Créer un modèle de planification quotidienne en 6 étapes, exemples inclus

Les jours ne semblent jamais assez longs. Il peut donc s’avérer utile de considérer chaque jour non pas comme un ensemble monolithique, mais plutôt comme une multitude de blocs de temps, qui additionnés représentent 24 heures. Séparer ces blocs vous permet de dédier du temps aux différentes tâches : travailler, discuter, manger ou encore créer.

Si la façon dont vous utilisez votre temps est claire, vous n’aurez plus l’impression d’en être à court. Aujourd’hui, vous allez découvrir l’importance de la planification quotidienne dans la gestion du temps. Elle vous guidera vers la réussite, même les jours où la motivation vous fait défaut.

Avant de commencer, parlons un peu de votre agenda

Nous chérissons tous notre bon vieil agenda papier, si joli soit dit en passant. Mais soyons honnête, aussi beau qu’il puisse être, il n’offre pas l’ensemble des outils nécessaires à une vie bien organisée. 

Vous avez déjà sûrement rencontré les problèmes classiques de cet agenda papier : la désorganisation, les notes illisibles, le manque de place ou d’informations de contexte, sans oublier le pire de tous, la perte dudit agenda. 

Le seul véritable moyen d’éviter toute confusion, désorganisation ou autre nuisance est d’opter pour un outil de planification quotidienne en ligne. 

Contrairement à l’agenda papier, une application de planification offre les avantages suivants :

• Hiérarchisation des tâches et des événements selon leur niveau de priorité

• Espace nécessaire à la description du contexte

• Partage avec les membres d’équipe

• Accessibilité en ligne, à tout moment

• Création de plusieurs calendriers en un seul endroit

Si vous recherchez un outil de planification en ligne, nous vous proposons d’essayer Asana, une plateforme de gestion du travail qui vous permet d’organiser votre travail : vous savez ce que vous devez faire, et à quel moment vous y atteler.

Planifier sa journée en 6 étapes

Quel que soit l’outil de planification que vous adoptez, suivez ces six étapes pour obtenir un planning agréable et organisé au quotidien. 

1. Énumérer les tâches à effectuer

Avant de pouvoir organiser vos tâches, vous devez d’abord rédiger une liste de toutes celles à réaliser dans la journée. Vous pouvez soit ajouter les éléments un par un dans votre application de planification pour en garder une trace, soit utiliser une technique telle que la méthode GTD (« Getting Things Done ») pour identifier systématiquement toutes les tâches à effectuer. 

Pensez à inclure dans votre liste les tâches récurrentes telles que les réunions, séances de sport ou autres rendez-vous, ainsi que les tâches ponctuelles telles que les échéances ou appels téléphoniques. À vous de décider du niveau de précision. Par exemple, si vous souhaitez y insérer une tâche récurrente « aller déjeuner » pour ajouter un peu de structure au quotidien, n’hésitez pas !

Conseil : vous n’avez pas à connaître toutes les tâches de la semaine à l’avance, certaines seront peut-être à ajouter au fil de l’eau. 

2. Hiérarchiser les tâches

Si vous vous sentez accablé après avoir créé votre liste de tâches, pas d’inquiétude, elle vous paraîtra plus digeste une fois hiérarchisée par ordre de priorité. Cette étape vous offrira en effet une plus grande clarté quant au travail à réaliser et aux échéances à respecter. De cette manière, lorsque vous penserez ne pas être en mesure de terminer toutes les tâches d’un jour donné, vous pourrez vous concentrer sur les plus urgentes, autrement dit, celles qui ont le plus d’impact. 

Pour hiérarchiser vos tâches, commencez par indiquer le degré de priorité de chacune d’elles : élevé, modéré ou faible. Voici quelques questions à se poser lors de la classification des tâches :

• Quelles tâches ont une échéance stricte ?

• Quelles tâches doivent être réalisées un jour précis ?

