Plantilla de lecciones aprendidas

Acabas de terminar un gran proyecto. Todo parecía estar bien hasta que te diste cuenta de que tu equipo tuvo que rehacer el trabajo porque los archivos clave no se compartieron a tiempo. Fue frustrante y, lo que es peor, podrías haberlo evitado si hubieras tenido esta información antes.

Cada proyecto finalizado ofrece lecciones valiosas. Pero sin una forma estructurada de recopilarlas, tu equipo corre el riesgo de repetir los errores o pasar por alto los aciertos. Las plantillas de lecciones aprendidas de Asana te ayudan a reflexionar sobre los resultados del proyecto, recopilar información de las partes interesadas y documentar las conclusiones clave para que puedas tomar decisiones más inteligentes y mejorar tus flujos de trabajo de manera continua.

¿Quiénes se benefician de esta plantilla de lecciones aprendidas?

En Asana, usamos las revisiones de las lecciones aprendidas después de cada iniciativa importante para identificar qué funcionó, qué no y por qué. Una plantilla lista para usar nos ayuda a registrar las lecciones aprendidas de manera más rápida y efectiva. Esta plantilla garantiza que la información procesable no se pierda y que todos los equipos se beneficien de un proceso estructurado y repetible. Esta reflexión ayuda a los equipos a fortalecerse con cada proyecto que realizan.

La plantilla de lecciones aprendidas es ideal para:

• Jefes de proyectos que quieren aprender de las lecciones de los proyectos finalizados

• Equipos que realizan análisis retrospectivos de sprints, análisis post mortem o revisiones de cierre de proyectos

• Las partes interesadas que buscan mejorar la planificación y la ejecución de los proyectos.

• Equipos de PMO que crean una biblioteca de aprendizajes del proyecto para futuras consultas

Usa esta plantilla de lecciones aprendidas en la gestión de proyectos para mejorar el éxito de los proyectos futuros, evitar repetir errores y tomar decisiones más informadas.

¿Por qué usar la plantilla de lecciones aprendidas de Asana?

Después de completar un proyecto, debes asegurarte de que tu equipo registre la información clave antes de continuar. Una plantilla dedicada hace que este proceso sea uniforme, práctico y fácil de revisar.

Con esta plantilla de lecciones aprendidas de Asana, puedes hacer lo siguiente:

• Centrar los debates en temas clave: usa indicaciones estructuradas para explorar qué salió bien, qué no y por qué, como una fecha límite incumplida o un cambio de alcance de última hora.

• Recopilar las opiniones de las partes interesadas en tiempo real. Usa los comentarios y los formularios para recopilar información del equipo del proyecto y las partes interesadas.

• Convertir las observaciones en acciones concretas. Convierte las lecciones en pasos claros y prácticos. Por ejemplo, si la responsabilidad de la tarea no estaba clara, decide quién es el responsable desde el principio la próxima vez.

• Evitar repetir errores. Identifica las causas raíz, como las brechas de comunicación o los requisitos poco claros, y define acciones pendientes para guiar la planificación y ejecución de proyectos futuros, como aclarar los cronogramas o mejorar los procedimientos de traspaso.

• Supervisar el progreso de las tareas de seguimiento. Asigna encargados y fechas límite para las acciones pendientes, como comunicarse con las partes interesadas del proyecto para garantizar que todos estén alineados con un nuevo proceso de aprobación.

• Crear una base de conocimientos en la que se pueda buscar. Mantén los informes de lecciones aprendidas accesibles y vinculados al proyecto original.

• Centrarse en la mejora continua. Documenta lo que funcionó bien para repetir el éxito en proyectos similares.

Cómo usar esta plantilla de lecciones aprendidas

Una vez que finalice el proyecto, programa una sesión de lecciones aprendidas e invita al equipo del proyecto y a las partes interesadas. Luego:

1. Duplica y cambia el nombre de la plantilla. Haz una copia de la plantilla de lecciones aprendidas y asígnale un nombre claro y fácil de buscar. Como por ejemplo: “Campaña del segundo trimestre: lecciones aprendidas”, “Análisis posterior al rediseño del sitio web” o “Revisión de la incorporación de empleados”. Esto ayuda a mantener tu espacio de trabajo organizado y facilita la búsqueda de informes más adelante.

