Mall för projekttidsplan

Stora, komplexa projekt behöver struktur för att hålla sig på rätt spår. Efter att man har delat upp ett projekt i mindre steg, är det viktigt att definiera vem, vad och när för varje genomförbar uppgift. Det är här tidsplanen för projektet kommer in i bilden. Projekttidsplanen håller arbetet fokuserat genom att samla alla uppgifter på ett ställe.

Vad är en projekttidsplan?

Projektets tidsplan visar prydligt ett projekts milstolpar, uppgifter och leveranser på en tidslinje, vilket hjälper dig att effektivisera hela projektet från början till slut och på ett och samma ställe.

Projekttidsplaner är en viktig del av projektledning. Tidsplaner organiserar arbetet i genomförbara sekvenser baserat på din projektplan och projektlivscykel.

Varför använda en mall för projekttidsplaner?

I planeringsskedet känns allt möjligt. Det är ett sprillans nytt jobb, och det brukar kännas spännande att sätta igång. Men att dyka ner i projektet utan en tydlig tidsplan kan medföra att man snabbt tappar helheten ur sikte, till exempel varför projektet påbörjades och vad man hoppas uppnå. Om du lägger tid på att skapa en mall för en projekttidsplan i förväg får du en referenspunkt som vägledning vid varje steg på vägen. 

Det finns olika sätt att hantera mallen för projekttidsplanen, men med ett projekthanteringsverktyg kommer du att få ut så mycket som möjligt av den. Du kan spara din favorittidsplan som en mall och återanvända den i varje nytt projekt. Genom att använda ett verktyg kan du också göra följande:

• Designa tidsplanen i en visuell tidslinje där du direkt kan se kopplingar mellan uppgifter, teammedlemmar och deadliner.

• Lägga till beroenden så att arbetet slutförs i rätt ordning.

• Fira och uppmärksamma framgångar med projektmilstolpar.

• Ansluta all projektinformation, från uppgiftslistor till rapportering, på ett centralt ställe.

• Dela projekttidsplaner mellan team för att underlätta teamöverskridande samarbeten och stöd.

• Automatisera arbetsflöden i din tidsplan som du kan ställa in och sedan inte behöva tänka på det.

• Ändra slutdatum när prioriteringar skiftar.

• Ge en överblicksbild av projektstatusen för alla intressenter.

Typer av projekttidsplaner

Arbetsdokument, anteckningsblock, integrerad programvara – tekniskt sett kan du skapa en tidsplan för ett projekt var som helst. Innan projekthanteringsprogram fanns brukade företag använda papperskalendrar och tjocka mappar för att hålla reda på projekt. Idag kan vi använda digitala verktyg som automatiskt följer upp och anpassar sig efter projektet, vilket minskar jobb om jobbet och ökar produktiviteten.

Här är tre vanliga sätt att organisera projekttidsplaner med respektive för- och nackdelar:

1. Digitala dokument 

Det blir mindre och mindre vanligt att använda dokument som mallar för digitala projekttidsplaner, men de är fortfarande de mest lättillgängliga.

Fördelar: Vanligtvis gratis att använda, lätta att skapa och tillgängliga för alla.

Nackdelar: Projekt kan ändras på kort varsel, men dokument ändras inte med projektet. Det är nästan omöjligt att omvandla dokumenten till levande tidsplaner. Därför är de tidskrävande att sköta och kräver många manuella uppdateringar. Det ökar risken för mänskliga fel såsom att uppgifter förbises eller deadliner glöms bort. Dessutom måste man komma ihåg att referera till dem – det finns inga påminnelser eller verktyg som meddelar intressenter när förändringar sker.

2. Kalkylark 

Kalkylark är lätta att omvandla till projekttidsplaner, men fördelarna sträcker sig inte längre än så.

Fördelar: Ett kalkylarks rutnätsdesign lämpar sig naturligtvis för tidsplaner. Du kan också mata in regler och formler för att automatisera en del av arbetet. Dessutom är de tillgängliga för de flesta organisationer och är oftast gratis att använda.

