So entwickeln Sie einen erstklassigen Einstellungsprozess

Caeleigh MacNeil – FotoCaeleigh MacNeil17. März 202214 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Der Einstellungsprozesses ist ein strukturierter Ansatz zur Suche, Beurteilung und Einstellung neuer Teammitglieder. Auch wenn es nicht in jedem Fall feste Vorgaben dafür gibt, vereinfacht ein effektiver Einstellungsprozess die Zusammenarbeit mit Beteiligten aus der Personalabteilung und den Bewerbern. Mit einem solchen Plan können Sie alle wichtigen Punkte nacheinander abhaken und so den kompetentesten Mitarbeiter für die Stelle finden. Informieren Sie sich in diesem Artikel zunächst über die wichtigsten Aspekte des Einstellungsprozesses und ergreifen Sie anschließend mit unseren 11 konkreten Schritten selbst die Initiative.

Das Sprichwort „Rom wurde nicht an einem Tag erbaut“ gilt auch für Teams. Die Einstellung erstklassiger Mitarbeiter kostet Zeit, doch es lohnt sich, denn die Teammitglieder sind schließlich die treibende Kraft bei der Umsetzung von Unternehmenszielen. Wer große Ziele erreichen will, braucht ein gutes Team. Und der Aufbau eines solchen Teams erfordert einen durchdachten Einstellungsprozess. 

Was genau versteht man unter einem Einstellungsprozess?

Der Einstellungsprozess ist ein strukturierter Ansatz für die Suche, Beurteilung und Einstellung neuer Teammitglieder. Er besteht aus einer Reihe standardisierter Schritte, die bei Neueinstellungen jeweils zu befolgen sind – unabhängig davon, ob Sie eine vorhandene Stelle neu besetzen oder das Team aufstocken möchten. Die Neueinstellung mag noch so dringlich sein (vor allem, wenn Sie unterbesetzt sind oder eine Stelle dringend neu besetzen müssen), es lohnt sich definitiv, zunächst einen Einstellungsprozess zu etablieren, bevor Sie beginnen. Wer sich im Vorfeld etwas mehr Zeit nimmt, kann sich künftig noch mehr Zeit und Ärger ersparen.

Eine Einstellung ist in der Regel ein funktionsübergreifender Prozess, denn dabei arbeiten Beteiligte wie Personalvermittler und die Personalabteilung sowie Mitarbeiter, die bei Bewerbungsgesprächen dabei sind, zusammen. Außerdem ist der Einstellungsprozess anpassbar, je nachdem, wer für welche Position eingestellt wird und welche Ressourcen zur Verfügung stehen. So erfordert die Einstellung eines Softwareentwicklers andere Schritte als die eines klinischen Therapeuten. Auch die Zuständigkeiten bei der Einstellung können sich in kleineren Unternehmen ohne Personalabteilung ganz deutlich von denen größerer Unternehmen unterscheiden.

Wenn Sie jedoch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, oder Sie nur ungern andere Beteiligte für den Prozess hinzuziehen möchten – keine Sorge. Ein standardisierter Einstellungsprozess macht die Zusammenarbeit kinderleicht. Nachdem Sie herausgefunden haben, was für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist, und jeden Schritt dokumentieren, haben Sie den perfekten Leitfaden zur Hand. Auf diese Weise wissen Sie immer ganz genau, was zu tun ist und welche Beteiligten Sie bei Neueinstellungen einbeziehen müssen. 

Einstellungsprozess vs. Einführungsprozess

Ein Einstellungsprozess und ein Einführungsprozess sind bei der Eingliederung neuer Mitarbeiter in Ihr Team gleichermaßen wichtig. Allerdings handelt es sich dabei um zwei verschiedene Phasen, die durchlaufen werden müssen. 

Bevor neue Teammitglieder eingegliedert werden können, müssen sie zunächst einmal eingestellt werden. Der Einstellungsprozess umfasst die Ermittlung der Stellenanforderungen, die Suche nach qualifizierten Bewerbern, Vorstellungsgespräche und die Unterbreitung eines endgültigen Angebots. Neben diesen größeren Schritten umfasst der Einstellungsprozess auch Details wie die Frage, wer mit den Bewerbern kommuniziert und wie Sie die einzelnen Bewerber beurteilen werden. Einfach ausgedrückt umfasst der Einstellungsprozess alle Schritte, bis ein Bewerber ein Stellenangebot annimmt. 

