5 Methoden, um bei der Arbeit die Zeit nicht mehr aus den Augen zu verlieren

Sarah Laoyan – PortraitSarah Laoyan
27. Januar 2024
6 Lesezeit (Minuten)
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Vorlagen

Zusammenfassung

In der Hektik des Alltags kann man leicht den Überblick über die eigene Zeiteinteilung verlieren. Das Problem dabei ist, dass dadurch Meetings, Fristen oder andere wichtige Termine versäumt werden können. Wenn Sie gelegentlich die Zeit aus den Augen verlieren, sollten Sie diese fünf einfachen Strategien zur effektiveren Organisation Ihrer Zeit anwenden.

Bevor Sie das Haus verlassen, überprüfen Sie Ihre Taschen auf alles, was Sie brauchen: Telefon, Geldbörse, Schlüssel. Wenn Sie einen dieser Gegenstände nicht finden können, überlegen Sie kurz, wo Sie ihn zuletzt gesehen haben. So können Sie ihn recht schnell wieder finden. 

Was aber, wenn Sie nicht nur Gegenstände verlegen, sondern nicht wissen, wo Ihre Zeit gelandet ist? Das ist ein gänzlich anderes Problem! Die Suche nach dem Grund für einen Zeitverlust ist viel schwieriger als die Suche nach den Schlüsseln oder Ihrer Geldbörse. Im Folgenden werden einige Schritte beschrieben, mit denen Sie herausfinden können, wo Ihre Zeit geblieben ist, und was Sie tun können, um wieder Herr über Ihren Tagesablauf zu werden. 

Warum verlieren wir die Zeit aus den Augen?

Die Zeit aus den Augen zu verlieren ist kein ungewöhnliches Phänomen. Es gibt eine Reihe von guten, aber auch schlechten Gründen, warum Zeitverluste auftreten können.

„Gute“ Gründe, die Zeit aus den Augen zu verlieren

Waren Sie schon einmal so sehr in Ihre Arbeit vertieft, dass Sie die Welt um sich herum ganz vergessen haben und gedanklich nur noch bei dem Projekt waren, an dem Sie gerade arbeiteten? Dies wird oft auch als Flow-Zustand bezeichnet und ist eine gute Grundlage, um anspruchsvolle Projekte in einem bestimmten Zeitraum zu erledigen.

Der Flow-Zustand kann aber auch zum Problem werden, wenn Sie andere Projekttermine versäumen und immer wieder zu spät zu Meetings erscheinen (oder sie sogar ganz verpassen). Um dies zu vermeiden, sollten Sie entsprechende Vorkehrungen für Ihre Arbeit im Flow-Zustand schaffen. Halten Sie sich den Zeitraum in Ihrem Kalender frei und aktivieren Sie den „Bitte nicht stören“-Modus, um nicht von Benachrichtigungen gestört zu werden. Auf diese Weise besteht keine Gefahr, dass Sie etwas verpassen, und Sie können sich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. 

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„Schlechte“ Gründe, die Zeit aus den Augen zu verlieren

Sind Ihre Tage mit Meetings und ständigen Nachrichten vollgepackt, so verbringen Sie womöglich mehr Zeit mit dem sogenannten Kontextwechsel und dem Austausch mit Ihren Kollegen als mit der eigentlichen Arbeit. Wenn Sie einen Tag mit vielen Meetings haben, kann es passieren, dass Sie die Mittagspause verpassen und fast wie nebenbei bemerken, dass Sie gerade drei Stunden lang in Zoom-Meetings verbracht haben. Das ist auf Dauer nicht haltbar. Sie müssen sich also Grenzen setzen, damit Sie Pausen einhalten und Zeit für konzentriertes Arbeiten in Ihrem Kalender festlegen können. 

Nachfolgend sind ein paar weitere Beispiele aufgeführt, wie man bei der Arbeit die Zeit aus den Augen verlieren kann:

  • Ständige Benachrichtigungen: Benachrichtigungen sind wie dafür geschaffen, Ihre Aufmerksamkeit von der Aufgabe abzulenken, an der Sie eigentlich gerade arbeiten. Wenn Sie dauernd auf Benachrichtigungen reagieren, sollten Sie diese in Apps wie Slack oder in den sozialen Medien besser deaktivieren oder ganz ausschalten. So vermeiden Sie zu häufige Kontextwechsel. 

  • Ständige Meetings: Wenn Sie zwischen zwei Meetings nur 30 Minuten Zeit haben, ist das nicht genug, um sich in eine Aufgabe zu vertiefen oder einen ausreichenden Arbeitsfluß zu gewährleisten. Dadurch kann eine Menge Zeit verloren gehen. Eine gute Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, ist die Bündelung von Meetings, um größere Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. 

