Manual del empleado: cómo informar e inspirar a tu equipo (con ejemplos)

Muchas personas creen que los manuales de los empleados son documentos repetitivos que detallan la misma información legal de siempre. Y si bien las empresas utilizan estos manuales para explicar diversas políticas y normas a los nuevos empleados, estos han evolucionado hasta convertirse en un punto de partida para la cultura de la empresa. Las compañías hoy en día usan manuales del empleado para compartir quiénes son y cómo trabajan, y para crear un sentido de unidad para la organización.

Cuando adoptas una nueva perspectiva al crear el manual del empleado, puedes usarlo para mantener informados e inspirados a los miembros del equipo, nuevos y antiguos. En este artículo, explicaremos cómo crear el mejor manual del empleado. No solo puedes usar este documento para compartir tus valores, sino que también puedes demostrar cómo esos valores cobran vida a través de las políticas de la empresa.

¿Qué es un manual del empleado?

Un manual del empleado brinda información a los nuevos miembros del equipo sobre el propósito, los objetivos, los procesos y las políticas de la empresa. También sirve a modo de referencia para obtener información importante de la organización y establece estándares para los comportamientos esperados, legal y culturalmente.

Ya sea que estés creando un manual del empleado por primera vez o desees actualizar el que ya tienes, contar con un documento completo con la información de tu empresa tiene muchos beneficios.

¿Qué puedes hacer con el manual del empleado?

• Proporcionar a los miembros del equipo acceso a los documentos y estándares legales aplicables.

• Agilizar la comunicación del equipo.

• Acelerar la incorporación de nuevos miembros del equipo.

• Proporcionar transparencia sobre las operaciones de la empresa.

¿Qué debes incluir en tu manual del empleado?

Los nuevos empleados suelen ser la audiencia principal de estos manuales, pero también debes tener en cuenta a los miembros actuales del equipo. Piensa en este documento como un manual de capacitación, un paquete de bienvenida y una referencia. Si bien no hay un formato estricto para redactar el manual del empleado, muchas empresas incluyen una combinación de las siguientes secciones.

Esta guía ofrece una descripción general de las secciones más comunes de este tipo de documentos, no una lista completa de todos los componentes. Antes de publicar tu manual del empleado, consulta con el equipo legal para asegurarte de incluir toda la información relevante según las leyes locales y federales.

Introducción:

• Visión general y valores de la empresa: incluye la declaración de misión de tu empresa, explica los valores y define el propósito.

• Historia y futuro de la empresa: proporciona una cronología general de cómo comenzó la empresa y la visión que tienes para el futuro.

Incorporación a la empresa:

• Guía del primer día de trabajo: si bien el primer día de trabajo de cada miembro del equipo será ligeramente diferente según su puesto, en el manual puedes proporcionar una guía para el primer día de trabajo de todos los nuevos empleados centrado en el entorno y la cultura de trabajo.

• Qué esperar en el primer mes: amplía la guía del primer día de trabajo y explica lo que cada nuevo empleado puede experimentar dentro de su primer mes de empleo.

Relaciones con otros miembros del equipo:

• Gestión y estructura del equipo: el manual del empleado es un excelente lugar para explicar las estructuras del equipo y garantizar que los miembros comprendan claramente el organigrama.

• Código de conducta general: un código de conducta establece pautas de comportamiento y hace responsables de sus acciones a los miembros del equipo. En esta sección, puedes incluir reglas con respecto al uso de teléfonos celulares o redes sociales durante las horas de trabajo, el código de vestimenta, el respeto mutuo o la puntualidad en el trabajo y las reuniones. El equipo legal interno debe escribir y revisar el código de conducta.

• Políticas de trabajo remoto e híbrido: muchas empresas están adoptando el trabajo remoto e híbrido como la nueva normalidad. Si tu equipo ahora trabaja de forma completamente remota, puedes adaptar todo el manual a un entorno de trabajo remoto. Estas políticas pueden centrarse en los requisitos tecnológicos, las pautas para las videollamadas y la comunicación a través de herramientas de trabajo remoto.

Operaciones de la empresa:

• Compensación y desarrollo: en esta sección, puedes responder preguntas sobre la frecuencia con la que tu empresa pagará a los miembros del equipo y explicar los pasos que deben seguir para recibir el pago. En términos de desarrollo, describe las posibles opciones de crecimiento para los miembros del equipo y detalla el proceso de evaluación del rendimiento. Asegúrate de que el equipo legal interno escriba y revise la información de compensación y desarrollo.