Die Einführung in das Unternehmen beginnt, nachdem ein Bewerber den Arbeitsvertrag unterzeichnet hat. Dann heißen Sie den neuen Mitarbeiter willkommen und machen ihn mit seinen Aufgaben vertraut. Einige wichtige Aspekte der Einführung finden oft schon vor dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters statt, z. B. dafür zu sorgen, dass der neue Mitarbeiter einen Laptop und eine Zugangskarte zum Büro hat, oder das Versenden einer E-Mail, damit er weiß, was ihn erwartet. Nach dem offiziellen Arbeitsantritt eines Mitarbeiters wird die Einführung fortgesetzt, indem er mehr über die Unternehmenskultur erfährt, seine Teamkollegen kennenlernt und sich mit den Tools und Prozessen vertraut macht, die er für seine Position benötigt. 

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Warum ist ein Einstellungsprozess wichtig? 

Ein klar strukturierter Einstellungsprozess macht nicht nur Ihnen das Leben leichter – sondern auch allen Beteiligten und den Bewerbern. Mit den folgenden Maßnahmen kann das gelingen: 

Schaffen Sie ein positives Umfeld für Bewerber

Der Umgang mit Bewerbern ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Laut einer Studie geben 78 % der Bewerber an, dass sie aus ihren Erfahrungen bei Vorstellungsgesprächen und Einstellungen darauf schließen, wie sehr ein Unternehmen seine Mitarbeiter schätzt. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, sich während des Einstellungsverfahrens von seiner besten Seite zu zeigen, denn genau zu diesem Zeitpunkt verschaffen sich potenzielle Mitarbeiter einen ersten Eindruck.  

Ein Einstellungsprozess vermittelt den Bewerbern eine einheitliche Erfahrung, während Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bereitstellen. Wenn es einen vordefinierten Einstellungsprozess gibt, können Sie den Bewerbern mitteilen, wie die nächsten Schritte aussehen und wie lange diese vermutlich jeweils dauern. Dann wissen die Bewerber, woran sie sind und können entscheiden, wie sie die Wartezeit überbrücken. Außerdem können Sie wichtige Kommunikationsmaßnahmen in den Einstellungsprozess einbauen, die gewährleisten, dass Sie alle Schritte abarbeiten, z. B. indem Sie den Bewerbern die Informationen zukommen lassen, die sie zur Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch benötigen. Sie können auch Folge-E-Mails versenden, um die Bewerber darüber zu informieren, dass ein anderer Bewerber eingestellt wurde.

Vermeiden Sie unbewusste Voreingenommenheit

Bei einerunbewussten Voreingenommenheit handelt es sich um erlernte Annahmen, Überzeugungen oder Einstellungen, derer wir uns nicht unbedingt bewusst sind. Diese liegen jedoch in der Natur des Menschen – unser Gehirn verarbeitet täglich eine Fülle von Informationen, daher bedient sich unser Verstand oft Vorurteilen. So gehen wir beispielsweise davon aus, dass Kälte der Grund für den Reif auf der Windschutzscheibe ist, dass zur Hauptverkehrszeit erfahrungsgemäß viel Verkehr herrscht und dass die soeben gekaufte Milch bedenkenlos genießbar ist.

Die obengenannten Beispiele sind ziemlich harmlos, allerdings können sich Vorurteile auch in das Einstellungsverfahren einschleichen und beeinflussen, wer für eine bestimmte Position ausgewählt wird. So hat eine Studie der Universität Princeton gezeigt, dass die Wahrscheinlichkeit, in die nächste Runde des Auswahlverfahrens zu kommen, bei Musikerinnen sofort um 50 % höher war, nachdem die Bewerber für Symphonieorchester beim Vorspielen nicht sichtbar waren. Dadurch wurde gezeigt, dass Entscheidungsträger unbewusst männliche Musiker bevorzugen.

