Projekttracking: Definition, Vorteile und Software!

Einer der schwierigsten Aspekte des Projektmanagements ist die plangemäße, frist- und budgetgerechte Durchführung von Projekten. Wenn Sie keinen klaren Überblick über alle laufenden Vorgänge haben, können mitunter wichtige Details verloren gehen. Wenn Ihnen das schon einmal passiert ist, sind Sie damit nicht allein: Über ein Viertel (26 %) aller Fristen werden jede Woche verpasst.

Projekttracking kann dem ein Ende setzen. Wenn Sie – oder im besten Fall das gesamte Team – eine klare Vorstellung vom Status eines Projektes haben und problemlosen Zugang zu Echtzeit-Updates erhalten, kann mehr Zeit für wirklich wichtige Arbeitsschritte aufgewendet werden. In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie Ihnen Projekttracking dabei helfen kann, genau zu sehen, wer was bis wann erledigt.

Was ist Projekttracking?

Was ist also Projekttracking? Projekttracking beschreibt bestimmte Tools und Vorgehensweisen, mit denen Projektmanager den Fortschritt ihrer Vorhaben nachverfolgen können. Durch das Projekttracking erhalten Ihre Teammitglieder die Möglichkeit, aktuelle Informationen zum Projektstatus auf individueller, Projekt- oder Programmebene zu erhalten. Das Projekttracking bietet zahllose Vorteile – Mit den richtigen Projekttracking-Tools erhalten Sie klare Einblicke in den Arbeitsstatus und können die Arbeit rund um die Arbeit, also zum Beispiel die Teilnahme an Statusbesprechungen oder das Einholen von Genehmigungen, weitgehend minimieren.

Was ist ein Projekttracking-Tool?

Am meisten profitieren Sie vom Projekttracking, wenn Sie die richtigen Tools dafür verwenden. Tools wie Echtzeit-Dashboards oder Status-Update-Software bieten Ihrem Team einen Überblick über einzelne Aufgaben, Teamprojekte oder über mehrere Projekte gleichzeitig. Ein solches Tool bietet folgende Vorteile:

• Möglichkeit zum Teilen aufgabenbezogener Informationen in Echtzeit

• Klarheit darüber, wer was bis wann erledigt

• Erstellung von Fortschrittsberichten zur Weitergabe an Beteiligte

• Hilfestellung bei der Nachverfolgung von Projektstatus, Zeitplan und Budget im Team

Auch wenn wir diese Tools als Projekttracking-Tools bezeichnen, sind diese für gewöhnlich bereits in einer umfassenden Softwarelösung für das Projektmanagement oder einer Work Management-Software enthalten, da diese Projekttracking-Software nur dann sinnvoll ist, wenn sie direkt mit der Arbeit Ihres Teams verknüpft ist.

Welche Vorteile haben Projekttracking-Tools?

Nur allzu oft teilen wir unsere Arbeit auf verschiedene Tools auf. Zu den Dauerbrennern zählen Textprogramme, E-Mails oder Excel-Dateien. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit wechseln Wissensarbeiter bis zu 25 Mal am Tag zwischen 10 Tools hin und her. Diese schier endlose Anzahl an Anwendungen reduziert jedoch die Effizienz und erhöht das Risiko, das Arbeitsvorgänge übersehen werden.

Wenn die Arbeit nicht zentralisiert ist, fällt es Teammitgliedern schwer, bestimmte Informationen zu finden. Um dann an aktuelle Informationen zu kommen, müssen Teamkollegen per E-Mail kontaktiert oder alte Nachrichten durchkämmt werden. Wenn Sie Projektdaten in einem Tabellenprogramm erfassen, müssen diese Informationen manuell aus anderen Tools beziehungsweise Informationsquellen übertragen werden.

Wenn Sie Ihre Projekte und Aufgaben in einem Work Management Tool nachverfolgen, das den Projektfortschritt erfasst, sind Sie immer auf dem Laufenden, erhalten aktuelle Informationen und können Doppelarbeit wie die manuelle Eingabe gewünschter Informationen in ein separates Tool vermeiden.

3 wichtige Funktionen zur Projektnachverfolgung

Wie bereits erwähnt ist das Projekttracking ein Bestandteil einer umfassenden Work Management Software. Wenn Ihr Team von Projekttracking spricht, meinen sie vor allem drei Dinge: Nachverfolgung der Arbeit auf individueller Ebene, aktuelle Informationen über die Arbeit am Projekt und eine Übersicht über den Arbeitsfortschritt in mehreren Projekten.

Nachverfolgung der Arbeit auf individueller Ebene

Auf der individuellen Ebene sind Vorteile von Projekttracking-Tools, dass sich alle Beteiligten darüber im Klaren sind, wer was bis wann erledigt. So erhalten Mitarbeiter eindeutige Informationen darüber, ob Aufgaben planmäßig verlaufen und ob am Ende des Projekts auch wirklich alle Projektergebnisse geliefert werden können.

