6 Techniken für genaue Projektabschätzungen

Wenn Sie ein Abendessen für Ihre Familie zubereiten, haben Sie eine kleine Gruppe von hungrigen Menschen, die sich fragen, wann es Zeit zum Essen ist. Sie wissen, dass Sie Gemüse zubereiten, den Ofen vorheizen und den Tisch decken müssen. Wie sagen Sie Ihrer Familie, wann das Essen fertig ist?

Die Einschätzung, wie lange die Fertigstellung dauern wird, ist ein wesentlicher Bestandteil sowohl der Vorbereitung des Abendessens als auch des Projektmanagements. Beide erfordern genaue Informationen und Kommunikation mit den Stakeholdern – je genauer die Schätzung, desto zufriedener werden die Stakeholder sein.

Was ist eine Projektabschätzung?

Eine Projektabschätzung ist eine fundierte Vorhersage für die Zeit, die Kosten und die Ressourcen, die ein Projekt von Anfang bis Ende benötigt. Die meisten Projektschätzungen verwenden Informationen aus der Vergangenheit, um eine fundierte Vorhersage zu treffen. Diese Informationen können beispielsweise Zeitpläne und Budgets aus ähnlichen Projekten, frühere Erfahrungen mit Projektschätzungen und frühere Anforderungen von Stakeholdern umfassen.

Stakeholder-Management und Anforderungserfassung sind unglaublich wichtige Teile der Projektschätzung, da Sie genau wissen müssen, welche Anforderungen für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Benötigen Ihre Stakeholder beispielsweise das Endergebnis bis zu einem bestimmten Datum? Gibt es irgendwelche Einschränkungen oder Anforderungen, die erfüllt werden müssen, um den Projekterfolg zu gewährleisten? All diese Informationen können Ihnen helfen, eine genaue Projektabschätzung zu erstellen. 

Projektschätzungen sind für Projektmanager wichtig, da sie Ihnen helfen, den Projektumfang zu bestimmen. Ein Projektumfang hilft dann den Mitgliedern des Projektteams zu verstehen, welche Ergebnisse zu liefern sind, wer an welchen Aufgaben arbeitet und welche Fristen erforderlich sind. 

So schätzen Sie ein Projekt genau ein

Der Schätzprozess beginnt mit demselben Tool: dem Projektmanagement-Dreieck. Das Projektmanagement-Dreieck besteht aus drei Hauptvariablen:

• Kosten

• Umfang

• Zeit

Die Idee ist, dass jedes Projekt ein perfektes Gleichgewicht aller drei Variablen erfordert. Wenn Sie einen Teil des Dreiecks vergrößern müssen, muss sich etwas anderes ändern, damit das Projekt im Gleichgewicht bleibt. Wenn sich beispielsweise der Projektumfang erhöht, müssen oft auch die Kosten oder die Zeit erhöht werden. Wenn die Zeit eines Projekts abnimmt, müssen entweder der Umfang oder die Kosten steigen, um dies auszugleichen.

Das Projektmanagement-Dreieck ist ein wichtiger Bestandteil des Projektschätzungsprozesses. Aufgrund der Beziehung zwischen diesen drei Variablen können Sie die dritte Variable genau schätzen, wenn Sie genügend Informationen über die beiden anderen Variablen haben. 

6 beliebte Methoden zur Projektabschätzung

Wenn Sie ein Projekt nicht mit dem Projektmanagement-Dreieck einschätzen können, versuchen Sie es mit diesen sechs zusätzlichen Schätzmethoden. Diese Techniken helfen Ihnen, genügend Informationen zu erhalten, um eine genaue Schätzung vorzunehmen. 

1. Top-down-Schätzung

Die Top-down-Schätzstrategie schätzt eine Gesamtzeit für ein Projekt und unterteilt dieses Projekt dann in kleinere Phasen und Aufgaben auf der Grundlage dieser geschätzten Endzeit. Diese Schätzmethode wird häufig mit der Projektmanagementstrategie des Projektstrukturplans (PSP) kombiniert. Die PSP-Strategie hilft, größere Ergebnisse in kleinere Unteraufgaben zu zerlegen. 

Top-down-Schätzung in der Praxis

Wenn Sie sich ein Projekt als Pizza vorstellen, ist die Top-down-Schätzung wie das Aufteilen dieser Pizza in kleinere Stücke.

