Modèle de registre des parties prenantes

La réussite de votre projet dépend de multiples facteurs : planification exhaustive, communication efficace, buts et objectifs clairs, etc. Bien entendu, l’adhésion et la satisfaction des parties prenantes sont indispensables.

Des parties prenantes satisfaites sont la clé de tout projet réussi. Toutefois, il n’est pas toujours aisé de garder une trace des préférences de chacune d’elles, notamment dans le cadre d’un projet de grande ampleur, où elles sont souvent nombreuses. Heureusement, notre modèle de registre des parties prenantes est là pour vous aider. Finies les tâches de gestion fastidieuses !

Qu’est-ce qu’un registre des parties prenantes ?

Ce document présente toutes les parties prenantes d’un projet particulier. Il précise également leur implication, leur intérêt et leur influence dans cette initiative, sans oublier leurs préférences en matière de communication.

Vous est-il déjà arrivé de confondre les préférences de deux collaborateurs qui participaient à votre projet, voire d’oublier de transmettre des informations clés à une partie prenante ? Ces couacs nous arrivent à tous ; derrière chaque chef de projet se cache un individu, et l’erreur est humaine. Concevoir un processus rationalisé pour suivre les informations relatives aux parties prenantes n’est qu’une des nombreuses bonnes pratiques à adopter pour assurer une gestion efficace des parties prenantes.

C’est là que les registres des parties prenantes peuvent s’avérer bien utiles. Ces outils de gestion de projet regroupent toutes les informations relatives aux parties prenantes au même endroit. Ces données sont facilement accessibles par tous, ce qui simplifie le processus de suivi des participants au projet et permet d’évaluer leur influence sur les résultats de ce dernier. Si les informations liées aux parties prenantes changent au cours de votre projet, vous pouvez rapidement mettre à jour votre registre en conséquence, pour ne laisser passer aucun détail.

Qu’est-ce qu’un modèle de registre des parties prenantes ?

Il s’agit d’une ressource réutilisable que vous pouvez rapidement dupliquer afin de créer un nouveau registre pour chaque projet sur lequel vous travaillez. Ces modèles constituent ainsi une structure de base pour tous vos projets. Votre première analyse des parties prenantes effectuée, le suivi des préférences de chacune d’elles et de son influence sur le projet s’en trouveront simplifiées.

Les avantages à utiliser un modèle numérique de registre des parties prenantes

En tant que chef de projet, il est parfois difficile de garder toutes les parties prenantes en tête, surtout lorsque vous vous lancez dans une initiative de grande envergure ou que vous gérez plusieurs projets à la fois. Pourtant, la réussite du projet tient grandement à l’adhésion et à la satisfaction des parties prenantes. Communiquer les informations pertinentes aux bonnes personnes dès le début du travail peut vous aider à obtenir l’approbation de la direction. C’est aussi un moyen de s’assurer que tout le monde (les parties prenantes et vous-même) est tombé d’accord sur le calendrier à respecter, les objectifs définis et les livrables attendus. Vous éviterez ainsi toute dérive des objectifs par la suite.

L’utilisation d’un modèle simplifie ce processus. Faisant office de source unique de référence, celui-ci regroupe l’ensemble des informations destinées aux parties prenantes, ce qui renforce l’engagement de ces dernières. Grâce à lui, vous classez les parties prenantes du projet en différents niveaux ou catégories et leur communiquez toutes les informations pertinentes, de la manière qui leur convient le mieux. Vous parvenez ainsi à obtenir et conserver leur adhésion, cruciale pour la réussite du projet.

De plus, les modèles numériques de registre des parties prenantes créés depuis un outil de gestion de projet réduisent les tâches d’organisation fastidieuses. En effet, un tel outil vous permet d’utiliser votre modèle comme base pour gagner du temps au début de chaque projet et vous mettre rapidement au travail.

