Automatiser des tâches répétitives en 5 étapes

Votre équipe est prise dans un cycle infernal et répétitif : mise à jour manuelle des statuts des projets, tri des demandes de travail et gestion de conversations e-mail sans fin. Autant de tâches qui demandent de l’attention, mais qui contribuent peu aux objectifs stratégiques de votre entreprise. Ce scénario est bien trop courant dans les entreprises d’aujourd’hui, où les tâches manuelles grignotent des ressources précieuses et mettent de côté les objectifs fondamentaux. 

C’est là que l’automatisation entre en jeu. En automatisant les tâches répétitives, vous pouvez améliorer la productivité et vous concentrer sur le travail stratégique à fort impact. Dans ce guide, nous vous montrons comment identifier les tâches répétitives et les transformer en processus automatisés, afin que votre équipe puisse se concentrer sur le travail qui compte vraiment.

Identifier et automatiser les tâches répétitives en 5 étapes

Nous avons décomposé le processus d’automatisation des tâches en cinq étapes complètes, afin que vous puissiez lancer le processus au sein de votre organisation. 

Étape 1 : identifier les tâches

Commencez par vous concentrer sur les activités chronophages, manuelles ou sujettes aux erreurs. Il s’agit généralement de tâches qui ne nécessitent pas beaucoup de prise de décision, mais qui se produisent assez fréquemment pour prendre du temps, comme la mise en place de rétroplannings de projet, le suivi de l’état d’avancement du travail ou l’envoi de mises à jour de projet. Ces tâches simples sont idéales pour l’automatisation, car leur automatisation peut immédiatement générer des avantages en termes de précision et d’efficacité. 

Pour identifier ces tâches, commencez par vous tourner vers votre équipe. Utilisez des stratégies telles que des enquêtes, des entretiens informels et l’observation directe pour comprendre les défis auxquels ils sont confrontés dans leurs processus quotidiens et identifier les tendances. Quelles tâches se répètent à une fréquence prévisible ? Quels processus créent des freins ou prennent du temps ? Répondre à ces questions vous aidera à savoir par où commencer, et impliquer votre équipe vous assurera de son adhésion aux changements à venir.

En outre, évaluez le potentiel d’automatisation dans des domaines clés, notamment :

• La délégation et la hiérarchisation des tâches : l’automatisation peut réduire les tâches chronophages, comme l’attribution du travail aux bons membres de l’équipe, la standardisation des demandes de travail et le passage des tâches d’une étape à l’autre. 

• Planification et exécution des projets : l’automatisation simplifie les efforts de planification en créant des processus fiables et évolutifs pour différents processus, afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail. 

• La collaboration et la communication d’équipe : des fonctionnalités telles que les mises à jour de statut automatisées et l’IA qui génère des résumés des discussions, des tâches et des commentaires garantissent une communication claire et permettent à chacun de rester sur la même longueur d’onde. 

• Suivi des performances : grâce aux tableaux de bord de rapports prédéfinis, vous pouvez ajouter des graphiques et suivre la progression en un clic, et appliquer des modifications à l’échelle de votre organisation.

Étape 2 : évaluez le potentiel d’automatisation

L’automatisation des tâches répétitives ne consiste pas seulement à identifier le travail de routine, mais aussi à choisir stratégiquement les tâches pour lesquelles l’automatisation aura un impact maximal. Pour déterminer les tâches à automatiser, tenez compte de critères tels que la fréquence et la régularité de la tâche, sa complexité et le temps et les ressources que vous pouvez économiser.

L’automatisation des tâches consiste à trouver un juste équilibre : identifier le point idéal où l’automatisation maximise l’efficacité sans sacrifier le besoin d’indicateurs et de prise de décision humains. Une bonne automatisation vous aide non seulement à travailler plus rapidement, mais simplifie également les processus interfonctionnels et crée des processus cohérents et efficaces.