• Política de horas de trabajo, días libres remunerados (PTO) y vacaciones: en esta sección, explica cómo los miembros del equipo pueden solicitar y tomarse vacaciones. Además, incluye la política de licencia por enfermedad. Si los miembros del equipo con cronogramas de trabajo a tiempo parcial tienen una asignación de tiempo libre diferente a la de los miembros del equipo a tiempo completo, aclara esas diferencias. Incluye las directrices del equipo legal interno sobre las leyes locales y federales aplicables que podrían incidir en la asignación de vacaciones de los miembros del equipo.

• Beneficios y ventajas: los planes de beneficios pueden incluir seguro médico, seguro dental y oftalmológico, vacaciones, planes de jubilación, reembolso de donaciones benéficas, descuentos en membresías de gimnasios y más. Cualesquiera que sean los beneficios y las ventajas que tu empresa ofrece a los miembros del equipo, enuméralos aquí con entusiasmo.

Cuestiones administrativas generales:

• Renuncia y despido de empleados: aunque no quieras desalentar a los nuevos empleados después de una cálida bienvenida, debes incluir esta sección para explicar las posibles razones de despido. También recuerda a los miembros del equipo que pueden renunciar a su empleo en cualquier momento. El equipo legal interno debe escribir y revisar esta sección.

• Cualquier otro descargo de responsabilidad general (o requisitos legales): también puedes incluir otros descargos de responsabilidad o requisitos legales en el manual del empleado. Trabaja con el equipo legal interno para asegurarte de incluir cualquier información legal relevante que debas compartir. Dicho esto, puedes incluir esta información en otros lugares, como en la documentación de incorporación de empleados nuevos. Recuerda trabajar con el equipo legal para encontrar dónde más puedes compartir esta información si tu manual del empleado ya tiene demasiado contenido legal.

Requisitos legales para el manual del empleado

Algunos estados exigen que las empresas proporcionen a los miembros del equipo información sobre las reglamentaciones federales, estatales, locales o sindicales. A medida que creas el manual del empleado, revisa esta información con el equipo legal o de recursos humanos para cumplir con estas regulaciones.

Si prefieres que tu manual del empleado sea más una guía cultural y de procesos generales, puedes incluir la información legal para los nuevos empleados en otro lugar, por ejemplo, en el acuerdo de contratación.

Consejos para crear el manual del empleado

El manual del empleado debe ser algo más que una lista de las políticas de la empresa y las cláusulas legales. Al personalizar tu documento, los nuevos miembros del equipo se sentirán bienvenidos y a gusto.

Al escribir el manual del empleado en formato digital, también puedes hacerlo interactivo y accesible. Sigue estos consejos para crear un recurso valioso que entusiasmará a los nuevos miembros del equipo sobre su nuevo puesto.

1. Incorpora la voz de tu marca

Es probable que hayas creado una “voz” para tu marca que utilizas en las comunicaciones con los clientes. Esta voz puede ser formal o atrevida, pero, independientemente de lo que decidas, es esencial mantenerla en todos los mensajes. De esta manera, las personas podrán conocerte y confiar en tu empresa.

Si bien el equipo interno sabe que la voz de la marca es de una determinada manera, en el manual del empleado puedes dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo y compartir quién eres como empresa. Al utilizar la voz de tu marca en este documento, puedes demostrar a las personas si tu empresa promueve el humor, si adopta un enfoque más serio o si utiliza un tema recurrente en todo el contenido.

2. Da vida a los valores de tu empresa

El manual del empleado es, en muchos sentidos, la primera interacción de los miembros del equipo con los valores de la empresa. Entonces, en lugar de enumerarlos directamente, aprovecha esta oportunidad para hacerlos más dinámicos y atractivos. ¿Cómo puedes hacer esto?

• Incorpora ejemplos de la vida real.

• Incluye al lector en la historia.

• Usa verbos contundentes y refleja tu personalidad.

