Organiser ses activités : 17 astuces efficaces pour se lancer

L’organisation peut s’apparenter à une qualité innée. En clair, soit vous savez mettre de l’ordre dans vos affaires, soit vous n’y parviendrez jamais. En réalité, les choses ne sont pas si tranchées. Vous pouvez apprendre à travailler de manière organisée et développer cette compétence complémentaire au fil du temps, comme toute autre « soft skill ».

Cela vaut la peine de s’y essayer, les individus ordonnés étant moins susceptibles de manquer des tâches importantes et d’être stressés. Organiser ses activités permet de suivre facilement les tâches quotidiennes, de créer des modèles pour les travaux récurrents ou encore de répondre aux e-mails par ordre de priorité. Ainsi, vous disposez de plus de temps pour planifier des séances de brainstorming, effectuer des activités créatives ou élaborer des stratégies infaillibles pour accélérer la résolution des problèmes les plus complexes.

L’organisation n’est pas réservée aux adeptes de la KonMari Method™, la méthode de rangement de l’experte japonaise Marie Kondo. Grâce à quelques petites astuces, chacun de nous peut restructurer sa routine de travail quotidienne pour gagner en efficacité et se sentir moins en proie au stress.

Organiser ses activités : quels avantages ?

Être organisé réduit le stress. Lorsque vous pouvez suivre l’avancement de votre travail, vous êtes en mesure d’accomplir davantage sans vous laisser submerger. Au sein de votre environnement de travail, cela signifie que vous vous concentrez pleinement sur ce qui compte vraiment et éloignez ainsi tout risque de burnout. Centraliser vos activités simplifie la hiérarchisation des tâches et garantit qu’aucune tâche clé ne vous échappe.

S’organiser permet de gagner du temps, et de mettre ce dernier à profit pour se concentrer sur le travail qui compte vraiment. Il s’agit également d’une solution efficace pour vous sentir plus heureux et détendu au travail. Voici les principaux avantages d’une bonne organisation :

1. Un emploi du temps plus souple. L’organisation et la gestion de votre planning à l’aide d’outils de gestion du temps vous permettra d’en gagner. Par conséquent, vous pourrez entrer dans un état de concentration maximal et effectuer un travail en profondeur (ou « Deep Work »).

2. Moins de stress. Lorsque vous êtes organisé, vous restez informé de l’état d’avancement du travail, connaissez l’échéance de vos tâches et avez toutes les cartes en main pour identifier les mesures à prendre afin de mener à bien vos projets. Chaque tâche est dotée d’un responsable et d’une échéance, pour plonger dans le travail en toute sérénité.

3. Une plus grande place laissée à la créativité. La liste de tâches qui reste sans cesse dans un coin de votre tête… cela vous rappelle quelque chose ? Sans surprise, cette liste mobilise une grande partie de vos fonctions cognitives. Faire le vide dans votre esprit vous permettra donc de consacrer plus de temps aux tâches créatives et de rester concentré sur l’essentiel.

4. Moins de risques de burnout. Lorsque vous vous sentez stressé et dépassé, vous avez tendance à prendre des décisions hâtives. Cela accroît votre niveau de stress et cette accumulation perpétuelle de tension risque de vous mener droit au burnout. Le surmenage est souvent lié à cette sensation d’avoir une montagne de choses à faire en très (trop) peu de temps. La solution ? Mettre de l’ordre dans vos activités pour maîtriser votre travail et retrouver un juste équilibre.

5. Gains de productivité. Dans un système d’organisation exemplaire, chaque tâche est dotée d’un objectif, d’un responsable et d’une échéance. Votre travail n’est peut-être pas parfait (nous le savons bien, la perfection n’existe pas), mais mettre en place un système de travail organisé réduit le temps passé sur des tâches de moindre importance et booste la productivité des équipes.

Une organisation imparable réduit également les tâches fastidieuses de coordination (que nous regroupons chez Asana sous l’expression « work about work ») : suivi des tâches, va-et-vient entre applications ou chasse aux dernières infos. Près de 60 % de notre temps de travail quotidien est dédié à ce « work about work », quand seulement 40 % est consacré au travail qualifié et à la stratégie. En bref, les deux aspects les plus importants de votre travail. Centraliser le suivi de vos activités vous permet de réduire le temps passé à rechercher des informations, pour vous concentrer davantage sur l’exécution de vos tâches clés.

