Projektumfang-Vorlage erstellen!

Wenn Sie bereits vom Projektmanagement-Dreieck gehört haben, ist Ihnen wahrscheinlich klar, wie wichtig eine Planung des Projektumfangs ist, wenn Sie Ihre Projektziele rechtzeitig und budgetgerecht erreichen möchten. Bei jedem Projekt gibt es drei voneinander abhängige Hauptfaktoren des Projektmanagements: Der Projektzeitplan, das Projektbudget und der Projektumfang. Dem Projektzeitplan und -budget wird im Rahmden der Projektplanung in der Regel die größte Beachtung geschenkt, doch auch der Projektumfang hat einen hohen Stellenwert. Damit Ihre Teammitglieder den Projektumfang für jedes neue Projekt festlegen, sollten Sie eine Projektumfang-Vorlage für Ihre Projekte verwenden.

Was versteht man unter Projektumfang (project scope)?

Der Projektumfang ist eine Möglichkeit, Projektgrenzen vorab festzulegen. Hierbei geht es um Fristen, das Budget und die Projektergebnisse. Wenn Sie bereits vor Arbeitsbeginn den Projektumfang bestimmen, wissen Sie, wie Sie Ressourcen zuweisen sollten und schaffen für alle Beteiligten einen klaren Erwartungshorizont.

Der Begriff Scope umfasst eine Reihe ähnlicher Faktoren, darunter:

• Scope Creep: Wenn ein Projekt seinen ursprünglichen Umfang überschreitet, da zum Beispiel weitere Projektergebnisse gefordert werden, der Zeitplan sich ändert oder die Kosten überschritten werden.

• Projektmanagement-Dreieck: Die heilige Dreifaltigkeit des Projektmanagements: Umfang, Budget und Zeitplan. Wenn sich all diese Dinge im Gleichgewicht befinden, erreichen Sie Ihre Projektziele, ohne von weiteren Ressourcen Gebrauch machen zu müssen. 

• Beschreibung des Projektumfangs: Eine Orientierungshilfe für Ihr Team, mit der festgelegt wird, was im Projektumfang enthalten ist und was nicht.

• Projektscope-Managementplan: Der Plan, mit dem Sie den Projektumfang festlegen und überwachen können.

Was ist eine Projektumfang-Vorlage?

Eine Projektumfang-Vorlage ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, anhand dessen Sie als Projektmanager den Umfang planen und festlegen können. Mit einer solchen Projektumfang-Vorlage können Sie all Ihre Projekte standardisieren und ein einheitliches Vorgehen Ihrer Projektteams sicherstellen. 

Viele Teams schenken dem Projektumfang keine ausreichende Beachtung und priorisieren stattdessen das Budget und den Zeitplan des Projekts, wobei der Projektumfang eine eher untergeordnete Rolle spielt. Das kann schnell zum Problem werden, denn der Projektumfang ist genauso wichtig wie die anderen Elemente des Projektmanagement-Dreiecks. Wenn Sie den Umfang eines Projekts nicht beachten, kann Scope Creep und Überlastung entstehen, weil dem Team nicht die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen. Eine Projektumfang-Vorlage erleichtert die Planung des Project Scope für alle neuen Projekte und sorgt dafür, dass Sie und Ihr Team Ihre Ziele termin- und budgetgerecht erreichen werden.

Die Vorteile einer Projektumfang-Vorlage

Der Hauptvorteil einer Projektumfang-Vorlage besteht darin, dass alle Teammitglieder den Projektumfang für jedes neue Projekt festlegen können. Darüber hinaus erhalten Sie dank der Vorlage die volle Kontrolle über den Umfang Ihrer Projekte. Mit einer solchen Projektumfang-Vorlage können Sie außerdem:

• Den Planungsprozess für das Projektscope-Management standardisieren

• Feedback von Stakeholdern, insbesondere von Führungspersonen, zur Umsetzbarkeit des Projekts einholen

• Neuen Teammitgliedern gezielt Verantwortung für Projekte übertragen, da es bereits fest etablierte Prozesse gibt

Was gehört in eine Projektumfang-Vorlage?