  • Unklar definierte Projekte: Wenn Sie sich nicht im Klaren darüber sind, was genau Sie im Rahmen eines Projekts oder einer Aufgabe zu erledigen haben, verwenden Sie möglicherweise zu viel Zeit darauf, sich mit den Beteiligten auszutauschen und zu klären, was zu tun ist, bevor Sie sich an die eigentliche Arbeit machen können. Derartige Arbeit rund um die Arbeit kann viel Zeit in Anspruch nehmen und unnötigen Stress verursachen. 

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Fallstudie: Die COVID-19-Pandemie

In der Anfangszeit der COVID-19-Pandemie sind Ihre Arbeitstage vielleicht zunehmend ineinander übergegangen, bis Sie irgendwann ganz vergessen haben, welcher Wochentag gerade war. Ein solcher Verlust der Wahrnehmung von Zeit tritt häufig auf, wenn die gewohnte Routine durcheinandergeraten ist.

Wir Menschen neigen dazu, uns Routinen anzueignen und sie auch beizubehalten. Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, wurden die Routinen von jedermann durcheinander gebracht. Büroangestellte mussten in einen verordneten Lockdown gehen, was ihren Arbeitsplan auf den Kopf stellte. Die Menschen waren es gewohnt, jeden Tag zu pendeln, an bestimmten Wochentagen bestimmte Meetings abzuhalten, und so weiter. Diese Termine dienten als Ankerpunkte, die dem Gehirn signalisierten, welcher Wochentag gerade war.

Die Wochenenden sind ein gutes Beispiel für einen solchen Ankerpunkt. Denn an diesen Tagen brauchen Sie nicht zu arbeiten. Als jedoch das Pendeln wegfiel, glichen die Wochenenden zunehmend den Wochentagen. Unsere Zeitwahrnehmung wurde verzerrt, da unsere Orientierung am Wochenende wegfiel. 

5 Tipps für Ihr Zeitmanagement

Falls Ihnen das Zeitmanagement Schwierigkeiten bereitet, sind Sie damit nicht allein. Jeder kämpft von Zeit zu Zeit mit diesem Problem. Um Ihnen zu helfen, haben wir ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihren Zeitplan wieder in den Griff bekommen. 

1. Schaffen Sie sich eine Routine und behalten diese auch bei

Ganz gleich, ob Sie zur Arbeit pendeln oder weiterhin von zu Hause aus arbeiten, schaffen Sie Routinen und halten Sie sich daran. Legen Sie Rituale fest, die auf bestimmte Wochentage abgestimmt sind, damit Sie ein konkretes Zeitgefühl entwickeln können. Beispielsweise können Sie unter der Woche ein spezielles Buch lesen, während Sie sich für das Wochenende einen unterhaltsamen Roman vornehmen, mit dem Sie abschalten können. Das kann Ihrem Gehirn helfen, die Arbeitswoche vom Wochenende zu trennen, auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. 

Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen können, sich zeitlich besser zu orientieren:

  • Stehen Sie immer zur selben Zeit auf und gehen Sie zur selben Zeit schlafen.

  • Pendeln Sie jede Woche an denselben Tagen ins Büro.

  • Planen Sie Ihre Mittagspause jeden Tag zur gleichen Zeit.

  • Räumen Sie Ihre Arbeitsmittel am Ende des Tages weg, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.

  • Entwickeln Sie eine Morgenroutine (Frühstück machen, spazieren gehen, meditieren usw.), bevor Sie sich an die Arbeit machen.

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2. Nutzen Sie Zeitmanagementstrategien während Ihres Arbeitstages

Es gibt unzählige Tipps und Tricks zur Steigerung der Produktivität. Wichtig ist nur, dass Sie die Strategien finden, die für Sie persönlich am besten funktionieren. Wenn Sie ständig das Gefühl haben, die Zeit aus den Augen zu verlieren, finden Sie hier ein paar Strategien, die Sie dabei unterstützen, den Überblick zu behalten:

  • Time Blocking: Sie planen eine konkrete Zeitspanne für eine Aufgabe ein. Dies kann helfen, das ständige Hin- und Herwechseln zu unterbinden. 

  • Timeboxing: Sie versuchen, eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu erledigen. Ähnlich wie beim Time Blocking sorgt diese Technik dafür, dass Sie Ihren Aufgaben ein gewisses Maß an Dringlichkeit verleihen. 

  • Pomodoro-Technik: Eine beliebte Technik, bei der Sie 25 Minuten lang arbeiten und dann eine kurze Pause machen, bevor Sie weitere 25 Minuten arbeiten. Durch die eingebauten Pausen kann sich Ihr Gehirn zwischen den Arbeitseinheiten regenerieren. 

  • Iss den Frosch: Bei dieser Strategie geht es darum, die schwierigste Aufgabe gleich als Erstes in der Früh zu erledigen. Wenn Sie Ihre schwierigste Aufgabe zuerst erledigen, wird der Rest des Tages im Vergleich dazu einfacher.

