Proposer un feedback pertinent en 7 étapes

Vous n’avez pas l’habitude de donner votre avis sur des projets et la tâche vous semble particulièrement complexe ? C’est normal ! N’oubliez pas que tout s’apprend et se perfectionne au fil du temps. Notre capacité à proposer du feedback ne fait pas exception.

Faire des retours sur un projet n’est rien de moins qu’un échange à propos des résultats ou performances d’un membre d’équipe, qui l’amènera à mieux travailler lors des projets à venir. Bien souvent, ce type de feedback est transmis par un chef de projet, qui peut être ou non le supérieur hiérarchique direct des membres d’équipe. Premier conseil pour commencer : envoyez des commentaires ciblés sur certains détails du projet ; évitez les généralités ou les conseils sur l’évolution de carrière. Vous parviendrez ainsi à établir une relation de confiance avec votre équipe projet. Un feedback pertinent peut améliorer les livrables du groupe et permettre à ses membres d’évoluer professionnellement.

Voici comment proposer un feedback pertinent en sept étapes, exemples inclus. Apprenez à maîtriser le processus et donnez à votre équipe tous les outils pour réussir.

1. Donnez votre avis au moment opportun

En matière de feedback, le temps est un facteur essentiel. Pour partir du bon pied, demandez aux membres de votre équipe à quel moment ils préfèrent recevoir des retours : chaque jour, au fil des tâches ? En fin de semaine, lors d’une réunion pour discuter des projets en cours ?

Lorsque vous transmettez vos commentaires, procédez comme si vous organisiez une session de brainstorming. Encouragez vos collègues à apporter des idées nouvelles et à exprimer leur point de vue pendant la session de feedback. Programmée et planifiée de manière opportune, cette dernière peut faire émerger des idées innovantes qui feront avancer le projet.

Essayez de trouver un juste équilibre entre retours en face à face et communication asynchrone ou hors ligne. Vous pensiez que le feedback direct était à privilégier dans la majorité des cas ? Détrompez-vous, certains membres d’équipe préfèrent consulter vos commentaires par écrit avant d’en parler. Interrogez vos collègues quant à leurs préférences en la matière et demandez-vous comment faire pour que cet échange s’effectue dans une ambiance sereine. C’est d’autant plus important à l’ère du travail à distance, car vous ne croisez pas forcément vos collègues au bureau tous les jours.

2. Optez pour le type de feedback le plus approprié

Si vous savez quel type de retours transmettre, vous avez déjà effectué 50 % du travail. À chaque situation son feedback et, en tant que chef d’équipe, vous devez être en mesure de déterminer quel est le type le plus approprié.

Tous les types de feedback ne se valent pas et ne conviennent pas à toutes les situations. Si vous dirigez une équipe de projet, mais que vous n’êtes pas à proprement dit le supérieur hiérarchique des personnes avec lesquelles vous collaborez, évitez certains retours plus développés (par exemple, une évaluation des performances). En revanche, si vous êtes à la fois chef de projet et manager de l’équipe, libre à vous de décider si vous souhaitez regrouper le feedback de projet, professionnel et celui sur les performances, ou plutôt organiser différentes sessions pour communiquer vos retours séparément.

Les 6 types de feedback

• Feedback formel : à utiliser lors des réunions planifiées spécialement pour le feedback, comme les bilans trimestriels. Les deux parties doivent connaître les thèmes abordés et arriver bien préparées, idées et questions en tête.

• Feedback informel : il peut s’agir de féliciter un collègue pour son travail de qualité ou de demander une modification rapide dans un projet, entre autres. Ce type de retours de projet est plus délicat, car spontané. Il faut donc tenir compte du contexte avant d’intervenir.

• Feedback positif : on ne saurait se passer de retours constructifs… mais les commentaires positifs sont tout aussi essentiels ! Veillez à féliciter les membres de votre équipe pour leurs efforts remarquables. Ce faisant, vous montrerez au groupe que vous savez reconnaître les petites victoires du quotidien, sans vous contenter de souligner les points à améliorer.

• Feedback d’encouragement : comme les commentaires positifs, ce type de retours permet de rebooster un membre d’équipe. Ce dernier a tout donné sur un projet complexe ou vous semble proche de l’épuisement ? Rappelez-lui qu’il constitue un élément clé de l’équipe et qu’il est apprécié ; se l’entendre dire lui fera certainement beaucoup de bien.

