Anforderungserhebung in 6 Schritten – so wird Ihr Projekt zum Erfolg

Team Asana – FotoTeam Asana15. November 20216 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Die Anforderungserhebung ist der Prozess der Ermittlung der genauen Anforderungen an Ihr gesamtes Projekt. Dieser Prozess findet während der Projektinitialisierungsphase statt, Sie werden Ihre Projektanforderungen jedoch während des gesamten Projektzeitraums weiter verwalten. In diesem Beitrag beschreiben wir den Prozess der Anforderungserhebung und erläutern, wie die Zeit, die Sie sich für die Anforderungserhebung nehmen, zum Erfolg des Projekts beitragen kann.

Die Anforderungserhebung mag selbsterklärend erscheinen, sie erhält jedoch selten die Aufmerksamkeit, die sie verdient. Wie Dehnen vor dem Sport oder Zähneputzen vor dem Schlafengehen ist sie eine einfache Aufgabe, die oft übersehen wird.

Ignoriert man jedoch diese scheinbar einfachen Dinge, kann das zu Verletzungen, Karies oder – im Falle des Projektmanagements – zu Projektrisiken führen. 

In diesem Beitrag beschreiben wir den Prozess der Anforderungserhebung und erläutern, wie die Zeit, die Sie sich dafür nehmen, zum Erfolg des Projekts beitragen kann.

Was bedeutet Anforderungserhebung im Projektmanagement?

Die Anforderungserhebung ist der Prozess der Ermittlung der genauen Anforderungen an Ihr gesamtes Projekt. Dieser Prozess findet während der Projektinitialisierungsphase statt, Sie werden Ihre Projektanforderungen jedoch während des gesamten Projektzeitraums weiter verwalten.

Die Anforderungserhebung findet in der Regel während des Projektbriefings oder des Kick-off-Meetings statt.

Die möglichen Fragen lauten zum Beispiel:

  • Wie lang wird unser Projektzeitplan sein?

  • Wer wird an dem Projekt beteiligt sein?

  • Auf welche Risiken können wir bei diesem Projekt stoßen?

Die Anforderungserhebung sollte nicht schwierig sein, sie ist jedoch ein wichtiger Bestandteil jedes Projektplans.

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Die 6 Schritte zur Anforderungserhebung

Folgen Sie diesen sechs Schritten durch den Prozess der Anforderungserhebung. Am Ende sollten Sie dann über ein umfassendes Anforderungsdokument verfügen, in dem die Ressourcen aufgeführt sind, die Sie benötigen, um in den einzelnen Projektphasen voranzukommen.

Die 6 Schritte zur Anforderungserhebung

Schritt 1: Rollen zuweisen

Der erste Schritt bei der Anforderungserhebung ist die Zuweisung von Rollen in Ihrem Projekt. Hier bestimmen Sie Ihre wichtigen Projektbeteiligten.

Ein wichtiger Beteiligter ist jeder, der am Projekt interessiert ist, unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Partner handelt. Ein Kunde ist zum Beispiel ein externer Beteiligter, während ein Abteilungsleiter oder ein Vorstandsmitglied ein interner Beteiligter ist. Wenn Sie diese Rollen vorab identifizieren, können Sie leichter bestimmen, wer später den Projektumfang analysieren soll.

Weitere Rollen sind der Projektmanager, der Projektadministrator, die Designer, Produkttester und Entwickler. Diese Personen können Ihnen helfen, die Anforderungen und Ressourcen zu ermitteln, die Sie zum Erreichen Ihrer Projektziele benötigen.

Es mag zwar verlockend sein, sich kopfüber in das Projekt zu stürzen und alle Dinge aufzulisten, die Sie benötigen könnten – das kann jedoch ein Fehler sein. Wenn Sie es hingegen langsam angehen lassen und sich an den korrekten Prozess halten, haben Sie eine bessere Chance, Projektrisiken zu vermeiden.

Schritt 2: Mit wichtigen Beteiligten sprechen

Nachdem Sie Ihre wichtigen Projektbeteiligten ermittelt haben, sollten Sie sich mit ihnen treffen und herausfinden, was sie sich von dem Projekt erhoffen. Es ist wichtig zu verstehen, was sie wollen; denn Sie machen das Projekt ja für die Beteiligten.

Hier sind einige Fragen, die Sie stellen können:

  • Was ist Ihr Ziel für dieses Projekt?

  • Was würde das Projekt Ihrer Meinung nach erfolgreich machen?

  • Was macht Ihnen bei diesem Projekt Sorgen?

  • Welche Funktionen wünschen Sie sich von diesem Produkt oder dieser Dienstleistung, die es bzw. sie noch nicht hat?

  • Welche Änderungen an diesem Projekt würden Sie empfehlen?

Die wichtigen Beteiligten sind die Personen, für die Sie das Projekt letztendlich entwickeln. Daher sollten Sie ihnen Fragen stellen, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Anforderungsliste helfen können.

