Arbeitsprotokoll Vorlage in Asana erstellen!

Wir alle kennen es: am Ende unseres Arbeitstages schauen wir auf die Uhr und fragen uns, wo die Zeit geblieben ist und was wir in der Zeit erreicht haben. Zwischen Meetings, einzelnen Anfragen und unnötigem Aufwand kommt es schnell vor, dass man die Zeit vergisst. Zu wissen, wie Sie die Zeit genutzt haben (ob sinnvoll oder nicht), ist der erste Schritt zu einem produktiveren Arbeitsablauf.

Hier kommen Arbeitsprotokoll Vorlagen ins Spiel.

Was ist ein Arbeitsprotokoll?

Der Verlust des Zeitgefühls ist problematisch. Dadurch kommt es zu verpassten Fristen und Überarbeitung. Und wenn Sie nicht wissen, wo Sie Zeit verlieren, kann es schwierig sein, eine Lösung dafür zu finden. Hier kommen Arbeitsprotokolle ins Spiel.

Ein Arbeitsprotokoll ist eine Aufzeichnung all Ihrer erledigten Aufgaben, inklusive der für jede Aufgabe aufgewendeten Zeit. Arbeitsprotokolle werden nach Zeitblöcken in chronologischer Reihenfolge sortiert. Auf diese Weise erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, wie viel Zeit Sie für Ihre To-dos, wie z. B. Meetings oder Konzentrationszeit, aufgewendet haben. Arbeitsprotokolle helfen Ihnen dabei, die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen und so effektiver zu arbeiten. Sie zeigen Ihnen, wie viel Zeit Sie wofür verwenden.

Was ist eine Arbeitsprotokoll Vorlage?

Eine Arbeitsprotokoll Vorlage (auch als Vorlage für Zeitprotokolle bekannt) ist eine Vorgabe für die Erfassung Ihrer Arbeitszeit. Sie können Arbeitsprotokoll Vorlagen mit benutzerdefinierten Tags erstellen, die Ihre Arbeit beschreiben, z. B. ob eine Aufgabe abrechenbar ist oder nicht, die Aufgabenpriorität, den Aufgabenstatus und mehr.

Das Beste daran ist, dass die Arbeitsprotokoll Vorlagen duplizierbar sind. Das heißt, sobald Sie Ihre erste Vorlage erstellt haben, können Sie sie immer wieder verwenden. Loggen Sie sich einfach ein und beginnen Sie mit der Arbeit.

Welche Vorteile hat eine digitale Arbeitsprotokoll Vorlage?

Natürlich könnten Sie Ihre Zeit mit einem Tabellenblatt, einem ausgedruckten Stundenzettel oder einer Excel-Tabelle nachverfolgen. Das ist altmodisch und nicht effektiv. Zeitprotokolle als Word-Vorlage zum Ausdrucken sind auf ein vorgefertigtes Format begrenzt und ziehen Ihre Arbeitsweise oft nicht in Betracht. Excel-Vorlagen sind da schon etwas besser, aber auch ihnen fehlt die nötige Flexibilität und sie sind weniger anpassbar. Und mal ehrlich, brauchen Sie wirklich eine weitere Excel-Tabelle in Ihrem Leben?

Dagegen sind digitale Arbeitsprotokoll Vorlagen anpassbar, dynamisch und duplizierbar. Zudem werden hier oft, wie auch bei Asana, kostenlose Vorlagen zur Verfügung gestellt. Dank nützlichen Funktionen wie benutzerdefinierten Zeitblöcken und Statusfeldern, in denen Prioritäten farblich gekennzeichnet sind, können Sie auf einen Blick sehen, wofür Sie Ihre Zeit verwenden. Vergeuden Sie nicht noch mehr Zeit mit Arbeitsprotokollen, die gegen Sie arbeiten. Die Nutzung eines digitalen Arbeitsprotokolls in einem Projektmanagement-Tool erlaubt Ihnen:

• Nachzuverfolgen, welche Tagesordnungspunkte bei Ihnen anstehen

• Herauszufinden, wo Sie Zeit verlieren und wie Sie dies vermeiden können

• Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren

• Ihre Kreativität und Effizienz anzukurbeln

• Zeitverschwender und unwichtige Aufgaben auszusortieren

• Bereiche zu identifizieren, für die Sie zu viel Zeit verwenden

• Geleistete Stunden richtig mitschreiben und abrechnen

• Die Effizienz Ihres Projekts zu steigern

• Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren

Wie schreibt man ein Arbeitsprotokoll?