17 astuces pour organiser durablement vos activités

Organiser votre travail peut sembler épuisant, surtout si vous n’êtes pas coutumier du fait. Mais comme pour bien des aspects de votre vie professionnelle, il existe des solutions pour aborder cette tâche de manière plus sereine : considérez l’organisation comme un bloc de travail que vous pouvez décomposer en petites étapes plus faciles à gérer. Que vous souhaitiez mettre de l’ordre dans vos tâches individuelles, les activités d’un projet ou le système de votre équipe dans son ensemble, voici quelques astuces pour commencer du bon pied.

6 astuces pour organiser vos tâches

Organiser vos tâches individuelles est un bon point de départ. En effet, dresser votre liste de tâches et en assurer le suivi vous permet de les accomplir plus efficacement et de gagner du temps.

1. Suivre ses tâches au même endroit

Évitez de surcharger votre mémoire avec de trop nombreuses informations à retenir : vous perdrez en productivité. Pour établir une liste de tâches efficace, la première chose à faire est d’adopter un outil de gestion adapté.

Justement, la méthode GTD (« Getting things done (GTD) ») vous encourage à suivre votre liste des tâches à l’aide d’un outil adapté pour libérer votre cerveau de ces considérations. Une fois que vous avez dressé votre liste d’activités à accomplir, utilisez un outil de liste de tâches pour créer des tâches hiérarchisées et réalisables. Adopter un outil numérique de gestion des tâches vous permettra de visualiser les tâches, délais et échéances au même endroit, et ainsi de prendre plus rapidement et plus efficacement les mesures nécessaires.

2. Apprendre à gérer son temps

La gestion du temps est un aspect essentiel de l’organisation. Si vous ne maîtrisez pas votre emploi du temps, vous manquerez vos échéances.

Heureusement, la gestion du temps s’apprend, comme l’organisation. Il existe une variété de techniques et stratégies à mettre en œuvre pour réussir à mieux gérer votre temps.

N’hésitez pas à tester différentes techniques et méthodes jusqu’à ce que vous trouviez celle qui vous convient. En voici quelques-unes :

• Le Time blocking : cette technique de blocage du temps permet de planifier tous les moments de sa journée, sans exception. Cela inclut vos réunions, vos tâches, mais également toutes les périodes de détente qui jalonnent votre journée, de la consultation des dernières publications sur Instagram aux pauses déjeuner. Élaborer un planning détaillé vous permet de garder le contrôle sur votre calendrier. C’est un moyen de comprendre comment vous utilisez votre temps et de le rentabiliser encore davantage.

• Le Timeboxing : il s’agit d’une stratégie de gestion du temps par blocs, axée sur les objectifs ; chaque bloc représente un objectif, en l’occurrence réaliser une tâche donnée dans un certain laps de temps. Abandonnées à leur sort, les tâches risquent de tomber sous le coup de la loi de Parkinson : le travail s’étale de manière à occuper tout le temps disponible. Le timeboxing permet de vous prémunir de cette dérive, en veillant à ce que les tâches vous prennent uniquement le temps nécessaire à leur achèvement et pas une minute de plus.

• La méthode Pomodoro : elle vous aide à rester focalisé sur le travail à faire. La structure est simple : un pomodoro représente une séance de travail de 25 minutes, suivie d’une pause de cinq minutes. Pendant un pomodoro, limitez les distractions et désactivez les notifications. L’objectif est de se concentrer uniquement sur la tâche à accomplir.

• La méthode « Eat the Frog »/« Avalez le crapaud » : bizarre, vous avez dit bizarre ? En réalité, il s’agit d’une stratégie de gestion du temps fondée sur une citation de Mark Twain : « Qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire le matin à la première heure ». Appliquée à la gestion du temps, cela signifie qu’il faut s’occuper des tâches les plus complexes en priorité et sans délai. Chaque jour, commencez donc par identifier et accomplir les tâches les plus difficiles. Vous serez alors prêt à vous attaquer en fin de journée aux petites tâches moins urgentes, l’esprit tranquille. Cela vous permet de mettre à profit les heures pendant lesquelles vous êtes le plus productif (bien souvent en arrivant au travail) et commencer la journée du bon pied.