Schritt 3: Erheben und dokumentieren

Der dritte Prozessschritt findet gleichzeitig mit dem zweiten statt. Sie sammeln Informationen, indem Sie Ihren Projektbeteiligten Fragen stellen. Das Ziel lautet, möglichst viel zu dokumentieren, damit Sie alle Antworten für den Start Ihres Projekts haben.

Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um diese Informationen zu sammeln und zu dokumentieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Projektplan, die Projektanforderungen und die Projektkommunikation an einem Ort zusammenführen. Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie dokumentieren könnten:

  • Antworten der Projektbeteiligten auf Ihre Fragen

  • Fragen der Projektbeteiligten

  • Wünsche der Projektbeteiligten

  • Kommentare der Projektbeteiligten

  • Fragen und Kommentare, die während der Gespräche aufkommen

Sie müssen nicht jede Antwort verwenden, die Sie erhalten. Wenn Sie jedoch alles dokumentieren, können Sie sich einen Überblick über die Perspektiven aller wichtigen Beteiligten verschaffen, und das hilft Ihnen beim Anforderungsmanagement.

Schritt 4: Annahmen und Anforderungen auflisten

Nach Abschluss des Aufnahmeprozesses erstellen Sie nun auf der Grundlage der gesammelten Informationen einen Plan für das Anforderungsmanagement.

Denken Sie an die Fragen, die Sie ursprünglich bei der Anforderungserhebung beantworten wollten. Verwenden Sie diese dann, um Ihre Anforderungsziele zu erstellen, darunter:

  • Die Länge des Projektzeitplans: Sie können Ihre Projektzeitleiste mithilfe eines Gantt-Diagramms abbilden und damit alle Projektanforderungen visualisieren, die von Meilensteinen abhängen. Einige Anforderungen gelten für die gesamte Dauer des Projekts, während andere nur während bestimmter Projektphasen relevant sein können. So brauchen Sie beispielsweise ein bestimmtes Budget für die Gehälter der Teammitglieder während des gesamten Projekts, vielleicht benötigen Sie jedoch nur in der letzten Phase Ihrer Projektzeitleiste bestimmte Materialien.

  • Projektmitglieder: Bestimmen Sie genau, welche Teammitglieder an Ihrem Projekt beteiligt sein werden, einschließlich der Anzahl der Designer, Entwickler oder Manager, die Sie für den jeweiligen Schritt benötigen. Die Mitarbeiter sind Teil Ihrer Projektanforderungen, denn ohne die benötigten Teammitglieder werden Sie das Projekt nicht rechtzeitig fertigstellen können.

  • Projektrisiken: Bei der Ermittlung der Projektanforderungen ist es wichtig, auch die Projektrisiken zu verstehen. Nutzen Sie ein Risikoregister, um festzustellen, welche Risiken höchste Priorität haben, etwa Feedback der wichtigen Beteiligten, Verzögerungen im Zeitplan oder fehlendes Budget. Setzen Sie dann eine Brainstorming-Sitzung mit Ihrem Team an, um herauszufinden, wie diese Risiken vermieden werden können.

Ihre Projektanforderungen sollten umsetzbar, messbar und quantifizierbar sein, ähnlich wie SMART-Ziele. Gehen Sie bei der Aufstellung Ihres Projektbudgets, der Zeitleiste, der erforderlichen Ressourcen und des Teams möglichst tief ins Detail.

Schritt 5: Zustimmung einholen

Nachdem Sie Ihre Projektanforderungen formalisiert haben, benötigen Sie die Zustimmung der wichtigen Beteiligten, um sicherzustellen, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Nutzer erfüllen. Durch eine klare Kommunikation können Sie auch Scope Creep verhindern – stellen Sie sicher, dass die Beteiligten die Grenzen des Projekts von Anfang an kennen. Anschließend können Sie mit Ihrem Implementierungsplan weitermachen, zu dem auch die Beschaffung von Ressourcen und die Zusammenstellung eines Teams gehören kann.

Schritt 6: Fortschritt überwachen

Der letzte Teil des Prozesses ist die Überwachung des Projektfortschritts. Sie können Projektmanagement-Software verwenden, um Ihr Projektbudget und andere Anforderungen während der Projektdurchführung nachzuverfolgen. Der Vorteil einer Projektmanagement-Software ist, dass Sie Änderungen an Ihrem Projekt in Echtzeit sehen und sofort eingreifen können, wenn etwas schief läuft.

Methoden zur Erhebung von Anforderungen

Grundsätzlich werden bei der Anforderungserhebung die wichtigen Beteiligten um ihre Meinung gebeten – manchmal wissen die Beteiligten allerdings nicht, was das Beste für ein Projekt ist. In diesen Fällen sind Sie dafür verantwortlich, die notwendigen Informationen zu sammeln, um zu verstehen, wie Ihre Projektanforderungen aussehen sollten.

