S’appuyer sur un planning de travail type pour coordonner son équipe, exemples inclus

Quiconque cherche à se tenir au courant des horaires de travail de ses collègues et des tâches qui leur incombent a tout intérêt à mettre en place un planning de travail. Aussi simple qu’essentiel à la bonne organisation de votre équipe, ce type de document donne à tous un aperçu des tâches à venir : un atout considérable lorsqu’il s’agit de collaborer efficacement et de boucler ses projets dans les temps.

Votre planning de travail pourra se présenter sous de nombreuses formes et dépendra essentiellement des besoins de votre entreprise. La création d’un planning type n’est pas toujours une mince affaire. Heureusement, vous pouvez vous appuyer sur des outils dédiés à la planification, qui proposent une multitude d’options de personnalisation. Une fois que vous aurez conçu votre planning, vous n’aurez alors plus qu’à faire appel à des outils en ligne pour le rendre dynamique.

Les différents types de plannings de travail

Les plannings de travail se déclinent à l’infini selon les secteurs, les postes et les pays. Par exemple, un ingénieur logiciel pourra être d’astreinte durant la nuit afin d’assurer le bon fonctionnement des systèmes utiles à ses collègues en journée, là où un directeur des opérations travaillera sur des plages horaires étendues dans le but de superviser la production.

Votre entreprise préférera peut-être s’en tenir à un planning traditionnel à temps plein, mais dans tous les cas, il est préférable de vous familiariser avec d’autres types de plannings de travail. Vos collègues apprécieront certainement de pouvoir bénéficier de plus de flexibilité et d’avoir d’autres options que le sempiternel 9 h-17 h. Toutefois, avant de procéder à quelque changement de planning d’équipe que ce soit, n’oubliez pas de vous en référer à votre service juridique : vous devez en effet veiller à respecter les lois locales et nationales en vigueur à ce sujet.

Voici quelques-uns des types de plannings de travail les plus courants :

Temps plein

Les horaires à temps plein sont l’équivalent d’une semaine de travail traditionnelle. En France, on prévoit 35 heures de travail hebdomadaire, typiquement du lundi au vendredi (le plus souvent entre 9 h et 17 h). Mais dans d’autres pays comme les États-Unis, la situation sera différente et la notion de temps plein également. C’est l’une des raisons pour lesquelles vous devez toujours consulter vos collègues des équipes juridiques et des ressources humaines avant toute chose.

Ce planning exige généralement de tous qu’ils travaillent aux mêmes horaires, ce qui a l’avantage de faciliter les communications avec vos partenaires et autres parties prenantes. Vous pouvez définir les horaires à temps plein de vos collègues en ajoutant des dates de début et des échéances à leurs tâches pendant ces heures.

Temps partiel

Cela va de soi, mais les membres d’équipe qui travaillent à temps partiel font moins d’heures de travail que leurs collègues employés à temps plein. Le travail à temps partiel peut être utile à certains postes ne nécessitant pas autant de travail que d’autres ou tout simplement pour les employés qui ne souhaitent pas exercer à temps plein. Pour concevoir des plannings à temps partiel, vous devez prendre bonne note des horaires de travail de chacun et attribuer des tâches à vos collègues, sur lesquelles ils pourront travailler à plusieurs aux heures où ils sont tous disponibles.

Là aussi, il vous faudra prendre en compte les lois locales et nationales applicables au travail à temps partiel dans votre zone géographique. En cas de doute, demandez à votre service juridique quelles sont les possibilités de travail à temps partiel qui s’ouvrent à votre équipe, le cas échéant.

À distance/flexible

Nombreuses sont les entreprises à avoir adopté un planning de travail à distance/flexible pour offrir plus de liberté à leurs employés, réduire le taux de rotation du personnel et ainsi faire diminuer les coûts de main d’œuvre. Pour mettre en place un planning de ce type, il vous faudra très certainement imposer des heures de travail fixes (par exemple, de 9 h à 12 h) et laisser le choix aux membres de l’équipe pour les quatre autres heures. Ici, on considère que le quota quotidien d’heures de travail est rempli à partir du moment où chacun a travaillé sept heures dans la journée.

