Modèle de suivi des tâches

Lorsque les tâches sont réparties entre e-mails, notes adhésives et feuilles de calcul, les échéances passent entre les mailles du filet et les collaborateurs sont désorientés. Les étudiants oublient leurs devoirs, les éditeurs relancent sans cesse leurs auteurs au sujet de leurs brouillons, et les chefs de projet ont du mal à identifier les responsabilités de chacun. Sans structure, même les équipes les plus compétentes ont des difficultés à gérer leur temps et à se responsabiliser.

Ce modèle de suivi des tâches répond à ce besoin en établissant une plateforme centralisée pour les tâches, les échéances et la propriété. Que vous soyez un enseignant supervisant les emplois du temps de ses classes, un étudiant planifiant ses devoirs hebdomadaires ou une équipe de contenu coordonnant les publications sur les réseaux sociaux et les e-mails, ce modèle gratuit offre un système étape par étape pour suivre les tâches du début à la fin.

À qui s’adressent les modèles de suivi des tâches ?

Une équipe éditoriale coordonnant des rédacteurs internes et des travailleurs indépendants gérait autrefois les tâches par le biais de chaînes d’e-mails et de feuilles de calcul. Cependant, après avoir adopté un modèle de suivi des tâches sur Asana, elle dispose désormais d’un espace de travail unique pour attribuer des articles, définir des échéances et suivre la progression en temps réel. Avec de tels résultats, il est facile de comprendre en quoi un modèle de suivi des tâches peut être utile à différents groupes, par rapport à une simple liste de tâches.

Étudiants

Un modèle de suivi des tâches pour étudiants aide les élèves du secondaire et les étudiants à organiser leurs devoirs, leurs horaires de travail et leurs plans de cours. Ils peuvent enregistrer les échéances, suivre la progression de leurs travaux et organiser leurs devoirs dans une liste hebdomadaire.

Éducateurs

Les enseignants utilisent un modèle de suivi des tâches pour partager les horaires des cours, gérer les tâches de notation et aligner les plans de cours. En créant un outil de suivi imprimable ou numérique, les enseignants simplifient la communication avec les élèves et réduisent le temps passé à relancer les retardataires.

Équipes de contenu et rédactionnelles

Les équipes éditoriales s’appuient sur un outil de suivi des tâches pour planifier les articles de blog, les mises à jour des réseaux sociaux et la rédaction d’e-mails. Au lieu de jongler entre les documents, les feuilles de calcul ou un modèle Notion, elles attribuent des tâches, définissent des échéances et partagent des mises à jour pour faire avancer les processus.

Chefs de projet

Les chefs de projet suivent les tâches dans le cadre de phases de gestion de projet plus larges. À l’aide d’un modèle gratuit de suivi des tâches, ils peuvent attribuer des tâches, automatiser les rappels et créer des modèles de planification associés aux jalons. Le modèle réduit la confusion et facilite la mesure des résultats du projet.

Pourquoi utiliser le modèle de suivi des tâches d’Asana ?

Une équipe éditoriale a remplacé sa feuille de calcul Excel par le modèle de suivi des tâches d’Asana et a réduit le délai d’exécution des brouillons de 30 %. Au lieu de mettre à jour manuellement le statut, elle a suivi les tâches en temps réel grâce à des notifications automatiques.

Avec Asana, le modèle de suivi des tâches est bien plus qu’une simple liste de tâches statique. Les équipes et les étudiants peuvent enregistrer les tâches, attribuer des responsables et définir des échéances avec une responsabilisation claire. Résultat ? Un processus qui simplifie le suivi des tâches et favorise de meilleures performances de projet.

Les avantages de ce modèle de suivi des tâches :

• Attribuer des tâches avec responsables et échéances.

• Automatisez les rappels pour que rien ne vous échappe.

• Créer des modèles de planification qui facilitent la gestion du temps.

• Suivre les jalons, les emplois du temps ou les objectifs de projet au même endroit.

• Partagez des rapports avec les parties prenantes pour améliorer la collaboration.

Comment utiliser ce modèle de suivi des tâches

Le modèle de suivi des tâches organise les tâches en instructions étape par étape qui s’adaptent à n’importe quel processus. Sur la gauche, les sections vous guident de l’enregistrement des nouvelles tâches à la vérification du travail terminé. En haut, les champs personnalisés permettent de suivre le responsable, l’échéance, la priorité et le statut. Voici comment mettre ce modèle en pratique.

1. Consignez les tâches au même endroit

Commencez par créer des tâches pour chaque activité. Pour les étudiants, il peut s’agir de devoirs ou de travaux hebdomadaires. Pour les équipes, il peut s’agir d’articles de blog, de contenu pour les réseaux sociaux ou de livrables de projet. En regroupant toutes les tâches au même endroit, le modèle devient votre planificateur de travail tout-en-un.

En revanche, un modèle de suivi des tâches sur Google Sheets nécessite une saisie et un formatage manuels. Asana automatise le processus, ajoute des fonctionnalités telles que les tâches récurrentes et évite que les tâches ne passent entre les mailles du filet.

2. Définissez des échéances et attribuez les tâches

Chaque tâche doit avoir une échéance et un responsable clairement défini. Les étudiants peuvent suivre les échéances des devoirs pour réussir leurs études, tandis que les responsables attribuent des tâches aux membres de l’équipe en fonction de contraintes de temps.

Utilisez des champs pour enregistrer à la fois l’échéance et la priorité. Ainsi, les tâches les plus importantes figurent en haut du modèle de planification et les actions à entreprendre restent sur la bonne voie.