Wenn Ihr Team eine Frist hat, um ein Projekt innerhalb eines Kalenderjahres abzuschließen, nehmen Sie die einjährige Zeitleiste und teilen das Projekt in verschiedene Teile mit wichtigen Meilensteinen dazwischen auf. Zum Beispiel soll ein Produktentwicklungsteam innerhalb eines Kalenderjahres ein neues Produkt auf den Markt bringen. Der Projektmanager legt wichtige Meilensteine fest, z. B. die Fertigstellung des Produkt-Wireframes, den Alpha-Build, Produkttests und das endgültige Startdatum innerhalb dieses Kalenderjahres. 

Um bei der Pizza-Analogie zu bleiben: Jeder Abschnitt des Projekts ist ein „Stück“ und das gesamte Projekt von Anfang bis Ende ist die ganze Pizza.

2. Bottom-up-Schätzung

Die Bottom-up-Schätzung ist das Gegenteil der Top-down-Schätzung. Anstatt zu wissen, wie lange das Projekt dauern wird, und es dann in kleinere Aufgaben aufzuteilen, untersucht die Bottom-up-Schätzung, wie lange jede kleinere Aufgabe dauern wird, und addiert sie, um die endgültige Projekt-Deadline zu schätzen. 

Diese Technik ähnelt der Critical-Path-Methode. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht jedoch darin, dass die Bottom-up-Schätzung jede einzelne Aufgabe berücksichtigt, die ein Projekt erfordert, während die Critical-Path-Methode nur die wesentlichen Aufgaben betrachtet, die erledigt werden müssen.

Bottom-up-Schätzung in der Praxis

Um bei der vorherigen Pizza-Analogie zu bleiben: Bei der Bottom-up-Schätzung werden alle Stücke der gesamten Pizza genommen, um herauszufinden, wie groß die endgültige Pizza ist. 

Sie haben die Aufgabe, eine E-Commerce-Marketing-Website zu entwickeln, und der Kunde möchte wissen, wie lange es ungefähr dauern wird. Als Projektmanager listen Sie alle Aufgaben auf, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind, und addieren dann die geschätzte Zeit für jede Aufgabe, um den endgültigen geschätzten Zeitplan für den Kunden zu erstellen.

3. Drei-Punkt-Schätzung

Die Drei-Punkt-Schätzung kann eine Bottom-up-Schätzung genauer machen. Diese Technik nimmt den Durchschnitt von drei verschiedenen Varianten einer Bottom-up-Schätzung: den optimistischsten Zeitrahmen, den pessimistischsten Zeitrahmen und den wahrscheinlichsten Zeitrahmen, um die endgültige Zeitschätzung für das Projekt zu erhalten. Sie können diese drei Schätzungen mithilfe eines PERT-Diagramms ermitteln.

Zum Beispiel kann ein Team drei Schätzungen für sein Projekt haben: 10 Tage für den optimistischsten Zeitplan, 14 Tage für das wahrscheinlichste Ergebnis und 30 Tage für das pessimistischste Ergebnis. Wenn Sie den Durchschnitt dieser Zeitpläne ermitteln, beträgt dieser ungefähr 21 Tage. 

4. Analoge Schätzung

Analoge Schätzungen betrachten vergangene Projekte und identifizieren spezifische Details, die dem aktuellen Projekt ähnlich sind. Die Informationen aus früheren Projekten werden dann auf das aktuelle Projekt angewendet. Auf der Grundlage der Gemeinsamkeiten und Unterschiede schätzt der Projektmanager dann die Kosten, den Umfang und die Zeit des aktuellen Projekts. 

Ein Website-Entwicklungsteam kann beispielsweise damit beauftragt werden, die Website für sein neues Produkt zu aktualisieren. Das Team kann sich an das letzte Mal erinnern, als es die Website mit einem Produkt aktualisiert hat, und diese Informationen nutzen, um den Zeitrahmen für dieses Projekt abzuschätzen.

5. Parametrische Schätzung

Die parametrische Schätzung verwendet historische Daten aus früheren Projekten, um jeden Teil eines Projekts zu schätzen, einschließlich Ressourcen, Budget, Ausrüstung und Projektzeitplan. Die parametrische Schätzung wird oft in Kombination mit der analogen Schätzung verwendet, um eine genauere Schätzung zu erhalten. Dies liegt daran, dass sowohl historische Daten als auch Erfahrungen berücksichtigt werden, um eine genauere Schätzung zu erstellen. 

