Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan

Beugen Sie den ersten Anzeichen von Burnout vor. Hier erfahren Sie, wie Sie in Asana eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan erstellen, mit dem Sie Überlastung vermeiden und auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter eingehen können.

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[Produkt-UI] Verwaltung der redaktionellen Ressourcen (Zeitleiste)

Vierzig Prozent der Angestellten sind der Meinung, dass Burnout ein unvermeidbarer Bestandteil von Erfolg ist. In der Realität kann Ihr Team jedoch nicht seine volle Leistung erbringen, wenn es überlastet ist. Eine hohe Arbeitslast ermöglicht vielleicht auf kurze Sicht eine Produktivitätssteigerung, doch früher oder später werden die negativen Konsequenzen spürbar. 

Stattdessen ist es besser, die Arbeitskapazität Ihres Teams zu verwalten, um Überlastung (oder Unterlastung) zu vermeiden. Und genau da kommt das Ressourcenmanagement ins Spiel: Sie übernehmen die Kontrolle über den Zeitplan Ihres Teams und sorgen dafür, dass die Arbeitszeit Ihres Teams sinnvoll eingesetzt wird. 

Was ist eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan? 

Eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, der die Kapazitäten des Teams im Verlauf eines Projektes sichtbar macht. Es zeigt Ihnen alles, woran Ihr Team arbeitet, so dass Sie sehen können, wie voll der Terminkalender der einzelnen Teammitglieder ist, ob sie zusätzliche Arbeit übernehmen können oder ob sie Hilfe brauchen, um die Aufgaben bis zur Projektfrist zu erledigen. Dank Ihrer Vorlage müssen Sie nicht mehr für jedes neue Projekt einen Ressourcenmanagementplan aufstellen. Stattdessen können Sie einfach die Vorlage kopieren, ausfüllen und mit der Arbeit beginnen. 

[Produkt-UI] Verwaltung der redaktionellen Ressourcen (Liste)

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für das Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist ein sich stetig weiterentwickelnder Prozess. Neue Anfragen, Projekte und Abwesenheiten bedeuten, dass die Kapazitäten Ihres Teams immer im Wandel sind – und Sie benötigen eine Vorlage, die mit diesen Änderungen Schritt hält. Hier bietet sich eine digitale Vorlage für das Ressourcenmanagement hervorragend an. 

Während statische Microsoft Excel-Vorlagen oder Google-Tabellen schnell veraltet sind, wird eine digitale Vorlage in Echtzeit aktualisiert, wenn sich das Arbeitspensum und die Prioritäten Ihres Teams ändern. Mit seiner Funktionalität können Sie Anpassungen im Handumdrehen vornehmen, damit Sie den Zeitplan Ihres Teams im Griff behalten und eine Überarbeitung der Teammitglieder vermeiden können. 

Mit einer digitalen Vorlage für das Ressourcenmanagement können Sie: 

  • Den gesamten Workload Ihres Teams an einem zentralen Ort sehen. 

  • Die Auslastung und die Kapazitäten Ihres Teams im zeitlichen Verlauf anzeigen. 

  • Aufgaben, Fristen und Prioritäten aktualisieren, um die Kapazitäten Ihres Teams aktiv zu beeinflussen. 

  • Ein Gantt-Diagramm verwenden, in dem Sie erkennen, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben aufgewendet wird.

  • Projektabhängigkeiten visualisieren, um mögliche Hindernisse frühzeitig aus dem Weg zu räumen. 

  • Aufgaben mithilfe eines Farbsystems sortieren, um den erforderlichen Aufwand deutlich zu machen. 

  • Ihre Vorlage mit allen Beteiligten teilen, damit klar wird, wie weitere Anfragen sich auf die Kapazität Ihres Teams auswirken. 

  • Bequem Projektaufgaben zu Ihrer Vorlage hinzufügen, ohne Aufgaben duplizieren zu müssen. 

[Produkt-UI] Verwaltung der redaktionellen Ressourcen (Board)

So erstellen Sie eine digitale Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan

Ihre Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan sollte eine umfassende Übersicht darüber schaffen, welches Teammitglied woran arbeitet. Das funktioniert ganz einfach, indem Sie für jede Person einen separaten Abschnitt erstellen. Auf diese Weise können Sie Projektaufgaben zu den einzelnen Abschnitten hinzufügen und so eine Übersicht über die Kapazität erhalten. Wichtig: Fügen Sie Datumsbereiche zu den Aufgaben hinzu, aus denen die erwartete Dauer bis zum Erzielen der Arbeitsergebnisse klar wird. 

Um noch mehr Kontext hinzuzufügen und zu erfahren, wie viel Aufwand für eine Aufgabe erforderlich ist, können Sie benutzerdefinierte Felder wie „Gering“, „Mittel“ oder „Hoch“ oder Felder für den Status der Aufgabe erstellen. Der Status einer Aufgabe kann je nach Tätigkeitsbereich Ihres Teams unterschiedlich aussehen. Statusoptionen könnten ganz einfache Kriterien wie „Nicht begonnen“ oder „In Bearbeitung“ sein oder etwas komplexere Konzepte wie „Konzeptualisierung“, „Entwurf“, „Überarbeitung“ und „Überprüfung“ umfassen. Je nach Anforderungen Ihres Teams können Sie weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, die zum Beispiel die Art der Inhalte oder welchem Agile-Sprint diese Aufgabe zugehört angeben. 