Ihre Projektumfang-Vorlage ist essenziell für die Feststellung des Projektumfangs. Mit der Vorlage definieren Sie den Umfang und den Projektauftrag, legen Erwartungen für die Stakeholder fest und bilden die Grundlage für Ihren Projektplan.

Wenn Sie eine Projektmanagement-Software verwenden, können Sie Ihre Projektumfang-Vorlage für das ganze Team zur Verfügung stellen, um ein einheitliches Vorgehen während des gesamten Projektverlaufs im Rahmen des geplanten Projektumfangs sicherzustellen. Bei der Erstellung Ihrer Projektumfang-Vorlage sollten Sie unter anderem die folgenden Abschnitte einfügen, um den Umfang während es gesamten Projekt-Lebenszyklus klar zu definieren.

Im Umfang enthaltene Projektergebnisse

Eines der wichtigsten Ziele Ihrer Projektumfang-Vorlage ist es, festzulegen, welche Elemente, Kennzahlen oder Aufgaben erledigt werden müssen, damit das Projekt als erfolgreiches Projekt gewertet werden kann. Ergebnisse können kleinere Dinge wie abgeschlossene Projektdokumente oder größere Aufgaben wie die Liveschaltung einer neuen Website sein. Verknüpfen Sie diese Ergebnisse mit Ihren und den teamübergreifenden Zielen, um sicherzustellen, dass jedes Ergebnis mit den übergeordneten Vorhaben verknüpft ist.  

Projektstrukturplan

Ihr Projektstrukturplan (PSP) ist genau das, wonach es klingt. Im Rahmen eines solchen Plans werden die Projektergebnisse in Aufgaben unterteilt, die wiederum in Unteraufgaben und Unter-Unteraufgaben unterteilt werden, damit umfassendere Arbeitsvorgänge schrittweise bearbeitet werden können. Einen Abschnitt für einen PSP zu erstellen, lohnt sich deshalb, weil Ihr Team dadurch wichtige Teilergebnisse und kritische abhängige Aufgaben nachverfolgen kann. Dieser PSP sollte Ihre Projektziele, Ihre Beschreibung des Arbeitsumfangs und Ihren Projektzeitplan enthalten und visuell darstellen. 

Der Projektzeitplan

Ein wesentlicher Bestandteil Ihres Projektstrukturplans ist der Projektzeitplan. Damit haben Sie eine Möglichkeit, den Fortschritt Ihres Projekts mit wichtigen Fristen und Meilensteinen für die verschiedenen Projektphasen abzugleichen. Mit einem digitalen Projektmanagement-Tool können Sie Ihren Zeitrahmen aktualisieren, wenn sich der Umfang des Projekts doch mal ändern sollte – ohne jedes Datum manuell anpassen zu müssen. 

Was ist nicht im Projektumfang enthalten?

In den vorangegangenen Abschnitten haben Sie die Ziele Ihrer Arbeit festgelegt. Es ist jedoch genauso wichtig festzulegen, welche Aufgaben nicht im Projektumfang enthalten sein werden. Damit schaffen Sie Orientierung und setzen Grenzen, damit jede beteiligte Person realistische Erwartungen hat und weiß, was für den Projekterfolg erforderlich ist. Wenn ein Stakeholder zu einem späteren Zeitpunkt weitere Anfragen hat, die nicht im ursprünglichen Projektumfang enthalten sind, können Sie auf diesen Abschnitt Ihrer Projektumfang-Vorlage verweisen und sich darauf beziehen, dass diese Inhalte nicht im ursprünglichen Projektumfang enthalten waren und deshalb im Rahmen des aktuellen Projekts nicht bearbeitet werden können. 

RACI-Diagramm oder RAPID-Entscheidungsmodell für Stakeholder

Ihre Projekt-Stakeholder, darunter Ihre Teammitglieder, Projektsponsoren und die Mitarbeiter der Führungsebene, sollten aktiv am Projekt beteiligt sein. Doch ohne klare Kontrollmechanismen und Sicherheitsvorkehrungen können selbst die motiviertesten Stakeholder ein Projekt entgleisen lassen und Scope Creep verursachen. Damit das nicht geschieht, sollten Sie auf Stakeholder-Zuweisungsdiagramme (wie RACI- oder RAPID-Diagramme) zurückgreifen, um die Verantwortlichkeiten eindeutig zu klären. 