Étape 3 : explorer les solutions d’automatisation

En automatisant les tâches répétitives, les plateformes de gestion du travail permettent à vos équipes de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à fort impact. Lorsque vous recherchez la bonne plateforme, privilégiez la compatibilité avec votre pile technologique existante, ainsi que les plateformes évolutives et conviviales. Voici quelques-unes des fonctionnalités d’automatisation essentielles à rechercher :

• La possibilité de créer des processus personnalisés et rationalisés, adaptés aux processus spécifiques de votre entreprise. 

• Des formulaires qui standardisent les demandes, attribuent et planifient automatiquement les tâches et facilitent le lancement du travail. 

• Une standardisation simple qui vous permet de modifier et de mettre à jour les processus à l’échelle de l’organisation en quelques clics, comme les actions groupées de processus. 

• Des règles qui automatisent les tâches répétitives, comme l’attribution du travail, l’envoi de rappels d’échéance et la mise à jour des statuts des tâches. 

• Des intégrations d’applications qui simplifient les processus en réunissant tous les outils essentiels de vos équipes au même endroit.

• La possibilité d’ajouter des étiquettes personnalisées à vos tâches pour pouvoir trier, filtrer et générer automatiquement des rapports sur le travail en fonction de données spécifiques. 

• Des fonctionnalités d’automatisation alimentées par l’IA pour un travail et une prise de décision plus intelligents, telles que des mises à jour exploitables à partir de données de travail en temps réel et l’optimisation des processus à l’échelle de l’organisation. 

• Des modèles qui vous aident à standardiser et à lancer le travail pour les projets et les types de tâches courants. 

Étape 4 : mettre en œuvre l’automatisation

Une fois que vous avez choisi une plateforme de gestion du travail, la mise en œuvre des automatisations implique de collaborer avec le service informatique pour obtenir les approbations et l’assistance nécessaires, ainsi que d’intégrer votre équipe à la plateforme et de la former aux nouveaux processus.

Commencer par un petit projet pilote, comme l’automatisation du rétroplanning d’une tâche ou d’une initiative courante, peut vous aider à tester et à affiner le processus d’automatisation avant de l’étendre à l’ensemble de l’entreprise. 

Étape 5 : évaluer l’impact 

Il existe plusieurs indicateurs clés que vous pouvez suivre pour mesurer l’efficacité de vos efforts d’automatisation, notamment :

• Augmentation du travail à fort impact : utilisez des tableaux de bord de rapports pour évaluer comment l’attention de votre équipe s’est déplacée vers des activités plus stratégiques et à forte valeur ajoutée grâce à l’automatisation du travail. 

• Gain de temps : les outils de suivi du temps et l’analyse des données peuvent vous aider à mesurer le temps consacré aux tâches et aux initiatives avant et après l’automatisation.

• Coûts économisés : utilisez des outils de suivi financier ou des rapports d’analyse budgétaire pour évaluer la réduction des coûts opérationnels associés aux processus automatisés. N’oubliez pas de prendre en compte les économies de coûts indirectes, comme celles associées au temps gagné, à l’augmentation de la productivité et à la réduction des erreurs.

• Satisfaction des employés : des enquêtes à l’échelle de l’organisation et spécifiques à l’équipe vous aideront à comprendre l’impact de l’automatisation sur le moral de l’équipe et la satisfaction au travail.

• Réduction des erreurs : vous pouvez utiliser des journaux d’erreurs manuels ou des rapports personnels des employés pour comparer la fréquence des erreurs avant et après la mise en œuvre de processus automatisés. 

• Augmentation de la productivité : gardez un œil sur l’évolution de la production et de l’efficacité globales pour évaluer les gains de productivité. 

• Réduction du travail manuel : évaluez la diminution des tâches manuelles de routine au sein des équipes et des services. 

• Augmentation de la production : les outils de reporting et d’analyse peuvent vous aider à suivre l’augmentation de la production ou des livrables pour avoir une meilleure idée de l’impact sur la production. 

• Taux d’adoption de la plateforme : utilisez les analyses de la plateforme pour suivre l’ampleur et l’efficacité de l’utilisation des nouveaux outils d’automatisation au sein de votre organisation. 