Nackdelar: Kalkylark är designade för att fungera väl med regler och formler – men man behöver veta vilka dessa är för att det ska fungera effektivt. Även om vem som helst kan skapa ett kalkylark, är bara ett fåtal skickliga nog att använda dem på ett bra sätt. Om de inte används på rätt sätt fungerar de som ett dokument med rutnätslayout med små möjligheter när det gäller automatisering, justeringar och teamkommunikation.

3. Digital tidslinjer 

Dessa visuella projekttidsplaner, även kända som Gantt-diagram, visar uppgifter längs en tidslinje.

Fördelar: Gantt-diagrammallar är det perfekta sättet att skapa en anpassad projekttidsplan. De är visuellt utformade och innehåller alla nödvändiga detaljer – så att du kan se allt på en gång. Det är särskilt användbart när man vill visualisera den kritiska linjen – eller den minsta sekvens av uppgifter som måste slutföras för att projektet ska lyckas. Gantt-diagram ger en överblick över projektets status för alla intressenter och är lätta att ändra. Du kan justera uppgifter, teammedlemmar eller deadliner med några enkla klick. Om du lägger till beroenden och automatiseringsregler kan du automatisera hela projektarbetsflödet från början till slut.

Nackdelar: Specifik programvara för projektledning krävs ofta för att skapa digitala tidslinjer som är lätta att ändra.

Skapa din egen anpassade tidsplan

Alla projekttidslinjer ska innehålla samma grundläggande funktioner – deadliner och uppgifter. Sedan är det upp till dig att anpassa den, beroende på hur du vill använda mallen för projekttidsplanen. Om du till exempel koordinerar arbete med tvärfunktionella samarbeten vill du troligen lägga till projektberoenden som hanterar arbetsflödet.

Integrerade funktioner

• Tidslinevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum, utan också beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett och samma ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att ni kan nå alla mål i tid.

• Beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med gemensamma arbetsflöden kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras kommer Asana att meddela dig så att du även du kan ändra slutdatumet för din beroende uppgift.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från ad hoc-automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• Projektöversikt. Projektöversikten innehåller all viktig kontext för hela projektet. Ge teamet en överblick över projektarbetet och som svarar på frågorna vad, varför och hur. Lägg till en projektbeskrivning och ange tonen för hur ni ska samarbeta tillsammans i Asana. Dela sedan viktiga resurser och kontext såsom mötesdetaljer, kommunikationskanaler och projektsammanfattningar – på ett och samma ställe.

Rekommenderade appar

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du kolla upp en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och helt enkelt söka efter uppgiften direkt från din Gmail-inkorg.

• Outlook. När åtgärdspunkter kommer in via e-post, till exempel när din byrå ber dig att granska ett arbete eller när en partner gör en förfrågan om designtillgångar, kan du nu skapa uppgifter för dem i Asana direkt från Outlook. Du kan sedan tilldela uppgiften till dig själv eller en teamkollega, ställa in ett slutdatum och lägga till den i ett projekt, för att koppla den till annat relevant arbete.

• Clockwise. Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Integreringen mellan Clockwise och Asana gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet och när de ska slutföras, och om Clockwise automatiskt kan omplanera dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för arbete.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

Följ bästa praxis för att komma igång med att skapa din egen projekttidslinje:

• Använd ett system som gör det enkelt att justera deadliner. Med ett projektledningsverktyg kan du ändra flera deadliner samtidigt och varna viktiga intressenter i realtid. 

• Använd projektberoenden för att reducera risken att arbete missas. Det är mycket användbart i scenarier när ett objekt behöver vara färdigt för att nästa uppgift ska kunna utföras. Till exempel att behöva ett juridiskt godkännande innan en webbplats kan publiceras.

• Tilldela uppgifter och delegera arbete så att alla intressenter har ansvar i ett projekt.

• Lägg till milstolpar för att spåra och fira varje åstadkommande. 

• Definiera omfattningen av arbetet med tydliga leveranser, förväntat startdatum och beräknat slutdatum för varje uppgift. 

Vanliga frågor