Modèle d’agenda quotidien

Planifier votre journée ne se limite pas à dresser la liste des tâches à venir. Outre vos tâches du jour, un agenda quotidien soigneusement élaboré doit notamment inclure leur priorité, leur statut et leur échéance.

Vous êtes perdu dans l’organisation de votre travail ? Découvrez les agendas quotidiens numériques.

En quoi consiste un agenda quotidien ?

Un agenda quotidien, c’est avant tout un outil qui vous donne une vision globale sur l’ensemble de vos tâches quotidiennes, indépendamment de leur importance. Il vous permet de mieux planifier et hiérarchiser votre emploi du temps afin d’éviter de passer à côté de certaines tâches. Grâce à l’agenda quotidien, vous savez toujours à quoi vous attendre, des réunions d’équipe aux activités rapides en passant par les tâches plus difficiles. Bref, un véritable atout pour vous organiser.

Qu’est-ce qu’un modèle d’agenda quotidien ?

Comme vous l’avez peut-être déjà deviné, un modèle d’agenda quotidien (également connu sous le nom de modèle de programme quotidien) vise à créer et à organiser vos tâches quotidiennes. Vous pouvez le modifier et le réutiliser, ce qui facilite l’organisation de votre travail, car vous avez les tâches à effectuer et leurs échéances à portée de main. Par conséquent, vous pouvez entamer votre journée sans perdre une minute, et surtout, sans rien oublier.

Les avantages des modèles d’agenda quotidien

Vous avez déjà probablement eu un jour un agenda papier entre les mains : la sensation d’une page blanche sous les doigts et le design de la reliure professionnelle mettent tout le monde d’accord. Mais tout aussi esthétiques soient-ils, les agendas papier restent peu pratiques. Ils manquent d’espace, ne sont pas personnalisables et ne vous permettent pas d’associer un contexte à vos tâches, des éléments indispensables en matière d’organisation.

La solution : opter pour un modèle d’agenda numérique. Comme les modèles virtuels sont personnalisables, vous pouvez les organiser en fonction de vos préférences. Vous voulez réduire l’espace dédié à votre calendrier quotidien global ? Un jeu d’enfant. Vous préférez répartir vos tâches selon une planification heure par heure ? Aucun problème.

En créant votre modèle d’agenda quotidien numérique dans un outil de gestion de projet (au lieu d’utiliser un format papier), vous pouvez :

• Garder une trace de toutes vos tâches en un seul endroit

• Suivre la priorité de chaque tâche

• Organiser (et réorganiser) facilement votre liste de tâches par priorité

• Associer vos activités quotidiennes à des objectifs globaux

• Gagner en productivité et lutter contre la procrastination

• Simplifier la gestion du temps

• Collaborer avec les membres de votre équipe

• Garder une trace des tâches terminées

• Suivre votre progression

• Surveiller l’ajout de nouvelles tâches en temps réel

Comment créer un modèle d’agenda quotidien ?

Tout d’abord, avant de planifier quoi que ce soit, assurez-vous que votre modèle vous permet de personnaliser votre planning comme bon vous semble. Vérifiez s’il est possible d’étiqueter vos tâches en fonction de leur statut, de l’effort à fournir, de la priorité ou de la catégorie, autant d’éléments qui vous permettront d’organiser plus facilement votre journée lorsque vous commencerez à ajouter des tâches à votre liste.

Les éléments à inclure dans votre modèle d’agenda quotidien

Maintenant que nous avons couvert les bases en décrivant ce qu’est un modèle d’agenda quotidien et quels en sont les avantages, penchons-nous sur les éléments à inclure dans votre modèle.

La structure de votre modèle dépend de vous et de votre façon de travailler. Pour créer un modèle de base, commencez par y ajouter vos tâches de la journée, comme les réunions, les suivis et les actions à traiter. Puis passez à l’étape suivante en étiquetant vos tâches avec les informations qui vous sont utiles d’un point de vue organisationnel. Quelques exemples d’étiquettes à ajouter aux tâches :

• Priorité

• Échéance

• Catégorie

• Effort

• Statut

Comment organiser votre modèle d’agenda quotidien ?

Une fois vos tâches quotidiennes ajoutées et étiquetées, vous pouvez aller encore plus loin en les triant à l’aide de champs personnalisés. Vous êtes plutôt du style à vous occuper de petites tâches le matin et à garder les tâches les plus difficiles pour la mi-journée ? Vous préférez afficher les tâches par ordre d’importance pour donner la priorité aux tâches clés à coup sûr ? En adaptant votre agenda quotidien à votre style de travail, vous restez concentré et productif. Après tout, n’est-ce pas à vos outils technologiques de s’adapter à vos besoins ?

Voici quelques idées pour organiser votre modèle d’agenda quotidien :

• Type ou catégorie de tâche

• Bloc de temps

• Priorité de la tâche

Nos astuces pour utiliser votre modèle d’agenda quotidien virtuel

Les agendas quotidiens en version imprimable, les feuillez de calcul et les listes de tâches notées sur des bouts de papier appartiennent au passé. Avec les agendas numériques, vous pouvez personnaliser votre processus et accéder à votre planning où que vous soyez. En outre, contrairement aux agendas papier, vous pouvez difficilement égarer un agenda virtuel.

Voici quelques conseils et astuces pour organiser votre travail à l’aide de votre agenda numérique :

• Soyez clair et précis

• Définissez des tâches réalisables et attribuez-leur une échéance

• Triez votre travail de façon dynamique

• Utilisez votre modèle en vue Liste pour avoir une vision globale de vos prochaines tâches

• Définissez des tâches récurrentes pour automatiser votre processus

• Appliquez un code couleur et des étiquettes à vos tâches pour plus de clarté

• Intégrez vos applications préférées pour vous simplifier le travail

• Organisez vos tâches en sections

• Visualisez votre agenda quotidien sous forme de structure quadrillée, par exemple dans un tableau Kanban

• Centralisez les informations, en y joignant des documents ou des images

• Ajoutez des membres de votre équipe pour plus de visibilité

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

• Mes tâches : cette fonctionnalité propose une vue personnalisée affichant toutes les tâches qui vous sont attribuées, quel que soit le projet ou l’équipe dans lequel elles se trouvent. En visualisant toutes vos tâches au même endroit, vous pouvez trier et hiérarchiser le travail et vous assurer de n’oublier aucun détail. Mes tâches vous permet de basculer entre les vues Liste, Tableau et Calendrier pour travailler selon vos envies.

• Automatisation : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

FAQ