• Quelles tâches généreront du stress si je n’arrive pas à les terminer bientôt ?

• Quelles sont les prochaines tâches que j’aimerais terminer ?

• Quelles tâches peuvent attendre ?

Conseil : si certaines tâches se font concurrence, considérez le degré d’urgence de chacune. Par exemple, si vous avez un projet pour un client et un autre pour votre responsable, le premier devrait passer en priorité. Lors de conflits d’échéances, n’hésitez pas à demander l’aide de vos collègues ou de votre responsable. Vous pourriez peut-être déléguer ou reporter certaines tâches.

3. Noter les échéances

Si ce n’est déjà fait, parcourez votre liste de tâches et assurez-vous qu’elles ont chacune une échéance. En cas de doute, choisissez un délai qui semble cohérent pour l’instant, car vous aurez toujours la possibilité de le mettre à jour plus tard. 

De même que les priorités, les échéances informent sur l’importance des tâches et leur délai d’accomplissement souhaité. Sans échéances claires, vous risquez de manquer accidentellement la date d’un livrable, même si vous pensiez avoir tout le temps nécessaire. Les processus manquants de clarté représentent en effet le deuxième facteur le plus important dans le non-respect des échéances.

Conseil : les échéances ne s’appliquent pas seulement aux projets professionnels, rien ne vous empêche d’en définir pour les tâches de votre vie privée. Par exemple, si vous prévoyez de courir un semi-marathon, vous pourriez établir des échéances d’entraînement avec un nombre de kilomètres à parcourir chaque semaine, vous serez ainsi prêt et en bonne condition physique le jour de la course. 

4. Identifier les événements récurrents

Une fois que vous avez noté les échéances dans votre liste de tâches en ligne, identifiez les événements récurrents, tels que les réunions d’équipe hebdomadaires, le rendez-vous mensuel du club de lecture, ou encore les appels téléphoniques avec les clients.

Utilisez ensuite un logiciel de gestion de projet pour programmer les événements récurrents dans votre planning quotidien. De cette manière, vous n’aurez pas à les planifier de nouveau chaque semaine ou mois.

Conseil : le moment est également opportun pour réaliser un audit rapide de vos événements récurrents. Certains sont-ils à abandonner ou à déléguer ?

5. Classer les éléments selon l’horaire, la priorité ou l’échéance

Le grand moment est arrivé, il est maintenant temps de classer les tâches de votre liste selon l’un des critères suivants : l’horaire, la priorité ou l’échéance.

Au moment de classer vos tâches selon vos préférences, repensez aux étapes précédentes. Les tâches urgentes devraient venir en premier, tandis que celles moins importantes trouveront leur place plus tard dans la semaine. Placez ensuite vos événements récurrents sur votre modèle de calendrier. Vos journées devraient se remplir à mesure que votre liste de tâches se réduit. 

Conseil : basculez de la vue Liste à la vue Calendrier pour vérifier son niveau de remplissage. Si votre agenda semble trop chargé, vous pouvez ajouter une étape à votre processus de planification. Pensez à retirer toute tâche inutile afin de garder des moments pour vous reposer ou effectuer d’éventuelles modifications.

6. Rester flexible

Maintenant que vous avez une vision claire de votre programme quotidien, vous pouvez vous mettre au travail. Il est important de rester flexible tout au long de la journée, et même de la semaine, car tout ne va probablement pas se passer comme prévu dans la planification de départ.

Le plus grand avantage d’un agenda numérique est que les tâches deviennent plus faciles à planifier et les modifications moins fastidieuses. La vie est imprévisible et il est difficile de tout contrôler. Les clients peuvent en effet modifier des échéances et vos réunions hebdomadaires du lundi passer par exemple au mercredi. Ces changements seront moins stressants si vous avez la possibilité d’adapter votre calendrier quotidien d’un simple clic.

