Modèle de registre des parties prenantes

De nombreux facteurs contribuent à la réussite d'un projet, comme une bonne planification, une communication claire et des objectifs bien définis. L'un des éléments les plus importants est de satisfaire les parties prenantes, mais il peut être difficile de suivre leurs préférences, en particulier dans le cadre de grands projets. Heureusement, les modèles de registre des parties prenantes simplifient grandement la gestion des parties prenantes.

Ce guide explique ce qu'est un registre des parties prenantes, pourquoi l'utilisation d'un modèle numérique est utile, quand et comment en créer un, et ce qu'il faut inclure pour que votre équipe reste sur la bonne voie, du début à la fin.

Qu'est-ce qu'un registre des parties prenantes ?

Un registre des parties prenantes est un document de projet qui contient le nom de chaque partie prenante, son rôle, son niveau d'intérêt et d'influence, ses préférences en matière de communication et toutes les notes qui vous aident à gérer les attentes. Les chefs de projet l'utilisent comme référence unique pour savoir qui a besoin de mises à jour, ce qui les intéresse et comment ils influencent les décisions. Il joue un rôle direct dans la gestion des parties prenantes et fait partie de nos outils de gestion de projet préférés, car il vous aide à gérer plus efficacement les relations avec les parties prenantes.

Qu'est-ce qu'un modèle de registre des parties prenantes ?

Il s'agit d'une ressource réutilisable que vous pouvez rapidement dupliquer afin de créer un nouveau registre pour chaque projet sur lequel vous travaillez. Ces modèles constituent ainsi une structure de base pour tous vos projets. Le suivi des préférences des différentes parties prenantes et la réalisation d'une analyse des parties prenantes s'en trouveront simplifiés.

Pourquoi utiliser un modèle numérique de registre des parties prenantes ?

Un modèle numérique de registre des parties prenantes vous aide à assurer le suivi des parties prenantes du projet lorsque vous gérez une initiative importante ou plusieurs projets simultanément. En recueillant les détails clés dès le début, le modèle aide les équipes à se mettre d'accord sur le calendrier, les rôles et les attentes au cours de leur processus de planification de projet. Les équipes utilisent un registre pour simplifier l'implication des parties prenantes, guider la prise de décision et aider les membres de l'équipe à identifier les besoins des parties prenantes et à planifier une communication efficace dès le départ.

Principaux avantages à utiliser un modèle de registre des parties prenantes :

• Informations centralisées sur les parties prenantes : toutes les informations sur les parties prenantes d'un projet sont regroupées au même endroit.

• Visibilité sur la prise de décision : indique qui influence les décisions et qui a besoin d'approbations.

• Des relations plus solides avec les parties prenantes : les mises à jour de projet sont adressées au public approprié.

• Diminution de la dérive des objectifs : permet d'aligner les attentes sur le calendrier du projet dès le début.

• Réutilisable d'un projet à l'autre : fournit aux membres de l'équipe un modèle cohérent qu'ils peuvent dupliquer pour chaque initiative.

De plus, les modèles numériques de registre des parties prenantes créés depuis un outil de gestion de projet réduisent les tâches répétitives. En effet, un tel outil vous permet d'utiliser votre modèle comme base pour vous mettre rapidement au travail au début de chaque projet.

Quand utiliser un modèle de registre des parties prenantes ?

Le meilleur moment pour créer un registre des parties prenantes est pendant la phase de démarrage ou de planification du projet, avant le lancement officiel du travail. À ce stade, votre équipe définit la portée, attribue les rôles et fixe les attentes. C'est donc le moment idéal pour identifier les personnes ayant un intérêt dans la réussite du projet.

Un registre des parties prenantes n'est pas un document ponctuel. Vous devez le réviser et le mettre à jour tout au long du projet, car les priorités peuvent changer, de nouvelles parties prenantes peuvent apparaître et les besoins en matière de communication peuvent évoluer au fil du projet.

Envisagez d'utiliser un modèle de registre des parties prenantes dans les cas suivants :

• Lancement d'un nouveau projet : vous lancez un projet avec plusieurs parties prenantes internes et externes.

• Des priorités qui entrent en concurrence : votre équipe gère des initiatives complexes où les priorités des parties prenantes diffèrent.

• Travail interfonctionnel : vous menez des projets qui impliquent plusieurs services ou équipes.

• Approbations fréquentes : un projet nécessite des approbations régulières de la part du leadership.

• Processus reproductible : vous souhaitez disposer d'un moyen cohérent de suivre l'engagement des parties prenantes sur l'ensemble des projets.

La création précoce du registre aide votre équipe à définir les attentes et à planifier la communication avant que des malentendus ne surviennent.