Ein Änderungsverfahren oder -formular

Selbst die am besten geplanten Projekte stoßen irgendwann auf Hindernisse und unvorhergesehene Änderungen. Früher oder später werden Sie zusätzliche Ergebnisse liefern oder den Zeitplan anpassen müssen. Und auch wenn der Projektumfang klar festgelegt sein sollte, muss es dennoch Raum für kleinere Anpassungen geben. Ein Änderungsverfahren ermöglicht es Stakeholdern, eine Änderungsanfrage zu senden, die sich auf den Projektumfang auswirken kann. Wenn Sie einen Änderungsprozess ermöglichen und ein Änderungsformular bereitstellen, erfahren Sie, weshalb die Änderung angefordert wird, inwiefern sie sich auf das Projekt auswirkt und ob sie in Ihrem Projekt berücksichtigt werden sollte oder nicht.

Wie erstelle ich eine Projektumfang-Vorlage?

Zunächst sollten Sie Ihre bisherige Umfangsplanung berücksichtigen und festlegen, welche Informationen in Ihrer Projektumfang-Vorlage enthalten sein sollten. Ihre Vorlage sollte vollständig an Ihre Projektarbeit angepasst sein, weshalb sich ein Blick auf frühere Projektscope-Managementpläne lohnt. So erkennen Sie, welche Projektanforderungen in jedem Ihrer Projekte oder Teams berücksichtigt werden müssen, und können entsprechende Abschnitte in Ihrer Projektumfang-Vorlage erstellen. Wenn Sie zum Beispiel bei jedem Vorhaben Design-Prototypen erstellen, sollte es dafür einen Abschnitt in Ihrer Vorlage geben. Ein wirklich effektiver Projektscope-Managementplan orientiert sich an Ihrer Arbeitsweise, Ihrem Team und Ihrem Unternehmen.

Integrierte Features

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Berichterstellung. Diese Asana-Funktion übersetzt Projektdaten in visuelle Diagramme und leicht verständliche Schaubilder. Indem die Berichterstellung dort stattfindet, wo die Arbeit lebt, können Sie doppelte Arbeit vermeiden und das unnötige Hin und Her zwischen verschiedenen Apps verringern. Und weil die gesamte Arbeit des Teams bereits in Asana ist, können Sie Informationen aus dem jeweiligen Projekt oder Team beziehen, um so in akkurates Gesamtbild über alle Geschehnisse an einem einzigen Ort zu erhalten.

• Projekt-Statusaktualisierungen. Endlich müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln, um Informationen zum Projektstatus aufzuspüren, oder eine weitere Besprechung über sich ergehen lassen, die man eigentlich auch per E-Mail hätte abwickeln können. In Asana sind Projekt-Statusaktualisierungen jetzt nicht nur einfacher zu handhaben, sondern auch direkt mit der Arbeit des Teams verknüpft. So können die Teammitglieder ganz einfach auf zusätzliche Projektinformationen zugreifen, z. B. auf den Projektplan, den Kommunikationsplan, die Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und vieles mehr. Im Endeffekt reduzieren Projektstatusberichte den manuellen Aufwand, bündeln Informationen und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Miro. Verbinden Sie Miro und Asana, um Arbeitsabläufe zu optimieren und das Gesamtbild von jedem Projekt an einem Ort zu sehen. Betten Sie Miro-Whiteboards in Projekt-Briefings von Asana ein, wodurch die Teammitgliedern damit interagieren, sie sehen, kommentieren oder direkt in Asana bearbeiten können. Alternativ können Sie ein bestehendes oder neues Miro-Whiteboard an eine beliebige Asana-Aufgabe anhängen und so automatisch Aufgabenbeteiligte zum Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten des Whiteboards einladen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Lucidchart. Wenn aus Sehen Tun wird: Die Integration von Lucidchart und Asana bettet Diagramme, Fließbilder, Prozessmodelle und Wireframes in Ihr Asana-Projekt ein. Jetzt sehen Sie wichtige Projektinformationen dort, wo Sie sie brauchen: in Asana. Teams können einfach während der Arbeit auf die nötigen Informationen zugreifen – ohne zwischen Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen.

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