Die Nachverfolgung der Arbeit auf individueller Ebene hat noch einen weiteren Vorteil: Doppelarbeit wird vermieden. Wenn jeder genau weiß, wer was bis wann erledigt, gibt es kein Rätselraten mehr und die Arbeit rund um die Arbeit wird reduziert. Dieser Aspekt ist nicht zu unterschätzen, denn aktuell verbringen Wissensarbeiter 13 % ihrer Zeit mit Arbeit, die bereits erledigt wurde.

Weshalb es jeweils nur eine verantwortliche Person pro Vorhaben geben sollte

Das Wichtigste bei der Nachverfolgung der Arbeit ist, dass jeweils nur eine Person direkt für eine Aufgabe verantwortlich ist. Wenn das der Fall ist, wissen alle Kollegen, an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Updates zum Aufgabenstatus wünschen oder Fragen haben.

Stellen Sie sich vor, dass Sie und ein weiteres Teammitglied eine virtuelle Veranstaltung planen. Da sie beide als Veranstalter wahrgenommen werden, wissen die Gastredner nicht, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Am Tag vor der Veranstaltung hat ein Gastredner einen Notfall und sagt Ihrem Kollegen für die Veranstaltung ab. Leider aber haben Sie aufgrund fehlender Kommunikation nichts von dieser Planänderung mitbekommen. Am Tag der Veranstaltung sind Sie völlig aus dem Häuschen, als Sie erfahren, dass der Gastredner nicht erscheinen wird. Hätte es nur einen verantwortlichen Ansprechpartner gegeben, wäre dieses Problem wohl nicht entstanden.

Nachverfolgung der Arbeit auf Projektebene

Die Arbeit lässt sich auch auf Projektebene nachverfolgen, damit funktionsübergreifende Beteiligte eine umfassendere Übersicht über die Projektarbeit gewinnen. Statt nur tägliche Updates zu erhalten, benötigen funktionsübergreifende Beteiligte und weitere Teammitglieder Echtzeit-Updates mit den wichtigsten Projektdaten auf einen Blick. So können diese Personen während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem Laufenden bleiben, ohne sich mit unwichtigen Details belasten zu müssen.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Arbeit auf Projektebene nachzuverfolgen:

• Status-Updates: Projektstatusberichte dienen als Updates zum Fortschritt des Projekts sowie als Informationsquelle für Beteiligte. Schriftliche Status-Updates machen Status-Meetings überflüssig und bieten eine gute Alternative für Teammitglieder, die aktuelle Projektinformationen sehen möchten, wann immer sie möchten. Am besten teilen Sie Ihre Statusberichte im selben Tool, in dem Sie auch die Arbeit ausführen, wodurch Beteiligte bei Bedarf auch noch spezifischere Details finden können.

• Dashboards: Dashboards dienen als visuelle Ansicht über den Projektfortschritt, auf die Beteiligte jederzeit zugreifen können, um Details zu einem Projekt zu erhalten. Dashboards können Dinge wie Burndown-Diagramme, laufende Vorgänge oder überfällige Aufgaben enthalten. Genau wie bei Status-Updates sollten Sie Dashboards im selben Tool erstellen, in dem Sie auch die Arbeit erledigen, damit auch detailliertere Informationen für Beteiligte zugänglich sind.

Nachverfolgung der Arbeit über mehrere Projekte hinweg

Wenn Sie Ihre Arbeit über mehrere Projekte hinweg verfolgen möchten, sind Portfolios womöglich die beste Lösung. Projekt-Portfolio-Management (PPM) bietet einen Überblick, von dem wichtige Beteiligte oder Projektsponsoren am meisten profitieren werden. Mit PPM können Beteiligte das große Ganze über mehrere Projekte im Auge behalten und erfahren, inwiefern diese Vorhaben im Einklang mit den Geschäftszielen stehen.

Auf Portfolio-Ebene müssen Beteiligte einen klaren Überblick zum Projektstatus erhalten, damit Sie den Zustand und die Leistung des Portfolios im Blick behalten können.

Unserer Studie zufolge litten 71 % aller Wissensarbeiter im Jahr 2020 mindestens einmal an Burnout-Symptomen. Mit der Verwaltung des Arbeitspensums und der Projektnachverfolgung können Sie schon von vornherein dafür sorgen, dass es keine Kapazitätsprobleme geben wird. Alle anstehenden Aufgaben für die nächsten Tage oder Wochen haben Sie perfekt im Blick. In der Praxis bedeutet das, dass Sie kleinere Anfragen an Teammitglieder zuweisen können, die gerade nicht an großen, zeitintensiven Vorhaben arbeiten.

Wie lässt sich Projekttracking dynamisch gestalten?

Diese drei Funktionen zur Projektnachverfolgung helfen Ihnen bei der Nachverfolgung auf individueller, Projekt- und Portfolio-Ebene. Die Funktion zur Projektnachverfolgung ist in einer Work-Management-Plattform integriert. Es gibt zahlreiche weitere Tools, von denen Sie im gesamten Verlauf Ihres Projektes profitieren können.