• Réduction du nombre de réunions et de leur durée : réalisez des enquêtes au sein de l’équipe et du service ou analysez les données du calendrier pour déterminer si le nombre ou la durée des réunions a sensiblement diminué depuis l’automatisation des processus. 

N'oubliez pas que ces données ne sont pas seulement destinées à l'évaluation, mais aussi à l'amélioration continue. Utilisez les indicateurs et les commentaires pour ajuster et affiner vos stratégies d’automatisation. En fin de compte, l’automatisation devrait permettre à votre équipe de se concentrer sur un travail stratégique à fort impact qui génère des résultats commerciaux. 

Travaillez plus intelligemment grâce à l’automatisation

L’automatisation des tâches répétitives peut transformer le fonctionnement des entreprises. En suivant ces cinq étapes, vous pouvez transformer le travail manuel en processus automatisés, réduire les erreurs, augmenter la productivité et permettre à votre équipe de se concentrer sur les tâches à fort impact. Prêt à vous lancer ? Découvrez comment Asana peut vous aider à vous lancer dans l’automatisation. 

Vous avez d’autres questions sur l’automatisation des tâches ? Consultez notre FAQ.

Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?

L’automatisation des tâches est le processus consistant à utiliser la technologie pour automatiser les tâches répétitives, routinières et souvent manuelles. Il s’agit généralement d’utiliser des outils technologiques, comme une plateforme de gestion du travail, pour automatiser les processus et standardiser des tâches telles que la saisie de données, la planification, la création de rétroplanning, etc., sans intervention manuelle. 

Quels types de tâches répétitives puis-je automatiser ?

L’automatisation du travail et des tâches peut être utilisée pour automatiser une variété de tâches manuelles, des tâches de routine quotidiennes aux initiatives plus complexes, notamment :

• Gestion de la saisie des données

• La planification et la gestion du calendrier

• La simplification des réponses aux e-mails et autres communications

• Automatisation de la génération de rapports

• Création et mise à l’échelle de processus personnalisés  

• Coordonner l’attribution des tâches 

• Standardiser la réception des demandes 

Quels sont les avantages de l’automatisation des tâches répétitives ? 

L’automatisation des tâches répétitives réduit le travail à faible valeur ajoutée et permet à votre équipe de se concentrer sur les initiatives à fort impact, ce qui entraîne des économies de coûts, entre autres avantages, tels que :

• Efficacité maximale

• Productivité accrue

• Moins d’erreurs

• Gain de temps

• Amélioration de la satisfaction des employés

En quoi l’automatisation des tâches diffère-t-elle de la gestion traditionnelle des tâches ? 

La gestion traditionnelle des tâches implique le suivi et l’exécution manuels des tâches. En revanche, l’automatisation des tâches utilise la technologie pour gérer et terminer automatiquement les tâches sans intervention manuelle. 

L’automatisation des tâches est-elle évolutive pour les grandes entreprises ? 

Bien sûr, l’automatisation des tâches est hautement évolutive pour les grandes entreprises et les organisations en pleine croissance. Recherchez une plateforme de gestion du travail dotée de solutions évolutives et personnalisables, telles que la possibilité d’intégrer un grand nombre de licences et d’automatiser des processus plus complexes. 

À quels secteurs s’adresse l’automatisation des tâches ? 

Un certain nombre de secteurs polyvalents peuvent utiliser l’automatisation des tâches et en tirer parti, notamment :

• Informatique : demandes de service, organisation des données, sauvegardes de données. 

• Marketing : gestion des campagnes, création de contenu, publication sur les réseaux sociaux, suivi des pipelines. 

• Opérations : gestion des ressources, standardisation des processus, définition des objectifs. 

• Ventes : prospection, suivi et fidélisation des leads, planification. 

• Santé : saisie et gestion des données des patients, prise de rendez-vous, établissement de dossiers.  

• Vente au détail : suivi des stocks, service client, traitement des factures. 

• Finance : traitement des transactions, génération de bons de commande, reporting. 

• Ressources humaines : publication des offres d’emploi, intégration des employés, administration des avantages sociaux, gestion des demandes de congés payés.