Doch zum Glück lässt sich eine unbewusste Voreingenommenheit erkennen und aktiv vermeiden. Mithilfe eines strukturierten Einstellungsprozesses können Sie unbewusste Voreingenommenheit vermeiden und gehen bei jedem Bewerber nach dem gleichen Schema vor. So können Sie für jeden Bewerber dieselbe Art von Informationen erfassen und Entscheidungen anhand von Daten und nicht aufgrund einer diffusen Vorstellung über die „kulturelle Eignung“ des Kandidaten treffen. Beispielsweise können Sie einen Standardsatz von Fragen für das Vorstellungsgespräch in den Einstellungsprozess aufnehmen, wodurch sichergestellt wird, dass die Bewerber in denselben Bereichen in gleicher Weise bewertet werden. 

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Stellen Sie die richtigen Bewerber ein

Einstellungsgespräche ähneln ein wenig dem Speed-Dating. Beide Seiten, Sie und der Bewerber, versuchen zu entscheiden, ob Sie eine langfristige Beziehung eingehen wollen – Sie überlegen, ob der Bewerber gut in das Team passt, während der Bewerber versucht, herauszufinden, ob er in Ihrem Unternehmen arbeiten möchte. Es kann leicht passieren, dass man diesen Prozess überstürzt und wichtige Informationen auslässt, die beiden Seiten helfen würden, die richtige Entscheidung zu treffen. Dies kann durchaus dazu führen, dass die neu eingestellte Person für ihre Rolle nicht qualifiziert ist. In diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Mitarbeiter nur wenige Monate im Unternehmen bleibt und Sie wieder von vorne anfangen müssen.

Wer sich jedoch an einen vordefinierten Einstellungsprozess hält, kann sicherstellen, dass sowohl er als auch die Bewerber über alle Informationen verfügen, die sie benötigen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Im Rahmen eines Einstellungsprozesses können Sie wichtige Schritte integrieren, beispielsweise ein Erstkontakt per Telefon, eine praktische Aufgabenstellung für Zuhause und strukturierte Gespräche mit viel Zeit für Fragen. So erhalten Sie eine solide Basis an Informationen, die Ihnen bei der endgültigen Entscheidung weiterhilft. Ebenso wichtig ist, dass die Bewerber ein klares Bild von den täglichen Aufgaben in dieser Position und von ihren Tätigkeit im Unternehmen erhalten. 

Sorgen Sie für eine effiziente Zusammenarbeit mit Beteiligten

Bei Neueinstellungen arbeitet man in der Regel mit mehreren Beteiligten zusammen, darunter Personalvermittler, die Personalabteilung und die an Bewerbungsgesprächen beteiligten Mitarbeiter. Die Einbindung mehrerer Beteiligter an verschiedenen Stellen des Prozesses kann mitunter eine Herausforderung darstellen, da sich die Abstimmung mit den Beteiligten komplex gestalten kann. So kann das Personalbeschaffungsteam für die Stellenausschreibungen und die Sichtung der Lebensläufe zuständig sein, der Personalleiter hingegen für die Terminierung der Vorstellungsgespräche im Unternehmen und so weiter. Zudem sollten die an den Vorstellungsgesprächen beteiligten Personen ihr Feedback zu den einzelnen Bewerbern erfassen und weiterleiten.

Ein strukturierter Einstellungsprozess bieten Ihnen und Ihrem Team eine klare Struktur. Sie erfahren, welche Beteiligten bei den jeweiligen Schritten einzubeziehen sind, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und wie lange die einzelnen Phasen des Einstellungsprozesses dauern. Noch einfacher wird es, wenn Sie den Einstellungsprozess mit einem Projektmanagement-Tool planen und durchführen. Mit Asana können Sie beispielsweise wiederverwendbare Vorlagen erstellen, mit denen die einzelnen Aufgaben innerhalb eines Prozesses beschrieben werden und zeigt darüber hinaus die für die Aufgabe verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum und sämtliche Abhängigkeiten.

