Incorporación remota de empleados: desafíos y soluciones

Piensa en tu primer día en un empleo presencial. Podría haber sido algo así: te presentaste en tu nueva oficina con algo de papeleo, un traje nuevo y una gran dosis de nervios. Tu gerente te saludó al llegar, un amable compañero del equipo de informática ya había preparado tu escritorio y te presentaron a más personas de las que recuerdas. Quizás hasta fuiste a almorzar o a un happy hour con tu equipo.

Ahora imagina que te incorporas de forma remota. Te presentas en tu escritorio (o mesa de la cocina) con una taza de café hecho en casa, tu computadora y la misma dosis de nervios. Nadie te saluda cuando llegas. Solo te sientas, enciendes tu computadora... ¿y luego qué?

Vamos a averiguarlo...

¿Qué es la incorporación remota de empleados?

La incorporación remota es el proceso de darles la bienvenida a los empleados nuevos y brindarles toda la información necesaria. Una buena incorporación remota logra que los empleados nuevos se sientan incluidos, incluso si no puedes conocerlo personalmente. Durante la incorporación virtual, los empleados nuevos aprenden las habilidades que necesitan para su puesto, conocen la cultura corporativa y se ponen en contacto con los compañeros de equipo. Además, se guía a los nuevos empleados a través del proceso de configuración de las herramientas necesarias: como la computadora, el email y cualquier otro software de colaboración que use tu equipo. 

¿Por qué es importante la incorporación remota?

La pandemia por COVID-19 ha hecho que el trabajo remoto se dispare en los últimos años. Según una encuesta de Gallup de 2021, casi la mitad de los empleados estadounidenses trabajan desde casa, ya sea todo o parte del tiempo. Además, nueve de cada diez de esos trabajadores quieren mantener cierto grado de trabajo remoto cuando termine la pandemia. 

Si bien el trabajo remoto les da a los empleados mayor flexibilidad, también presenta algunos desafíos, especialmente cuando se trata de la incorporación. Cuando los empleados nuevos no pueden conocer a sus compañeros de trabajo en persona y verlos diariamente, puede resultar difícil fomentar un sentido de pertenencia y comprobar cómo les va a los nuevos miembros del equipo. Las personas contratadas a distancia también necesitan utilizar las herramientas de comunicación virtual como el chat, las videoconferencias y el software de gestión de proyectos desde el primer día. 

Pero la incorporación es fundamental para el éxito de los empleados. Según, una investigación realizada por Glassdoor, las organizaciones con un sólido programa de incorporación pueden mejorar la tasa de retención de empleados en un 82 % y la productividad en más del 70 %. Eso significa que debemos prestarles más atención a nuestros procesos de incorporación remota para asegurarnos de que los nuevos empleados cuenten con las herramientas y la información que necesitan para tener éxito. Afortunadamente, el hecho de que trabajes de manera remota no significa que no puedas crear una excelente experiencia de incorporación virtual. Lo único que necesitas es un poco de planificación adicional y las herramientas apropiadas para hacerlo. 

4 desafíos de la incorporación remota y sus soluciones

La incorporación de empleados remotos requiere un poco de planificación, pero aún es posible preparar a los empleados nuevos para que tengan éxito al trabajar desde casa. A continuación, compartimos algunos desafíos comunes que puedes enfrentar mientras realizas la incorporación de tu equipo virtual y las soluciones para detener estos obstáculos que se presentan. 

1. Realizar la configuración técnica

Desafío: Los empleados nuevos que trabajarán de forma remota tienen que configurar el equipamiento nuevo por su cuenta.

Cuando empiezas en un empleo nuevo de forma presencial, generalmente alguien se encarga de configurar el equipamiento por ti durante el primer día o antes. Quizás llegues y encuentres un escritorio equipado con una computadora, un monitor, teclado y mouse totalmente funcionales; así que lo único que tienes que hacer es llegar y comenzar a trabajar.

Para los empleados nuevos que trabajarán de forma remota, las cosas son un poco diferentes. Como no pueden ir a la oficina en persona, tienes que enviarles los artículos tecnológicos que necesiten, por lo que el empleado tiene que desempaquetar e instalar todo por su cuenta. Eso significa que tiene mucho más de qué preocuparse durante su primer día. Antes de poder empezar a aprender y conocer a las demás personas, debe configurar una nueva computadora y acceder a los sistemas esenciales como email, mensajes y herramientas de gestión de proyectos.