• Feedback prospectif : ces retours sont tournés vers l’avenir, et non sur les faits passés. Il s’agit d’une approche proactive, pour permettre aux équipes de s’améliorer en se basant sur ses observations précédentes. Par exemple, si un collègue éprouve des difficultés à gérer son temps et que le projet prend du retard, inutile de perdre du temps à vous lamenter ; recommandez-lui plutôt un outil de gestion de calendrier.

• Feedback constructif : formuler des critiques constructives est le meilleur moyen d’aider les membres d’équipe à progresser. Ces retours vous demanderont quelques efforts, puisqu’il vous faudra analyser le projet, identifier les points d’amélioration possibles et émettre des recommandations détaillées pour faire mieux à l’avenir.

3. Allez droit au but

Inutile de vous montrer sévère. Au contraire, parler franchement témoigne de votre implication pour aider les membres de votre équipe à progresser.

Évitez la méthode du feedback sandwich qui consiste à cacher un point constructif au sein d’un feedback positif. Soyez honnête sans pour autant vous montrer brutal : exprimez votre point de vue ouvertement pour instaurer une collaboration saine avec votre équipe. Accompagnez systématiquement vos propos d’exemples et exprimez-vous à la première personne du singulier (« je ») ; ainsi, vous vous focaliserez sur des détails précis et sur votre ressenti. Chacun restera donc concentré sur les solutions à mettre en œuvre pour résoudre les problèmes identifiés lors du feedback.

4. Formulez des recommandations précises pour booster votre équipe

Un feedback de projet pertinent est exploitable : vous faites à la personne concernée une recommandation qu’elle pourra mettre en application dès son prochain projet. De tels conseils permettent de transmettre des retours constructifs sans entrer dans la simple critique, souvent blessante.

En outre, la question du « pourquoi » est essentielle. Imaginons la situation suivante : vous relisez rapidement un e-mail prêt à envoyer par un membre de votre équipe et vous lui conseillez de modifier certains termes. Le cas échéant, assurez-vous d’expliquer à votre collègue la raison pour laquelle il doit structurer ses e-mails d’une certaine manière ou éviter certains mots.

5. Incitez les membres d’équipe à faire des retours à leur responsable

À la fin d’une session de feedback, vos collègues doivent avoir bien compris quelles améliorations apporter à leur travail. En tant que chef de projet, prenez systématiquement le temps de répondre aux questions après avoir transmis vos commentaires.

Vous devez également prendre le pouls de votre équipe concernant vos responsabilités de chef de projet (rapidité, clarté, etc.). N’oubliez pas que le feedback n’est pas univoque et que vous devez toujours inciter vos collaborateurs à vous transmettre leurs propres commentaires à propos de votre travail. Ainsi, après avoir communiqué vos retours sur un projet, n’hésitez pas à interroger votre interlocuteur :

• Mon feedback a-t-il été utile ?

• Comment améliorer mes retours à l’avenir ? Quels points aimeriez-vous que nous abordions ensemble ?

• Aimeriez-vous recevoir des retours sous une forme particulière ?

Consultez régulièrement les membres de votre équipe et écoutez leurs commentaires pour déterminer comment mieux communiquer vos retours.

6. Faites un récapitulatif de suivi

Après les réunions de feedback formelles et les évaluations des performances, nous vous recommandons d’effectuer systématiquement un récapitulatif des principaux points à retenir. Ce résumé aidera chacune des personnes concernées à mieux assimiler les informations. Voici un exemple de suivi possible :

« Bonjour ____,

Merci d’avoir pris le temps d’échanger avec moi aujourd’hui à propos de votre travail. Je tenais à résumer brièvement les principaux points évoqués ensemble :

• Point A

• Point B

• Point C

• Point D

S’il reste des points à éclaircir, faites-le-moi savoir. Comme toujours, n’hésitez pas à me contacter si vous avez d’autres questions ou commentaires.

Merci pour vos efforts.

Bonne journée ! »

Ce type d’e-mail permet de confirmer que les deux parties sont sur la même longueur d’onde et que les remarques formulées étaient suffisamment claires.

