Vorlage für einen Personalplan

Wenn Teams schnell wachsen, kann das Ressourcenmanagement zu einem Balanceakt werden. Ohne eine angemessene Planung können Ihre bevorstehenden Projekte aufgrund von unbekannten Personalbedarf oder ungleichmäßigen Arbeitsbelastungen ins Stocken geraten. Mit einer Personalplanvorlage können Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Kapazitäten an einem Ort visualisieren. Mit dieser Vorlage erstellen Sie einen Plan, um die richtigen Personen für die richtige Arbeit zur richtigen Zeit zu finden.

Die Personalplanungsvorlage von Asana vereinfacht die Organisation Ihrer Belegschaft nach Fähigkeiten, Zeitleiste oder Abteilung. Unabhängig davon, ob Sie saisonale Einstellungen, eine wichtige Produkteinführung oder die tägliche Teamplanung verwalten, hilft Ihnen diese einfache Vorlage für Personalbesetzungspläne, Ressourcen strategisch zuzuweisen und sich an veränderte Prioritäten anzupassen.

Wer profitiert von Personalplan-Vorlagen?

Hier bei Asana haben wir gesehen, dass jede Art von Team Personalplanungsvorlagen verwendet, um Prioritäten zu koordinieren. Ein detaillierter Personalplan verhindert Burnout von Teammitgliedern, unterstützt Einstellungsentscheidungen und stellt sicher, dass jede Rolle direkt zu den Geschäftszielen beiträgt.

Personalabteilungen und People-Teams

HR-Fachkräfte verwenden Personalbesetzungspläne, um den Einstellungsbedarf zu prognostizieren, Gehälter zu budgetieren und eine ausgewogene Teamstruktur aufrechtzuerhalten. Die Vorlage bietet einen transparenten Überblick über den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf.

Projektmanager

Projektleiter verlassen sich auf die Personalmatrix-Vorlage, um Qualifikationslücken zu identifizieren und Ressourcen effizient zuzuweisen. Es ist ein unverzichtbares Tool für die Koordination von Mitarbeitern mit Projektzeitplänen, insbesondere in funktionsübergreifenden Umgebungen.

Abteilungsleiter

Teamleiter verwenden die Vorlage, um die Arbeitsbelastung zu koordinieren, die Leistung zu bewerten und fundierte Entscheidungen über die Neuzuweisung von Mitarbeitenden oder die Genehmigung neuer Mitarbeitender zu treffen.

Finanz- und Operations-Teams

Operations-Spezialisten und Finanzmanager verwenden Staging-Vorlagen, um zu verstehen, wie Ressourcen zugewiesen werden und welche Kosten damit verbunden sind.

Warum Sie die Personalplanvorlage von Asana verwenden sollten

Wenn Sie Ihre gesamte Belegschaft zusammen mit Ihren Projektzeitplänen sehen können, ist es einfacher, Engpässe zu erkennen, Kapazitätsprobleme zu beheben und Ihre Personalplanungsstrategie proaktiv zu planen.

Die Vorteile einer Personalplanvorlage sind:

• Sie koordinieren Personen, Fähigkeiten und Prioritäten in einem zentralen Arbeitsbereich

• Prognostizieren Sie den Personalbedarf und die Einstellungszeitpläne

• Ausgewogene Arbeitsbelastung, um Burnout und verpasste Fristen zu vermeiden

• Verbessern Sie die Transparenz bei der Ressourcenzuweisung über Teams und Projekte hinweg

• Sparen Sie Zeit mit einer anpassbaren, einfachen Personalplanvorlage, die mit Ihrem Unternehmen skaliert

So verwenden Sie diese Personalplanvorlage

Diese Personalplanvorlage hilft Personalteams, Managern und Geschäftsinhabern, die Mitarbeiter auf die Unternehmensziele auszurichten. Sie organisiert jedes Element der Personalplanung, sodass Sie einen Personalplan erstellen können, der sowohl kurzfristige als auch langfristige Prioritäten unterstützt.