Klären Sie Details mithilfe eines Projektplans schon frühzeitig

Ein Projektplan ist ein Wegweiser mit allen wichtigen Schritten für Ihr Projekt. Die Projektplanung findet schon vor der Projektnachverfolgung statt und ist in der Regel der erste Schritt eines jeden Projekts.

Wenn Sie einen solchen Plan erstellen, erhalten Teammitglieder und Beteiligte ein besseres Verständnis für den Zeitplan Ihres Projekts. So ist jeder zu Anfang des Projekts auf demselben Stand und dieser gemeinsame Wissensstand kann mithilfe von Projekttracking-Tools oder Projektmanagement-Software während des gesamten Projekts aufrechterhalten werden.

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für jedes Projekt

Ein Kommunikationsplan ist das Gerüst für die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Projektteam über den gesamten Verlauf des Projekts. Dieser Plan präzisiert, wo und wann Ihr Team Informationen finden kann. Ein Kommunikationsplan legt zum Beispiel die verschiedenen Kommunikationskanäle fest, die Sie verwenden werden (E-Mails, Nachrichten, persönliche Meetings). Mit diesem Plan können Sie festlegen, wie oft sie die jeweiligen Kanäle verwenden werden und wer die Ansprechpartner für die jeweiligen Kommunikationskanäle sind.

Ein Kommunikationsplan gibt Ihrem Team ein klares Verständnis darüber, wo und wann kommuniziert wird. In der Regel sollte Ihr Plan also auch Informationen über den Zeitpunkt enthalten, an dem Sie Details zum Projekttracking, zum Beispiel Status-Updates, teilen werden.

Nutzen Sie visuelles Projektmanagement, um Ihr Projekt noch dynamischer zu gestalten

Sobald Sie mit der tatsächlichen Projektarbeit begonnen haben, können Sie visuelles Projektmanagement verwenden, um die Arbeit noch effektiver nachverfolgen zu können. Es gibt drei Arten des visuellen Projektmanagements:

1. Gantt-Diagramme bieten eine Art Zeitleistenansicht zu Ihrem Projekt, in der Abhängigkeiten visualisiert werden. Gantt-Diagramme zeigen in der Regel auch wichtige Projekt-Meilensteine.

2. Kanban-Boards sind eine effektive Möglichkeit, den Aufgabenstatus nachzuverfolgen. In Kanban-Boards verschieben sich Arbeitsvorgänge durch einzelne Phasen, die durch Spalten visualisiert werden. Diese könnten zum Beispiel To do, In Arbeit und Fertig heißen.

3. Kalender geben Ihrem Team klare Informationen darüber, wann Projektergebnisse fällig sind.

Mit dem folgenden Link erfahren Sie mehr darüber, wie Ihnen Asana bei der Überwachung von Projekten mit einer Zeitleiste helfen kann:

Erstellen Sie einen Projekt-Strategieplan, um eine umfassende Übersicht zu erhalten

Bei komplexen Projekten können Sie auch eine Projekt-Roadmap erstellen, um Teammitgliedern auf einfache Weise den Projektzeitplan visuell zu erläutern. Eine Projekt-Roadmap ist eine umfassende Projektzeitleiste, mit der Beteiligte eine Übersicht über alle Projektergebnisse, wichtige Meilensteine und allgemeine Projektziele erhalten.

Planen Sie Kapazitäten mithilfe von Zeiterfassungstools

Auf individueller Ebene ist es hilfreich, weitere Projektdetails im Blick behalten zu können, zum Beispiel wie lange in etwa eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Oft sind Lösungen zur Zeiterfassung in Projekttracking-Software enthalten, damit Sie die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit bequem und genau nachverfolgen können.

Bleiben Sie mit einem Ressourcenmanagementplan auf dem Laufenden

Beim Projektmanagement beschreibt der Begriff Ressource alles, was Sie zur Abwicklung des Projekts benötigen. Dazu zählen Teammitglieder, das Budget oder verfügbare Tools. Ein Ressourcenmanagementplan hilft Ihnen, die Projektressourcen und deren Kapazitäten zu definieren, damit jeder weiß, welche Ressourcen für die Arbeit am Projekt verfügbar sind.

Immer auf dem neuesten Stand – mit Projekttracking

Eine gute Projektnachverfolgung erleichtert Ihrem Team die Zusammenarbeit und Kommunikation. Gutes Projekttracking bietet also zahlreiche Vorteile: Statt Projektdetails manuell in Tabellenprogramme oder PowerPoint-Präsentationen einzufügen, zentralisieren Projekttracking-Tools die Arbeit dort, wo sie tatsächlich stattfindet. Hier können Sie alle wichtigen Projektinformationen, also Details, Dokumente, Feedback und Nachrichten, an einem Ort vereinen. Durch Projekttracking sehen Teammitglieder, Beteiligte und funktionsübergreifende Mitarbeiter die Arbeit aus allen Blickwinkeln.

Möchten Sie selbst mit dem Projekttracking durchstarten? Erfahren Sie, wie Asana Ihrem Team bei der Organisation der Arbeit helfen und alle Arbeitsvorgänge und Projektinformationen an einem Ort zentralisieren kann.