[Ressourcen] Beispiel eines Einstellungsprozesses für Werbetexter (Screenshot)
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In 11 Schritten zu einem perfekt durchdachten Einstellungsprozess

Neueinstellungen können eine echte Herausforderung darstellen – vor allem angesichts der Komplexität von Stellenausschreibungen, Vorstellungsgesprächen, Bewerber-Screenings und vielen weiteren Aspekten. Doch wie bei vielen anderen Dingen auch, lässt sich der Einstellungsprozess vereinfachen, indem man ihn in mehrere Einzelschritte unterteilt. Für den Einstieg haben wir 11 Schritte des Einstellungsprozesses aufgelistet, die in den meisten Unternehmen gleich sind. Wenn Sie diese Schritte einige Male durchlaufen haben, können Sie diese auf Ihre konkreten Anforderungen und Ressourcen abstimmen. 

1. Legen Sie Ziel und Zweck der Einstellung fest

Vor Beginn des Einstellungsprozesses sollten Sie sich klare Ziele setzen, aus denen hervorgeht, wonach Sie konkret suchen. Durch die Festlegung von Zielen gewinnen Sie einen Orientierungspunkt, auf den Sie bei der Einstellung und Beurteilung von Bewerbern hinarbeiten können. So entsteht eine Stellenbeschreibung, die genau die zu besetzende Position beschreibt. Sie können die Bewerber anhand Ihrer Ziele bewerten und den Zeitplan für den Einstellungsprozess festlegen. Achten Sie bei der Zielfestlegung darauf, dass das Ziel jeweils SMART, also spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert ist.

Stellen Sie sich bei der Formulierung Ihres Einstellungsziels folgende Fragen: 

  • Wer ist für Sie der idealtypische Bewerber? 

  • Welche besonderen Fähigkeiten bringt er mit? 

  • Welche Erfahrungen hat er in der Vergangenheit gesammelt?

  • Welche Lücke wollen Sie mit dieser Position füllen? Geht es zum Beispiel darum, eine offene Stelle zu besetzen, das Team zu erweitern oder einen neuen Verantwortungsbereich hinzuzufügen? 

  • Bis wann soll die Stelle besetzt werden? Wie lange sollte der Einstellungsprozess dauern? 

2. Ermitteln Sie alle erforderlichen Beteiligten

Als Nächstes gilt es, die Beteiligten zu ermitteln, mit denen Sie während des Einstellungsprozesses zusammenarbeiten werden. Diese Angaben können je nach Unternehmen unterschiedlich sein, wobei die folgenden Rollen üblicherweise am Einstellungsprozess beteiligt sind: 

  • Personalverantwortliche: Die Person, die für den neuen Mitarbeiter zuständig ist. Häufig lenkt der Personalverantwortliche den Einstellungsprozess und hat das letzte Wort bei der Entscheidung für einen Bewerber.

  • Personalabteilung und Einstellungsteam: Je nach Größe des Unternehmens können die Mitglieder der Personalabteilung für die Stellenausschreibung, die Kontaktaufnahme, die ersten Bewerber-Screenings, die Terminierung von Vorstellungsgesprächen und das Aushandeln von Angeboten zuständig sein. In größeren Unternehmen kann ein Personalreferent der Hauptansprechpartner des Bewerbers während des gesamten Einstellungsprozesses sein. In kleineren Unternehmen ist der Personalverantwortliche unter Umständen für einige oder alle dieser Aufgaben zuständig. Verfügt das Unternehmen nicht über ein internes Einstellungsteam, kann es einige Schritte an eine Personalvermittlungsagentur auslagern. 

  • Gremium für das Bewerbungsgespräch: Hierbei handelt es sich um die Personen, die die einzelnen Bewerber befragen werden. Das können potenzielle Teamkollegen, funktionsübergreifende Partner oder Personen mit bestimmten Fachkenntnissen sein. Wenn Sie z. B. eine Person suchen, die über Designkenntnisse verfügen muss, sollten Sie einen Produktdesigner in das Gremium aufnehmen. Legen Sie jedem Gremiumsmitglied Richtlinien für die Art der Fragen vor, die es stellen soll – geben Sie beispielsweise an, dass der Produktdesigner speziell nach der Designerfahrung des Bewerbers fragen soll. 

Bei der Ermittlung der Beteiligten kann es hilfreich sein, einRACI-Diagramm zu erstellen, in dem Sie festlegen, wer für den jeweiligen Schritt des Einstellungsprozesses Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert) ist. 

