Anforderungserhebung: Methoden, Prozesse und Tipps

Die Anforderungsanalyse mag selbsterklärend erscheinen, sie erhält jedoch selten die Aufmerksamkeit, die sie verdient. Wie Dehnen vor dem Sport oder Zähneputzen vor dem Schlafengehen ist sie eine einfache Aufgabe, die oft übersehen wird.

Ignoriert man jedoch diese scheinbar einfachen Dinge, kann das zu Verletzungen, Karies oder, im Falle des Projektmanagements, zu Projektrisiken führen.

In diesem Beitrag beschreiben wir den Prozess der Anforderungsanalyse und erläutern, wie die Zeit, die Sie sich dafür nehmen, zum Erfolg des Projekts beitragen kann.

Was ist eine Anforderungserhebung?

Die Anforderungsanalyse, auf Englisch Requirements Analysis, ist der Prozess der Ermittlung der genauen Anforderungen an Ihr gesamtes Projekt. Sie wird in vielen Bereichen angewendet, vor allem aber in der Software-Entwicklung ist sie ein essentieller Bestandteil. Dieser Prozess findet während der Projektinitialisierungsphase statt, Sie werden Ihre Projektanforderungen jedoch während des gesamten Projektzeitraums weiter verwalten.

Die Anforderungsanalyse findet in der Regel während des Projektbriefings oder des Kick-off-Meetings statt.

Die möglichen Fragen lauten zum Beispiel:

• Wie lang wird unser Projektzeitplan sein?

• Wer wird an dem Projekt beteiligt sein?

• Auf welche Risiken können wir bei diesem Projekt stoßen?

Die Anforderungserhebung sollte nicht schwierig sein, sie ist jedoch ein wichtiger Bestandteil jedes Projektplans.

Warum ist die Anforderungserhebung wichtig?

Die Anforderungsanalyse ist für Ihr Projekt mehr als nur nützlich, sie ist unerlässlich. Studien zeigen, dass mangelhaftes Anforderungsmanagement einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten ist. Viele typische Projektrisiken wie Budgetüberschreitungen oder Zeitverzögerungen lassen sich durch eine strukturierte Anforderungserhebung vermeiden.

Zu den vielen Vorteilen der Anforderungsanalyse gehören:

• Eine höhere Zufriedenheit der wichtigen Beteiligten: Wenn Sie eine effektive Anforderungsanalyse durchführen, verbessern Sie die Zufriedenheit der Beteiligten, weil Sie zielgenauere Projektergebnisse liefern. Die Beteiligten werden zufrieden sein, wenn sie wissen, was sie von Ihrem Projekt erwarten können.

• Eine höhere Projekterfolgsquote: Die Anforderungsanalyse bildet eine solide Grundlage für Ihr Projekt. Gerade in der Software-Entwicklung ist sie essentiell für die Systemarchitektur, und somit erhöht sie auch die Erfolgsquote Ihrer Projekte.

• Reduzierte Projektkosten: Projektrisiken können zu einem Anstieg der Projektkosten führen. Wenn Sie diese Risiken vermeiden, können Sie die Kosten senken und im Rahmen des Budgets bleiben.

Ein gutes Beispiel dafür liefert das Fertigungsunternehmen STAUFF, das durch die Einführung einer zentralen Work-Management-Plattform die Transparenz im Unternehmen um 65 % steigern konnte. Durch klare Anforderungsdokumentation und strukturierte Prozesse spart STAUFF hochgerechnet 45 Arbeitstage pro Jahr.

Wie führe ich eine Anforderungsanalyse durch?

Folgen Sie diesen sechs Schritten durch den Prozess der Anforderungsermittlung. Am Ende sollten Sie dann über ein umfassendes Anforderungsdokument verfügen, in dem die Ressourcen aufgeführt sind, die Sie benötigen, um in den einzelnen Projektphasen voranzukommen.

Schritt 1: Rollen zuweisen

Der erste Schritt bei der Anforderungsanalyse ist die Zuweisung von Rollen in Ihrem Projekt. Hier bestimmen Sie Ihre wichtigen Projektbeteiligten.

Ein wichtiger Beteiligter ist jeder, der am Projekt interessiert ist, unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Partner handelt. Ein Kunde ist zum Beispiel ein externer Beteiligter, während ein Abteilungsleiter oder ein Vorstandsmitglied ein interner Beteiligter ist. Wenn Sie diese Rollen vorab identifizieren, können Sie leichter bestimmen, wer später den Projektumfang analysieren soll.

