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Leçons apprises

Ne laissez pas les informations clés disparaître après la date limite. Utilisez ce modèle de leçons apprises pour recueillir des commentaires, mettre en évidence ce qui a fonctionné et améliorer ce qui n’a pas fonctionné.

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Vous venez de terminer un gros projet. Tout semblait parfait, jusqu’à ce que vous réalisiez que votre équipe devait tout recommencer, car les fichiers clés n’avaient pas été partagés à temps. C’était frustrant, et pire encore, vous auriez pu éviter cette situation si vous aviez eu connaissance de cette information plus tôt.

Chaque projet terminé offre de précieuses leçons. Mais sans moyen structuré de les recueillir, votre équipe risque de répéter les erreurs ou de négliger les réussites. Les modèles de leçons apprises d’Asana vous aident à réfléchir aux résultats du projet, à recueillir les commentaires des parties prenantes et à documenter les principaux points à retenir afin de prendre des décisions plus judicieuses et d’améliorer continuellement vos processus.

À qui profite ce modèle de leçons apprises ?

Chez Asana, nous utilisons les leçons apprises après chaque initiative majeure pour identifier ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi. L’utilisation d’un modèle prêt à l’emploi nous permet de le faire plus rapidement et plus efficacement. Un modèle de leçons apprises garantit que les informations exploitables ne se perdent pas, et chaque équipe bénéficie d’un processus structuré et reproductible. Cette réflexion aide les équipes à se renforcer à chaque projet qu’elles entreprennent.

Ce modèle de leçons apprises est idéal pour :

Utilisez ce modèle de leçons apprises dans la gestion de projet pour améliorer la réussite des projets futurs, éviter de répéter les erreurs et prendre des décisions plus éclairées.

Pourquoi utiliser le modèle de leçons apprises d’Asana ?

Après avoir terminé un projet, vous voulez vous assurer que votre équipe recueille les informations clés avant de passer à autre chose. Un modèle dédié rend ce processus cohérent, exploitable et facile à revoir.

Avec ce modèle de leçons apprises d’Asana, vous pouvez :

  • Axer les discussions sur des thèmes clés : utilisez des invites structurées pour explorer ce qui s’est bien passé, ce qui ne s’est pas bien passé et pourquoi, comme une échéance manquée ou un changement de portée de dernière minute.

  • Recueillir les commentaires des parties prenantes en temps réel. Utiliser les commentaires et les formulaires pour recueillir les informations de votre équipe projet et des parties prenantes.

  • Traduire les insights en actions. Transformez les leçons en étapes claires et pratiques. Par exemple, si la responsabilité de la tâche n’était pas claire, décidez qui doit s’en charger dès le départ la prochaine fois.

  • Éviter de répéter les erreurs. Identifiez les causes profondes, telles que les lacunes en matière de communication ou les exigences peu claires, et définissez des actions à entreprendre pour guider la planification et l’exécution des projets futurs, par exemple en clarifiant les délais ou en améliorant les procédures de transfert.

  • Surveiller la progression. Attribuez des responsables et des échéances pour les actions à traiter, par exemple en contactant les parties prenantes du projet pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant un nouveau processus d’approbation.

  • Créer une base de connaissances consultable. Conservez les rapports sur les leçons apprises accessibles et liés au projet d’origine.

  • Mettre l’accent sur l’amélioration continue. Documentez ce qui a bien fonctionné pour répéter le succès dans des projets similaires.

Comment utiliser ce modèle de leçons apprises ?

Une fois votre projet terminé, planifiez une séance de retours sur expérience et invitez votre équipe de projet et les parties prenantes. Ensuite :

  1. Dupliquez et renommez le modèle. Faites une copie du modèle de leçons apprises et donnez-lui un nom clair et facile à retrouver. Exemples : « Campagne T2 : enseignements », « Post-mortem de la refonte du site Web » ou « Examen de l’intégration des employés ». Cela vous aidera à organiser votre espace de travail et à retrouver facilement les rapports ultérieurement.

  2. Définissez l’ordre du jour de la session. Décrivez des sujets tels que les réussites, les défis, les objectifs du projet et les recommandations futures. Commencez par un bref aperçu du projet et expliquez le but de la séance.