Adoptez des stratégies de gestion du temps pour reprendre le contrôle sur votre emploi du temps et pouvoir vaquer à d’autres occupations, quelles qu’elles soient.

3. Opter pour l’approche « Inbox Zero »

Nombreux sont ceux qui s’imaginent à tort que l’approche Inbox Zero vise à vider entièrement sa boîte mail. Le concept consiste plutôt à organiser vos e-mails et à mettre de l’ordre dans vos notifications pour garder le contrôle de vos tâches et mises à jour clés.

Pour appliquer l’approche Inbox Zero, fixez un moment chaque semaine (voire chaque jour si nécessaire) pendant lequel vous trierez vos nouveaux messages. Ouvrez votre boîte de réception et classez les éléments selon leur priorité ou le type de tâche. Essayez de définir et d’appliquer des règles simples qui vous permettront d’avancer. Par exemple, si vous utilisez une plateforme de gestion du travail, attribuez des tâches à mesure que vous lisez vos messages. Vous pouvez aussi utiliser des raccourcis clavier pour accélérer la lecture des messages et y répondre rapidement si besoin.

Si vous pratiquez régulièrement l’approche Inbox Zero, ce processus deviendra naturel. Programmez un rappel hebdomadaire dans votre calendrier ou une alarme quotidienne pour vous assurer de ne manquer aucun nouveau message et, éventuellement, les anticiper.

4. Donner la priorité aux tâches clés

Il y a une différence entre les tâches qui vous donnent l’impression d’être productif (tâches rapides) et celles qui contribuent vraiment à faire avancer votre équipe et votre entreprise. Les premières peuvent vous apporter une certaine satisfaction : qui n’aime pas rayer une tâche de plus sur sa liste ? Cela étant, les secondes vous aideront à évoluer dans votre carrière, mais également à atteindre vos objectifs d’équipe et d’entreprise.

Pour identifier vos tâches clés, il convient en premier lieu d’établir un plan stratégique d’entreprise, puis de définir des objectifs et résultats clés (OKR) pour l’ensemble de l’organisation. Reliez alors chaque tâche, indépendamment de sa taille, à ces objectifs généraux et plus larges. Le cas échéant, vous disposerez de toutes les informations de contexte nécessaires pour accomplir vos projets les plus ambitieux.

Si vous savez dans quelle mesure votre travail soutient les initiatives de votre entreprise, vous disposez du contexte nécessaire pour ajuster les délais et priorités. Ainsi, si une échéance est modifiée ou si un nouveau projet vient s’ajouter à votre planning, vous pouvez analyser cette nouvelle initiative à la lueur de vos priorités actuelles et vous adapter en conséquence.

5. Déléguer des tâches

Externaliser ou déléguer des tâches vous permet de vous concentrer sur des projets à haute valeur ajoutée. L’action de déléguer peut s’avérer embarrassante, surtout si vous confiez des tâches à des pairs ou même, en de rares occasions, à un supérieur. Pourtant, prendre la décision de redistribuer votre travail aux bonnes personnes est un acte de confiance envers les concernés.

Vous souhaitez déléguer une partie de votre travail ? Commencez par lister toutes les tâches qui vous incombent actuellement. Déterminez ensuite celles qui sont le plus urgentes à l’aide d’une matrice d’Eisenhower, puis classez vos tâches comme suit :

• Importantes et urgentes. Le travail à traiter en priorité. Attribuez-vous ces tâches et donnez-leur la priorité.

• Importantes, mais pas urgentes. Ces tâches sont essentielles, mais n’ont pas forcément besoin d’être effectuées le jour même. Ajoutez-les tout de même à votre planning pour qu’elles ne passent pas à la trappe.

• Pas importantes, mais urgentes. Ce sont les tâches à déléguer. Elles ne sont pas indispensables pour vous, mais doivent absolument être accomplies. Attribuez ces tâches à des collègues qui sont en mesure de les gérer rapidement et efficacement.

• Ni importantes ni urgentes. Épargnez-vous ces tâches ; inutile de travailler pour le plaisir de travailler.

Plusieurs de vos tâches sont classées dans la catégorie « Pas importantes, mais urgentes » et certains de vos collègues sont plus qualifiés pour les traiter ? Alors déléguez. C’est la meilleure chose que vous puissiez faire.