3. Verfassen Sie die Stellenbeschreibung

Eine stimmige Stellenbeschreibung ist der Schlüssel, um qualifizierte Bewerber anzuziehen. Letztendlich soll die Stellenbeschreibung potenziellen Bewerbern vermitteln, was eine Person in dieser Position tagtäglich tut, damit sie entscheiden können, ob sie sich bewerben möchten. Daher ist es wichtig, dass die Beschreibung die Aufgaben und Pflichten der jeweiligen Stelle genau wiedergibt. 

Stellenbeschreibungen können zwar unterschiedlich ausfallen, sollten jedoch einige wichtige Elemente enthalten: 

  • Stellenbezeichnung

  • Hintergrund der Tätigkeit

  • Aufgaben und Zuständigkeiten

  • Erforderliche Qualifikationen (wie Ausbildung, Erfahrung oder Fähigkeiten)

  • Gewünschte Qualifikationen

  • Arbeitsbedingungen (z. B. ob es sich um eine ortsunabhängige Tätigkeit oder einen Arbeitsplatz im Büro handelt und wie viele Arbeitsstunden vorgesehen sind)

  • Gehaltsspanne und (Sozial)leistungen

Außerdem können Sie in der Stellenbeschreibung wichtige Aspekte Ihrer Unternehmenskultur hervorheben. Bei Asana beispielsweise steht am Ende jeder Stellenbeschreibung ein Absatz, in dem wir betonen, dass wir Wert auf Inklusivität legen und Bewerber mit unterschiedlichen Hintergründen bei uns willkommen sind. 

4. Ausschreiben und Besetzen der Stelle

Jetzt sollten Sie die Stellenbeschreibung in die Tat umsetzen. Gute Bewerber zu finden, kann manchmal schwierig sein. Deshalb setzen Unternehmen oft eine Kombination aus Ausschreibung und aktiver Anwerbung ein. Verfügt ein Unternehmen über ein Rekrutierungsteam, ist dieses in der Regel für beides zuständig. 

  • Bei der Ausschreibung der Stelle sollten Sie zunächst entscheiden, ob Sie die Stelle intern, extern oder auf beiden Wegen besetzen wollen. Sie können die Stelle zum Beispiel zunächst intern ausschreiben und sie dann externen Bewerbern zugänglich machen. Portale und Websites mit Stellenangeboten wie LinkedIn eignen sich hervorragend, um die Stelle extern auszuschreiben, ebenso wie Jobbörsen und die Unternehmenswebsite. Sie können auch die Mitarbeiter auffordern, Ihnen bei der Werbung für die Stelle zu helfen, indem Sie Empfehlungsprämien anbieten. 

  • Um die Stelle zu besetzen, sollten Sie aktiv qualifizierte Personen via LinkedIn, E-Mail, soziale Medien oder auf Jobmessen ansprechen. Dadurch erhalten Sie Bewerbungen von potenziellen Bewerbern, die zwar nicht aktiv auf der Suche sind, aber gut zu Ihrem Unternehmen passen würden.

5. Sichten Sie die Bewerbungen

Zu diesem Zeitpunkt sollten Ihnen bereits zahlreiche Lebensläufe und Anschreiben vorliegen, die Sie sichten können. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um jede einzelne Bewerbung durchzusehen und zu entscheiden, welche Bewerber die in der Stellenbeschreibung geforderten Qualifikationen erfüllen. In dieser Phase sollten Sie sich bewusst auf die Hard Skills und die konkreten Erfahrungen beschränken, da die Soft Skills in einem Lebenslauf nur schwer zu erkennen sind. Zudem können Sie Richtlinien einbauen, um unbewusste Voreingenommenheit bei der Durchsicht zu vermeiden. So können Sie beispielsweise den Bewerbernamen ausblenden, um eine geschlechts- oder rassenspezifische Voreingenommenheit zu vermeiden. Oder konzentrieren Sie sich auf einschlägige Erfahrungen statt auf die Anzahl der Jahre im Berufsleben, um so ältere Arbeitnehmer nicht zu benachteiligen. 

In einigen Unternehmen, die eine Vielzahl von Bewerbungen erhalten, bereiten die Personalverantwortlichen einen Stapel von vorab geprüften Lebensläufen vor, die Sie dann durchgehen. Möglicherweise verwendet das Unternehmen auch ein Bewerbermanagementsystem wie Greenhouse, Workday oder ADP, um Bewerbungen und Kontaktdaten zu speichern und zu strukturieren. 