Si uno de tus valores es “respetar a los demás miembros del equipo” y simplemente escribes esto en el manual, probablemente los nuevos empleados piensen que tu empresa es igual a las demás. Si el respeto es uno de los valores de tu empresa, puedes probar esto:

“En Apollo Enterprises, cantamos R-E-S-P-E-T-O más fuerte que la propia Aretha. Nuestro equipo de TI incluso dedica un día a la semana a la gratitud: todos los miércoles, los miembros de equipo recorren la sala y comparten con otros qué valor aportan al grupo”.

3. Crea un documento dinámico

Crear el manual del empleado en formato digital es clave para facilitar el acceso, pero también te permite obtener otros beneficios:

• Actualizarlo según sea necesario cuando los valores o las políticas evolucionen.

• Incluir elementos interactivos como infografías o videos.

• Agregar enlaces a cualquier recurso adicional relevante.

• Proporcionar acceso a equipos internos y otras personas según sea necesario.

Actualizar el manual del empleado es más fácil cuando puedes modificar el documento directamente sin necesidad de volver a imprimirlo y compartirlo con todo el equipo. Quizá sea necesario actualizar el manual en los siguientes casos:

• Cambios en las leyes

• Modernización de viejas políticas

• Creación de nuevos puestos de trabajo

• Incorporación de nuevas tecnologías

• Creación de conciencia

• Aclaración de políticas antiguas

• Optimización de la comunicación en el lugar de trabajo

• Incorporación de políticas de trabajo remoto e híbrido

• Mejoras de la cultura del lugar de trabajo

4. Ofrece recursos adicionales

Sería demasiado abrumador tener un documento que cubra toda la información que los miembros del equipo podrían llegar a necesitar. Si hay información relevante para la experiencia del nuevo empleado que no quieres incluir directamente en el manual, puedes agregar enlaces dentro del contenido. De esa forma, los miembros del equipo sabrán dónde pueden encontrar la información y tú no tendrás que abarrotar de datos el documento principal.

Las cláusulas legales y las políticas son un gran ejemplo de contenido que puedes incluir a través de enlaces. Esto hará que el manual del empleado sea más claro y divertido, sin dejar de abordar las cuestiones legales según sea necesario. Como siempre, asegúrate de trabajar con el equipo legal interno para incluir toda la documentación relevante.

Ejemplos de manuales de empleados para inspirarte

A continuación, verás ejemplos de empresas con manuales únicos y digitales. Estos son una representación clara de los valores y la cultura de la empresa. Echa un vistazo y obtén inspiración para tu proceso creativo.

1. MobileJazz

MobileJazz es una empresa de software con sede en Brooklyn, Nueva York. Su manual del empleado, que puedes descargar aquí, explica de inmediato que es “en parte manual, en parte modelo, en parte guía de orientación y en parte declaración de misión”. Con 45 páginas de contenido digital, los miembros del equipo tienen todo lo que necesitan para dar los primeros pasos, navegar por los proyectos, comprender las operaciones de la empresa y más.

2. PeopleHR

PeopleHR es una compañía de software centrada en aplicaciones de recursos humanos, y su manual de empleados tiene textos divertidos por todas partes. Diseñado en un estilo similar a un cuaderno de notas, este manual está repleto de consejos para los nuevos miembros del equipo a medida que avanzan en su primer día y mes de trabajo. Este manual es más breve que otros, pero cubre los aspectos básicos de la incorporación de una manera entretenida.

3. Valve

Valve es una empresa de videojuegos y diseñó su manual del empleado como un libro de cuentos, con índice, prólogo, glosario e ilustraciones. A través de cada capítulo, los miembros del equipo aprenden detalles de su próxima experiencia con la empresa, incluido qué esperar en los primeros seis meses, cómo trabaja Valve y cómo pueden avanzar en la empresa.

Apoya a los nuevos miembros del equipo con manuales eficaces

¿Recuerdas los manuales que las empresas debían entregar aunque nadie los leyera? Esos documentos quedaron en el pasado. Si creas un manual dinámico que represente quién eres y cómo trabajas, los nuevos empleados lo leerán y se sentirán orgullosos de trabajar en tu empresa.

Utiliza un software de gestión del trabajo y combina el manual con un sólido flujo de trabajo de recursos humanos. Con Asana, puedes coordinar equipos, agilizar procesos recurrentes y centralizar la información para que los miembros nuevos y antiguos se sientan seguros a medida que avanzan en sus puestos.