Methoden zur Erhebung von Anforderungen

Um sicherzustellen, dass Sie umfassend auf den Projektlebenszyklus vorbereitet sind, können Sie die folgenden Rechercheverfahren anwenden:

  • Fragebögen: Fragebögen können von Vorteil sein, wenn Sie den wichtigen Beteiligten durchgängig die gleichen Fragen stellen müssen. Leiten Sie den Fragebogen im Voraus an die wichtigen Beteiligten weiter. Geben Sie ihnen Zeit, die Fragen zu den Projektanforderungen zu beantworten, sodass sichergestellt ist, dass niemand etwas auslässt. Fragebögen können zwar ein wertvolles Mittel zur Erfassung von Anforderungen sein, sind aber ungeeignet für Beteiligte in Führungspositionen, die möglicherweise zu beschäftigt sind, um sie auszufüllen.

  • Fallstudien: Eine Fallstudie ist eine schriftliche Beschreibung, wie Ihre Teammitglieder das Projekt Ihrer Meinung nach durchführen werden. In solchen Szenarien können Sie angeben, wer an dem Projekt beteiligt ist, was Sie von ihnen erwarten und welche Schritte sie unternehmen werden, um Ihr Projektziel zu erreichen. Teilen Sie die Fallstudie mit den Beteiligten, damit diese sich ein klares Bild vom Projektstrategieplan und den geplanten Projektergebnissen machen können. So haben sie etwas Handfestes, wenn der Anwendungsfall nicht ihren Erwartungen entsprechen sollte.

  • Mindmapping: Mindmapping ist eine visuelle Form des Brainstormings, die für die Ermittlung der benötigten Projektanforderungen besonders hilfreich ist. Platzieren Sie in der Mitte Ihrer Mind Maps Ihr Hauptprojektziel. In den vom Hauptziel abzweigenden Blasen listen Sie Kategorien von Dingen auf, die Sie benötigen. Je weiter sich die Mind Map verzweigt, desto detaillierter können Sie Ihre Projektanforderungen auflisten, bis Sie alles erfasst haben.

  • Prototypentwicklung: Die Befragung Ihrer wichtigen Beteiligten kann ergebnislos verlaufen, wenn diese nicht genau wissen, was sie von dem Projekt erwarten. In diesem Fall sollten Sie versuchen, Prototypen zu erstellen, um den Beteiligten zu zeigen, wie das potenzielle Ergebnis aussehen könnte. So können die Beteiligten definieren, was ihnen gefällt und was nicht, so dass Sie die für den Projektstart benötigten Anforderungen genau bestimmen können.

Wenn Ihnen keine dieser Techniken zusagt, können Sie auch andere Online-Tools nutzen, um Informationen zu sammeln, z. B. ein Ideenboard, eine Fokusgruppe, Nutzergeschichten oder eine Vorlage für eine Entscheidungsmatrix.

Warum ist die Anforderungserhebung wichtig?

Die Anforderungserhebung ist für Ihr Projekt mehr als nur nützlich – sie ist unerlässlich. Können Sie sich daran erinnern, warum Ihr letztes erfolgloses Projekt nicht gut gelaufen ist? Sind Ihnen die Ressourcen ausgegangen, oder haben Sie das Budget überschritten? Haben Sie die Zeit unterschätzt, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen würden? Das sind Projektrisiken, die Sie vermeiden können, wenn Sie den Prozess der Anforderungserhebung befolgen.

Warum ist die Anforderungserhebung wichtig?

Zu den vielen Vorteilen der Anforderungserhebung gehören:

  • Eine höhere Zufriedenheit der wichtigen Beteiligten: Wenn Sie eine effektive Anforderungserhebung durchführen, verbessern Sie die Zufriedenheit der Beteiligten, weil Sie zielgenauere Projektergebnisse liefern. Die Beteiligten werden zufrieden sein, wenn sie wissen, was sie von Ihrem Projekt erwarten können.

  • Eine höhere Projekterfolgsquote: Die Anforderungserhebung erhöht auch die Erfolgsquote Ihrer Projekte. Je besser Sie auf Ihr bevorstehendes Projekt vorbereitet sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf Projektrisiken stoßen.

  • Reduzierte Projektkosten: Projektrisiken können zu einem Anstieg der Projektkosten führen. Wenn Sie diese Risiken vermeiden, können Sie die Kosten senken und im Rahmen des Budgets bleiben. Natürlich wollen Sie nicht mehr Geld für ein Projekt ausgeben als nötig – auch das ist also ein großer Vorteil der Anforderungserhebung.

Lesenswert: So erstellen Sie ein Projektbudget – und halten es auch ein 

Optimieren Sie die Anforderungserhebung mit Projektmanagement-Software

Die Anforderungserhebung ist ein wichtiger Teil der Projektplanung. Ob Sie nun wichtige Beteiligte befragen oder andere Arten von Recherchen durchführen, um Ihre Liste der Projektanforderungen zusammenzustellen – mit einer Projektmanagement-Software, die all Ihre Informationen aufnehmen und nahtlos in die nächste Phase übertragen kann, werden Sie viel erreichen.

Wenn Projektbeteiligte und Teammitglieder auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten, können sie von Anfang bis Ende des Projekts kommunizieren und zusammenarbeiten und so die Gefahr von Rückschlägen verringern.

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