Lesenswert: Der Unterschied zwischen Hard und Soft Skills: Beispiele von 14 Asana-Teammitgliedern

6. Führen Sie vorab ein erstes Gespräch per Telefon

Der erste Kontakt mit einem Bewerber erfolgt telefonisch. Dabei geht es um zwei Dinge: Erstens sollten Sie feststellen, ob der Bewerber die erforderlichen Qualifikationen besitzt und zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Unternehmenswerten passt. Zweitens sollten Sie dem Bewerber Zeit geben, Fragen zu stellen. Denn schließlich entscheidet er auch darüber, ob er in Ihrem Team arbeiten möchte. 

Bei der Zusammenarbeit mit einem Personalvermittler wird dieser möglicherweise vorab ein Telefongespräch führen, um die Eignung des Bewerbers zu prüfen und sicherzustellen, dass er wirklich an der Stelle interessiert ist, bevor der Personalvermittler die Unterlagen für ein ausführlicheres Gespräch an Sie weiterleitet. 

Wenn Ihnen noch nicht ganz klar ist wie ein solches Gespräch ablaufen sollte, finden Sie hier einige Beispielfragen für ein ein Vorstellungsgespräch am Telefon:  

  • Erzählen Sie mir doch mal von sich. Was ist Ihre Leidenschaft? Was motiviert Sie? Was haben Sie heute gefrühstückt? 

  • Weshalb möchten Sie diesen Job? 

  • Gehen Sie mit mir Ihren Lebenslauf durch. Zählen Sie die Erfolge auf, auf die Sie in den jeweiligen Positionen besonders stolz sind. 

  • Wie sähe für Sie das ideale Team aus?

  • Welche Art der Zusammenarbeit spricht Sie besonders an? 

  • Was müssen Ihnen Ihr Vorgesetzter und das Team bereitstellen, damit Sie für den Erfolg gerüstet sind? 

  • Was möchten Sie von mir wissen? 

7. Beurteilen Sie die Kompetenzen des Bewerbers

Bei einem Bewerbungsgespräch Hard Skills nachzuweisen ist schwierig. Deshalb ist eine Kompetenzbewertung bei Positionen wichtig, bei denen es vor allem um Hard Skills wie Schreiben, Datenanalyse oder Programmieren geht. Stehen hingegen Soft Skills im Vordergrund (z. B. Kundenservice), ist dieser Schritt unter Umständen nicht erforderlich. 

Eine Kompetenzbewertung kann eine Aufgabenstellung für Zuhause, eine Online-Bewertung mit zeitlicher Begrenzung oder ein Präsenztest sein. Wer sich als Werbetexter bewirbt, kann beispielsweise gebeten werden, einen Werbetext zu verfassen. Einem Bewerber für eine Stelle als Entwickler kann die Aufgabe gestellt werden, etwas zu programmieren. Bei leitenden Positionen oder Funktionen, bei denen eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit im Vordergrund steht, wird häufig eine Präsentation bewertet. Dabei kann man den Bewerber bitten, ein Projekt zu präsentieren, an dem er gearbeitet hat, und am Ende Zeit für Fragen der Beteiligten einplanen. 

Unabhängig davon, welches Format Sie wählen, ist eine Kompetenzbewertung der beste Weg, um die Erfahrung und die Fähigkeiten eines Bewerbers in der Praxis unter Beweis zu stellen. 

8. Führen Sie Bewerbungsgespräche vor Ort

Bei Bewerbungsgesprächen im Unternehmen sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Wer im Vorfeld einige zentrale Punkte klärt, kann sämtliche Abläufe organisieren und den Gesprächsverlauf für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich gestalten.

Hier einige wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Bewerbungsgespräche im Unternehmen planen: 

In welcher Form sollen die Bewerbungsgespräche erfolgen?

Vorstellungsgespräche im Unternehmen erfolgen häufig unter vier Augen mit jeweils einem Mitglied des Gremiums. Abgesehen davon können Sie auch Gruppengespräche mit Mitgliedern des Gremiums ansetzen, die über ähnliche Fachkenntnisse verfügen. Sie können sogar Vorstellungsgespräche in größerem Rahmen mit einem ganzen Team führen. Dieses Format kann jedoch für Bewerber einschüchternd wirken und empfiehlt sich eher bei der Einstellung von Personal für Führungspositionen. 