Die Abschnitte und Spalten der Vorlage bieten eine Roadmap für die Bewertung Ihrer aktuellen Personalsituation, die Behebung von Lücken und die Vorbereitung auf den zukünftigen Personalbedarf. Befolgen Sie diese Schritte, um das Beste aus der Asana Free-Vorlage herauszuholen.

Schritt 1: Richten Sie Ihren Personalplan an der Unternehmensstrategie aus

Beginnen Sie mit dem Abschnitt Strategische Ausrichtung. Erläutern Sie, wie Ihre Personalbesetzungsziele mit den Unternehmenszielen und bevorstehenden Initiativen zusammenhängen. Fügen Sie jeder Aufgabe Unternehmensziele hinzu, um sicherzustellen, dass Personalentscheidungen Ihre allgemeine Unternehmensstrategie direkt unterstützen.

Fügen Sie alle geplanten spezifischen Projekte oder Wachstumsbereiche hinzu, die Ihren Einstellungsprozess beeinflussen. Diese frühzeitige Ausrichtung trägt dazu bei, dass jeder Mitarbeiter in die richtigen Rollen eingesetzt wird, um die Prioritäten des Unternehmens zu erreichen.

Schritt 2: Analysieren Sie Ihre Belegschaft und prognostizieren Sie den Bedarf

Gehen Sie zum Abschnitt Personalanalyse und -prognose, um Ihre aktuelle Belegschaft zu bewerten und Prognosen für die Zukunft zu erstellen. Verwenden Sie die Spalten für Schlüsselkompetenzen, Leistung und Betriebszugehörigkeit, um wertvolle Analytik über Ihr bestehendes Team zu erfassen.

Dieser Abschnitt hilft Ihnen, die Anzahl der Vollzeitangestellten, die Anzahl, die für das Wachstum benötigt wird, und die Optimierung der Personalbesetzung in den Abteilungen zu ermitteln. Durch die Zuordnung von Talentdaten können Sie Engpässe vorhersehen und sich auf zukünftige Erweiterungen vorbereiten.

Schritt 3: Führen Sie eine Lückenanalyse durch

Vergleichen Sie im Abschnitt Lückenanalyse Ihre aktuelle Personalbesetzung mit dem prognostizierten Bedarf. Verwenden Sie die Spalten „Erforderliche Fähigkeiten“ und „Erfolgskennzahlen“, um hervorzuheben, wo zusätzliche Schulungen oder Neueinstellungen erforderlich sind.

Die Lückenanalyse unterstützt die proaktive Nachfolgeplanung, indem sie klärt, in welchen Bereichen bestimmte Fähigkeiten oder Kenntnisse fehlen. Sie ist auch ein nützliches Tool für Geschäftsinhaber und HR-Teams, um gezielte Entwicklungs- oder Rekrutierungsmaßnahmen zu planen.

Schritt 4: Personalstrategien entwickeln

Definieren Sie unter Personalstrategien, wie Sie die identifizierten Lücken schließen werden. Erstellen Sie Aufgaben für neue Mitarbeitende, interne Transfers oder Auftragnehmer, um die Arbeitsbelastung und Kapazität auszugleichen. Sie können auch Details für Ihren Schulungsplan und Initiativen hinzufügen, die das Engagement oder die Bindung von Angestellten verbessern. 

Schritt 5: Planen Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen

Im Abschnitt Budget und Ressourcen können Sie Gehälter, Sozialleistungen und die Gesamtarbeitskosten schätzen. Fügen Sie Aufgaben hinzu, um Finanzierungsgenehmigungen zu überprüfen und den Fortschritt bei der Zuteilung von Ressourcen zu verfolgen. Dieser Budgetierungsabschnitt stellt sicher, dass Ihr Personalmodell mit den finanziellen Grenzen und Wachstumsprognosen übereinstimmt. 