6. Ranger son espace de travail (physique et virtuel)

Un environnement de travail propre et accueillant vous donne de l’énergie et rend votre routine plus agréable. Ranger votre espace de travail et écarter toute distraction vous aidera à vous sentir plus confiant, plus créatif et contribuera même à réduire votre sensation d’anxiété. Même chose pour le désordre qui règne parmi vos outils numériques : les quantités d’e-mails non lus et autres tâches en retard sont l’équivalent virtuel des piles de papiers qui attendent sagement leur tour sur votre bureau. Il est temps d’y remédier !

Au lieu de laisser les choses s’accumuler jusqu’à ce qu’elles deviennent stressantes ou impossibles à gérer, réservez-vous du temps chaque semaine, trimestre ou mois (selon ce qui vous convient), et prenez l’habitude de mettre un peu d’ordre dans vos affaires. Voici quelques astuces à tester :

• Réassigner toutes les tâches en retard avec de nouvelles échéances pertinentes.

• Lire ses notifications, puis les effacer.

• Adopter l’approche Inbox Zero.

• Bloquer des créneaux de travail sur votre calendrier (grâce au Time blocking) pour parvenir à un état d’hyper-concentration.

Tout au long de ce processus de hiérarchisation, rappelez-vous que vos efforts actuels visent avant tout à vous épargner un stress inutile à plus long terme.

6 astuces pour organiser le travail et les documents liés à votre projet

Hiérarchiser vos tâches est votre première mission pour parvenir à organiser vos activités. Dans un second temps, il vous faudra organiser le travail et les documents liés à votre projet. Vous débutez et ne savez pas par où commencer ? Ces six astuces vont vous aider à vous lancer.

1. Centraliser vos documents et informations

Outre rendre votre environnement de travail plus fonctionnel, veiller à ce que chaque élément (numérique ou physique) soit à sa place vous fait gagner du temps et améliore votre productivité.

Pour ce faire, classez vos fichiers et tâches dans leurs projets respectifs. Cette méthode présente un double avantage : votre équipe n’aura pas besoin de se lancer dans une recherche de documents interminable et vous pourrez limiter les réunions de débriefing en indiquant à vos collègues quels processus employer.

Pour configurer votre espace de travail, créez un projet qui rassemble tous les fichiers, tâches, objectifs et autres documents pertinents de votre équipe. Vous pouvez vous appuyer sur une plateforme de gestion du travail comme Asana pour regrouper toutes ces informations sur un même outil, y compris la documentation de référence et les modèles.

2. Diviser les livrables de projets

Fondamentalement, un projet est un outil qui vous permet d’héberger l’ensemble des tâches et livrables associés à une initiative particulière. Il peut s’agir d’un projet à échéance fixe, comme un événement ou un lancement de produit, ou bien d’un processus continu, par exemple un calendrier éditorial.

Indépendamment de ce sur quoi travaille votre équipe, décomposez les livrables de projet en tâches plus petites, qui pourront chacune être attribuées à une seule personne.

Vous vous interrogez sur l’intérêt d’une telle approche ? Un exemple vous permettra de mieux comprendre son importance : vous devez rendre un livrable complexe. Pour y parvenir, il convient d’associer les efforts de plusieurs acteurs. Imaginons qu’il s’agisse d’un article de blog sur lequel travaille un rédacteur, un réviseur et un designer. La responsabilité de la création de l’article est partagée à parts égales entre ces trois individus. Mais alors, qui fait vraiment avancer le travail à chaque étape ? Qui en assure le suivi ? Quel est celui qui se chargera d’ajuster les échéances si besoin ou de communiquer avec les parties prenantes ?

Épargnez-vous bien des soucis et divisez les livrables de projet en tâches plus petites. Attribuez des responsabilités à chacun des membres de l’équipe : pour reprendre notre exemple, créez une tâche pour la conception de l’article de blog, une autre pour sa rédaction et une dernière pour sa révision. Ainsi, chacun sait qui fait quoi et pour quand. En d’autres termes, élaborez ce que l’on nomme un organigramme des tâches.