  3. Recueillez le feedback. Utilisez des formulaires ou des documents partagés pour recueillir à l’avance les réflexions de chacun. Invitez les contributeurs à partager ce qui s’est bien passé, ce qui ne s’est pas bien passé et les défis récurrents.

  4. Discutez en groupe. Passez en revue les principales phases et les résultats du projet. Analysez les raisons des réussites et des échecs, et pas seulement les symptômes superficiels.

  5. Documentez les points à retenir. Notez les principaux enseignements dans des catégories telles que les réussites, les échecs et les causes profondes. Incluez des preuves ou des exemples à l’appui lorsque cela est possible.

  6. Attribuez les actions à traiter. Transformez les leçons en étapes concrètes. Créez des tâches exploitables, attribuez des responsables et définissez des délais à respecter.

  7. Partagez le rapport. Conservez votre rapport sur les leçons apprises avec le projet. Ajoutez-y des étiquettes pour référence ultérieure et rendez-le accessible aux équipes qui mèneront des projets similaires.

Les fonctionnalités Asana qui simplifient les leçons apprises

Vous n’avez pas besoin d’une configuration compliquée pour recueillir des enseignements pertinents. Ces fonctionnalités Asana facilitent la collecte de commentaires, la documentation des informations et le suivi des améliorations.

  • Formulaires : standardisez la façon dont vous recueillez les commentaires des parties prenantes pour chaque projet, par exemple en réalisant une enquête rapide après le lancement d’un produit ou un événement commercial.

  • Champs personnalisés : étiquetez les enseignements par nom de projet ou type de problème pour faciliter la recherche de tendances, par exemple en étiquetant les commentaires « problèmes de transfert » ou « dérive des objectifs ».

  • Jalons : marquez les points clés, tels qu’une approbation retardée ou un changement de portée, afin qu’ils ne soient pas oubliés lors de l’analyse.

  • Commentaires sur les tâches : laissez vos collègues partager le contexte directement sur les leçons, par exemple en notant pourquoi une échéance a été dépassée ou ce qui a permis de la respecter.

  • Pièces jointes : associez des preuves, des livrables ou des rapports finaux à chaque leçon.

  • IA Asana : laissez l’IA vous aider à résumer les commentaires, à suggérer des informations et à identifier des thèmes dans plusieurs leçons apprises, tels que des rôles peu clairs ou des changements de dernière minute.

  • Mises à jour de statut : partagez les principaux enseignements et les plans de suivi dans une mise à jour concise afin que chacun puisse voir les points forts sans avoir besoin d’une autre réunion.

Intégrations recommandées

Associez votre modèle de leçons apprises aux outils que votre équipe utilise déjà. Que vous recueilliez des commentaires sur une campagne, que vous partagiez des conceptions ou que vous examiniez de la documentation technique, ces intégrations vous aident à tout conserver au même endroit et à réduire les allers-retours entre les outils de gestion de projet.

Vous pouvez découvrir encore plus d’options dans l’annuaire des applications Asana.

  • Slack : recueillez des commentaires en temps réel lors des récapitulatifs de projet et transformez les messages en tâches Asana.

  • Microsoft Teams : faites en sorte que vos sessions sur les leçons apprises soient collaboratives grâce à la création intégrée de tâches pendant les réunions.

  • Google Drive : joignez des fichiers tels que des rapports finaux, des rétrospectives ou des échéanciers de projet pour plus de contexte.

  • Figma : intégrez des fichiers de conception et des prototypes pour référencer le travail visuel ou les commentaires UX lors de votre examen.

  • Coview : joignez des enregistrements d’écran et des commentaires visuels pour fournir un contexte plus détaillé sur les défis ou les étapes manquées.

  • GitLab : associez des référentiels de code ou fusionnez des historiques de demandes pour les post-mortem liés au travail technique.

  • Threads : enregistrez et synchronisez les discussions d’équipe pertinentes à partir de Threads pour éclairer votre séance de leçons apprises.

  • Jira Cloud : synchronisez les informations post-mortem entre les équipes de développement et les équipes non techniques. Connecter Jira

  • Dropbox : importez des ressources post-projet directement dans votre tâche ou rapport sur les leçons apprises.

FAQ sur les modèles de leçons apprises

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