  • Eisenhower-Matrix: Eine Priorisierungstechnik, mit der Sie strategisch festlegen können, welche Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste zuerst in Angriff genommen werden sollen. Wenn Sie sich nur schwer entscheiden können, was Sie als Erstes erledigen sollten, kann diese Technik Sie vor einer Entscheidungsblockade bewahren.

3. Setzen Sie sich Grenzen für Ihre Arbeit

Wenn Sie während der Arbeit dazu neigen, die Zeit aus den Augen zu verlieren, kann sich das auf Ihre Freizeit auswirken und Ihre mentale Gesundheit beeinträchtigen. Dadurch kann sich auch das Risiko eines Burnout erhöhen, falls Sie nicht achtsam bleiben. Das menschliche Gehirn ist ein Muskel, und Sie müssen ihm wie jedem anderen Muskel in Ihrem Körper eine Pause gönnen. 

Grenzen Sie Ihre Arbeit und Ihre Freizeit voneinander ab. Packen Sie zum Beispiel Ihren Laptop weg, wenn Sie mit der Arbeit fertig sind, etwa in ein Bücherregal oder eine Schublade. Schalten Sie auch die Benachrichtigungen Ihres Mobiltelefons aus. Wenn Sie nicht ins Büro pendeln, signalisiert dies Ihrem Gehirn, wann Sie arbeiten und wann Sie Freizeit haben.

Legen Sie ähnliche Grenzen während der eigentlichen Arbeitszeit fest, indem Sie sich Zeit für ablenkungsfreie Konzentrationsphasen nehmen. So können Sie sich ganz gezielt auf Ihre Aufgaben konzentrieren und ohne Unterbrechungen oder Ablenkungen qualitativ bessere Ergebnisse erzielen. 

Lesenswert: 5 Mythen über Multitasking entlarvt – und 6 Wege für mehr Produktivität, ohne ständiges Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben

4. Verbringen Sie jeden Tag ein wenig Zeit im Freien

Als es noch keine Uhren gab, war die Sonne das Einzige, woran wir die Zeit ablesen konnten. Die Sonne ist der wichtigste Regulator unserer inneren Uhr und trägt außerdem dazu bei, uns mit Vitamin D zu versorgen, das wiederum Stress abbaut. Ein Aufenthalt an der frischen Luft und fernab jeglicher Technik kann dazu beitragen, unseren Biorhythmus zu regulieren, sodass Sie nachts leichter einschlafen können, einen regelmäßigen Schlafrhythmus aufbauen und psychischen Erkrankungen vorbeugen. Am einfachsten lässt sich dies erreichen, indem Sie etwas Zeit an der frischen Luft in Ihren Tagesablauf einbauen. Morgens vor der Arbeit mit dem Hund spazieren zu gehen oder nach Feierabend einen Spaziergang zu machen, bringt gleich zwei Vorteile mit sich: Sie sind an der frischen Luft und setzen gleichzeitig Grenzen in Bezug auf Ihre Arbeitszeiten.

5. Nutzen Sie die Vorteile Ihres Chronotyps

Jeder Mensch hat unterschiedliche Tageszeiten, zu denen das Gehirn am leistungsfähigsten ist. Dies hängt zu einem großen Teil von den täglichen Aktivitäten, dem Alter und den Schlafgewohnheiten der Person ab. Dies wird auch als „Chronotyp“ bezeichnet.

Es gibt drei Hauptchronotypen:

  • Der Morgentyp: Diese Person wacht natürlicherweise schon früh am Morgen auf und ist zu Beginn des Tages auch am produktivsten. 

  • Der Mischtyp: Diese Person ist zwischen 10 und 14 Uhr am leistungsfähigsten und hat möglicherweise in der Mitte des Tages einen kleinen Durchhänger. Bei Mischtypen kommt es häufig vor, dass sie am Abend nochmal einen zweiten Energieschub bekommen. 

  • Der Abendtyp: Diese Person zieht es vor, länger auszuschlafen und später am Nachmittag und Abend anspruchsvollere Arbeiten zu erledigen. Für diese Personen ist es am besten, mit simplen Aufgaben in die Arbeit zu starten und die kopflastigen Arbeiten für den späten Nachmittag aufzusparen.

Wenn Sie Ihren Chronotyp kennen, dann sollten Sie Ihren Arbeitstag so planen, dass dieser sich an Ihren leistungsfähigsten Zeiten orientiert. Organisieren Sie Ihre Aufgaben und Meetings entsprechend Ihrer Leistungsfähigkeit. So können Sie Ihre geistige Energie für die wichtigen Aufgaben aufsparen, bei denen sie am meisten gebraucht wird. 

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