Nachdem Sie nun wissen, was eine digitale Arbeitsprotokoll Vorlage ist und warum Sie sie verwenden sollten, lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie Sie als Ihr eigener Protokollführer Ihre Arbeitsprotokoll Vorlage anlegen können, um Ihre Produktivität zu maximieren.

1. Beginnen Sie ganz oben auf dem Arbeitsprotokoll mit dem Eintragen all Ihrer Aufgaben für den Tag.

Erstellen Sie zunächst in der Arbeitsprotokoll Vorlage einen Abschnitt, in dem Sie alles protokollieren, was Sie an diesem Tag erledigen möchten, wie z. B. wichtige Punkte, bevorstehende Meetings, kleinere Aufgaben und umfangreichere To-dos. Um Ihre Arbeit besser zu priorisieren, fügen Sie einzelne Tags für die Prioritätsstufe, die Art der Rechnungsstellung, den Status und den Aufwand hinzu.

2. Erstellen Sie einen Abschnitt für „erledigte Aufgaben“ in Zeitblöcken für den Tag.

Im Abschnitt für „erledigte Aufgaben“ verfolgen Sie Ihre To-dos nach, während Sie an ihnen arbeiten und sie schließlich abschließen. Es ist zunächst ein leerer Abschnitt, der sich im Laufe des Tages füllt. Hier sollten Sie Zeitblöcke einfügen, also Zeitfenster, in denen Sie Aufgaben beenden und Arbeit erledigen. Wir emfehlen, dass Sie Ihren Tag in Blöcke von jeweils einer oder einer halben Stunde aufteilen und diese bei Bedarf anpassen.

3. Tragen Sie Ihre Aktivitäten und Aufgaben ein, wenn Sie sie erledigen.

Wenn Sie die Aufgaben im Abschnitt für tägliche To-dos abarbeiten, tragen Sie Ihren Fortschritt im Abschnitt für erledigte Aufgaben in Ihrem Arbeitsprotokoll ein, inklusive einer Zeitangabe für die benötigte Dauer. Wenn Ihr erster Arbeitsschritt des Tages zum Beispiel das Durchgehen von E-Mails von 8-9 Uhr ist, tragen Sie „E-Mails überprüft“ im Abschnitt für erledigte Aufgaben im Zeitblock von 8-9 Uhr ein. Sollte die tatsächlich verwendete Zeit mit den festgelegten Zeitblöcken nicht übereinstimmen, können Sie die jeweiligen Blöcke während der Arbeit anpassen.

4. Erfassen Sie Ihre private Zeit.

Vergessen Sie nicht, auch Aktivitäten einzutragen, die nicht Teil Ihrer täglichen Arbeitsaufgaben sind, wie z. B. Mittagessen, längere Kaffeepausen oder private Termine. Es ist nichts falsch daran, etwas zu entspannen, nachdem Sie lange konzentriert gearbeitet haben. Das Eintragen solcher Pausen gibt Ihnen einfach einen genaueren Überblick darüber, wie Sie Ihren Tag verbringen.