7. Encouragez le feedback en continu

Une fois l’art de faire des retours pertinents maîtrisé, vous constaterez que ces échanges sur le travail de vos collègues se transformeront en collaboration continue.

Lorsque vous rencontrez les membres de votre équipe, posez-leur des questions sur les tâches sur lesquelles ils travaillent en ce moment ou sur les projets qui ont été particulièrement difficiles à gérer. Ce type de questions vous permettra de déterminer si les membres de l’équipe sont surchargés ou s’il serait bon qu’ils bénéficient de plus d’heures de formation en interne. En posant ces questions, vous obtiendrez des informations clés sur le bien-être et la productivité de votre équipe.

En respectant les sept étapes ci-dessous, vous parviendrez peu à peu à intégrer vos retours projet à vos processus quotidiens.

Stratégies de feedback : quelles sont les plus efficaces ?

Les chefs de projet recourent à un certain nombre de techniques et méthodes pour transmettre à leur équipe des retours en lien avec le projet traité.

Le cadre « Do, Try, and Consider » (Agir, tester et analyser)

Ce cadre divise le feedback de projet en trois catégories distinctes ; chacune permettra l’obtention d’une variété de réponses de la part des membres de l’équipe projet.

• Feedback « Do » (Agir) : ces retours sont obligatoires et à délivrer dans le cadre de projets qui ont des enjeux clés pour l’entreprise. Par conséquent, formulez ce type de commentaires avec parcimonie, et seulement lorsque votre projet a des effets irréversibles ou un impact plus large, qui va au-delà de votre équipe.

• Feedback « Try » (Tester) : ce type de retours suggère une prochaine étape possible dans votre projet, mais laisse votre équipe libre de prendre la décision de la concrétiser ou non. Il peut s’agir, par exemple, d’identifier les inconvénients potentiels d’un projet ou d’approfondir une recherche. Misez sur cette stratégie lorsque votre livrable est de bonne qualité, mais que vous pensez pouvoir encore le peaufiner ou soigner davantage sa présentation.

• Feedback « Consider » (Analyser) : parmi les trois cités, ce type de retours est celui qui permet à votre équipe d’être la plus autonome. L’objectif ? Demander à vos collaborateurs de sortir des sentiers battus. Autrement dit, de réfléchir à une problématique ou une idée autrement que d’ordinaire, avec une nouvelle perspective. Encore une fois, votre équipe est libre de décider de tenir compte ou non de vos suggestions.

Le modèle de feedback de McKinsey

Le cabinet de conseil en stratégie McKinsey & Company a conçu ce modèle de feedback pour structurer les retours projet et simplifier leur transmission à tous les niveaux de l’entreprise. D’après le modèle McKinsey, tout feedback doit être :

• Spécifique

• Basé sur des actions concrètes

• Général

• Irréfutable

• Exploitable

Appuyez-vous sur les éléments ci-dessus et structurez vos commentaires comme suit :

« Vous avez [indiquer l’action effectuée]. J’ai trouvé que [donner vos propres impressions]. À l’avenir, je vous conseille de [indiquer la marche à suivre pour de futur projets]. »

Regrouper une action spécifique, une impression et une suggestion vous permettra de proposer un feedback qui intègre toutes les caractéristiques citées plus haut. Si cette méthode s’applique principalement à la résolution de conflits, vous êtes libre de l’adapter à vos besoins spécifiques en matière de feedback.

Le feedback SMART

Vous avez certainement déjà entendu parler des objectifs SMART, mais saviez-vous que ces principes sont également applicables dans le cadre d’un feedback de projet ? Pour ceux qui ne connaîtraient pas cette méthodologie, l’acronyme SMART signifie :

• Spécifique

• Mesurable

• Atteignable

• Réaliste

• Temporellement défini

Toutes ces caractéristiques facilitent la délivrance de commentaires constructifs, puisque tout feedback doit être spécifique au projet mené, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini.

La prochaine fois que vous communiquez vos retours sur un projet, repensez à la méthode SMART et assurez-vous de répondre à tous les critères. Si vous rencontrez des difficultés, pensez à revoir votre stratégie de feedback.