Éléments à inclure dans un registre des parties prenantes

Votre modèle de registre vous sert de fil directeur pour vos projets. Il doit donc inclure toutes les informations que vous souhaitez utiliser dans différents projets. Voici les éléments à suivre pour chaque partie prenante :

• Nom : nom complet

• Rôle ou poste : intitulé du poste ou rôle dans le projet

• Type de partie prenante : interne ou externe

• Catégorie : principale ou secondaire

• Influence : faible, modérée ou élevée

• Intérêt : faible, modéré ou élevé

• Besoins ou attentes : attentes ou préoccupations

• Communication préférée : e-mail, réunions, messagerie ou autre

• Type de mise à jour : type de mises à jour souhaitées

• Fréquence des mises à jour : à quelle fréquence elles souhaitent recevoir des mises à jour

• Coordonnées : e-mail, téléphone ou autres informations

• Autres remarques : contexte supplémentaire

Votre modèle de registre de parties prenantes doit également inclure une section pour les informations de base du projet : nom, description et type de projet, ainsi que la date de début et l'échéance prévues. Remplissez ces informations et toutes les notes concernant les parties prenantes au début de chaque projet.

Fonctionnalités intégrées

• Mises à jour de statut de projet. Les mises à jour de statut de projet sont directement liées au travail terminé par votre équipe de projet sur Asana. Vous n'avez donc pas besoin d'effectuer de recherches dans plusieurs outils ni d'assister à des réunions supplémentaires. Les membres de l'équipe peuvent consulter les détails connexes, notamment le plan de projet, le plan de communication, les jalons, les livrables et les objectifs, en un seul et même endroit.

• Champs personnalisés. Les champs personnalisés permettent à l'équipe projet d'étiqueter, de trier et de filtrer le travail en fonction de détails tels que la priorité, le statut, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone. Les équipes utilisent ces champs pour organiser les tâches de manière cohérente entre les projets et décider sur quoi travailler ensuite.

• Aperçu de projet : L'aperçu de projet fournit à l'équipe projet un tableau de bord partagé qui décrit le travail, sa justification et son exécution. Vous pouvez stocker des ressources clés, des détails de réunion et des canaux de communication à côté de vos processus.

• Brief de projet. Un brief de projet communique les dates clés, les attentes et les jalons à l'ensemble de l'équipe projet. Lorsque vous stockez le brief sur Asana, tout le monde peut consulter les mêmes informations tout au long du cycle de vie du projet.

Applications recommandées

• Gmail : L'intégration Asana pour Gmail vous permet de créer des tâches directement depuis votre boîte de réception et de conserver le contexte de l'e-mail associé au travail.

• Slack : L'intégration Slack transforme les messages, demandes et actions à entreprendre en tâches Asana, ce qui permet d'attribuer le travail et d'en assurer le suivi.

• Dropbox : L'intégration Dropbox vous permet de joindre des fichiers à des tâches Asana directement depuis le volet de droite.

• Microsoft Office 365. L'intégration Microsoft Office associe Asana à des outils tels qu'Excel et PowerPoint, afin que votre équipe puisse consulter des feuilles de calcul et garder le travail lié à des données en temps réel.

Créer un registre des parties prenantes

Maintenant que vous savez ce qu’il faut inclure, voici comment créer votre registre des parties prenantes étape par étape. Un processus clair vous aide à recueillir les bonnes informations dès le départ et à garder votre équipe sur la même longueur d'onde.

1. Identifiez les parties prenantes. Commencez par dresser une liste de toutes les personnes qui peuvent influencer votre projet ou être affectées par celui-ci. Pensez au sens large : incluez les membres de l'équipe interne, le leadership, les clients, les fournisseurs et toutes les parties externes.

2. Recueillez les informations clés. Pour chaque partie prenante, recueillez son nom, son rôle, ses coordonnées et son lien avec le projet. Contactez-la directement lorsque cela est possible pour confirmer ses canaux de communication préférés et le type de mises à jour qui lui convient.

3. Évaluez les niveaux d'influence et d'intérêt. Évaluez le niveau d'influence de chaque partie prenante sur le projet et son niveau d'intérêt pour ses résultats. Une simple échelle (faible, modéré ou élevé) fonctionne bien pour la plupart des projets.

4. Définissez les préférences de communication. Notez la manière dont chaque partie prenante préfère recevoir les informations, que ce soit par e-mail, lors de réunions, par le biais de rapports d'avancement ou d'outils de messagerie. Notez également la fréquence à laquelle elles souhaitent être informées, car certaines parties prenantes peuvent avoir besoin de briefings hebdomadaires, tandis que d'autres n'ont besoin que de résumés des jalons.

5. Documentez et partagez le registre. Saisissez toutes les informations dans votre modèle de registre des parties prenantes et partagez-le avec votre équipe projet. Conservez le registre dans un espace centralisé afin que tout le monde puisse le consulter et le mettre à jour au fil du projet.

Gérez efficacement les parties prenantes avec Asana

Le suivi des préférences, des besoins de communication et des niveaux d'influence des parties prenantes peut être simple. Avec un modèle de registre des parties prenantes sur Asana, votre équipe peut conserver toutes les informations relatives aux parties prenantes au même endroit, attribuer des tâches de suivi et rester sur la même longueur d'onde du début à la fin.

Asana facilite la duplication de votre modèle pour chaque nouveau projet, la personnalisation des champs en fonction de vos besoins en matière de suivi des parties prenantes et le partage de mises à jour en temps réel avec les personnes qui en ont le plus besoin. Prêt à simplifier la gestion des parties prenantes pour votre équipe ? Commencez à utiliser Asana dès aujourd'hui.

FAQ sur les modèles de registre des parties prenantes