Solución: Dales a los empleados nuevos tiempo para que se dediquen especialmente a la instalación de su estación de trabajo.

Con estos pocos pasos, puedes hacer que la configuración técnica sea simple y fluida:

• Asegúrate de que el empleado nuevo cuente con el equipamiento esencial antes de su primer día. Si necesitas enviarle algún artículo tecnológico, como una computadora o un teléfono, pon en marcha el proceso justo después de que haya aceptado la oferta. Lo ideal es que le envíes un enlace de seguimiento para que sepa cuándo llegará su equipamiento; especialmente si tiene que estar en su casa para firmar cuando lo reciba. 

• Envía las invitaciones del calendario del primer día al email personal y laboral del recién contratado. Para los empleados nuevos que trabajarán de forma remota, el primer día se trata de obtener acceso a los sistemas esenciales. Esto puede llevar algo de tiempo, así que es recomendable enviar las invitaciones y los enlaces a las videoconferencias a su cuenta de email personal. Asegúrate de enviar esas invitaciones por adelantado; de esa manera, podrá tener una idea de cómo será su primer día de trabajo antes de que empiece oficialmente. 

• Programa una sesión de informática el primer día para ayudar al empleado nuevo a acceder a los sistemas esenciales. Antes que nada, el empleado debe acceder a su computadora y herramientas de comunicación (como email, mensajes o software de gestión del trabajo). Es decir, que una sesión de informática guiada debería ser el primer punto de su agenda. Durante esta reunión, deja tiempo suficiente para solucionar cualquier problema que pueda surgir. 

• Brinda instrucciones detalladas por escrito. Además de la sesión con el equipo de informática, asegúrate de que el nuevo miembro del equipo cuente con notas paso a paso de cómo acceder a las herramientas como el email, los mensajes y el software de gestión de proyectos. De ese modo, no tendrá que preocuparse por tomar notas durante su sesión de informática: si se olvida de algo, tiene un documento que podrá consultar más adelante. 

Usa un proyecto de preparación para las nuevas contrataciones, para poder coordinar y hacer un seguimiento de todo el trabajo previo que debes realizar antes de que comience la incorporación. Así, puedes asegurarte de que el empleado comenzará su primer día con todo lo que necesita.

2. Crear una cultura y relaciones sólidas

Desafío: Los miembros de los equipos remotos suelen sentirse aislados. 

La soledad y el aislamiento son la principal preocupación que han manifestado los trabajadores remotos, según un estudio de dos años realizado por el profesor de Stanford, Nicholas Bloom. Esto tiene sentido: cuando las personas trabajan de manera remota, pierden las pequeñas interacciones de la oficina, como conversar en un descanso para tomar un café o ir a almorzar con el equipo. En lugar de estar sentados junto a sus compañeros de trabajo, los empleados nuevos están aislados en sus hogares, conectados por pantallas, sin las interacciones sociales cotidianas de la vida de oficina. 

Solución: Programa tiempo para la conexión. 

Afortunadamente, los trabajadores remotos no están condenados a sentirse aislados. Puedes ayudarlos a desarrollar vínculos sólidos con sus compañeros de equipo y con toda la empresa; lo único que necesitas es un poco de planificación previa.

• Crea conexiones antes del primer día. Solo porque el empleado nuevo no haya comenzado oficialmente, eso no significa que no puedas comunicarte con él. Después de que haya aceptado la oferta, envíale una tarjeta de parte del equipo, un paquete de cortesía con material promocional de la empresa o un email para hacerle saber que te emociona tenerlo en el equipo. Esto puede contribuir en gran medida a que el empleado nuevo se sienta parte del equipo en su primer día. 

• Programa encuentros y reuniones. Dado que el empleado nuevo no se encontrará con sus compañeros en la sala de descanso o en el ascensor, depende de ti programar tiempo para que conozca a sus colegas. Asegúrate de que los invitados sepan cuando se trata de una reunión informal solo para conocerse, y que no hay necesidad de que preparen nada. Por lo general, 30 minutos es una buena cantidad de tiempo para este tipo de encuentros. Para evitar un exceso de reuniones, puedes programar encuentros y reuniones grupales con equipos que no son los principales colaboradores. Intenta repartir estas reuniones a lo largo del primer mes del empleado para que no tenga más de dos reuniones de presentación por día. 

