Projektantrag birgt viele Unsicherheiten, die sich jedoch klären lassen. Denn letztlich sind möglichst genaue Projektabschätzungen der Grundstein für ein erfolgreiches Projekt, ganz zu schweigen von den Erwartungen der Stakeholder, die erfüllt werden müssen. Und genau hier kommt Ihre Projektantrag Vorlage ins Spiel.

Was ist ein Projektantrag?

Beim Projektantrag geht es darum, die Dauer, die Kosten und die benötigten Ressourcen für ein Projekt abzuschätzen. Dieser Prozess, der für gewöhnlich schon in der Projektplanung beginnt, gehört zu jedem guten Ressourcenmanagement dazu und ist oft wichtig, um die Bestätigung der Stakeholder zu bekommen.

Mit einer genauen Projektabschätzung wissen Sie und Ihre Stakeholder von Anfang an, was Sie erwartet. Außerdem können Sie sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie für den erfolgreichen Start und Abschluss eines Projekts benötigen, von den richtigen Ressourcen bis hin zum Budget. Auch Missverständnisse können vermieden werden, wenn vorher genau bekannt ist, was man von einem Projekt erwarten kann und wird.

Was ist eine Projektantrag Vorlage?

Eine Projektantrag Vorlage dient dazu, von Anfang an genau einzuschätzen, welche Ressourcen für eine Projektidee benötigt werden. Ein großer Vorteil ist, dass sich diese Vorlage endlos wiederverwenden lässt: Sie müssen sie einfach nur kopieren und die entsprechenden Informationen zu Ihrem neuen Projekt eintragen. 

Somit können Sie Ihre Projektabschätzungsprozesse auch gleich standardisieren, denn Sie arbeiten stets mit denselben Variablen – egal, bei welchem Projekt. 

Lesen Sie nun weiter und erfahren Sie, warum Sie Ihre Projektantrag Vorlage lieben werden – und wie Sie sie verwenden. 

Welche Vorteile bietet eine digitale Projektantrag Vorlage?

Projekte sind nicht statisch, sondern dynamisch, und sie verändern und entwickeln sich mit der Zeit. Das macht die genaue Vorausplanung eines Projekts nicht unbedingt einfacher, aber trotzdem ist eine Einschätzung der Dauer, Kosten und benötigten Ressourcen wichtig: So stellen Sie ein einheitliches Vorgehen Ihres Teams sicher, können den Erwartungen Ihrer Stakeholder gerecht werden und Risiken minimieren.

Statische Projektantrag Vorlagen wie Excel-Tabellen und Google Tabellen sind in Ihrer Funktionalität für die Projekteinschätzungen sehr begrenzt. Natürlich eignen sie sich dazu, das geschätzte Projektbudget und Arbeitsstunden einzutragen – das ist dann aber auch schon alles. Außerdem kommt es schnell vor, dass man eine Version versehentlich überschreibt, und am Ende steht man dann mit falschen Informationen da. 

Arbeiten Sie doch stattdessen mit einem Tool, das direkt mit Ihrer Arbeit verknüpft ist. Wenn Sie eine Projektantrag Vorlage in einem digitalen Projektmanagement-Tool erstellen, müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Apps hin- und herschalten. So können Sie sicher sein, dass Ihr Team alle wichtigen Informationen zur Durchführung des Projekts. an einem zentralen Ort findet. 

Hier sind noch ein paar weitere Vorteile einer digitalen Projektantrag Vorlage:

• Sie sehen alle Ressourcen, die Sie brauchen, um ein Projekt abzuschließen – einschließlich der Projektbeschreibung, der Teammitglieder, der Kosten und des Projektumfangs bzw. der Arbeitsstunden. 

• Sie arbeiten und kommunizieren in einem einzigen Tool. Markieren Sie Teammitglieder, von denen Sie eine Bestätigung benötigen, fügen Sie Aufgaben wichtige Dokumente hinzu und weisen Sie Ihren Aufgaben Verantwortliche zu – und das alles bereits während Sie Ihr Projekt einschätzen. Damit ist die Projektdokumentation um einiges leichter.

• Holen Sie interne und externe Stakeholder früh ins Boot und legen Sie Erwartungen fest, damit jeder Bescheid weiß, wenn es losgeht.

• Sie können Ihre Vorlage auch als Zeitleiste verwenden, um während der Planungsphase die Projektdauer zu bestimmen. 

• Wenn Sie Ihre Vorlage einfach kopieren, sparen Sie bei künftigen Projekten Zeit und Mühe und haben gleichzeitig Ihren Projektabschätzungsprozess standardisiert.

• Listen Sie die Ressourcen auf, die für ein internes Projekt benötigt werden, oder nutzen Sie die Vorlage, um beim Outsourcen Kosten und alle anderen wichtigen Punkte zu klären und aufzuschlüsseln. 

• Nutzen Sie Ihre Vorlage als Sprungbrett für Ihre Post-Mortem-Analyse – zum Beispiel, um das geschätzte Budget mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen.

Was ist eine Projektantrag Vorlage aufgebaut? 

Jeder Projektantrag ist anders, was bedeutet, dass Sie auch Ihre Projektantrag Vorlage immer wieder entsprechend anpassen müssen – und das ist völlig in Ordnung. Ihre Vorlage ist ein Framework für ähnliche Projekte. Am wichtigsten ist es also, sich auf die grundlegenden Informationen zu konzentrieren, die im Laufe der Zeit allerdings durchaus erweitert werden können. 

Auf jeden Fall sollte Ihre Vorlage Folgendes enthalten:

• Projektname(sowie eine grobe Beschreibung vom Projektauftrag)

• Informationen zu den benötigten Ressourcen (z. B. in Form einer genauen Beschreibung) 

• Gesamtkosten der Ressourcen (Arbeitskosten, Stundenlöhne, geschätzte Arbeitsstunden)

• Geschätzte Start- und Enddaten im Zusammenhang mit jeder Ressource (z. B. die für bestimmte Projektergebnisse benötigte Zeit).

• Gesamtkosten des Projekts (also sämtliche Ausgaben für das geplante Projekt).

Integrierte Features

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln den Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

• Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Hängen Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana an - mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist. Fügen Sie jede My Drive-Datei mit nur wenigen Klicks an.

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, konstruktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald eine Konferenz vorbei ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

So verwenden Sie Ihre Projektantrag Vorlage

Sobald Sie mit Ihrer Projektantrag Vorlage fertig sind, können Sie diese ganz einfach kopieren und immer wieder als Basis für neue Projektanträge nutzen. Und so geht’s:

1. Listen Sie alle Projektkosten auf. Treffen Sie sich während der Projektplanungsphase mit Ihrem Team, internen und externen Stakeholdern und besprechen Sie die Projektabgrenzung. Dies beinhaltet, welche Ressourcen für das Projekt nötig sein werden. 

2. Tragen Sie alle benötigten Ressourcen in Ihre Vorlage ein. Am besten unterteilen Sie sie in Kategorien (z. B. nach Projektphase). 

3. Tragen Sie in Ihre Vorlage noch weitere Informationen ein (z. B. die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden, die Art der Ressourcen und die Gesamtkosten für die Ressourcen). 

4. Berechnen Sie die Gesamtkosten für das Projekt sowie dessen Dauer und benötigte Ressourcen.

5. Treffen Sie sich noch einmal mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern, um das Projekt und seine Kosten zu besprechen. 

6. Fahren Sie mit dem Projekt fort oder führen Sie, falls nötig, Anpassungen durch. 

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