Pour y parvenir, la meilleure solution consiste à adopter un logiciel de suivi de projet. Créez un projet sur mesure et attribuez des tâches à vos collègues de manière à ce qu’ils puissent identifier clairement les responsabilités de chacun. Ainsi, les membres d’équipe qui ont des questions pourront s’adresser directement au responsable de la tâche concernée, ce qui leur évitera de partir systématiquement à la chasse aux informations (qui fait quoi, pour quand et pourquoi).

3. Sauvegarder vos fichiers

Confrontés à une panne d’ordinateur ou à un bug de logiciel, nous avons tous déjà ressenti une sueur froide nous parcourir l’échine : quelques secondes ont suffi à faire disparaître notre travail si précieux… Heureusement, le stockage en ligne ne cesse de gagner du terrain et vous épargnera bien des soucis à l’avenir. De nombreuses entreprises proposent d’ailleurs des solutions de stockage pour les employés. Le cas échéant, profitez-en !

Commencez par créer un espace pour regrouper l’ensemble de vos fichiers. Configurez-le en amont et créez des dossiers et des sous-dossiers si nécessaire, il doit être intuitif pour votre équipe. Si vous commencez votre processus de sauvegarde en téléchargeant des masses de fichiers sans réelle organisation, prévoyez une aspirine : rechercher un document précis relèvera bien vite du casse-tête.

Assurez-vous que votre espace de travail dispose d’une fonction d’enregistrement automatique ou veillez à enregistrer régulièrement votre travail. Ensuite, configurez des sauvegardes automatiques si possible. Dans le cas contraire, programmez des rappels pour sauvegarder votre travail lorsque vous terminez une tâche, puis faites de même en fin de journée.

4. Centraliser les rapports d’avancement

Le reporting (génération de rapports) est un processus qui comprend parfois de nombreuses tâches manuelles et s’avère particulièrement chronophage. Nous avons tous participé un jour à une réunion de suivi qu’il aurait mieux valu résumer par un simple e-mail. En outre, collecter manuellement des données issues de sources multiples et les regrouper au même endroit prend là aussi beaucoup de temps.

Cherchez plutôt un moyen de générer des rapports depuis votre outil de travail habituel. Pourquoi ne pas adopter un logiciel de gestion de projet doté d’une fonctionnalité de reporting ? Vous pourriez ainsi créer des tableaux de bord et suivre vos activités au sein d’un même outil. Servez-vous de ces tableaux de bord pour réduire le nombre de réunions : générez des rapports d’avancement de projet, sans pour autant vous dispenser de tenir les parties prenantes informées. De même, donnez aux équipes la possibilité de consulter les informations à leur rythme.

5. Automatiser les tâches et processus reproductibles

Saviez-vous qu’un travailleur consacre en moyenne 13 % de son temps à des tâches déjà effectuées par quelqu’un d’autre ? Résultat, les employés perdent 236 heures de travail effectif par an en raison du travail effectué en double.

Bien organiser vos activités vous aide à réduire les processus manuels et répétitifs, mais accorde également plus de temps à votre équipe pour se concentrer sur le travail qui compte vraiment. Pour parvenir à s’organiser de manière optimale, rien de mieux que la technologie d’automatisation.

L’automatisation des tâches permet d’avancer et de tenir ses délais, ce qui s’avère bel et bien essentiel. En effet, nous passons à côté de 26 % de nos échéances en moyenne. Pour le dire autrement, une tâche sur quatre est terminée au-delà des délais prévus. Or, ce retard qui s’accumule pourrait facilement être évité.

Vous découvrez l’automatisation ? Commençons par les bases.

• Employez la technologie d’automatisation pour attribuer automatiquement les tâches aux bonnes personnes.

• Définissez et ajustez les échéances en fonction des dépendances.

• Standardisez vos processus grâce aux modèles de projet personnalisables.

6. Suivre toutes vos activités depuis un même outil

Coordonnez toutes vos activités depuis un même outil pour identifier clairement qui fait quoi et pour quand. Finies les devinettes en matière de planification : vous êtes informé lorsqu’une tâche est terminée, vous savez donc quand c’est à vous de jouer pour assurer le bon avancement du projet et quelles activités traiter en priorité.