• Programa reuniones individuales más frecuentes durante las primeras semanas. Durante las primeras semanas de la incorporación, es recomendable programar reuniones individuales más frecuentes con el empleado nuevo; por ejemplo, dos veces por semana en lugar de una vez a la semana. Esto te da tiempo para responder las preguntas y ver cómo la persona se adapta al puesto nuevo y, además, le brinda al empleado tiempo garantizado contigo para que no tenga que preocuparse por cuándo y cómo comunicarse. 

• Asigna un mentor para el empleado nuevo. Al asignarle un mentor, le proporcionas alguien con quien hablar además de su gerente. Un mentor es un compañero del equipo del empleado nuevo (o de un equipo interdisciplinario) que se reunirá con él con regularidad; generalmente todos los días o día por medio durante las primeras semanas. Esto proporciona un espacio de baja presión para que el recién contratado plantee cualquier problema que pueda tener. 

• Utiliza preguntas para romper el hielo y juegos de fortalecimiento de equipos virtuales. Puede ser difícil establecer un vínculo a través de un video, pero un poco de estructura puede ayudar mucho a animar a los empleados nuevos a abrirse y establecer relaciones con su equipo. Dedica cinco minutos para hacer una pregunta para romper el hielo al inicio de las reuniones de equipo o programa una sesión separada para realizar juegos de fortalecimiento de equipos más largos. No tengas miedo de parecer un poco tonto; algunas de nuestras preguntas favoritas para romper el hielo son: “Si fueras una papa, ¿cómo te gustaría que te cocinaran?” y “Si fueras un atleta, ¿qué canción elegirías para retirarte?”. 

3. Utilizar las herramientas de comunicación virtual

Desafío: Es posible que los empleados nuevos no sepan cómo comunicarse con su equipo.

No hay forma de evitarlo: la comunicación es diferente cuando las personas trabajan a distancia. Para muchos empleados nuevos, la comunicación remota en una empresa nueva puede ser desalentadora porque no se puede simplemente pasar por el escritorio de otra persona para hacerle una pregunta. En su lugar, a menudo hay que aprender a utilizar un conjunto de herramientas de comunicación, como email, mensajes, videollamadas y más. Como resultado, los empleados nuevos suelen tener dudas con respecto a qué herramienta de comunicación deberían usar para cada caso. 

Solución: Comparte las pautas de comunicación.

Cuando se trata de la comunicación virtual, un poco de claridad puede marcar una gran diferencia. A continuación, te mostramos cómo desmitificar la colaboración remota:

• Sé específico acerca de cómo se comunica tu equipo. Cada equipo tiene su propia forma de comunicarse, así que crea pautas detalladas sobre cómo hace las cosas tu equipo y comparte estas pautas con tu empleado nuevo durante su primera semana. Por ejemplo, explica qué tipo de contenido se comparte en determinados canales de Slack, cómo se utiliza el tiempo durante las reuniones del equipo y cómo se debe contactar si se tiene preguntas rápidas o solicitudes más concretas. También puedes especificar cuándo debería usar la comunicación asincrónica y cuándo debería programar reuniones de Zoom para analizar los temas más a fondo.

• Crea y comparte un plan de comunicación para los proyectos en los que trabajará el empleado nuevo. En un plan de comunicación se describe cómo mantendrás a los participantes informados durante los proyectos; como la frecuencia con la que se deben comunicar las actualizaciones de estado y los detalles del proyecto, o quién debe estar informado de qué. Compartir un plan de comunicación ayuda a que el empleado nuevo aprenda a comunicarse eficazmente con los miembros del equipo y con los participantes que no pertenecen al equipo. 

• Define las expectativas con respecto a las diferentes herramientas de comunicación. Es normal que los empleados recién contratados sientan que deben responder a los mensajes de inmediato, pero ese tipo de presión puede resultar abrumadora y llevar al agotamiento. En su lugar, establece expectativas claras sobre cuál es un tiempo de respuesta razonable. Esto puede depender del puesto del empleado nuevo y de la herramienta que se utilice; por ejemplo, un miembro del equipo de desarrollo puede tener que responder a los mensajes urgentes por Slack en menos de una hora cuando está de guardia, mientras que un coordinador de eventos puede aspirar a un tiempo de respuesta de un día para los mensajes por email. 

