Plantilla de Asana para incorporación de empleados

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Una experiencia de incorporación eficaz permite a los nuevos empleados hacer un seguimiento de sus primeras tareas pendientes de manera sencilla en un solo lugar. Prepáralos para el éxito desde el primer día con nuestra plantilla exclusiva de Asana.

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[Interfaz de usuario del producto] Ejemplo de plantilla de Asana para la incorporación de empleados (Listas)

Todos los nuevos empleados pasan por un proceso de incorporación que es mucho más que una lista de tareas. Es tu oportunidad de causar una primera impresión: una oportunidad valiosa para prepararlos para su nuevo empleo, establecer las métricas para el éxito y hacer que los nuevos miembros del equipo generen un sentido de pertenencia con tu empresa. 

Una experiencia de incorporación eficaz nunca ha sido tan importante como lo es ahora. Con el agotamiento y el síndrome del impostor en aumento, las empresas buscan cualquier forma de hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos. Aquí es donde entra en juego la plantilla para incorporación de empleados.

¿Por qué conviene usar una plantilla para incorporación de empleados?

Una plantilla para incorporación de empleados es una forma de estandarizar el proceso de incorporación para todos los empleados nuevos. Con un programa unificado, puedes garantizar que los miembros del equipo cuenten con la información que necesitan para tener éxito desde el primer día.

Optimiza el proceso

Una plantilla para incorporación con una lista de verificación es simplemente eso: una lista de verificación de las cosas que tus empleados nuevos deben hacer para estar preparados para su nuevo puesto. Con una plantilla eficaz se reúne toda esa información en un solo lugar para que el empleado no tenga que recordarlo todo.

Procura el éxito de los miembros del equipo brindando toda la información necesaria

Es fundamental proporcionar las herramientas necesarias a los recién contratados. Cuando dejas en claro tus expectativas para su primera semana, su primer mes e incluso su primer año en la empresa, les das una idea clara de lo que necesitan para tener éxito.

Esto no solo beneficia al empleado nuevo, sino que también aumenta la satisfacción del empleado a largo plazo. Cuando los empleados saben qué se espera de ellos, es menos probable que experimenten emociones negativas en el lugar de trabajo, como el agotamiento y el síndrome del impostor. Según nuestra investigación, estos dos factores afectan de manera desproporcionada a los empleados más jóvenes, lo que conduce a una moral baja, falta de comunicación, falta de compromiso en el trabajo, más errores e incluso mucho desgaste.

Lee: El plan de 30-60-90 días: cómo lograr la incorporación fluida de los nuevos empleados

Haz que los miembros de un equipo virtual se sientan bienvenidos

Contar con una plantilla para incorporación de empleados clara es especialmente importante para la incorporación remota. Los empleados remotos no tendrán tanta comunicación cara a cara contigo ni con su equipo virtual. Dejar bien en claro qué deben hacer, dónde deben comunicarse y cómo pueden comenzar a marcar la diferencia de inmediato los empoderará, sin importar desde dónde trabajen. 

Esto es doblemente importante para los empleados que trabajan en zonas horarias diferentes. Si no puedes estar en línea cuando ellos se conectan, es incluso más importante darles a los nuevos empleados una lista clara de las tareas pendientes para ayudarlos a empezar por su cuenta.

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La incorporación es un momento crucial para lograr que los empleados se sientan incluidos desde el primer día. Marca la pauta para la permanencia de una persona en la empresa y sienta las bases para su conocimiento y experiencia trabajando para la empresa. Es por eso que desarrollar una experiencia de incorporación inclusiva es tan importante para una cultura corporativa inclusiva.”
Sonja Gittens Ottley, directora de Diversidad e Inclusión de Asana

Plantilla de Asana para incorporación de empleados

Al invertir seriamente en el proceso de incorporación, creemos que podemos dar a nuestros nuevos empleados la mejor ventaja para sus nuevas funciones. Para lograrlo, es importante crear visibilidad y que cada empleado nuevo tenga una idea clara de cómo será el proceso de incorporación.

Esta no es como tu plantilla estándar para incorporación de empleados. Nuestra plantilla para incorporación de empleados incluye algunas de las cosas clave que hacemos en Asana para que se sientan bienvenidos desde el primer día. Cada empleado recién contratado recibe una lista de verificación para incorporación, previamente completada por el gerente con toda la información relevante, proyectos y tareas de incorporación.