La mise en place de ce type de planning n’est pas envisageable dans toutes les équipes ou entreprises (ni même pays), et c’est fort dommage, puisqu’elle peut représenter une excellente solution pour aider votre équipe à gagner en flexibilité et donner son maximum. Si vous décidez de vous y mettre, prévoyez aussi d’organiser des réunions et ateliers sur les heures de travail fixes au cours desquelles tout le monde sera présent.

Planning de travail 5-4/9

Voilà un planning qui vous permettra d’apporter un peu de variation aux horaires à temps plein. Ici, les membres d’équipe travaillent 80 heures sur deux semaines, réparties de la façon suivante : cinq journées de travail de 9 heures la première semaine et quatre journées de travail de 9 heures la seconde. L’intérêt pour vos collègues ? Un week-end de trois jours toutes les deux semaines. Cela peut donc aider à favoriser un bon équilibre entre vies professionnelle et privée, sans empiéter sur la communication avec leurs homologues du secteur. Comme pour les autres plannings, avant sa mise en œuvre, prenez connaissance des directives locales et nationales applicables.

Planning de travail 2-2, 3-2, 2-3

Ce format de planning est plus couramment utilisé au sein des équipes qui travaillent en continu (24 heures sur 24), mais vous pouvez vous en inspirer pour concevoir votre propre modèle. Dans cette configuration, les activités des membres d’équipe sont organisées en périodes de travail de 12 heures. L’équipe concernée travaille pendant deux jours, après quoi elle bénéficie de deux jours de repos. S'ensuivent deux nouvelles journées de travail, puis cette fois-ci trois jours de repos, et ainsi de suite. Dans le cadre de ce planning, il est également possible d’alterner entre plages de travail diurnes et nocturnes.

Les plannings de travail structurés selon une approche cyclique sont très efficaces dans les secteurs où les membres d’équipe doivent être disponibles 24 heures sur 24. Mais avant d’adopter un planning de ce genre... vous savez ce qui va suivre : parlez-en à votre service juridique pour en éclaircir le cadre légal.

Planning de travail 4/10

Nous sommes ici face à une version simplifiée du planning précédent. En l’occurrence, il s’agit pour vos collègues d’organiser leurs activités en périodes de travail de 10 heures. Ce planning présente l’avantage de n’ajouter que deux petites heures de travail par jour en moyenne à leur emploi du temps, tout en leur laissant trois jours de libres le week-end. Comme de nombreux autres types de plannings flexibles, ce modèle pourrait ne pas être applicable à votre entreprise et vous devrez rechercher des informations à ce sujet au préalable.

Créez-vous un planning de travail dynamique

Dans l’imaginaire collectif, qui dit planning de travail, dit le plus souvent feuille de papier. Pas surprenant, dans la mesure où le planning traditionnel prend la forme d’un calendrier fixe, accroché dans un coin du bureau.

Malheureusement, lorsqu’il s’agit de tenir un planning, le support papier pose de nombreux problèmes. Non seulement ce papier peut se perdre, mais vous n’aurez pas la possibilité de le modifier à votre guise et n’aurez donc aucune marge d’erreur. Votre planning de travail doit vous permettre d’y voir plus clair : si vous croulez sous une montagne de documents, c’est qu’il ne fait pas son office.

Alors pourquoi ne pas plutôt vous appuyer sur un outil de planification en ligne et créer ainsi un planning optimisé ? Vous aurez tous les outils pour uniformiser vos calendriers d’équipe, repérer aisément les horaires de travail de chacun et accéder à des informations sur les initiatives auxquelles participent les membres de l’équipe, en temps réel.

Par ailleurs, la gestion de votre planning en ligne ne s’arrête pas à une simple liste d’heures de travail. En faisant appel à un outil numérique, vous pouvez aussi centraliser les exigences de projet et les responsabilités des membres d’équipe de façon à tout gérer au même endroit. Vous aurez ensuite la possibilité d’y apporter des ajustements et de partager les dernières informations avec vos collègues en temps réel. La solution idéale pour que chacun sache précisément qui travaille sur quoi, et pour quand.

Créer un planning de travail type en 6 étapes

Dans l’absolu, le planning de travail est un document assez simple, qui indique les périodes de travail des uns et des autres. Cependant, vous pouvez aller plus loin et créer un planning avancé en précisant quelles sont les tâches auxquelles devront s’atteler vos collègues, et à quel moment. Pour concevoir un planning de travail type, suivez les sept étapes ci-après :

1. Décidez des plannings de travail en équipe

Première étape dans la création de votre planning de travail type : vous entendre avec vos collègues sur le planning de travail adopté par votre équipe. À ce stade, il s’agit de déterminer qui travaillera à tel ou tel moment.

