Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan

Beugen Sie den ersten Anzeichen von Burnout vor. Hier erfahren Sie, wie Sie in Asana eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan erstellen, mit dem Sie Überlastung vermeiden und auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter eingehen können.

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[Product ui] Editorial resource management (timeline)

Vierzig Prozent aller Wissensarbeiter betrachten Burnout als un vermeidlichen Bestandteil des Erfolgs. In der Realität kann Ihr Team jedoch nicht seine volle Leistung erbringen, wenn es überlastet ist. Eine hohe Arbeitslast ermöglicht vielleicht auf kurze Sicht eine Produktivitätssteigerung, doch früher oder später werden die Konsequenzen spürbar. 

Eine bessere Herangehensweise ist eine ausgewogene Kapazitätenplanung für Ihr Team, damit eine Unter- oder eine Überforderung gar nicht erst entsteht. Und genau da kommt das Ressourcenmanagement ins Spiel: Sie übernehmen die Kontrolle über den Zeitplan Ihres Teams und sorgen dafür, dass die Arbeitszeit Ihres Teams sinnvoll eingesetzt wird. 

Was ist eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan? 

Eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, der die Kapazitäten des Teams im Verlauf eines Projektes sichtbar macht. Hier sehen Sie alles, woran Ihr Team arbeitet, und erfahren, wie ausgelastet jeder einzelne Mitarbeiter ist. So werden freie Kapazitäten sichtbar, und man sieht, ob Unterstützung erforderlich ist, um alle Aufgaben im Projekt fristgerecht zu erledigen. Dank einer solchen Vorlage müssen Sie beim Erstellen eines Ressourcenmanagementplans für Ihr Projekt nicht jedes Mal bei Null anfangen, sondern können die Vorlage einfach kopieren, entsprechend anpassen und ihre Arbeit beginnen. 

[Product UI] Editorial resource management (list)

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für das Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement entwickelt sich ständig weiter. Es ergeben sich neue Anfragen und Projekte, und die Personalplanung verändert sich kontinuierlich. Deshalb benötigen Sie eine Vorlage, die sich an diese Veränderungen anpassen lässt. Zu diesem Zwecke empfiehlt sich daher vor allem eine digitale Vorlage für das Ressourcenmanagement. 

In Microsoft Excel oder Google Sheets erstellte statische Vorlagen können mit der Arbeitsrealität oft nicht Schritt halten. Eine digitale Vorlage passt sich in Echtzeit an die Workload und die Prioritäten Ihres Teams an. So können Sie blitzschnell Anpassungen vornehmen und die volle Kontrolle über den Zeitplan Ihres Teams behalten, um Überarbeitung schon frühzeitig zu vermeiden. 

Mit einer digitalen Vorlage für das Ressourcenmanagement können Sie:

  • Die gesamte Workload Ihres Teams an einem zentralen Ort sehen. 

  • Die Auslastung und die Kapazitäten Ihres Teams im zeitlichen Verlauf anzeigen. 

  • Aufgaben, Fristen und Prioritäten aktualisieren, um die Workload Ihres Teams aktiv zu beeinflussen. 

  • Eine Zeitleistenansicht im Stil eines Gantt-Diagramms erhalten, in der Sie erkennen, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben aufgewendet wird.

  • Projektabhängigkeiten visualisieren, um mögliche Hindernisse frühzeitig aus dem Weg zu räumen. 

  • Aufgaben mithilfe eines Farbsystems sortieren, um den erforderlichen Aufwand deutlich zu machen. 

  • Ihre Vorlage mit Beteiligten teilen, damit klar wird, wie weitere Anfragen sich auf die Kapazität Ihres Teams auswirken. 

  • Bequem Projektaufgaben zu Ihrer Vorlage hinzufügen, ohne Aufgaben duplizieren zu müssen. 

[Product ui] Editorial resource management (board)

So erstellen Sie eine digitale Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan

Ihre Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan sollte eine umfassende Übersicht darüber schaffen, welches Teammitglied woran arbeitet. Das funktioniert ganz einfach, indem Sie für jede Person einen separaten Abschnitt erstellen. Auf diese Weise können Sie Projektaufgaben zu den einzelnen Abschnitten hinzufügen und so eine Übersicht über die Kapazität erhalten. Wichtig: Fügen Sie Datumsbereiche zu den Aufgaben hinzu, aus denen die erwartete Dauer bis zum Erzielen der Arbeitsergebnisse klar wird. 

Um noch mehr Kontext hinzuzufügen und zu erfahren, wie viel Aufwand für eine Aufgabe erforderlich ist, können Sie benutzerdefinierte Felder wie „Gering“, „Mittel“ oder „Hoch“ oder Felder für den Status der Aufgabe erstellen. Der Status einer Aufgabe kann je nach Tätigkeitsbereich Ihres Teams unterschiedlich aussehen. Statusoptionen könnten ganz einfache Kriterien wie „Nicht begonnen“ oder „In Bearbeitung“ sein oder etwas komplexere Konzepte wie „Konzeptualisierung“, „Entwurf“, „Überarbeitung“ und „Überprüfung“ umfassen. Je nach Anforderungen Ihres Teams können Sie weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, die zum Beispiel die Art der Inhalte oder welchem Agile-Sprint diese Aufgabe zugehört angeben. 