Sie müssen auch entscheiden, ob die Vorstellungsgespräche im Unternehmen online oder persönlich stattfinden sollen. Bei virtuellen Vorstellungsgesprächen sollten Sie sich für eine geeignete Videokonferenzplattform entscheiden, auf die auch Personen außerhalb des Unternehmens zugreifen können. 

Wie lange sollten Bewerbungsgespräche dauern?

Dabei macht es einen Unterschied, ob es sich um ein virtuelles oder ein persönliches Vorstellungsgespräch handelt. Untersuchungen haben ergeben, dass bei virtuellen Gesprächen bereits nach 30 Minuten Ermüdungserscheinungen auftreten. Ab diesem Punkt fällt den Gesprächspartnern die Konzentration viel schwerer. Andererseits können sie in persönlichen Gesprächen normalerweise 45 bis 60 Minuten lang konzentriert bleiben. 

Wie sollten Vorstellungsgespräche zeitlich angesetzt werden?

Es hat sich bewährt, Vorstellungsgespräche in aufeinanderfolgenden Blöcken anzuberaumen, sodass der Bewerber für die persönlichen Gespräche nur einmal im Büro erscheinen muss. Andererseits sollten Sie bei virtuellen Vorstellungsgesprächen die Termine auf zwei Tage verteilen, um Ermüdungserscheinungen zu vermeiden. Sie könnten zum Beispiel zwei 90-minütige Gesprächsblöcke in einer Woche ansetzen. Wenn Sie mehrere Vorstellungsgespräche hintereinander planen, sollten Sie zwischen den Gesprächen fünfminütige Pausen einplanen, damit der Bewerber aufstehen, sich strecken oder die Toilette aufsuchen kann. 

Wie sollten sich die befragenden Personen vorbereiten?

Eine gute Vorbereitung des Gesprächs zeigt, dass Sie die Zeit Ihrer Bewerber wertschätzen. Dieses Vorgehen trägt zudem dazu bei, dass Sie ein besseres Feedback erhalten. So können Sie den Mitgliedern des Bewerbungsgremiums helfen, sich effizient auf ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch vorzubereiten:

  • Sorgen Sie zunächst dafür, dass alle Gesprächspartner wissen, welche Kompetenzen sie bewerten sollen. So sollte ein Designer, der ein Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber für den Bereich Design führt, eher Fachfragen stellen. Ein Gesprächsteilnehmer hingegen, der bereichsübergreifend tätig ist, sollte sich erkundigen, in welcher Form der Bewerber mit den Teammitgliedern anderer Bereiche zusammenarbeitet. 

  • Bitten Sie alle Befrager, sich im Vorfeld Fragen auszudenken. So ist sichergestellt, dass sie gut vorbereitet sind und Voreingenommenheit vermieden wird. 

  • Sollte es unter den Mitgliedern des Gremiums eine Person geben, die noch nie an einem Vorstellungsgespräch teilgenommen hat, so erkundigen Sie sich, ob die Personalabteilung Schulungen für Einsteiger anbietet.

Wie sollten Sie den Bewerber auf sein Vorstellungsgespräch vorbereiten? 

Ebenso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass sich der Bewerber auf die Gespräche im Unternehmen gut vorbereitet fühlt. Informieren Sie ihn vor dem Treffen über folgende Punkte: 

  • Natürlich Datum und Uhrzeit des Bewerbungsgesprächs, aber auch die Uhrzeit, zu der der Bewerber eintreffen sollte, wenn er Ihren Standort persönlich aufsucht. 

  • Wie der Bewerber Zugang zu Ihrem Büro erhält – werden Sie ihn im Foyer abholen, oder soll er sich am Empfang melden? Erläutern Sie bei virtuellen Vorstellungsgesprächen, wie man auf die Links zu Videokonferenzen zugreifen kann. 

  • Wen der Bewerber kennenlernen wird, darunter den Namen und die Stellenbezeichnung des jeweiligen Gesprächspartners. Hilfreich ist auch ein Überblick über das Fachgebiet der jeweiligen Person, damit der Bewerber seine Fragen bereits im Vorfeld vorbereiten kann. 