Notre astuce : consultez systématiquement vos équipes juridiques et des ressources humaines afin de vous assurer que vos plannings de travail respectent les directives en vigueur au niveau local et national. Ex. : certains des membres de l’équipe ont-ils la possibilité de faire des heures supplémentaires ?

2. Identifiez les responsabilités de chacun

Après vous être mis d’accord sur vos emplois du temps, penchez-vous tous ensemble sur votre liste de tâches. Vous pourrez ainsi déjà vous faire une idée générale du travail à réaliser et des priorités des uns et des autres.

Au moment où vous créez cette liste, ajoutez les tâches à terminer par votre équipe à votre outil en ligne. Nous vous recommandons de dresser une liste de tâches hebdomadaire ou mensuelle afin de procéder à des mises à jour régulières.

Vous pouvez également y inclure d’autres éléments à garder en tête par votre équipe : réunions, ateliers, évaluation des performances, etc.

Notre astuce : lors de l’ajout des tâches de l’équipe à un outil en ligne, vous pouvez vous aider d’un organigramme des tâches (WBS) pour identifier celles qui sont nécessaires à chacun de vos projets. Difficile de penser à tout ? Pas d’inquiétude ! Les membres de votre équipe sont les mieux placés pour décider de leur propre planning quotidien ; si nécessaire, ils pourront y ajouter des tâches directement en ligne.

3. Ajoutez des échéances aux tâches

Outre l’ajout de toutes les tâches sur lesquelles devra travailler votre équipe dans les jours ou semaines à venir, vous devez veiller à ce que chaque initiative s’accompagne d’une échéance, sans quoi votre équipe pourrait avoir du mal à hiérarchiser ses tâches.

N’oubliez pas non plus que vous pourrez modifier ces échéances en fonction de l’évolution des projets, sans que cela pose problème. Des échéances même approximatives aideront votre équipe à savoir ce sur quoi elle doit travailler, et à quel moment.

Notre astuce : clarifiez au maximum les informations, un projet à la fois. Si vous n’êtes pas en mesure de planifier vos activités des mois à l’avance, ce n’est pas grave ! Rentrez les informations en votre possession dans votre outil de gestion de projet de façon à assurer le suivi des tâches, des échéances et des priorités. Vous aurez ensuite tout le loisir d’y apporter des modifications, votre outil numérique rendant vos plannings de travail flexibles et aisément ajustables.

4. Attribuez les tâches aux membres de l’équipe

Grâce à votre planning, vous connaissez les horaires et jours de travail de chacun. En recoupant toutes les informations (horaires de travail, échéances et priorités de chaque tâche), vous pouvez désormais déterminer à qui attribuer quelle activité. Concrètement, cette visibilité accrue sur les échéances vous aide à évaluer le nombre de collaborateurs dont vous aurez besoin pour chaque projet, mais aussi leurs disponibilités. Vous pouvez aussi vous appuyer sur une matrice RACI afin de préciser les rôles et responsabilités des membres de l’équipe à l’échelle du projet.

Lorsque vous attribuez des tâches aux membres de votre équipe, essayez de répondre aux questions suivantes :

• À quels horaires les membres de l’équipe sont-ils disponibles ?

• Combien d’heures chaque membre d’équipe peut-il consacrer à chaque activité ?

• Quels sont les jours au cours desquels les membres de l’équipe sont disponibles ?

• Comment attribuer les bonnes tâches aux membres de l’équipe et coordonner leurs emplois du temps ?

Notre astuce : réunissez-vous avec votre équipe après avoir mis au point votre calendrier, afin d’expliquer le projet dans ses moindres détails. Le plus souvent, vous aurez plus de facilité à repérer les forces de vos collègues et à déterminer leur rôle au sein d’un projet en observant leur comportement et en écoutant leur avis.

5. Ajoutez des dates de début aux tâches

Attribuer des échéances aux tâches permet aux membres de l’équipe de savoir à quel moment le travail doit être terminé. Mais si vous voulez que vos collègues puissent planifier le reste de leur emploi du temps, n’oubliez pas non plus d’en préciser les dates de début. Cela les aidera à faire de la place pour les réunions impromptues, les activités de développement professionnel et autres tâches personnelles.

