Lecciones aprendidas

Acabas de terminar un gran proyecto. Todo parecía estar bien hasta que te diste cuenta de que tu Equipo tuvo que rehacer el trabajo porque los archivos clave no se compartieron a tiempo. Fue frustrante y, lo que es peor, podrías haberlo evitado si hubieras hecho este análisis de datos antes.

Cada proyecto finalizado ofrece lecciones valiosas. Pero sin una forma estructurada de capturarlas, tu equipo corre el riesgo de repetir errores o pasar por alto los éxitos. Las plantillas de lecciones aprendidas de Asana te ayudan a reflexionar sobre los resultados del proyecto, recopilar información de las partes interesadas y documentar las conclusiones clave para que puedas tomar decisiones más inteligentes y mejorar continuamente tus flujos de trabajo.

¿Quién se beneficia de esta plantilla de lecciones aprendidas?

En Asana, usamos las revisiones de lecciones aprendidas después de cada iniciativa importante para identificar qué funcionó, qué no y por qué. Registrar las lecciones aprendidas con una plantilla lista para usar nos ayuda a hacerlo de manera más rápida y efectiva. Una plantilla de lecciones aprendidas garantiza que el análisis de datos prácticos no se pierda y que todos los equipos se beneficien de un proceso estructurado y repetible. Esta reflexión ayuda a los equipos a fortalecerse con cada proyecto que emprenden.

Esta plantilla de lecciones aprendidas es ideal para:

• Jefes de proyecto que desean capturar las lecciones de los proyectos finalizados

• Equipos que realizan retrospectivas del sprint, análisis post mortem o revisiones de cierre del proyecto

• Partes interesadas que buscan mejorar la planificación y ejecución de proyectos

• Equipos de PMO que crean una biblioteca de aprendizajes de proyectos para futuras consultas

Usa esta plantilla de lecciones aprendidas en la gestión de proyectos para mejorar el éxito de los proyectos futuros, evitar repetir errores y tomar decisiones más informadas.

¿Por qué usar la plantilla de lecciones aprendidas de Asana?

Después de finalizar un proyecto, debes asegurarte de que tu equipo registre el análisis de datos clave antes de continuar. Una plantilla específica hace que este proceso sea uniforme, práctico y fácil de revisar.

Con esta plantilla de lecciones aprendidas de Asana, puedes hacer lo siguiente:

• Centrar los debates en temas clave: usa indicaciones estructuradas para explorar qué salió bien, qué no y por qué, como una fecha límite incumplida o un cambio de alcance de último minuto.

• Recopilar las opiniones de las partes interesadas en tiempo real. Usa los comentarios y los formularios para recopilar el análisis de datos del equipo del proyecto y las partes interesadas.

• Convertir el análisis de datos en acciones pendientes. Convierte las lecciones en pasos claros y prácticos. Por ejemplo, si la responsabilidad de las tareas no estaba clara, la próxima vez define quién es el responsable desde el principio.

• Evitar repetir errores. Identifica las causas raíz, como las brechas de comunicación o los requisitos poco claros, y define acciones pendientes para guiar la planificación y ejecución de proyectos futuros, como aclarar los cronogramas o mejorar los procedimientos de traspaso.

• Supervisa el progreso de los seguimientos. Asigna responsables y fechas límite para las acciones pendientes, como consultar con las partes interesadas del proyecto para asegurarte de que todos estén alineados con un nuevo proceso de aprobaciones.

• Crear una base de conocimiento que se pueda consultar. Mantén los informes de lecciones aprendidas accesibles y vinculados al proyecto original.

• Alinea la mejora continua. Documenta lo que funcionó bien para repetir el éxito en proyectos similares.

Cómo usar esta plantilla de lecciones aprendidas

Una vez que finalice tu proyecto, programa una sesión de lecciones aprendidas e invita al equipo del proyecto y a las partes interesadas. Luego:

1. Duplica la plantilla y cámbiale el nombre. Haz una copia de la plantilla de lecciones aprendidas y asígnale un nombre claro y fácil de buscar. Por ejemplo, “Campaña del segundo trimestre: lecciones aprendidas”, “Análisis retrospectivo del rediseño del sitio web” o “Revisión de la incorporación de empleados”. Esto ayuda a mantener tu espacio de trabajo organizado y facilita la búsqueda de informes más adelante.