Pour commencer, veiller à rassembler toutes les tâches de votre équipe au même endroit, pour un accès simplifié à l’ensemble, puis demandez à chacun de vos collègues de mettre à jour l’avancement de son travail personnel en temps réel. Ainsi, vous pouvez tous suivre le statut de chaque tâche.

Pour passer à la vitesse supérieure, déployez des processus automatisés : vos collègues seront automatiquement avertis lorsqu’ils doivent se mettre au travail pour maintenir le rythme du projet. Les processus peuvent attribuer des actions à traiter et des échéances grâce à des règles et des déclencheurs. Ainsi, vous êtes sûr que vos projets restent en bonne voie. La mise en place d’un processus requiert un certain travail de fond, certes. Mais une fois configurés, ils deviennent une source unique de référence pour votre équipe et vous-même, et un outil indispensable pour suivre vos tâches quotidiennes.

5 astuces pour coordonner le travail entre équipes

Dernière étape pour organiser ses activités (la plus difficile) : faciliter la collaboration interéquipes. Chaque service emploie ses propres méthodes, recourt à ses outils fétiches et aux processus mis en place au fil du temps. Toutefois, la plupart des activités sont effectuées de manière transversale, c’est-à-dire qu’elles impliquent de multiples services. Voici 5 astuces pour simplifier le travail entre équipes et assurer la réussite de vos projets.

1. Intégrer vos outils de travail préférés

Votre bête noire : les changements d’environnement. En d’autres mots, basculer rapidement d’une tâche ou d’une application à l’autre. Chaque changement force votre cerveau à se focaliser sur un nouveau contexte et vous épuise mentalement. Votre concentration est en chute libre, tout comme vos capacités à bien gérer votre travail et à prendre des décisions efficaces.

Beaucoup d’entre nous sont confrontés à ces changements d’environnement au travail. En moyenne, un travailleur de la connaissance bascule jusqu’à 25 fois par jour entre 10 applications. Résultat, plus d’un tiers (27 %) d’entre eux déclarent d’ailleurs passer à côté de certains messages et tâches en raison de ce va-et-vient entre applications. 26 % affirment que cette surcharge d’applications leur fait perdre en efficacité à titre personnel.

Vous pouvez réduire le nombre d’applications que vous utilisez et, par la même occasion une partie de votre tension mentale, en profitant d’intégrations logicielles. Intégrez tous vos outils de travail préférés afin de pouvoir accéder à des informations issues de différentes sources au même endroit. Centralisez vos informations au sein d’une plateforme de gestion du travail tout en profitant des avantages apportés par des outils puissants comme Salesforce ou Google Docs, et tirez le meilleur de chaque outil.

2. Diviser vos objectifs en tâches plus petites

Les grands objectifs nous semblent parfois insurmontables. Si ces derniers, audacieux et un peu fous (également désignés comme des objectifs BHAG, soit « Big Hairy Audacious Goals » en anglais), ne sont pas organisés correctement, votre équipe peut considérer qu’ils sont impossibles à atteindre ou que leur travail ne compte pas. Or, la motivation des travailleurs est cruciale pour assurer la réussite d’une équipe ; en effet, 39 % d’entre eux apprécient de savoir que leur travail apporte une valeur ajoutée à l’entreprise.

Relier ces grands objectifs aux responsabilités individuelles de chacun des membres de votre équipe, montre à ces derniers que leur travail personnel compte. Un exemple nous permettra d’y voir plus clair : votre objectif à long terme est d’accroître votre clientèle de 300 % au cours des cinq prochaines années. Toutefois, la formule est un peu vague. Comment y parvenir et quels sont les attentes ou enjeux pour votre entreprise ? Précisez vos intentions et divisez cet objectif général en objectifs à court terme, pour chacune des cinq années et pour chaque activité clé. Voilà ce que vous pourriez obtenir :

Objectif : développer notre clientèle de 300 % en 5 ans

Objectif annuel : augmenter la croissance de 30 % d’ici la fin de la première année

Sous-objectifs :

Augmenter les effectifs du service commercial de 25 %

• Déployer le programme de parrainage des employés et augmenter les parrainages de 5 %

Lancer une fonctionnalité produit tous les trimestres

• Recruter un responsable de la réussite client pour communiquer sur le produit

Étendre la visibilité marketing de 10 %

• Embaucher 3 nouveaux chefs d’équipe

• Prévoir de publier 300 messages sur les réseaux sociaux

Cette décomposition des objectifs en étapes concrètes vous garantit de garder un bon rythme de travail, d’avancer et de respecter les délais fixés. En outre, vous montrez ainsi aux employés comment leurs tâches quotidiennes contribuent à la réalisation d’objectifs de grande ampleur, à forte valeur.