Notre astuce : vous avez également la possibilité de limiter l’achèvement d’un projet dans le temps en lui attribuant un certain nombre d’heures. Cette approche a l’avantage de laisser les membres d’équipe commencer à travailler au moment qui leur convient le mieux, tout en encadrant tout de même leurs activités. En outre, ces estimations de durée vous serviront de référence pour calculer vos taux d’utilisation. À chaque tâche terminée, le membre d’équipe concerné indiquera le temps finalement nécessaire à sa réalisation, que vous pourrez alors comparer à la durée prévue.

6. Automatisez le processus et faites-le évoluer au besoin

Autre avantage certain de la création de plannings de travail en ligne : celui d’intégrer des fonctionnalités utiles, comme les règles et l’automatisation. Étant donné l’agitation à laquelle nous sommes confrontés dans notre vie professionnelle, un planning de travail peut sans surprise présenter de nombreuses variables. N’hésitez pas à vous appuyer sur l’automatisation pour mieux gérer vos projets et suivre ce sur quoi travaille votre équipe afin d’empêcher tout burnout et autre surmenage.

Quelques pistes pour automatiser votre planning de travail :

• Attribuer une durée d’exécution (en heures) aux tâches individuelles

• Réattribuer certaines tâches lorsqu’un membre de l’équipe est surchargé

• Modifier les échéances en cas de prolongement d’un projet

Notre astuce : vous devriez maintenant disposer d’une liste de tâches détaillée, chacune indiquant la personne responsable et le délai alloué. À ce stade, vous pouvez apporter toutes les modifications nécessaires à votre planning et demander à votre équipe ce qu’elle en pense.

Options d’affichage pour votre planning de travail

Une fois votre planning de travail créé sur un outil en ligne, vous avez plusieurs options pour le visualiser. Nous en venons donc à un autre des nombreux avantages d’un tel logiciel : les divers modes d’affichage vous aident à repérer des éléments à côté desquels vous auriez pu passer en temps normal.

Par exemple, en affichant votre planning sous forme de calendrier, vous aurez plus de facilité à repérer les échéances. Et sous forme de diagramme de Gantt, les dépendances du projet seront davantage mises en évidence.

Quelques-uns des affichages disponibles sur Asana pour votre planning de travail :

• Diagramme de Gantt : en affichant votre planning sous la forme de barres horizontales, le diagramme de Gantt vous aide à bien visualiser les tâches à réaliser par votre équipe dans le temps, sans oublier les jalons et dépendances clés.

• Vue Calendrier : grâce à ce mode d’affichage, vous avez un bon aperçu des échéances des tâches et de leurs liens avec les autres tâches ou événements du quotidien, de la semaine ou du mois.

• Vue Liste : dans un planning affiché sous forme de liste de tâches, vous disposez de toutes les informations complémentaires (priorité, responsable, documents en pièce jointe, échéances, notes, etc.) concernant chaque tâche, accessibles depuis divers menus déroulants.

• Tableaux Kanban : ici, les tâches de votre planning sont organisées en colonnes. Traditionnellement, chacune des colonnes d’un tableau Kanban correspond à une étape de travail (ex. : « À faire », « En cours », « Terminé »). Les tâches individuelles y sont représentées par des cartes, qui passent d’une colonne à l’autre jusqu’à leur réalisation par l’équipe.

En bref, toutes ces options d’affichage vous aident à vous faire un bon aperçu des tâches de votre équipe et du projet dans son ensemble. Non seulement ces outils vous aident dans votre planification, mais certains proposent également des fonctionnalités de gestion de projet : vous pouvez ainsi visualiser vos projets et y contribuer au fil de leur progression, étape par étape.

Affichez les plannings de travail de vos collègues sur Asana

L’utilisation d’un outil comme Asana offre une myriade de possibilités à votre équipe : soudain, votre planning de travail n’est plus une simple liste, mais un document dynamique et interactif que chacun peut modifier à sa convenance, mais aussi intégrer à sa gestion des tâches.

Un planning de travail en ligne est la solution idéale pour gérer efficacement son équipe et d’autres responsabilités en parallèle. Une fois la bonne structure en place, vos collègues pourront donner le meilleur d’eux-mêmes.