• Usa un software de gestión de proyectos para simplificar la comunicación. Según nuestra investigación, las personas cambian entre 10 aplicaciones un promedio de 25 veces al día para realizar el trabajo. Eso es mucho, especialmente para los nuevos contratados. Así que en lugar de hacer que los nuevos miembros naveguen por un mar de herramientas de comunicación, centraliza la colaboración con un software de gestión de proyectos. Por ejemplo, Asana te permite comentar directamente en las tareas; así puedes prescindir de las cadenas de emails con tantas idas y vueltas, y ver todo el contexto que necesitas en un solo lugar. 

4. Prevenir el exceso de información

Desafío: Los empleados remotos recién contratados pueden sentirse abrumados por la cantidad de información nueva que deben leer y aprender.

Es normal que los empleados nuevos reciban mucha información cuando empiezan. Pero cuando esos nuevos miembros del equipo trabajan de manera remota, a menudo tienen que analizar todo por su cuenta. Y como no pueden simplemente pasar por tu escritorio para hacer preguntas o ver por sí mismos cómo colaboran los demás miembros del equipo, toda esa información puede resultar aún más desalentadora.

Solución: Proporciona pautas y estructura para el aprendizaje de nueva información. 

Con un poco de estructura adicional, puedes asegurarte de que el empleado nuevo no se sienta abrumado por la nueva información. A continuación te mostramos cómo hacerlo:

• Programa capacitaciones para revisar la información clave. Organiza una sesión de capacitación oficial para que el empleado nuevo reciba la información importante, como la forma de realizar las tareas específicas del puesto o una visión general de los objetivos del equipo. Una reunión dedicada a ello le da al nuevo miembro del equipo la oportunidad de hacer preguntas sobre la marcha, pero asegúrate de no alargarlas demasiado. Según un estudio de Microsoft de 2020, la fatiga provocada por las videoconferencias aparece a partir de los 30 minutos en las reuniones virtuales, lo que significa que se hace mucho más difícil concentrarse después de ese momento. Si necesitas realizar sesiones más largas, programa un descanso de cinco minutos cada 25-30 minutos. 

• Equilibra las sesiones de capacitación con el tiempo no estructurado. En lugar de organizar una sesión de capacitación tras otra, deja espacio para que el empleado nuevo tenga tiempo de absorber y poner en práctica las nuevas técnicas. El tiempo extra es especialmente importante durante las primeras semanas de incorporación, cuando el nuevo miembro del equipo no está familiarizado con los procesos de la empresa. 

• Consolida la información en una ubicación central. Durante el tiempo no estructurado, los empleados nuevos pueden leer todo el material del proyecto y la documentación de la empresa. Tú puedes facilitarles el aprendizaje si colocas todo en un solo lugar, y aquí es donde una herramienta de gestión del trabajo como Asana puede ser realmente útil. Cuando compartes un proyecto en Asana, los miembros del equipo pueden ver todas las tareas relevantes, la documentación y los colaboradores, como así también, explorar otros proyectos relacionados que podrían interesarles. Así que en lugar de intentar elaborar una lista completa, simplemente puedes agregarlos a los proyectos relevantes y dejar que exploren a su propio ritmo.

• Crea una lista de verificación para la incorporación. Esta lista de verificación puede ayudar a que los empleados nuevos sepan qué tareas deben realizar y para cuándo. Por ejemplo, podrías crear una lista de verificación que divida las tareas (como capacitaciones, reuniones individuales y lecturas recomendadas) en secciones en función del momento en que deben hacerse. Una buena manera de hacerlo es crear secciones para el primer día, la primera semana, la segunda semana, la tercera semana, etc. Si creas tu lista de verificación en Asana, también puede funcionar como un repositorio central para toda la información de la incorporación. Asana te permite vincular los proyectos relevantes y la información contextual a cada tarea, para que el empleado nuevo cuente con toda la información que necesita. 

Ejemplo de lista de verificación para incorporaciones remotas de empleados nuevos

Brindemos por un gran comienzo (virtual)

Un buen proceso de incorporación remota puede preparar a los empleados nuevos para el éxito, independientemente de dónde se encuentren. Con estos consejos, podrás enfrentarte a los desafíos del trabajo remoto y frenarlos en seco. Lo único que necesitas es un poco de planificación adicional, una buena conexión a Internet y las herramientas adecuadas para hacerlo.