3. Organisez par catégories ou par emplois du temps

Regroupez les devoirs par emploi du temps, type de contenu ou catégorie de projet. Les étudiants peuvent répartir les tâches par matière, tandis que les équipes éditoriales peuvent suivre les différents formats de contenu, tels que les articles de blog ou les newsletters. Les chefs de projet peuvent regrouper les tâches par jalons ou processus.

Cette étape transforme le suivi des tâches en un modèle d’agenda qui s’adapte à tous les espaces de travail. Elle permet également de rationaliser les réunions en triant les tâches par contexte.

4. Suivez la progression et automatisez les suivis

Suivez le statut des devoirs avec des champs tels que « Non commencé », « En cours » et « Terminé ». Automatisez les notifications pour que les membres de l’équipe reçoivent des rappels avant les échéances. L’automatisation remplace les vérifications manuelles et réduit le temps que les responsables ou les enseignants passent à rechercher des mises à jour.

Un modèle de suivi des devoirs convient à des tâches telles que la soumission d’un essai. Cependant, lorsque la réussite dépend d’actions répétées, comme lire 20 pages tous les soirs ou pratiquer une langue tous les jours, un modèle de suivi des habitudes est plus efficace.

5. Partagez les résultats et analysez-les

À la fin de chaque cycle, passez en revue les tâches terminées. Les étudiants peuvent récapituler leur progression par rapport au programme, tandis que les équipes de contenu suivent les résultats du projet avec des indicateurs tels que le délai d’exécution. Le partage des rapports garantit que les enseignements tirés sont pris en compte dans le modèle de devoir suivant.

Les équipes peuvent exporter vers Docs, Excel ou même créer une version imprimable à des fins de référence. L’utilisation de l’outil de suivi comme débriefing de projet garantit une amélioration continue.

Fonctionnalités d’attribution et de suivi d’Asana

Les fonctionnalités d’Asana transforment un outil de suivi statique en un espace de travail en direct où les tâches restent visibles et exploitables. Explorez l’ensemble des fonctionnalités pour trouver encore plus d’inspiration.

Résumés intelligents générés par l’IA

Utilisez l’IA Asana pour résumer les notes de tâches ou les ordres du jour des réunions en actions à entreprendre claires. Par exemple, si les étudiants réfléchissent aux objectifs du projet, les résumés intelligents générés par l’IA en capturent automatiquement les principaux points à retenir.

Formulaires

Les formulaires permettent aux enseignants ou aux responsables de collecter rapidement les nouvelles tâches. Les étudiants peuvent soumettre des devoirs ou les membres de l’équipe peuvent enregistrer des demandes de contenu qui alimentent directement le modèle de suivi des tâches.

Vue Calendrier

La vue Calendrier fournit aux étudiants et aux équipes un modèle de planification visuelle. Les devoirs hebdomadaires, les plans de cours ou les jalons de projet apparaissent sur un calendrier, ce qui facilite la gestion du temps et la planification.

Champs personnalisés

Les champs personnalisés ajoutent de la flexibilité au suivi des devoirs. Les équipes peuvent y consigner les exigences de formatage, les niveaux de priorité ou les processus associés. Les étudiants peuvent ajouter des champs pour la classe ou la matière.

Tableaux de bord

Les tableaux de bord fournissent un aperçu des performances des devoirs. Les chefs de projet peuvent suivre les tâches en retard, tandis que les enseignants peuvent voir combien de devoirs restent à terminer. Cette fonction fait du modèle un outil de suivi efficace à grande échelle.

Intégrations recommandées pour votre modèle de suivi des devoirs

Les intégrations relient votre outil de suivi des devoirs aux outils que vous utilisez déjà. Elles permettent de synchroniser le travail sur toutes les plateformes et facilitent la collaboration. Parcourez la bibliothèque complète des intégrations pour trouver les applications que vous utilisez au quotidien.

Slack

Envoyez des notifications en temps réel lorsque les membres de l’équipe enregistrent de nouvelles tâches ou lorsque les échéances approchent. Les étudiants et les membres de l’équipe reçoivent des rappels sur les canaux qu’ils utilisent déjà.

Dropbox

Joignez des documents, des feuilles de calcul ou des plans de cours directement aux devoirs. Les équipes éditoriales peuvent ajouter des brouillons et les étudiants peuvent télécharger des fichiers de projet pour examen.

Microsoft Teams

Intégrez les discussions relatives aux tâches dans Teams sans perdre le contexte des tâches. Les enseignants ou les responsables peuvent suivre la progression des tâches au sein de Teams et confirmer les mises à jour sur Asana.

Outlook

Synchronisez les tâches avec les calendriers Outlook pour que les échéances apparaissent aux côtés des réunions et des événements. Un étudiant peut voir les échéances des devoirs à côté de son emploi du temps, tandis qu’un chef de projet voit les livrables à côté des appels des clients.

Google Drive

Stockez les programmes, les briefs de projet ou les tâches terminées dans Google��Docs et associez-les directement à l’outil de suivi afin que toutes les références restent liées à la bonne tâche.

Google Agenda

Intégrez les échéances du suivi des devoirs à Google Agenda pour créer un calendrier en temps réel. Les étudiants peuvent aligner les programmes d’étude sur les échéances des devoirs, et les équipes peuvent équilibrer les tâches avec les réunions ou les lancements.

FAQ sur les modèles de suivi des devoirs