3. Suivre les dépendances de projet

En tant qu’équipe, les membres dépendent les uns des autres pour accomplir leurs activités respectives. Mais que se passe-t-il lorsqu’une tâche sur laquelle vous comptiez est retardée ? Sans un outil qui vous permet de visualiser les dépendances, difficile de savoir si le travail prend du retard et donc de s’adapter en conséquence. Résultat, les membres de votre équipe n’ont pas conscience des répercussions sur le travail de leurs collègues.

Un suivi clair des dépendances de projet permet de réduire les incertitudes pour l’ensemble des membres de l’équipe. Les dépendances de projet vous indiquent clairement si vos tâches attendent l’achèvement d’autres tâches ; vous devez donc patienter et vous lancer seulement lorsque le responsable concerné a terminé son travail. Suivez vos dépendances à l’aide d’un logiciel de gestion de projet pour donner automatiquement le feu vert aux membres de votre équipe. En cas de retard, le responsable de la tâche en question sait précisément qui contacter pour procéder à un ajustement des échéances ou des délais.

4. Créer des modèles réutilisables et des guides de référence

Le lancement d’un nouveau projet peut s’accompagner de facteurs de stress sous-jacents, quand bien même cette activité fait partie de votre routine professionnelle. Beaucoup de paramètres sont à prendre en compte (par exemple identifier l’ensemble des parties prenantes et tâches clés), et vous pouvez vite manquer un élément important. En même temps, personne ne souhaite passer des heures à réinventer la roue à chaque nouveau plan de projet. La solution ? Créer un modèle de projet personnalisable à réutiliser et à adapter aux besoins de chaque projet.

Les modèles et les guides de référence permettent de standardiser vos tâches répétitives pour les suivre plus aisément et éviter les doublons. Il s’agit d’outils flexibles pour travailler plus efficacement et gagner en productivité.

Pourquoi utiliser des modèles ?

• Vous risquez moins de négliger les petites tâches, puisque l’ensemble des activités sont suivies au même endroit.

• Les modèles sont faciles à modifier et à ajuster en fonction des enseignements tirés de vos précédents projets.

• Les modèles permettent de démocratiser les connaissances des chefs de projet, en permettant à chacun d’en tirer parti.

• Ils aident les nouvelles équipes à s’inspirer des initiatives existantes.

5. Créer un hub central d’informations

L’organisation des activités de votre équipe passe avant tout par la centralisation des informations. Disposer d’une source unique de référence réduit la confusion au sein de l’équipe : chacun sait ce sur quoi il doit travailler, à quel moment et comment accéder aux outils nécessaires pour accomplir ses tâches. Cela permet également aux parties prenantes d’obtenir des informations en un coup d’œil, de communiquer facilement des mises à jour sur l’état d’avancement du projet, mais aussi de limiter les réunions de suivi superflues.

Grâce à la gestion de portefeuille de projets, vous pouvez hiérarchiser le travail dans des portefeuilles centralisés afin de bénéficier d’une vue d’ensemble de vos programmes et projets. Il s’agit en fait d’une version numérique du tableau blanc traditionnel. Toutes les activités y figurent et chaque tâche est attribuée au membre d’équipe le plus qualifié pour l’accomplir, créant ainsi un espace de projet évolutif au sein duquel il est possible d’apporter des ajustements et de générer des rapports en temps réel.

Organisez vos activités pour travailler plus efficacement

Trouver les bonnes méthodes pour s’organiser et simplifier sa routine professionnelle demande du temps et quelques efforts. Toutefois, ce travail préparatoire portera ses fruits à long terme. Au fil du temps, vous gagnerez des heures précieuses dans votre journée de travail ; vous pourrez alors les mettre à profit pour vous concentrer sur les tâches que vous maîtrisez le mieux ou qui vous apportent le plus de satisfaction. Résultat, vous produirez un travail plus efficace et votre quotidien professionnel vous semblera bien plus agréable.