D’autres avantages à utiliser un modèle numérique de registre des parties prenantes :

• Créer une source unique de référence regroupant l’ensemble des informations liées aux parties prenantes.

• Suivre les données des participants et les rendre aisément accessibles par tous les membres d’équipe.

• Tenir les membres d’équipe informés des préférences des parties prenantes et veiller à ce que chacun soit sur la même longueur d’onde.

• Renforcer l’engagement des parties prenantes et vos relations avec ces dernières.

• Aider votre équipe à connaître les préférences personnelles de chaque participant, pour communiquer efficacement et encourager leur adhésion.

• Communiquer et nouer des relations de confiance avec les parties prenantes.

• Permettre à votre équipe d’identifier rapidement les personnes qui ont un pouvoir de décision, pour ainsi cibler les parties prenantes concernées et parvenir rapidement à un consensus.

• Aider votre équipe à identifier les besoins des parties prenantes et à déterminer comment communiquer de la manière la plus pertinente possible pour ces dernières.

N’oubliez pas que les registres des parties prenantes permettent d’identifier le rôle de chacun dans un projet et sont donc conçus pour adopter une approche de travail proactive. La création d’un registre de ce type fait partie du processus de planification du projet : vous êtes ensuite en mesure de fixer les limites de votre initiative et d’assurer une bonne coordination entre tous les collaborateurs dès le début. En outre, vous éviterez que votre projet ne prenne une ampleur démesurée ou du retard.

Éléments à inclure dans un registre des parties prenantes

Votre modèle vous servira de fil directeur pour tous vos projets à venir. Il doit donc inclure toutes les informations que vous souhaitez voir figurer dans vos différentes initiatives. Il s’agit notamment des données à suivre pour chaque partie prenante, comme son niveau d’influence sur le projet et ses préférences en matière de communication. Travaillez l’esprit serein : vous n’oublierez plus aucune information clé !

Parmi les données liées aux parties prenantes à intégrer à votre registre :

• Nom

• Rôle ou poste

• Catégorie (interne ou externe ; primaire ou secondaire)

• Niveau d’influence sur le projet (faible, modéré ou élevé)

• Niveau d’intérêt pour le projet (faible, modéré ou élevé)

• Besoins ou attentes spécifiques

• Mode de communication principal

• Type d’informations à communiquer lors des mises à jour

• Fréquence à laquelle elles préfèrent être informées

• Coordonnées

• Autres remarques

Votre modèle de registre de parties prenantes doit également inclure une section pour les informations de base du projet : nom, description et type de projet, ainsi que la date de début et l’échéance proposées. Vous pouvez remplir ces informations et toutes les notes spécifiques aux parties prenantes au début de chaque initiative.

Fonctionnalités intégrées

• Mises à jour de statut de projet : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. En plus d’être simples à utiliser, les mises à jour de statut sont directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Aperçu de projet : la source unique de référence de votre équipe pour regrouper les informations clés de votre projet et travailler en contexte. Rédigez une description et donnez le ton de votre future collaboration sur Asana. Ajoutez ensuite des ressources et informations de contexte, comme des détails de réunion, des canaux de communication ou des briefs de projet. Le tout, en un seul et même endroit.

• Brief de projet : un moyen de communiquer les dates et détails importants au reste de l’équipe projet. Veillez à le mettre à disposition de tous dans une source de référence centralisée comme Asana.

Applications recommandées

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Miro : connectez Miro à Asana de façon à rationaliser vos processus et à bénéficier d’une vue d’ensemble sur tous vos projets, au même endroit. Intégrez des tableaux Miro aux briefs de projet Asana pour permettre aux membres d’équipe d’interagir avec eux, de les visualiser, les commenter ou les modifier directement sur Asana. Vous pouvez également joindre un tableau Miro (existant ou nouvellement créé) à toute tâche Asana, et inviter automatiquement les collaborateurs de la tâche à le visualiser, le commenter ou le modifier.

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