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind ein IT-Projektmanager und Ihre Aufgabe ist es, eine bestimmte Software auf 150 verschiedenen Geräten zu installieren. Da Sie wissen, dass der Installationsprozess auf einem Gerät etwa 10 Minuten dauert, würden Sie diese Schätzung verwenden und mit 150 multiplizieren, um eine Schätzung zu erhalten, wie lange dieser Prozess dauern würde. 

6. Erfahrungsbasierte Schätzung

Diese Schätzmethode basiert ausschließlich auf der Erfahrung des Projektmanagers. Sehr erfahrene Projektmanager wissen möglicherweise, wie lange eine bestimmte Art von Projekt dauern wird, weil sie ein ähnliches Projekt viele Male abgeschlossen haben. Wenn Sie eine auf Fachwissen basierende Schätzung in Betracht ziehen, ist es am besten, dies mit jemandem zu besprechen, der ein Experte auf seinem Gebiet ist. Andernfalls ist es am besten, diese Technik in Kombination mit anderen Schätzmethoden zu verwenden.

Zum Beispiel hat ein Webentwickler möglicherweise bereits in den frühen 2000er Jahren mit der Erstellung von Websites begonnen. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung weiß dieser Webentwickler genau, wie lange es dauern würde, eine einfache Website zu erstellen, basierend auf all den Websites, die er zuvor erstellt hat. 

Warum Schätzungen für das Projektmanagement wichtig sind

Schätzungen sind ein notwendiger Bestandteil des Projektplanungsprozesses. Fast jede Art von Projekt – von agilen Projekten bis hin zu eher linearen Wasserfallprojekten – kann von Projektabschätzungen profitieren. Hier erfahren Sie, warum.

Schätzungen halten Ihr Team auf Kurs

Eine gängige Methode, mit der Projektmanager Projekte reibungslos durchführen, besteht darin, sicherzustellen, dass ihre Teams die Schätzungen so genau wie möglich einhalten. Da sie genau wissen, wie viel Zeit, Budget und Ressourcen sie für eine bestimmte Phase eines Projekts zur Verfügung haben, können sie dem Team helfen, innerhalb dieser Grenzen zu bleiben.

Wenn Projektmanager, Teammitglieder und Stakeholder alle über die Schätzungen des Projekts informiert sind, können sich alle gegenseitig zur Rechenschaft ziehen. Um dies zu erreichen, sollten Sie Ihre Projektabschätzung an einem zentralen Ort teilen, z. B. in einer digitalen Projektmanagement-Software. 

Erfordert einen Projektplan vor Projektbeginn

Um eine genaue Projektschätzung vornehmen zu können, muss ein Projektmanager zunächst die wichtigsten Aufgaben identifizieren, die erledigt werden müssen, bevor das Projekt tatsächlich beginnt. Dies bedeutet, dass Projektmanager den kritischen Pfad und die wichtigsten Abhängigkeiten vor dem Projektstart klar identifizieren. Die Festlegung des kritischen Pfads gibt Ihnen auch einen Überblick darüber, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche Ressourcen Sie benötigen, um diese Aufgaben zu erledigen.

All diese Informationen vor Beginn eines Projekts zu haben, kann helfen, Verwirrung zu vermeiden. Sollte ein Projektmitglied Fragen haben oder sich unsicher sein, was als Nächstes kommt, kann es auf den Projektplan zurückgreifen, der während der Schätzphase erstellt wurde. 

Hilft, Risiken zu minimieren

Projektschätzungen können Projektmanagern helfen, Risiken im Verlauf des Projekts zu minimieren. Die Festlegung eines klaren Zeitplans vor Projektbeginn ist eine gute Möglichkeit für Ihr Team, auf den Projektzeitplan und das Budget zu verweisen. Um das Risiko zu mindern, sollten Sie Ihrem Projektplan etwas mehr Zeit, Budget und Ressourcen hinzufügen, um zu verhindern, dass das Risiko die Frist oder die Budgetbeschränkungen überschreitet.

Wenn Ihr Team auf Probleme stößt, notieren Sie diese und die Lösungen schnell in einem Problemprotokoll und helfen Sie dem Team, den während des Schätzungsprozesses erstellten Plan einzuhalten. Die Projektschätzung und der kritische Pfad können in Verbindung als Referenzpunkt verwendet werden, damit das Team versteht, wo es sich im Projektprozess befindet.