Weitere Rollen sind die Projektleitung, der Projektadministrator, die Designer, Produkttester und Entwickler. Diese Personen können Ihnen helfen, die Anforderungen und Ressourcen zu ermitteln, die Sie zum Erreichen Ihrer Projektziele benötigen.

Es mag zwar verlockend sein, sich kopfüber in das Projekt zu stürzen und alle Dinge aufzulisten, die Sie benötigen könnten. Wenn Sie es hingegen langsam angehen lassen und sich an den korrekten Prozess halten, haben Sie eine bessere Chance, Projektrisiken zu vermeiden.

Schritt 2: Mit wichtigen Beteiligten sprechen

Nachdem Sie Ihre wichtigen Projektbeteiligten ermittelt haben, sollten Sie sich mit ihnen treffen und herausfinden, was sie sich von dem Projekt erhoffen. Es ist wichtig zu verstehen, was sie wollen, denn Sie machen das Projekt ja für die Beteiligten.

Hier sind einige Fragen, die Sie stellen können:

• Was ist Ihr Ziel für dieses Projekt?

• Was würde das Projekt Ihrer Meinung nach erfolgreich machen?

• Was macht Ihnen bei diesem Projekt Sorgen?

• Welche Funktionen wünschen Sie sich von diesem Produkt oder dieser Dienstleistung, die es bzw. sie noch nicht hat?

• Welche Änderungen an diesem Projekt würden Sie empfehlen?

Die wichtigsten Beteiligten sind die Personen, für die Sie das Projekt letztendlich entwickeln. Daher sollten Sie ihnen Fragen stellen, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Anforderungsliste helfen können.

Schritt 3: Erheben und dokumentieren

Der dritte Prozessschritt findet gleichzeitig mit dem zweiten statt. Sie sammeln Informationen, indem Sie Ihren Projektbeteiligten Fragen stellen. Das Ziel lautet, möglichst viel zu dokumentieren, damit Sie alle Antworten für den Start Ihres Projekts haben.

Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um diese Informationen zu sammeln und zu dokumentieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Projektplan, die Projektanforderungen und die Projektkommunikation an einem Ort zusammenführen.

Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie dokumentieren könnten:

• Antworten der Projektbeteiligten auf Ihre Fragen

• Fragen der Projektbeteiligten

• Wünsche der Projektbeteiligten

• Kommentare der Projektbeteiligten

• Fragen und Kommentare, die während der Gespräche aufkommen

Sie müssen nicht jede Antwort verwenden, die Sie erhalten. Wenn Sie jedoch alles dokumentieren, können Sie sich einen Überblick über die Perspektiven aller wichtigen Beteiligten verschaffen, und das hilft Ihnen beim Anforderungsmanagement.

Auch Overstock.com setzt auf diese zentrale Dokumentation: Seit alle Teams ihre Projektanforderungen von der Ideenfindung bis zur Fertigstellung in einer gemeinsamen Plattform erfassen, konnten sie Lücken frühzeitig erkennen und Verzögerungen vermeiden.

Die verschiedenen Arten von Anforderungen

Bei einer Anforderungsanalyse wird oft unterschieden zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Die folgende Übersicht zeigt den wesentlichen Unterschied:

Schritt 4: Annahmen und Anforderungen auflisten

Nach Abschluss des Aufnahmeprozesses erstellen Sie nun auf der Grundlage der gesammelten Informationen einen Plan für das Anforderungsmanagement.

Denken Sie an die Fragen, die Sie ursprünglich bei der Anforderungsanalyse beantworten wollten. Verwenden Sie diese dann, um Ihre Anforderungsziele zu erstellen, darunter:

• Die Länge des Projektzeitplans: Sie können Ihre Projektzeitleiste mit Hilfe eines Gantt-Diagramms abbilden und damit alle Projektanforderungen visualisieren, die von Meilensteinen abhängen. Einige Anforderungen gelten für die gesamte Dauer des Projekts, während andere nur während bestimmter Projektphasen relevant sein können.

