Plantilla para registro de stakeholders

El éxito de tu proyecto depende de muchos factores: planificación integral, comunicación eficaz, metas y objetivos claros y, por supuesto, la aceptación y satisfacción de las partes interesadas (o stakeholders).

La satisfacción de los stakeholders del proyecto es clave para cualquier proyecto exitoso, pero hacer un seguimiento de sus preferencias, especialmente en un proyecto grande con muchos aspectos dinámicos, puede ser un desafío. Afortunadamente, con las plantillas para registro de stakeholders todos estos problemas quedaron en el pasado.

¿Qué es un registro de stakeholders?

Es un documento con información de todos las stakeholders de un proyecto específico, así como su participación en el proyecto, su interés e influencia, y sus preferencias de comunicación.

¿Alguna vez confundiste las preferencias de una persona con las de otra? O peor aún, ¿te olvidaste de incluir a un stakeholder en una comunicación importante? Esto ocurre con más frecuencia de lo que crees, porque, a fin de cuentas, un gestor de proyecto es un ser humano. Contar con un proceso sencillo para registrar la información de los stakeholders es solo una pequeña parte de una gestión de las partes interesadas eficaz.

Aquí entran en juego los registros de stakeholders, herramientas útiles de gestión de proyectos que te permiten mantener toda la información en un lugar fácil de acceder. Además, simplifican el proceso de seguimiento de las personas que participan en el proyecto y cómo inciden en el resultado. Si la información cambia durante el transcurso del proyecto, puedes actualizar rápidamente el registro, de modo que nada se pierda.

¿Qué es una plantilla para registro de stakeholders?

Es un recurso reutilizable que puedes duplicar y editar rápidamente para cada proyecto en el que trabajes. Con las plantillas, tendrás un esquema básico para todos tus proyectos y será más fácil estar al tanto de las preferencias de cada parte interesada y estimar la aceptación después del análisis de las partes interesadas.

Beneficios de usar una plantilla para registro de stakeholders online

Como project manager, puede ser difícil hacer un seguimiento de todos los stakeholders, especialmente cuando se trata de una gran iniciativa o cuando trabajas en más de un proyecto a la vez. Sin embargo, estas personas clave son verdaderamente importantes para el éxito. Comunicar la información correcta a las personas adecuadas al comienzo del proyecto puede ayudarte a obtener la aceptación del equipo directivo. También garantiza que tanto los stakeholders como tú estéis alineados en el cronograma, los objetivos y los entregables del proyecto, lo que evitará la corrupción del alcance más adelante.

Las plantillas para registro de stakeholders simplifican este proceso y agilizan la participación, ya que se convierten en una fuente única de información. Estas plantillas son, por tanto, claves en la dirección de proyectos ya que te permiten clasificar a los participantes en diferentes niveles o categorías, y realizar un seguimiento de la mejor manera de compartir información con ellos, a fin de garantizar su respaldo.

Además, cuando creas una plantilla para registro de stakeholders  digital en una herramienta de gestión de proyectos, se reducen los pormenores del trabajo. Incluso, al contar con un modelo predefinido para cargar toda la información, puedes empezar a trabajar rápidamente al comienzo de cada proyecto en la gestión de los interesados.

Otros beneficios de contar con una plantilla para registro de stakeholders online:

• Sirven como una fuente única de información de todas las partes interesadas.

• Permiten registrar los detalles de las personas en una ubicación fácil de consultar para los miembros del equipo.

• Mantienen a los miembros del equipo informados y alineados sobre las preferencias de los participantes.

• Mejoran el compromiso de los stakeholders y tu relación con ellas.

• Ayudan al equipo a comprender las preferencias individuales al mejorar la comunicación efectiva y facilitar el proceso de aceptación.

• Aumentan la confianza y mejoran la comunicación con las partes interesadas.

• Permiten al equipo saber rápidamente quién tiene poder de decisión (y quién no), para poder hablar con los stakeholders correctos y ponerse de acuerdo rápidamente.

• Ayudan al equipo a identificar las necesidades de las partes y a determinar cuál es la mejor manera de comunicarse con ellas.

Recuerda que los registros de las partes interesadas son herramientas proactivas (no reactivas) que te permiten realizar un seguimiento de quién es quién en tu proyecto. Son parte del proceso inicial de planificación del proyecto y te ayudan a establecer límites y alinearte con los stakeholders desde el principio, así evitas que el proyecto crezca demasiado o se retrase.

¿Qué debes incluir en una plantilla para registro de stakeholders?

La plantilla para registro de stakeholders del proyecto servirá como modelo para todos tus proyectos en el futuro, por lo que debes incorporar cualquier información relevante para diferentes iniciativas. Esto incluye los datos que necesitas conocer de cada parte interesada, como su nivel de influencia en el proyecto y sus preferencias de comunicación. De esta manera, nunca tendrás que preocuparte de olvidar información clave.

En la plantilla para registro de stakeholders, incluye todo esto de cada stakeholder:

• Nombre

• Rol o puesto

• Categoría (interna o externa; principal o secundaria)

• Nivel de influencia en el proyecto (bajo, medio o alto)

• Nivel de interés en el proyecto (bajo, medio o alto)

• Necesidades o deseos específicos

• Método de comunicación principal

• Tipo de información que desean recibir en las actualizaciones

• Frecuencia con la que desean recibir actualizaciones

• Información de contacto

• Notas adicionales

Tu plantilla para registro de stakeholders o registro de interesados también debe incluir una sección para la información básica del proyecto, como el nombre y la descripción del proyecto, el tipo de proyecto y la fecha propuesta de inicio y finalización. Puedes completar esta información y cualquier nota específica de las los stakeholders al comienzo de cada proyecto.

Funciones integradas

• Actualizaciones de estado de los proyectos. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

• Brief del proyecto. El brief te permite comunicar detalles y fechas importantes al equipo más amplio. Asegúrate de que tu equipo pueda acceder fácilmente al brief al agregarlo en una fuente central de información como Asana.

Aplicaciones recomendadas

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Miro. Conecta Miro y Asana para optimizar los flujos de trabajo y ver la imagen completa de cada proyecto en un solo lugar. Integra los tableros de Miro en los briefs de los proyectos de Asana, así todos los miembros del equipo podrán interactuar, ver, comentar o editar directamente desde Asana. También puedes adjuntar un tablero de Miro nuevo o existente en cualquier tarea de Asana para invitar automáticamente a los colaboradores de la tarea a ver, comentar o editar el tablero.

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