2. Define la agenda de la sesión. Describe temas como los éxitos, los desafíos, los objetivos del proyecto y las recomendaciones futuras. Comienza con una breve descripción general del proyecto y explica el propósito de la sesión.

3. Pide comentarios. Usa formularios o documentos compartidos para recopilar reflexiones individuales con anticipación. Pide a los colaboradores que compartan lo que salió bien, lo que no salió bien y cualquier desafío recurrente.

4. Debatir en grupo. Repasa las fases y los resultados clave del proyecto. Analiza las razones de los éxitos y los contratiempos, no solo los síntomas superficiales.

5. Documenta las conclusiones. Capture los aprendizajes clave en categorías como victorias, fallas y causas de origen. Incluye evidencia o ejemplos de respaldo siempre que sea posible.

6. Asignar acciones pendientes. Convierte las lecciones en pasos concretos. Crea tareas concretas, asigna responsables y establece plazos para cumplirlas.

7. Comparte el informe. Guarda el informe de lecciones aprendidas con el proyecto. Etiquétalo para futuras consultas y haz que sea accesible para los equipos que ejecuten proyectos similares más adelante.

Funciones de Asana que simplifican las revisiones de lecciones aprendidas

No necesitas una configuración complicada para capturar conclusiones significativas. Estas funciones de Asana facilitan la recopilación de comentarios, el análisis de datos y el seguimiento de las mejoras.

• Formularios: estandariza la forma en que recopilas los comentarios de las partes interesadas para cada proyecto, como una encuesta rápida después del lanzamiento de un producto o un evento de ventas.

• Campos personalizados: etiqueta los aprendizajes por nombre del proyecto o tipo de problema para facilitar la búsqueda de tendencias, como etiquetar los comentarios como “problemas de traspaso” o “corrupción del alcance”.

• Hitos: marca los puntos de inflexión clave, como una aprobación retrasada o un cambio en el alcance, para que no se olviden en la revisión.

• Comentarios de tareas: permite que los compañeros de equipo compartan contexto directamente en las lecciones, como por ejemplo, por qué no se cumplió con una fecha límite o qué se hizo para solucionarlo.

• Archivos adjuntos: vincula pruebas de respaldo, entregables o informes finales a cada lección.

• IA de Asana: permite que la IA te ayude a resumir los comentarios, sugerir análisis de datos e identificar temas en varias lecciones aprendidas, como roles poco claros o cambios de última hora.

• Actualizaciones de estado: comparte las conclusiones clave y los planes de seguimiento en una actualización concisa para que todos puedan ver los aspectos más destacados sin necesidad de otra reunión.

Integraciones recomendadas

Conecta tu plantilla de lecciones aprendidas con las herramientas que tu equipo ya usa. Ya sea que estés recopilando comentarios de una campaña, compartiendo diseños o revisando documentación técnica, estas integraciones ayudan a mantener todo en un solo lugar y reducir las idas y vueltas entre las herramientas de gestión de proyectos.

Puedes explorar aún más opciones en el Directorio de aplicaciones de Asana.

• Slack: captura comentarios en tiempo real durante los resúmenes del proyecto y convierte los mensajes en tareas de Asana.

• Microsoft Teams: mantén la colaboración en tus sesiones de lecciones aprendidas con la creación de tareas integrada durante las reuniones.

• Google Drive: adjunta archivos como informes finales, retrospectivas o cronogramas de proyectos para brindar contexto.

• Figma: incorpora archivos de diseño y prototipos para consultar el trabajo visual o los comentarios de UX durante la revisión.

• Coview: adjunta grabaciones de pantalla y comentarios visuales para proporcionar un contexto más profundo detrás de los desafíos o los pasos omitidos.

• GitLab: vincula repositorios de código o combina historiales de solicitudes para análisis post mortem vinculados al trabajo técnico.

• Threads: captura y sincroniza las conversaciones relevantes del equipo desde Threads para incluir información en la sesión de lecciones aprendidas.

• Jira Cloud: sincroniza el análisis de datos de la reunión post mortem entre los equipos técnicos y no técnicos. Conectar Jira

• Dropbox: carga los activos posteriores al proyecto directamente en tu tarea o informe de lecciones aprendidas.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de lecciones aprendidas