• Projektmitglieder: Bestimmen Sie genau, welche Teammitglieder an Ihrem Projekt beteiligt sein werden, einschließlich der Anzahl der Designer, Entwickler oder Manager, die Sie für den jeweiligen Schritt benötigen. Die Mitarbeiter sind Teil Ihrer Projektanforderungen, denn ohne die benötigten Teammitglieder werden Sie das Projekt nicht rechtzeitig fertigstellen können.

• Projektrisiken: Bei der Ermittlung der Projektanforderungen ist es wichtig, auch die Projektrisiken zu verstehen. Nutzen Sie ein Risikoregister, um festzustellen, welche Risiken höchste Priorität haben. Setzen Sie dann eine Brainstorming-Sitzung mit Ihrem Team an, um herauszufinden, wie diese Risiken vermieden werden können.

Ihre Projektanforderungen sollten umsetzbar, messbar und quantifizierbar sein, ähnlich wie SMART-Ziele. Gehen Sie bei der Aufstellung Ihres Projektbudgets, der Zeitleiste, der erforderlichen Ressourcen und des Teams möglichst tief ins Detail.

In diesem Schritt sollten Sie auch eine Anforderungsbeschreibung erstellen. Das Anforderungsprofil sollte einheitlich und leicht verständlich gehalten werden, sodass es auch für alle Projektmitglieder verständlich ist.

Schritt 5: Zustimmung einholen

Nachdem Sie für jede Projektanforderung die jeweilige Anforderungsspezifikation formalisiert haben, tragen Sie diese in Ihr Lastenheft ein. Zudem benötigen Sie die Zustimmung der wichtigen Beteiligten, um sicherzustellen, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Nutzer erfüllen.

Durch eine klare Kommunikation können Sie auch Scope Creep verhindern. Stellen Sie sicher, dass die Beteiligten die Grenzen des Projekts von Anfang an kennen. Anschließend können Sie mit Ihrem Implementierungsplan weitermachen, zu dem auch die Beschaffung von Ressourcen und die Zusammenstellung eines Teams gehören kann.

Schritt 6: Fortschritt überwachen

Der letzte Teil des Prozesses ist die Überwachung des Projektfortschritts. Sie können Projektmanagement-Software verwenden, um Ihr Projektbudget und andere Anforderungen während der Projektdurchführung nachzuverfolgen. Der Vorteil einer Projektmanagement-Software ist, dass Sie Änderungen an Ihrem Projekt in Echtzeit sehen und sofort eingreifen können, wenn etwas schief läuft.

Die wichtigsten Methoden der Anforderungserhebung

Grundsätzlich werden bei der Anforderungsanalyse die wichtigen Beteiligten um ihre Meinung gebeten. Manchmal wissen die Beteiligten allerdings nicht, was das Beste für ein Projekt ist. In diesen Fällen sind Sie dafür verantwortlich, die notwendigen Informationen zu sammeln, um zu verstehen, wie Ihre Projektanforderungen aussehen sollten.

Um sicherzustellen, dass Sie umfassend auf den Projektlebenszyklus vorbereitet sind, können Sie die folgenden Rechercheverfahren anwenden:

• Fragebögen: Fragebögen eignen sich besonders, wenn Sie den wichtigen Beteiligten durchgängig die gleichen Fragen stellen müssen. Leiten Sie den Fragebogen im Voraus weiter und geben Sie den Beteiligten ausreichend Zeit zur Beantwortung. Beachten Sie jedoch, dass Fragebögen für Beteiligte in Führungspositionen oft ungeeignet sind.

• Fallstudien: Eine Fallstudie beschreibt, wie Ihre Teammitglieder das Projekt voraussichtlich durchführen werden. Sie können darin angeben, wer beteiligt ist, was Sie erwarten und welche Schritte unternommen werden. Teilen Sie die Fallstudie mit den Beteiligten, damit diese sich ein klares Bild vom Projektstrategieplan machen können.

• Mindmapping: Mindmapping ist eine visuelle Form des Brainstormings, die für die Ermittlung der benötigten Projektanforderungen besonders hilfreich ist. Platzieren Sie in der Mitte Ihrer Mindmaps Ihr Hauptprojektziel. In den vom Hauptziel abzweigenden Blasen listen Sie Kategorien von Dingen auf, die Sie benötigen, bis Sie alles erfasst haben.

• Prototypentwicklung: Die Befragung Ihrer wichtigen Beteiligten kann ergebnislos verlaufen, wenn diese nicht genau wissen, was sie erwarten. Erstellen Sie Prototypen, um den Beteiligten zu zeigen, wie das potenzielle Ergebnis aussehen könnte. So können die Beteiligten definieren, was ihnen gefällt und was nicht.

