Modèle de calendrier d’e-mail marketing

Un bon timing est essentiel, surtout quand il s’agit de contenu marketing comme les e-mails. Le moment où vous les envoyez est tout aussi crucial que leur contenu. Un envoi hâtif est susceptible d’intimider des clients potentiels ou peut vous conduire à dévoiler une annonce d’entreprise majeure avant sa finalisation. Un envoi tardif peut quant à lui vous faire rater le coche.

Par conséquent, toute stratégie d’e-mail marketing suppose l’élaboration d’un planning organisé. Grâce à un calendrier d’e-mail marketing, vous pouvez planifier vos envois en amont. Dans les grandes entreprises, la journée des équipes est rythmée par les échanges d’e-mails, raison pour laquelle il est recommandé d’uniformiser leur envoi. C’est là qu’un modèle d’e-mail marketing peut s’avérer bien utile.

Qu’est-ce qu’un modèle de calendrier d’e-mail marketing ?

Un modèle d’e-mail marketing (ou marketing par e-mail) est un calendrier réutilisable qui vous permet d’organiser et de planifier l’envoi de vos e-mails à venir. Nombreuses sont les entreprises à disposer d’équipes dédiées à l’e-mail marketing qui se servent d’un calendrier ; pour autant, elles sont loin d’être les seules à envoyer ce genre de contenu : les équipes chargées des réseaux sociaux, du marketing de contenu et les équipes produit sont également concernées. Il est donc souhaitable que chacune dispose d’un calendrier qui détaille le contenu et la programmation de leurs envois. Vous pourrez ainsi repérer d’éventuels problèmes et y remédier en interne pour éviter les déconvenues.

Un modèle garantit une planification harmonisée du calendrier de marketing par e-mail, quelle que soit l’équipe. De plus, le modèle peut être communiqué à tous les services concernés pour une plus grande transparence sur les campagnes d’e-mailing à venir. Il vous permettra également de coordonner les sujets, thèmes et lancements, histoire de ne pas noyer vos clients sous une masse d’e-mails.

Imaginez le scénario suivant : vous faites partie d’une entreprise d’e-commerce et vous prévoyez d’envoyer des e-mails pour les promos du Black Friday. Vous pourriez tout à fait coordonner l’ensemble des e-mails des différentes équipes pour l’occasion, afin d’avoir un timing optimal et un contenu cohérent.

Avez-vous besoin d’un modèle de calendrier d’e-mail marketing ?

Vous envoyez des e-mails ? Si votre réponse est oui, vous avez tout intérêt à utiliser un calendrier d’e-mail marketing. La majorité des programmes de marketing numérique actuels incluent l’e-mail marketing dans leur stratégie marketing globale, raison pour laquelle il est primordial de rester cohérent en ce qui concerne le timing de l’envoi. Généralement, un modèle de ce type aide les différents services de l’entreprise à élaborer leur propre calendrier d’e-mail marketing.

Des calendriers uniformisés révèlent toute leur utilité lorsque différentes personnes ou équipes envoient des e-mails simultanément au même public cible. Vous pouvez apporter toutes les modifications souhaitées à votre contenu, mais sans un calendrier de référence, vous risquez d’envoyer des e-mails redondants en masse à vos clients. En toute honnêteté, personne ne souhaite recevoir trois e-mails d’une même entreprise portant sur le même sujet. Grâce à un modèle de calendrier d’e-mail marketing, chaque équipe peut créer son propre calendrier. Résultat ? Vous obtenez un aperçu clair des responsables, du contenu et des dates d’envoi de tous les e-mails.

Une fois votre modèle créé, utilisez-le pour :

• Uniformiser et simplifier un processus de programmation d’e-mails : concevez votre modèle comme un guide pas à pas pour que les membres de votre équipe sachent précisément comment élaborer leurs propres calendriers d’e-mail marketing.

• Partager des informations avec les autres membres de l’équipe : envoyez le modèle à tous vos collègues responsables des envois d’e-mails pour éviter que des sujets ou thèmes soient redondants. Votre public pourrait considérer vos messages comme du spam.

• Structurer une campagne d’e-mailing spécifique : définissez la manière dont les différents types de campagnes d’e-mailing doivent être planifiées, en créant un modèle de calendrier d’e-mail marketing à chaque lancement de produit.

Les avantages d’un modèle de calendrier d’e-mail  marketing numérique

Selon le logiciel utilisé pour créer votre modèle, ce dernier pourra constituer un outil flexible, adaptable à différentes situations. Par exemple :

Avec un outil dynamique, comme un logiciel de gestion de projet, votre modèle de calendrier d’e-mail marketing pourra vous servir à…

• Organiser votre planning de gestion du contenu pour ne jamais rater de campagne.