La méthode COIN

COIN signifie « Context, Observation, Impact, and Next steps » (contexte, observation, impact et prochaines étapes). Ce modèle permet de structurer vos sessions de feedback afin de les rendre plus constructives et d’éviter toute confrontation. Le processus se déroule en 4 étapes :

1. Contexte : commencez par une petite introduction, en précisant les raisons qui motivent cette discussion. Soulignez bien l’objectif final du projet afin que chaque partie comprenne pourquoi ce feedback est important.

2. Observation : communiquez au membre d’équipe auquel est destiné ce feedback vos observations sur son travail, qu’il s’agisse de commentaires positifs ou de critiques constructives. Dans tous les cas, allez droit au but.

3. Impact : cette étape vous permet d’insister sur la valeur ajoutée de votre feedback. Expliquez comment vos suggestions permettront à l’équipe de se rapprocher des objectifs fixés pour le projet.

4. Prochaines étapes : il s’agit sans doute de l’étape la plus importante, car le but est ici de présenter des solutions concrètes pour permettre au destinataire du feedback de s’améliorer. Essayez d’être aussi précis que possible ; par exemple, encouragez la collaboration interéquipes ou recommandez l’adoption d’un nouvel outil à tester.

Les avantages du feedback en gestion de projet

Le feedback de projet est essentiel, car il permet d’accélérer les processus, d’obtenir de meilleurs résultats et d’aider les individus à évoluer professionnellement. En outre, vous instaurez un climat de confiance entre les équipes.

Ces retours réguliers, organisés de manière cyclique pour toutes vos activités quotidiennes, vous permettront de gagner en productivité et de renforcer la qualité de vos livrables. Lisez la suite pour découvrir les avantages à mettre en place un cycle de feedback pour votre équipe !

Des gains de temps à long terme

Intégrez du feedback de projet à votre routine de travail quotidienne et vous verrez, tous vos soucis vont s’envoler : adieu les multiples révisions mettant en péril la livraison du projet dans les délais impartis ! En communiquant des retours tout au long du cycle de vie du projet, vous limitez les oublis et assurez le bon fonctionnement des processus. Contrôler régulièrement la qualité du travail fourni est le meilleur moyen d’éviter tout contretemps engendré pas la multiplication des modifications.

Une meilleure culture d’équipe

Communication et collaboration sont les maîtres-mots d’un feedback de projet de qualité. Lorsque les membres de votre équipe se transmettent régulièrement leurs commentaires, votre culture d’équipe s’en trouve renforcée et ses membres plus soudés. L’environnement de travail n’en sera que plus agréable. Cerise sur le gâteau, chacun obtiendra des informations concernant les projets de ses collègues, une source d’inspiration inestimable permettant de faire avancer son travail personnel.

Un produit final amélioré

Plus vous serez à réfléchir au lancement d’un nouveau produit, plus vous aurez d’idées. Le feedback de projet encourage la collaboration et permet d’organiser autant de sessions de brainstorming que nécessaire pendant le processus de création. Résultat, votre livrable définitif est toujours pertinent et de très bonne qualité.

Un facteur d’évolution professionnelle

Un feedback constructif et de qualité est vraiment essentiel pour les membres juniors de l’équipe, qui cherchent à monter en compétences et à franchir de nouveaux jalons pour atteindre leurs objectifs professionnels. Bien formulés, vos retours doivent permettre à leur destinataire de tirer des leçons du travail effectué et d’avoir une idée plus précise de ce à quoi s’attend l’équipe lorsqu’elle parle de « réussir un projet ». Ce renforcement des connaissances est un facteur clé d’évolution professionnelle.

Des communications clarifiées

En tant que chef d’équipe, montrez l’exemple et simplifiez les échanges quotidiens au sein du groupe. Si vous donnez régulièrement un feedback clair et honnête, chacun parviendra à communiquer plus efficacement au travail.

La communication fait partie intégrante de toute culture d’entreprise. Il est donc impératif de montrer par vos actions que vous êtes vous-même en mesure de communiquer clairement vos retours.

Améliorez vos performances grâce au feedback de projet

Transmettre des retours à intervalle régulier est essentiel pour obtenir de bons résultats. Non seulement ce feedback garantit la qualité des livrables, mais il encourage aussi une collaboration constante et le partage des idées. Intégrez ces retours au cycle de vie de votre projet ; vous optimiserez vos processus et offrirez à vos collaborateurs des opportunités de développement professionnel.