• Use-Cases: Use-Cases sind ein essentieller Bestandteil im Requirements Engineering, also der Anforderungsanalyse bei Software-Projekten. Hierzu erstellen Sie konkrete Anwendungsfälle und gehen hierbei Schritt für Schritt die notwendigen Anforderungen durch.

Wenn Ihnen keine dieser Techniken zusagt, können Sie auch andere Online-Tools nutzen, um Informationen zu sammeln, z. B. ein Ideenboard (auf Englisch), eine Fokusgruppe, Nutzergeschichten oder eine Vorlage für eine Entscheidungsmatrix (auf Englisch).

Typische Herausforderungen bei der Anforderungserhebung

Selbst mit einem strukturierten Prozess können bei der Anforderungserhebung Herausforderungen auftreten, die den Projekterfolg gefährden. Die häufigsten Probleme zu kennen hilft Ihnen, diese proaktiv zu vermeiden.

• Unklare oder widersprüchliche Anforderungen: Verschiedene Stakeholder haben oft unterschiedliche Vorstellungen. Klären Sie Konflikte frühzeitig durch gemeinsame Workshops und priorisieren Sie Anforderungen transparent.

• Fehlende Einbindung wichtiger Stakeholder: Wenn entscheidende Perspektiven fehlen, entstehen blinde Flecken. Erstellen Sie zu Beginn eine vollständige Stakeholder-Map.

• Scope Creep durch unzureichende Dokumentation: Ohne klare Anforderungsdokumentation wachsen Projekte unkontrolliert. Nutzen Sie ein zentrales Tool, um alle Anforderungen nachvollziehbar festzuhalten.

• Kommunikationsbarrieren zwischen Fach- und IT-Abteilungen: Unterschiedliche Fachsprachen führen zu Missverständnissen. Verwenden Sie eine gemeinsame Terminologie und visuelle Hilfsmittel wie Prototypen.

• Zeitdruck und unzureichende Ressourcen: Die Anforderungserhebung wird oft als zeitraubend empfunden. Investieren Sie dennoch ausreichend Zeit, denn Fehler in dieser Phase vervielfachen sich im Projektverlauf. Moderne KI-gestützte Tools können hier entlasten: Asanas AI Teammates für Marketing, etwa der Campaign Brief Author oder der Launch Planner, helfen dabei, Anforderungen für Kampagnen und Produkteinführungen automatisch zu erfassen und zu strukturieren.

So optimieren Sie Ihre Anforderungserhebung mit der richtigen Software

Die Anforderungsanalyse ist ein wichtiger Teil der Projektplanung. Ob Sie nun wichtige Beteiligte befragen, Ihr Lasten- bzw. Pflichtenheft digital abbilden wollen oder Ihre Liste der Projektanforderungen zusammenstellen; mit einer Projektmanagement-Software, die all Ihre Informationen aufnehmen und nahtlos in die nächste Phase übertragen kann, werden Sie viel erreichen.

Wenn Projektbeteiligte und Teammitglieder auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten, können sie von Anfang bis Ende des Projekts kommunizieren und zusammenarbeiten und so die Gefahr von Rückschlägen verringern. Wie Polestar zeigt, können standardisierte Prozesse und eine gemeinsame Plattform die Zusammenarbeit über Standorte hinweg erheblich verbessern.

Asana bietet mit 30 vorgefertigten AI Teammates eine neue Dimension der Anforderungserhebung. Diese KI-gestützten Agenten unterstützen Teams in Marketing, IT und Operations bei wiederkehrenden Aufgaben: Der IT Support Specialist kann IT-Anforderungen automatisiert erfassen, während der Status Report Creator Fortschrittsberichte aus bestehenden Projektdaten generiert. Mit AI Studio lassen sich zudem individuelle KI-Agenten ohne Programmierkenntnisse erstellen, die auf die spezifischen Anforderungsprozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Entdecken Sie, wie Asana auch Ihrem Team helfen kann, die Anforderungserhebung zu optimieren. Sehen Sie sich eine Demo an und erfahren Sie, wie Teams mit Asana strukturierter zusammenarbeiten.

Häufig gestellte Fragen zur Anforderungserhebung