Google Agenda + Asana

À propos de Google Agenda

Google Agenda est un outil de planification des tâches sous forme de calendrier qui vous permet d'organiser facilement vos réunions et de gérer votre temps en centralisant tous vos calendriers au même endroit.

Les avantages de Google Agenda + Asana

L'intégration Google Agenda + Asana permet aux équipes de planifier, de programmer et de gérer leur journée.

** Veuillez noter que les paramètres de synchronisation des données ne synchronisent qu'un seul calendrier professionnel personnel.

Les Règles Asana :

Grâce aux règles, les équipes n'ont plus à planifier manuellement leurs réunions avec les collaborateurs d'un projet, car celles-ci sont automatiquement créées dans Google Agenda lorsqu'une tâche Asana atteint une certaine étape.

Par exemple, à l'aide de règles, une équipe peut créer un déclencheur qui ajoute un événement à son calendrier lorsqu'une tâche est « Programmée » et invite également les collaborateurs de la tâche à l'événement. Cette fonctionnalité peut aussi servir pour les tâches récurrentes : les équipes peuvent par exemple créer une tâche récurrente du type « Envoyer l'ordre du jour de la réunion » et ainsi déclencher l'envoi d'une invitation à l'événement dès que la tâche est marquée comme terminée.

Ajouter des événements aux tâches sous forme de widgets :

Les équipes peuvent également ajouter des widgets d'événements aux tâches pour relier les tâches connexes et afficher les informations clés de la tâche, telles que l'heure de l'événement et l'organisateur. Par exemple, lors de la planification d'une réunion avec un client, les utilisateurs peuvent associer la réunion à une tâche afin que les collaborateurs de la tâche sachent que la réunion a été planifiée. Les widgets d'événements seront automatiquement ajoutés pour les événements créés par l'intégration « Google Agenda avec règles ».

Paramètres de la synchronisation des données pour les widgets d'événement :

Grâce aux paramètres de synchronisation des données, les équipes peuvent facilement s'assurer que les événements restent à jour avec les tâches qui ont été utilisées pour les programmer. Ce paramètre permet aux équipes de configurer les champs de la tâche Asana qui doivent rester à jour dans l'événement du calendrier si un événement est associé. Par exemple, si une règle a été utilisée pour planifier automatiquement un événement, l'organisateur de l'événement pourrait modifier l'échéance et l'heure de la tâche, et la modification serait répercutée dans l'événement du calendrier.

Synchronisation de projet pour toutes les tâches du projet :

Les équipes peuvent également synchroniser facilement toutes les tâches au sein d'un projet Asana ou dans Mes tâches avec leur calendrier Google pour s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

• Mes tâches : les tâches devant être terminées chaque jour sont visibles dans le calendrier Google, ce qui aide les équipes à rester concentrées

• Importer des projets : les prochains jalons ou échéances de vos projets sont visibles dans Google Agenda

Associer Google Agenda à Asana

Voici comment configurer l’intégration Google Agenda :

1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez ajouter l’intégration

2. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite et accédez à Applications

3. Sélectionnez Google Agenda et cliquez sur Ajouter au projet

4. Connectez-vous avec votre compte Google et cliquez sur Autoriser

5. Pour joindre des événements à des tâches, ouvrez une tâche dans le projet et cliquez sur « Ajouter un événement Google Agenda »

6. Pour créer des règles avec Google Agenda, cliquez sur Personnaliser en haut à droite et accédez à Règles

Une fois l’intégration Google Agenda configurée, voici comment configurer le paramètre de synchronisation des données pour les widgets d’événements :

1. Cliquez sur Personnaliser en haut à droite du projet Asana auquel vous souhaitez ajouter ce paramètre, puis accédez à Applications

2. Sélectionnez Google Agenda et accédez à l'onglet Paramètres de la synchronisation des données

3. Sélectionnez le calendrier à synchroniser (Remarque : ce paramètre s'applique uniquement aux calendriers pour lesquels vous êtes l'organisateur de l'événement)

4. Sélectionnez les champs de tâche à associer aux champs d'événement

5. Sélectionnez Enregistrer et fermer pour activer le paramètre

Voici comment utiliser la synchronisation de projet pour toutes les tâches d’un projet ou de Mes tâches dans Google Agenda :

Pour synchroniser toutes les tâches au sein d'un projet Asana :

1. Dans la barre supérieure du projet, cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du projet

2. Cliquez sur Exporter/Imprimer et sélectionnez Synchroniser avec le calendrier

3. Copiez l'URL depuis la fenêtre contextuelle

4. Rendez-vous dans Google Agenda et, depuis la barre latérale, cliquez sur Autres agendas

5. Sélectionnez Depuis l'URL

6. Copiez l'URL du projet

Pour synchroniser toutes les tâches de votre liste Mes tâches :

1. Dans Mes tâches, cliquez sur le menu déroulant des actions

2. Sélectionnez Synchroniser avec le calendrier

3. Copiez l'URL depuis la fenêtre contextuelle

4. Rendez-vous dans Google Agenda et, depuis la barre latérale, cliquez sur Autres agendas

5. Sélectionnez Depuis l'URL

6. Collez l'URL du projet

Remarque : la synchronisation depuis Asana vers votre calendrier fonctionne dans un seul sens. Les mises à jour apportées dans votre calendrier ne sont pas reflétées sur Asana.

En savoir plus et obtenir de l'aide

Pour en savoir plus sur l'intégration de règles Asana avec Google Agenda, consultez le Centre d'aide Asana. Pour la synchronisation de projets avec Google Agenda, consultez cet article du Centre d'aide.

Si vous avez des questions, des commentaires ou besoin d'aide, contactez l'équipe d'assistance d'Asana.

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