Schritt 6: Implementieren, überwachen und überprüfen

Verwenden Sie Implementierung und Überprüfung, um Ihren Plan abzuschließen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Ergebnisse zu verfolgen. Fügen Sie wiederkehrende Aufgaben hinzu, um den Erfolg der Personalbesetzung anhand Ihres Projektplans und der Meilensteine des Workflows zu messen.

Fügen Sie Überprüfungspunkte hinzu, um den Fortschritt bei der Mitarbeiterbindung und Leistung im Laufe der Zeit zu überwachen. Dies stellt sicher, dass Ihr Plan flexibel und effektiv bleibt, auch wenn sich die Prioritäten verschieben, sich der Entlassungsprozess ändert oder eine Umstrukturierung stattfindet.

Asana-Funktionen zur Planung und Zielsetzung

Asana-Funktionen verwandeln Ihre Personalplanungsvorlage in ein vollständig interaktives Tool für die Personalverwaltung. Wir haben einige Funktionen zur Zielsetzung und Planung in diese Vorlage aufgenommen, aber Sie können sie mit jeder Funktion in unserer Sammlung anpassen.

Benutzerdefinierte Felder

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um die Abteilung, die Stellenbezeichnung, die Kapazität oder die Projektzuweisung zu verfolgen. Benutzerdefinierte Felder erleichtern das Sortieren und Filtern Ihrer Personaldaten nach Rolle oder Arbeitsbelastung.

Zeitleiste

Visualisieren Sie Ihren Personalplan mit einer Gantt-Ansicht. Sehen Sie, wer verfügbar ist, wer überlastet ist und wo zukünftige Personalengpässe auftreten können.

Workload

Überwachen Sie die Teamkapazität in Echtzeit. Mit der Workload-Funktion können Sie Ungleichgewichte erkennen und die Arbeit neu verteilen, bevor es zu Burnout kommt.

Automatisierung

Nutzen Sie Regeln in Asana, um Personalaktualisierungen zu automatisieren. Weisen Sie Aufgaben automatisch zu, wenn sich Rollen ändern, oder senden Sie Benachrichtigungen, wenn neue Mitarbeiter zu Ihrem Plan hinzugefügt werden.

Dashboards

Verwandeln Sie Personaldaten mit anpassbaren Dashboards in Analytik. Verfolgen Sie den Fortschritt der Einstellung und die Kennzahlen für die Rollenbesetzung, um strategische Entscheidungen zu treffen.

Empfohlene Integrationen für Personalplanvorlagen

Integrationen machen Ihre Asana-Vorlage für Personalbesetzungspläne noch leistungsfähiger, indem sie sie mit den Tools verknüpfen, die Ihre Teams bereits verwenden. Besuchen Sie unser App-Zentrum für Integrationen, um die Plattformen zu finden, die Sie regelmäßig verwenden.

Slack

Senden Sie Personalaktualisierungen und Einstellungserinnerungen direkt an Slack-Kanäle. Sorgen Sie für eine schnelle und transparente Kommunikation zwischen der Personalabteilung und den Abteilungsleitern.

Google Sheets

Synchronisieren Sie Personaldaten mit Google Tabellen, um tiefgreifendere Analysen oder Personalberichte zu erstellen. Perfekt für die Erstellung von Quartalszusammenfassungen oder visuellen Berichten.

Workato

Verbinden Sie Asana mit Workday, um Mitarbeiterdaten, neue Angestellte und Rollenänderungen automatisch in Ihrem Personalplan zu aktualisieren.

Outlook-Kalender

Synchronisieren Sie die Zeitpläne und Urlaubszeiten von Angestellten direkt mit Ihrem Personalplan. 

Tableau

Erstellen Sie erweiterte Berichte und Visualisierungen zur Teamauslastung, zu Trends bei der Arbeitsbelastung und zu Personalprognosen für die Überprüfung durch Führungskräfte.

Häufig gestellte Fragen zu Personalplanvorlagen