2. Define la agenda de la sesión. Describe temas como los aciertos, los desafíos, los objetivos del proyecto y las recomendaciones futuras. Comienza con una breve descripción general del proyecto y explica el propósito de la sesión.

3. Recopila comentarios. Usa formularios o documentos compartidos para recopilar reflexiones individuales con anticipación. Pide a los colaboradores que compartan lo que salió bien, lo que no y cualquier desafío recurrente.

4. Debate en grupo. Repasa las fases y los resultados clave del proyecto. Analiza las razones de los éxitos y los contratiempos, no solo los síntomas superficiales.

5. Documenta las conclusiones. Registra los aprendizajes clave en categorías como victorias, fallas y causas raíz. Incluye pruebas o ejemplos de respaldo siempre que sea posible.

6. Asigna elementos de acción. Convierte las lecciones en pasos concretos. Crea tareas concretas, asigna encargados y establece plazos para cumplirlas.

7. Comparte el informe. Guarda el informe de lecciones aprendidas con el proyecto. Agrega etiquetas para futuras referencias y haz que sea accesible para los equipos que trabajen en proyectos similares.

Funciones de Asana que simplifican las revisiones de las lecciones aprendidas

No necesitas una configuración complicada para recopilar conclusiones significativas. Estas funciones de Asana facilitan la recopilación de comentarios, la documentación de información y el seguimiento de las mejoras.

• Formularios: estandariza la forma en que recopilas los comentarios de las partes interesadas para cada proyecto, como una encuesta rápida después del lanzamiento de un producto o un evento de ventas.

• Campos personalizados: etiqueta las conclusiones por nombre de proyecto o tipo de incidencia para que las tendencias sean fáciles de encontrar, como etiquetar los comentarios como “problemas de traspaso” o “corrupción del alcance”.

• Hitos: marca los puntos de inflexión clave, como una aprobación retrasada o un cambio de alcance, para que no se olviden en la revisión.

• Comentarios de las tareas: permite que tus compañeros de equipo compartan contexto directamente en las lecciones, como anotar por qué no se cumplió una fecha límite o qué la solucionó.

• Archivos adjuntos: vincula la evidencia de respaldo, los entregables o los informes finales a cada lección.

• IA de Asana: permite que la IA te ayude a resumir los comentarios, sugerir información e identificar temas en varias lecciones aprendidas, como roles poco claros o cambios de última hora.

• Actualizaciones de estado: comparte las conclusiones clave y los planes de seguimiento en una actualización concisa para que todos puedan ver los aspectos más destacados sin necesidad de otra reunión.

Integraciones recomendadas

Conecta tu plantilla de lecciones aprendidas con las herramientas que tu equipo ya usa. Ya sea que estés recopilando comentarios de una campaña, compartiendo diseños o revisando documentación técnica, estas integraciones ayudan a mantener todo en un solo lugar y reducen el intercambio entre las herramientas de gestión de proyectos.

Puedes explorar aún más opciones en el Directorio de aplicaciones de Asana.

• Slack: recopila comentarios en tiempo real durante los resúmenes de los proyectos y convierte los mensajes en tareas de Asana.

• Microsoft Teams: mantén la colaboración en las sesiones de lecciones aprendidas con la creación de tareas integrada durante las reuniones.

• Google Drive: adjunta archivos como informes finales, análisis retrospectivos o cronogramas de proyectos para brindar contexto.

• Figma: incorpora archivos de diseño y prototipos para hacer referencia al trabajo visual o a los comentarios de UX durante la revisión.

• Coview: adjunta grabaciones de pantalla y comentarios visuales para proporcionar un contexto más profundo detrás de los desafíos o los pasos omitidos.

• GitLab: vincula repositorios de código o combina historiales de solicitudes para análisis post mortem vinculados al trabajo técnico.

• Threads: captura y sincroniza las conversaciones relevantes del equipo en Threads para informar tu sesión de lecciones aprendidas.

• Jira Cloud: sincroniza los análisis post mortem entre los equipos de desarrollo y los equipos no técnicos. Conectar Jira

• Dropbox: carga los activos posteriores al proyecto directamente en tu tarea o informe de lecciones aprendidas.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de lecciones aprendidas