• Donner aux parties prenantes une vue d’ensemble sur votre calendrier d’e-mail marketing du moment.

• Conserver des indicateurs clés pour déterminer la réussite de votre e-mail, comme les taux de rebond et de clics  (CTR).

Dans un outil statique, comme Microsoft Excel ou Google Sheets, votre modèle de calendrier d’e-mail marketing sera limité. Certaines actions seront impossibles :

• Utiliser des automatisations ou communiquer facilement avec les autres équipes.

• Tenir les parties prenantes informées en temps réel de l’évolution de vos indicateurs clés, par exemple les taux de conversion ou de désabonnement.

Les éléments à inclure dans votre modèle de calendrier d’e-mail marketing

Tout comme d’autres modèles marketing (modèle de calendrier de contenu ou modèle de marketing sur les réseaux sociaux), votre modèle de calendrier d’e-mail marketing est un outil supplémentaire qui vient compléter votre arsenal d’outils. Veillez toutefois à ce que votre calendrier soit adapté aux besoins de votre équipe. Voici quelques éléments indispensables à inclure :

• Campagne : il est important de préciser la campagne concernée, surtout si vous souhaitez ensuite faire le lien avec d’autres campagnes pour contribuer à des efforts marketing à plus grande échelle.

• Responsable : indiquez le responsable de chaque e-mail, campagne et tâche sur votre calendrier.

• Dates importantes : vous pouvez préciser l’échéance des tâches (par ex. : terminer la rédaction de l’e-mail) et la date à laquelle vous souhaitez envoyer chaque e-mail.

• Liste de diffusion : vous avez plusieurs listes de diffusion ? Indiquez celle qui est concernée.

• Contenu : si vous le souhaitez, il est tout à fait possible de détailler le contenu de vos e-mails dans cette section (sujets et corps de texte). Vous ne souhaitez pas encombrer votre calendrier ? Ajoutez un lien renvoyant vers un document de référence.

• Test A/B : évaluez la performance de vos e-mails en assurant le suivi des tests A/B dans votre calendrier.

• Indicateurs : surveillez la progression des taux de service, d’ouverture, de clics et d’autres données clés pour vos rapports.

• Objectifs : listez les initiatives et objectifs commerciaux, et indiquez la stratégie de marketing de contenu auxquels chaque e-mail contribue.

Quelles intérgrations et applications utiliser avec votre modèle ?

Profitez au maximum du potentiel d’Asana grâce à ses fonctionnalités et intégrations d’applications innovantes pour vos projets :

Fonctionnalités intégrées

• Vue Calendrier : cette vue de projet vous permet de visualiser le travail accompli et les tâches qui se profilent au format calendrier. Vous obtenez ainsi un suivi clair des tâches terminées et des prochaines échéances. Les parties prenantes pourront quant à elles bénéficier d’une vue d’ensemble des échéances de chaque tâche, ainsi que du travail prévu à l’échelle du projet. Il suffit de cliquer sur une tâche pour en consulter les détails, comme les champs personnalisés associés, les dépendances, les sous-tâches, etc.

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Objectifs : les objectifs Asana sont directement reliés au travail à réaliser pour les atteindre et aident les membres de l’équipe à comprendre ce qu’ils font. Le lien entre leur travail et les objectifs n’étant pas toujours aisé à établir, les collaborateurs doivent pouvoir visualiser en quoi leurs activités contribuent à la réussite de l’équipe et de l’entreprise, en temps réel. Ils pourront ainsi prendre de meilleures décisions, notamment en identifiant les projets qui soutiennent la stratégie de l’entreprise et en hiérarchisant les tâches dont les résultats sont mesurables.

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Salesforce : supprimez les points de blocage en offrant aux équipes commerciale, après-vente et réussite client un moyen de communiquer directement avec les équipes qui les assistent sur Asana. Partagez des pièces jointes et créez des tâches concrètes pouvant être suivies pour les besoins du processus avant-vente. Avec Service Cloud, connectez vos équipes de mise en œuvre et de service aux équipes d’assistance travaillant sur Asana, pour une expérience client d’exception.

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Outlook : certains e-mails demanderont une action de votre part, par exemple de vérifier le travail produit par votre agence ou une demande de design d’un partenaire. Pour vous faciliter le travail, vous pouvez désormais créer la tâche en question sur Asana directement depuis Outlook. Il vous suffit ensuite de l’attribuer à un collègue ou à vous-même, de lui donner une échéance et d’ajouter la tâche au projet correspondant.

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