Conseil : les logiciels de gestion de projet peuvent s’utiliser comme des outils de planification indépendants. La plupart se concentrent sur l’organisation, la personnalisation et la visualisation. Tirez le meilleur parti de ces outils et optez pour une planification quotidienne fonctionnelle et flexible. 

Modèle de programme quotidien

Nous vous avons préparé ci-dessous un modèle de programme quotidien. N’hésitez pas à l’utiliser pour organiser votre liste de tâche et à le copier pour chaque jour de la semaine. 

Bien que ce modèle utilise des blocs de temps classiques, rien ne vous empêche de détailler davantage votre planification. Vous pouvez par exemple prévoir la tâche 1 entre 7 h et 7 h 30 pour une séance de méditation. Un modèle établi heure par heure vous aidera à prendre de bonnes habitudes et à atteindre vos objectifs.

3 façons d’organiser votre planification quotidienne

Il existe plusieurs manières d’organiser votre travail au quotidien. Certains préfèrent se concentrer sur des délais ou horaires, d’autres sont plutôt orientés « tâches ». Plusieurs options peuvent être envisagées :

Par heure

La planification heure par heure est l’organisation traditionnelle. Pour créer ce type de programme, suivez les étapes ci-dessus et attribuez un laps de temps à chaque tâche importante. Vous bénéficiez ainsi d’une structure claire pour chaque moment de la journée et pouvez également planifier certains impératifs de la vie privée, tels qu’une consultation chez le médecin après votre journée de travail. 

Par degré de priorité

Si le temps passé est secondaire, vous pouvez classer votre liste de tâches par degré de priorité et prendre les tâches en suivant tout au long de la journée. Cela ressemble à une simple liste de tâches, mais vous devrez néanmoins ajuster vos priorités en début de journée. Par exemple, le degré de priorité sera modifié selon les réunions, imprévus, événements et rendez-vous qui surviendront ce jour-là.

Découvrez ci-dessous un programme quotidien trié par degré de priorité à l’aide du logiciel de gestion du travail Asana :

Par échéance

Classer votre programme par échéance permet de mettre en évidence le degré d’urgence des tâches en cours, vous saurez ainsi quels projets doivent passer en priorité dans votre agenda. De même que celle des priorités, la liste des échéances change chaque jour, vous devrez donc l’évaluer chaque matin et gérer les éventuelles tâches récurrentes ou ponctuelles.

Les avantages d’une planification quotidienne

La planification quotidienne ne se limite pas à l’établissement d’une liste de tâches pour la journée, elle peut également influencer et donc améliorer votre état d’esprit, vous aider à faire face aux événements à venir ou encore définir les grandes lignes pour le reste de votre semaine.

Voici quelques-uns des avantages à mettre en œuvre une planification quotidienne :

• Adopter de bonnes habitudes

• Créer une structure

• Éviter la procrastination

• Améliorer la productivité

• Limiter les sources de stress

• Gagner du temps

• Améliorer la concentration

Des études ont montré que la routine participait à notre bien-être. Ainsi, selon Indumathi Bendi, médecin généraliste à Piedmont : « les activités régulières réduisent le stress, car elles rendent la situation plus contrôlable et prévisible. Une bonne préparation est la clé pour éviter le stress ».

Maîtrisez la gestion du temps grâce à une planification quotidienne

Créer un programme quotidien est un bon moyen de maîtriser sa gestion du temps et de se sentir davantage en contrôle de la situation. Avec l’outil adéquat, vous gagnerez en structure, tout en gardant la flexibilité nécessaire pour effectuer d’éventuelles modifications au fil de l’eau. 

En utilisant un logiciel de gestion de projet, vous n’aurez pas à choisir la manière d’organiser vos activités. Si vous souhaitez classer vos tâches par échéance ou degré de priorité, il vous suffit de basculer d’une option à l’autre d’un simple clic en haut de page. Vous pouvez également afficher votre programme sous forme de calendrier mensuel et collaborer avec les membres de votre équipe directement depuis leurs propres calendriers.