Zu guter Letzt können Sie auch noch Abhängigkeiten hinzufügen, um zu verdeutlichen, dass eine bestimmte Aufgabe erledigt sein muss, bevor eine Folgeaufgabe beginnen kann. So kann Ihr Team bestimmte Arbeitsschritte priorisieren, um den weiteren Prozessablauf nicht zu behindern. 

Verwalten Sie die Ressourcen Ihres Teams mit Workload

Eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan ist eine hervorragende, anpassbare Lösung für kleinere Teams. Wenn Sie jedoch mit einem größeren Team arbeiten, dessen Aufgabenbereich mehrere verschiedene Projekte umfasst, lohnt sich unter Umständen der Umstieg auf ein Tool, das sich noch mehr an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Das Workload-Feature von Asana hilft Ihnen, eine umfassende Übersicht über die Kapazität Ihres Teams zu erhalten, und schafft ein Bewusstsein dafür, wer zu welcher Zeit an welchen Vorhaben arbeitet. 

Enthaltene Funktionen

  • Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der all Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, all Ihre Ziele termingerecht umzusetzen. 

  • Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

  • Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe als auf eine andere Aufgabe wartend kennzeichnen. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Anteil an der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können.

  • Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln den Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

Empfohlene Apps

  • Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google-Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und planen Sie ausreichend Zeit ein, um Ihre Arbeit zu erledigen.

  • ServiceNow. Reduzieren Sie die manuelle Arbeit für IT-Teams in ServiceNow, indem Sie die Erstellung von Aufgaben in Asana automatisieren und eine plattformübergreifende Sichtbarkeit in den Echtzeit-Status und Kontext ermöglichen. Interne Service-Teams, die ServiceNow für die Nachverfolgung und Verwaltung von Mitarbeiter-Tickets verwenden, erhalten oftmals Anfragen, die Maßnahmen außerhalb von ServiceNow erforderlich machen (z. B. die Bearbeitung von Hardware-Anfragen oder die Beantwortung von Fragen zur Gehaltsabrechnung). Mit dieser Integration können Sie ServiceNow ganz leicht mit Aktionen und Updates in Asana verknüpfen.

  • Hubspot. Erstellen Sie Asana-Aufgaben automatisch, indem Sie HubSpot-Workflows verwenden. Damit können Sie alle Kundendaten im CRM von HubSpot nutzen, um automatisierte Prozesse zu erstellen. Diese Integration sorgt für eine reibungslose Übergabe zwischen Teams, zum Beispiel, wenn Deals oder Tickets sich in HubSpot dem Ende nähern.

  • Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

FAQs

Ich nutze derzeit eine Excel-Vorlage. Warum sollte ich eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan stattdessen in einer Projektmanagement-Software erstellen?

Eine Excel-Vorlage für das Ressourcenmanagement ist statisch und muss jedes Mal aktualisiert werden, wenn sich Projektergebnisse, der Zeitplan oder die Verfügbarkeit des Teams verändern. Eine solche Vorlage ist auch von der eigentlichen Arbeit Ihres Teams abgekoppelt: Sie müssen ständig zwischen Tools hin- und herwechseln, um einen Überblick über die Kapazitäten Ihres Teams zu erhalten. Eine Vorlage für das Ressourcenmanagement in einem Projektmanagement-Tool zu erstellen, schafft jedoch die Möglichkeit, Ressourcen zu verwalten und an einem Ort an unterschiedlichen Projekten zu arbeiten. Sie müssen nicht zwischen Anwendungen wechseln und keine manuellen Updates vornehmen oder Aufgaben duplizieren. Stattdessen wird eine zentrale Informationsquelle für Ihr Team geschaffen, in der Änderungen an der Projekt-Workload in Echtzeit wiedergegeben werden. 

Die Verwendung einer separaten Ressourcenmanagement-Software oder einem separaten Tool zur Ressourcenplanung wirft ähnliche Probleme auf, denn dabei handelt es sich nur um ein weiteres Tool, das Ihr Team erlernen und verwenden muss. Die Folge? Mehr Kontextwechsel und höhere Zeitverluste.

Brauche ich eine Vorlage für das Ressourcenmanagement?

Wenn Sie Projektmanager oder Teamleiter sind, kann Sie eine Vorlage für die Ressourcenplanung dabei unterstützen, die Ressourcenplanung und -zuweisung durchzuführen. So können Sie die Ressourcenverfügbarkeit an die jeweiligen Anforderungen anpassen, damit Ihrem Team genug Kapazitäten zur Verfügung stehen, um seine Aufgaben fristgerecht zu erledigen – ganz ohne Überarbeitung.

Wann sollte man eine Vorlage für das Projekt-Ressourcenmanagement verwenden?

Sie sollten Ihre Vorlage für das Projekt-Ressourcenmanagement zu Beginn des Projekt-Lebenszyklus verwenden, und zwar noch bevor Sie Ihren Projektzeitplan und Ihr Projektbudget festlegen. So können Sie die verfügbaren Teamressourcen bei der Planung des Arbeitsaufwands berücksichtigen und in Erfahrung bringen, ob womöglich externe Hilfe von Dienstleistern oder anderen Teams erforderlich ist.

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