5. Gehen Sie Ihre erledigten (oder nicht erledigten) Aufgaben durch.

Bevor Sie Feierabend machen, sehen Sie sich an, was Sie erledigt haben und was (wenn überhaupt) in Verzug ist. Wenn Sie unerledigte Aufgaben in Ihrer täglichen To-do-Liste haben, notieren Sie, warum Sie keine Zeit hatten, diese zu erledigen. Sind unerwartete Aufgaben oder Meetings aufgetreten? Hat eine Aufgabe länger gedauert als erwartet (und wenn ja, was war die Ursache)? Wann oder warum sind Sie ins Stocken geraten? Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen helfen, sich ein klareres Bild von der Situation zu verschaffen, wenn Sie später Ihr Arbeitsprotokoll überprüfen.

6. Analysieren Sie Ihre Leistung und überlegen Sie, wie Sie diese verbessern können.

Legen Sie zum Schluss ein Intervall fest, in dem Sie Ihre Arbeitsprotokolle überprüfen, etwa am Ende jeder Woche oder jedes Monats. Suchen Sie nach Mustern und Zeitfressern. Vergeuden Sie zum Beispiel Zeit in langen Besprechungen? Verbringen Sie jeden Tag Stunden damit, E-Mails zu prüfen und zu beantworten? Schieben Sie bestimmte Aufgaben vor sich her? Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um über Verbesserungsmöglichkeiten wie die folgenden nachzudenken:

• Eliminieren oder automatisieren Sie unwichtige Aufgaben

• Delegieren Sie „Zeitverschwender“

• Verwenden Sie Zeitmanagementtechniken, um sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und diese zu erledigen.

Was muss eine digitale Arbeitsprotokoll Vorlage enthalten?

Wenn Sie die Zeit für Ihre Tätigkeiten erfassen, geht es nicht nur darum, die Arbeitszeit für Ihre Aufgaben festzuhalten. Eine Arbeitsprotokoll Vorlage gibt Aufschluss darüber, warum und bei welcher Art von Tätigkeiten Ihnen Zeit verloren geht. Somit lässt sich einfacher ableiten, wie Sie Ihre Arbeit besser planen und ausführen können. Um eine effektive Mustervorlage für Ihr Arbeitsprotkoll zu erstellen, fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, die Ihre Aufgaben mit weiteren Informationen ausstatten und Ihnen einen Überblick darüber verschaffen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Dies beinhaltet das Folgende:

• Ihre Aktivitäten und täglichen Aufgaben

• Zeitblöcke

• Abrechnungsart für Aufgaben

• Priorität von Aufgaben

• Zeit, die für jede Aufgabe verwendet wurde

Enthaltene Funktionen

• Workload. Workload zeigt Ihnen eine optische Momentaufnahme der Teamkapazitäten, indem es die projektübergreifende Arbeit Ihrer Teammitglieder an einem einzigen Ort sichtbar macht. Mit diesen Informationen auf einen Blick können Sie Konflikte und Risiken erkennen und Projekte durch Neuzuweisung oder Umplanung von Aufgaben auf Kurs halten. Prüfen Sie Workload regelmäßig, um sicherzustellen, dass Teammitglieder nicht überlastet oder unterbeschäftigt sind. Wenn dies der Fall ist, können Sie weniger dringliche Aufgaben einfach neu zuweisen oder umplanen, um Zeit für Aufgaben mit hoher Priorität freizumachen.

• Dashboards. Dashboards sind Übersichten auf Projektebene, die Diagramme und Visualisierungen enthalten, mit denen Sie mit genügend Abstand vom Tagesgeschehen den Fortschritt Ihres Projekts im Gesamten schnell einsehen können. Passen Sie Dashboard-Diagramme so an, dass Sie potenzielle Hindernisse Ihres Teams sofort erkennen und das Projekt voranbringen können. Verwenden Sie den Dashboard-Tab als Referenzpunkt für die Suche nach Daten, um einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie zuerst arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

Empfohlene Apps

• Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und planen Sie ausreichend Zeit ein, um Ihre Arbeit zu erledigen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Box. Hängen Sie mit der Box-Dateiauswahl, die im Aufgabenfenster von Asana eingebettet ist, Dateien direkt an Aufgaben in Asana an.

FAQs