  • Zusätzliche Informationen – wenn es in Ihrem Büro eher locker zugeht, können Sie dem Bewerber mitteilen, dass er sich für den Termin nicht unbedingt in einen Anzug oder Blazer quetschen muss.

Bei virtuellen Vorstellungsgesprächen empfiehlt es sich, eine kurze 10-minütige Besprechung mit einem Personalverantwortlichen oder einem IT-Mitarbeiter zu vereinbaren, bevor die Gespräche im Unternehmen beginnen. In dieser Zeit kann der Bewerber etwaige technische Fragen klären. 

9. Fällen Sie eine Entscheidung

Nach den Gesprächen mit den optimalen Bewerbern muss nun eine Entscheidung fallen. Dazu gehen Sie das gesamte Feedback des Gremiums durch, entweder asynchron oder im Rahmen eines persönlichen Treffens. Letztendlich entscheidet der Personalverantwortliche, wer eingestellt wird. Dabei sollte er jedoch die Beiträge der einzelnen Mitglieder des Gremiums berücksichtigen. 

Wer zwischen zwei oder drei gleichermaßen qualifizierten Bewerbern hin- und hergerissen ist, sollte eine Entscheidungsmatrix erstellen, um so den Vergleich zu strukturieren und eine auf Fakten beruhende Entscheidung zu treffen. 

Lesenswert: Die Schlussfolgerungsleiter: Wie man Annahmen vermeidet und bessere Entscheidungen trifft

10. Prüfen Sie Hintergrund und Referenzen

Endlich ist die Entscheidung gefallen, wen Sie einstellen wollen! Doch ehe Sie ein offizielles Angebot unterbreiten, sollten Sie den Hintergrund des Bewerbers und die Referenzen prüfen. Hier erfahren Sie, was das konkret bedeutet: 

  • Ein Background-Check umfasst in der Regel die Zusammenarbeit mit einer Agentur für Zuverlässigkeitsprüfungen, die die Angaben in der Bewerbung überprüft, z. B. den beruflichen Werdegang, die Ausbildung und etwaige Vorstrafen. 

  • Bei einer Prüfung der Referenzen werden alle Referenzen des Bewerbers begutachtet, wobei es sich in der Regel um ehemalige Kollegen oder Vorgesetzte handelt. Normalerweise kümmert sich der Personalverantwortliche oder der Personalvermittler darum. Dabei soll überprüft werden, ob der Kandidat die Einstellungskriterien erfüllt – und ob Sie vielleicht etwas übersehen haben. 

11. Legen Sie dem Bewerber Ihr Angebot vor

Nun folgt der Teil, bei dem Sie den Bewerber Ihr Angebot unterbreiten. Bei einer Zusammenarbeit mit einem Personalvermittler legt dieser in der Regel das erste Angebot vor und führt die Verhandlungen. Doch unabhängig davon, wer dafür zuständig ist, sollten Sie einige Punkte im Auge behalten:

  • Nach Abschluss der Verhandlungen sollte man schriftlich ein offizielles Angebot unterbreiten, denn ein mündliches Angebot und eine Zusage sind nicht so verbindlich wie ein formelles schriftliches Angebot. 

  • Sagen Sie dem Bewerber, bis wann er sich entscheiden muss. 

  • Wenn der Bewerber das Angebot angenommen hat, sollten Sie den anderen Bewerbern mitteilen, dass die Stelle vergeben ist. 

Nächster Schritt: Einführung

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt! Jetzt können Sie mit dem Einarbeitungsprozess beginnen und sicherstellen, dass er für seine neue Stelle gut gerüstet ist.

Nach der Einstellung von Mitarbeitern empfiehlt es sich, mit einem standardisierten Einführungsprozess zu arbeiten. Um zu erfahren, wie Sie einen solchen Prozess selbst erstellen, sehen Sie sich unsere Vorlage für die Mitarbeitereinführung an und lesen Sie unseren Artikel über die Erstellung des perfekten Einführungsprozesses. Damit bewältigen Sie auch alle gängige Herausforderungen beimRemote-Onboarding

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