Outlook-Kalender + Asana

Was ist der Outlook-Kalender?

Der Outlook-Kalender ist ein Planungstool, das mit Outlook-E-Mail zusammenarbeitet, um Ihnen zu helfen, Ihren Tag in einer Ansicht zu planen und zu verwalten.

Warum Outlook-Kalender + Asana?

Die Integration von Asana und Outlook-Kalender macht es einfach, Meetings zu planen, in denen auf relevante kontextbezogene Arbeitsdaten aus Asana Bezug genommen werden kann, ohne zwischen den Tools hin- und herwechseln zu müssen.

Kalenderereignisse erstellen oder verknüpfen

Sowohl Teamleiter als auch einzelne Benutzer können ein Ereignis anhand einer Aufgabe erstellen, indem sie das Start- und Enddatum beziehungsweise die Start- und Endzeit manuell eingeben oder die Option „Erste verfügbare Zeit innerhalb des Datumsbereichs“ auswählen. Bei dieser Option wird die Kalenderverfügbarkeit aller Beteiligten berücksichtigt, deren Kalender für die erstellende Person des Ereignisses sichtbar sind.

Sie können auch eine Verknüpfung zu einem vorhandenen Kalenderereignis herstellen und Aufgabendetails zu diesem Ereignis übertragen, indem Sie im Outlook-Kalenderfeld nach diesem Ereignis suchen.

Verwenden Sie Regeln für alle wiederkehrenden Ereignisse

Teamleiter und einzelne Benutzer können auch ganz einfach automatisierte Workflows einrichten, um wiederkehrende Ereignisse zu planen, den Zeitaufwand für die manuelle Koordination von Besprechungen während der regulären Arbeitszeit zu reduzieren oder Projektmeilensteine in gemeinsame Kalender zu übertragen.

Wenn Sie die Automatisierung einrichten, können Sie folgende Details von Asana in Ihr Outlook-Kalenderereignis übertragen:

• Titel, Start-/Fälligkeitsdatum, Beschreibung

• Optional Beteiligte als Gäste einladen, Dateien aus der Aufgabe anhängen oder ein Teams-Meeting erstellen

Sobald das Ereignis aus der Aufgabe erstellt wurde, kann es innerhalb der Aufgabe als Widget angezeigt werden, das den Titel des Ereignisses, den Organisator und Zeitstempel enthält.

Richten Sie die Synchronisierung von Asana mit Outlook-Kalendern ein, um Ereignisaktualisierungen zu automatisieren

Teamleiter und einzelne Benutzer können auch die Synchronisierung von Asana mit Outlook-Kalendern einrichten, sodass zukünftige Aktualisierungen von Asana-Aufgaben automatisch in den zugehörigen Kalenderereignissen angezeigt werden.

Sie können Folgendes synchronisieren:

• Titel, Start-/Fälligkeitsdatum, Beschreibung

• Bei Bedarf Beteiligte als Gäste einladen

Outlook-Kalender + Asana miteinander verbinden

So können Sie ein Outlook-Kalenderereignis erstellen oder mit einer Asana-Aufgabe verknüpfen:

1. Verknüpfen Sie ein Ereignis mit einer Aufgabe, indem Sie in einer Aufgabe auf Outlook-Kalenderereignis hinzufügen klicken.

2. Wählen Sie Kalenderereignis erstellen oder Bestehende Ereignisse durchsuchen

3. Wenn Sie ein neues Ereignis erstellen, fügen Sie relevante Details wie Titel, Beschreibung, Start-/Enddatum und mehr hinzu.

4. Wenn Sie ein vorhandenes Ereignis hinzufügen, suchen Sie in der Suchleiste nach dem entsprechenden Ereignistitel.

5. Die angehängten Kalendertermine werden als Widget unter der Beschreibung im Aufgabenfenster angezeigt.

Hinweis: Diese Integration ist bereits in Asana integriert, aber Sie benötigen ein Outlook-Konto, um loszulegen.

So richten Sie Asana-Regeln für die Integration mit Outlook-Kalender ein:

1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, in dem Sie die Integration anlegen möchten

2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie Regel hinzufügen.

3. Wählen Sie in der linken Spalte Outlook-Kalender-Regeln aus

4. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen.

5. Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen.

6. Klicken Sie zur Authentifizierung auf Mit Outlook-Kalender verknüpfen und befolgen Sie die weiteren Schritte

7. Wählen Sie den Kalender aus, für den Sie die Regeln einrichten möchten, und konfigurieren Sie, was Sie in die Kalenderereignisse aufnehmen möchten.

So richten Sie die Synchronisierung von Asana mit dem Outlook-Kalender ein:

1. Navigieren Sie zu „Meine Aufgaben“ oder zu dem Asana-Projekt, in dem Sie die Synchronisierung anlegen möchten

2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Apps, suchen Sie nach Outlook-Kalender und wählen Sie diesen aus

3. Klicken Sie auf Einstellung zur Datensynchronisation und authentifizieren Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto

4. Konfigurieren Sie, wie Asana-Aufgaben mit Kalenderereignissen synchronisiert werden sollen, und klicken Sie auf „Speichern“, um die Einrichtung abzuschließen.

Mehr erfahren und Support erhalten

Weitere Informationen zur Nutzung der Integration zwischen Outlook-Kalender und Asana finden Sie im Asana-Handbuch.

Wenn Sie Fragen haben, Feedback geben möchten oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an das Asana-Support-Team.

Asana empfiehlt oder zertifiziert keine Apps von Dritten. Wenn Sie auf unangemessene Inhalte oder Verhaltensweisen stoßen, melden Sie das bitte hier. Andernfalls kontaktieren Sie bitte den Entwickler der App, um Unterstützung zu erhalten.

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