La creación de esta fuente central de información, y su puesta en práctica, le brinda al empleado una idea clara de lo que debe hacer desde el principio. Permite una gran experiencia de incorporación al agilizar el acceso a la información por parte de los nuevos empleados. De esta manera, los empleados podrán encontrar fácilmente los documentos importantes de la empresa, como los valores corporativos, políticas organizativas e información del manual del empleado.

Crea tu plantilla

Elementos clave de una plantilla para incorporación de empleados

Para ayudar a los nuevos empleados a tener éxito, no solo debes contar con una plantilla para incorporación de empleados que sea eficaz, también necesitas saber cómo usarla. Para que esta plantilla resulte lo más útil posible para todos los nuevos miembros del equipo, asegúrate de:

  • Establecer expectativas y cronogramas de cuándo y cómo el trabajo debe ser realizado.

  • Especificar fechas de entrega para cada acción pendiente.

  • Transformar la plantilla en un documento dinámico que el empleado nuevo pueda actualizar en tiempo real con preguntas, aprendizajes y próximos pasos.

  • Describir el proceso de incorporación completo de principio a fin.

Funciones integradas

  • Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

  • Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

  • Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

  • Alojar tareas en varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

  • Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

  • Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

  • Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

  • Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para incorporación de empleados

¿Qué debería incluir una plantilla para incorporación de empleados nuevos? 

Tu plantilla de lista de verificación para empleados nuevos debería incluir todo lo que el empleado necesita para tener éxito desde el primer día. Asegúrate de incluir las acciones que debe realizar en su primer día, las tareas que debe completar durante sus primeros 30-60-90 días y cualquier información que necesite durante el proceso de orientación de empleados nuevos.

¿Quién es el responsable de crear una plantilla para incorporación de empleados?

Por lo general, el departamento de recursos humanos es el responsable del proceso de incorporación de empleados en general. Al estandarizar el proceso en todo el programa de incorporación, el equipo de RR. HH. puede garantizar que todos los nuevos empleados reciban las herramientas y la información que necesitan para tener éxito. Una vez que el equipo de RR. HH. ha sentado las bases, tú eres el responsable de agregar cualquier información adicional, contexto y detalles que tu nuevo empleado necesite para su puesto.

¿Cuánto debería durar el proceso de incorporación de empleados?

Los gerentes responsables de la contratación y los profesionales de RR. HH. suelen dedicar menos de un mes a este proceso, pero eso no les da a los nuevos empleados tiempo suficiente para sentirse seguros en sus puestos. Lo ideal es que el proceso de incorporación dure aproximadamente tres meses para que puedas llevar a cabo un plan de 30-60-90 días completo.

¿Qué puedo hacer para que los nuevos empleados se sientan bienvenidos?

La mejor experiencia de incorporación comienza antes del primer día del empleado nuevo. La semana anterior a que empiece, considera enviarle una carta de bienvenida con información sobre cómo será su primer día de trabajo, las expectativas sobre ese día y detalles adicionales que deba conocer, como el código de vestimenta o la política del almuerzo. Una vez que el empleado nuevo comience a trabajar en tu equipo, asegúrate de estar disponible para guiarlo durante el proceso de incorporación y responder cualquier pregunta que pueda tener. Considera asignarle un mentor que pueda proporcionarle una relación de pares, además de apoyo.

¿Una plantilla para incorporación de empleados aumenta la retención?

Una investigación realizada por Glassdoor demostró que las organizaciones con un sólido proceso de incorporación pueden mejorar la tasa de retención de sus empleados en un 82 %. Una plantilla para incorporación de empleados eficaz sienta las bases para un empleado comprometido; lo que, en última instancia, aumenta la retención y reduce el desgaste.

¿Cada empleado solo necesita una plantilla de incorporación?

De hecho, en Asana creamos dos proyectos de incorporación para cada empleado recién contratado. Cada uno recibe un proyecto de incorporación general, que incluye la información que todos los empleados nuevos necesitan. Además de esta plantilla de incorporación específica de la empresa, cada uno también recibe una plantilla de incorporación funcional o específica para el puesto, con los detalles y la información que necesita para su puesto.

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