Zu guter Letzt können Sie auch noch Abhängigkeiten hinzufügen, um zu verdeutlichen, dass eine bestimmte Aufgabe erledigt sein muss, bevor eine Folgeaufgabe beginnen kann. So kann Ihr Team bestimmte Arbeitsschritte priorisieren, um den weiteren Prozessablauf nicht zu behindern. 

Verwalten Sie die Ressourcen Ihres Teams mit Workload

Eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan ist eine hervorragende, anpassbare Lösung für kleinere Teams. Wenn Sie jedoch mit einem größeren Team arbeiten, dessen Aufgabenbereich mehrere verschiedene Projekte umfasst, lohnt sich unter Umständen der Umstieg auf ein Tool, das sich noch mehr an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Das Workload-Feature von Asana hilft Ihnen, eine umfassende Übersicht über die Kapazität Ihres Teams zu erhalten, und schafft ein Bewusstsein dafür, wer zu welcher Zeit an welchen Aufgaben arbeitet. 

Enthaltene Funktionen

  • Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, die alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Säulendiagramm anzeigt. Sie können nicht nur das Start- und Enddatum jeder Aufgabe sehen, sondern auch die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. Und wenn Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort sehen, ist es einfach, Abhängigkeitskonflikte zu erkennen und zu lösen, bevor sie entstehen, so dass Sie alle Ihre Ziele rechtzeitig erreichen. 

  • Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

  • Abhängigkeiten. Markieren Sie eine Aufgabe als wartend auf eine andere Aufgabe mit Aufgabenabhängigkeiten. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows erkennen leicht, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Teil der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können.

  • Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln Ihren Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

Empfohlene Apps

  • Clockwise. Mit der Integration von Clockwise + Asana können Sie Asana-Aufgaben als Zeitblöcke in Ihrem Google Kalender hinzufügen. Die Integration ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie lange die Aufgaben dauern, wann sie erledigt werden sollen, und ob Clockwise sie automatisch umplanen kann. Fügen Sie Ihrem Kalender Aufgaben hinzu und halten Sie Zeit für Ihre Arbeit frei.

  • ServiceNow Reduzieren Sie die manuelle Arbeit für IT-Teams in ServiceNow, indem Sie die Erstellung von Aufgaben in Asana automatisieren und plattformübergreifende Transparenz in Hinblick auf den Status und Kontext in Echtzeit ermöglichen. Interne Service-Teams, die ServiceNow für die Nachverfolgung und Verwaltung von Mitarbeiter-Tickets verwenden, erhalten oftmals Anfragen, die Maßnahmen außerhalb von ServiceNow erforderlich machen (z. B. die Bearbeitung von Hardware-Anfragen oder die Beantwortung von Fragen zur Gehaltsabrechnung). Mit dieser Integration können Sie ServiceNow ganz leicht mit Aktionen und Updates in Asana verknüpfen.

  • Hubspot. Erstellen Sie Asana-Aufgaben automatisch, indem Sie HubSpot-Workflows verwenden. Damit können Sie alle Kundendaten im CRM von HubSpot nutzen, um automatisierte Prozesse zu erstellen. Diese Integration ermöglicht Ihnen die reibungslose Abwicklung der Arbeit zwischen Teams, z. B. wenn Angebote oder Tickets in HubSpot geschlossen werden.

  • Jira. Sorgen Sie für interaktive und miteinander verbundene Arbeitsabläufe zwischen Ihren technischen und Business-Teams, um einen besseren Echtzeit-Einblick in Produktentwicklungsprozesse zu bieten – und zwar ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie Jira-Tickets im Handumdrehen in Asana, damit Arbeitsvorgänge nahtlos und zum richtigen Zeitpunkt zwischen den technischen und Business-Teams übergeben werden können. 

FAQs

Ich nutze derzeit eine Excel-Vorlage. Warum sollte ich eine Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan stattdessen in einer Projektmanagement-Software erstellen?

Eine Excel-Vorlage für das Ressourcenmanagement ist statisch und muss jedes Mal aktualisiert werden, wenn sich Projektergebnisse, der Zeitplan oder die Verfügbarkeit des Teams verändern. Eine solche Vorlage ist auch von der eigentlichen Arbeit Ihres Teams abgekoppelt: Sie müssen ständig zwischen Tools hin- und herwechseln, um einen Überblick über die Kapazitäten Ihres Teams zu erhalten. Eine Vorlage für das Ressourcenmanagement in einem Projektmanagement-Tool zu erstellen, schafft jedoch die Möglichkeit, Ressourcen zu verwalten und an einem Ort an unterschiedlichen Projekten zu arbeiten. Sie müssen nicht zwischen Apps wechseln und keine manuellen Updates vornehmen oder Aufgaben duplizieren. Stattdessen wird eine zentrale Informationsquelle für Ihr Team geschaffen, in der Änderungen am Projekt-Workload in Echtzeit wiedergegeben werden. 

Die Verwendung einer separaten Ressourcenmanagement-Software oder einem separaten Tool zur Ressourcenplanung wirft ähnliche Probleme auf, denn dabei handelt es sich nur um ein weiteres Tool, das Ihr Team erlernen und verwenden muss. Die Folge? Mehr Kontextwechsel und höhere Zeitverluste.

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