Modèle de post-mortem

Les meilleurs chefs de projet s’accorderont à le dire : le dernier livrable ne siffle pas la fin du projet. Une fois le travail terminé, votre équipe doit non seulement prendre le temps de réfléchir à ce qui s’est bien passé, mais aussi identifier d’éventuels axes d’amélioration. Une réunion bien spécifique remplit cette fonction : le post-mortem.

Cette dernière est cependant bien souvent ignorée, puisqu’elle ne dépend d’aucun livrable « obligatoire ». La solution ? Modéliser le processus post-mortem afin d’organiser sans le moindre effort des réunions qui faciliteront grandement le suivi de chaque projet.

Qu’est-ce qu’un post-mortem de projet ?

Un post-mortem de projet n’est autre qu’une réunion organisée à la fin de ce dernier. Son objectif consiste avant tout à identifier les temps forts du projet en question, tout comme ses éventuels axes d’amélioration. Il s’agit donc pour votre équipe d’une excellente occasion de célébrer ses réussites, réfléchir aux processus internes et discuter des éléments à améliorer en vue de ses projets futurs.

En quoi consiste un modèle de post-mortem ?

Un modèle de post-mortem est un outil qui définit un cadre structuré pour vos réunions post-mortem qui, rappelons-le, se tient à la fin de chaque projet. Une équipe peut donc par exemple utiliser ce modèle pour planifier une réunion post-mortem, réfléchir aux projets passés et recueillir les idées de ses membres, ou encore organiser les actions à traiter en vue du travail à venir.

Créer un modèle de post-mortem

Un modèle de post-mortem est utilisé avant et pendant une réunion post-mortem. L’objectif de cette dernière ? Aborder les trois points suivants avec les membres de votre équipe : ce qui s’est bien passé, mal passé, et ce qui pourrait mieux se passer la prochaine fois.

Ainsi, votre modèle de post-mortem devra contenir les éléments suivants :

• Ce qui s’est bien passé

• Ce qui ne s’est pas bien passé

• Ce qu’il faut améliorer pour les prochaines fois

• Les actions à traiter

• La priorité des actions à traiter

• La personne responsable de chacune des actions

Pourquoi utiliser un modèle de post-mortem ?

L’utilisation de ce type de modèle vous permet d’établir des processus cohérents dans l’ensemble de votre entreprise et donc de créer une culture de réflexion et d’amélioration continue. Ces modèles sont ainsi particulièrement utiles aux équipes qui suivent les méthodes de gestion de projet Agile, car nombre d’entre elles appliquent ce dernier principe. Mais leur utilité ne s’arrête pas là ! Un modèle de post-mortem peut également aider votre équipe à :

• Mettre en œuvre de bonnes pratiques : plus vous organiserez de réunions post-mortem, mieux vous identifierez les stratégies aux résultats les plus efficaces. Adaptez facilement et en temps réel votre modèle de réunion post-mortem aux besoins de votre équipe et profitez dès votre prochain projet des bonnes pratiques que vous venez de mettre en place.

• Faire preuve de polyvalence : et ce, pour la simple et bonne raison que les modèles sont adaptables. De nombreuses équipes les utilisent en effet comme point de départ pour mener différentes stratégies. Ils permettent aussi à tous ceux n’ayant que peu d’expérience en la matière de se lancer plus facilement. Attendez-vous par ailleurs à ce que certains processus fonctionnent mieux pour les uns que pour les autres. Rassurez-vous, si votre entreprise utilise un modèle standard de post-mortem, il ne tient qu’à votre équipe de l’adapter à ses propres besoins.

• Apporter de la cohérence : si vous organisez une réunion post-mortem ou de rétrospective après chaque projet, ce processus finira par devenir une habitude pour votre équipe. Un modèle de post-mortem apportera une certaine cohérence à ces réunions et aidera votre équipe à en suivre plus facilement la cadence. Vos collègues seront alors en mesure d’anticiper plus efficacement chaque nouvelle réunion et donc de fournir des retours plus pertinents visant à améliorer l’ensemble des projets à venir.

Quand recourir à un modèle de post-mortem ?

Les modèles de post-mortem peuvent s’avérer extrêmement utiles suivant les situations, notamment :

• Lors de réunions post-mortem : modèles et réunions post-mortem vont généralement de pair. Assurez ainsi le suivi des actions à traiter, décisions et livrables à venir que vous venez d’évoquer avec votre équipe.

• À la suite d’un incident : si votre équipe se retrouve confrontée à une panne ou un incident majeur, il est essentiel de la laisser prendre du recul sur la situation afin d’identifier la cause racine du problème. L’utilisation d’un modèle de post-mortem l’aidera par exemple à suivre les mêmes étapes chaque fois qu’un incident se produit et qu’un plan de réponse est mis en œuvre.

• Pour automatiser les processus post-mortem : certains logiciels de gestion de projet numériques vous permettent de relier des enquêtes et formulaires à des projets et modèles. À noter : si votre équipe répond à des enquêtes ou questionnaires post-mortem en amont de vos réunions, vous pourrez prédéfinir les points importants à aborder avant même de vous réunir. Cela vous permettra de rationaliser votre réunion et de mener à bien votre processus plus facilement.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Formulaires : lorsque quelqu’un remplit un formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet Asana auquel il est lié. L’envoi d’informations depuis un formulaire vous permet de standardiser la réception des demandes, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Plutôt que d’employer des systèmes ponctuels, créez un processus rationalisé et une série de questions auxquelles chacun doit répondre pour envoyer une demande. Sinon, faites appel à une logique d’arborescence pour baser les questions sur les réponses précédentes des utilisateurs. En résumé, les formulaires visent à réduire le temps et les efforts nécessaires à la gestion des nouvelles demandes, offrant à votre équipe plus de temps à consacrer aux tâches clés.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

• Zendesk : grâce à l’intégration de Zendesk à Asana, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis des tickets Zendesk, en seulement quelques clics. Ajoutez des éléments de contexte, joignez des fichiers et associez des tâches existantes de façon à suivre le travail à effectuer pour chaque ticket. L’intégration offre également une visibilité continue sur les deux plateformes, de façon à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, peu importe l’outil utilisé.

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

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