Modelo de cronograma de projeto

Monitorar prazos, colaborar com equipes multissetoriais e distribuir recursos — às vezes, o trabalho de manter um projeto em dia parece impossível, mas não precisa ser assim. Com um modelo de cronograma, a sua equipe pode ver todas as etapas do projeto e identificar possíveis obstáculos. Veja como.

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[Interface do produto] Exemplo de layout do cronograma de projeto com IU simplificada (cronograma)

O início de um projeto costuma ser repleto de entusiasmo, potencial e possibilidades do que ele pode vir a se tornar. Talvez você tenha uma visão e um planejamento de alto nível, mas o que fazer a partir daí? Como transformar essa visão em etapas práticas que serão concluídas dentro do prazo para materializar o seu projeto? 

Com um modelo para cronogramas de projeto, é possível fazer isso. 

O que é um cronograma de projeto?

O cronograma do projeto é uma visão geral de todas as suas etapas, com tarefas, marcos e entregáveis organizados por ordem cronológica. Estes gráficos representam visualmente todos os pontos importantes de um projeto, do princípio ao fim, para que a sua equipe possa ver quais são os próximos passos e identificar possíveis gargalos

O que é um modelo para cronogramas de projeto?

As fases iniciais de um planejamento de projeto podem ser cansativas. Muitas vezes, é difícil visualizar como as peças do projeto se encaixarão e de que maneira você manterá as tarefas em dia até concluir tudo com sucesso. Por sorte, os modelos para cronogramas de projeto podem se encarregar do trabalho pesado por você. 

Tais modelos são recursos padronizados e reaproveitáveis que dividem, de modo geral, as diferentes fases de um projeto. Ferramenta essencial na gestão de projetos, o modelo de cronograma serve como base na calendarização de um projeto porque representa visualmente as próximas etapas a serem concluídas. Depois de criar um modelo básico, você poderá copiá-lo para projetos futuros (seja em lançamentos de produtos, planejamentos de eventos, entre outras finalidades) e ajustar a estrutura dele conforme necessário. Com este simples passo, você transformará um processo esgotante em organizado.

Benefício do modelo para cronogramas de projeto

Livre-se dos diagramas de linha temporal imprimíveis. Fuja dos infográficos desorganizados e das maquetes de criação de cronogramas. Você não precisa de mais uma planilha para download, mas sim de um modelo digital para usar nos cronogramas dos seus projetos.

A utilidade de um modelo como esse vai além de mostrar os próximos afazeres — muito além, na verdade. Quando criado com uma ferramenta de gestão de projetos, o modelo de cronograma serve como núcleo central de referência para todos os trabalhos do seu projeto. Modelos reutilizáveis simplificam o planejamento e execução do projeto porque alinham equipes multissetoriais em torno das próximas tarefas e oferecem a visibilidade e responsabilização necessárias para você manter o trabalho dentro do prazo.

Além dos benefícios acima, o modelo editável para cronogramas de projeto ajuda a:  

  • Alinhar todos os componentes do projeto num só lugar.

  • Tornar mais visíveis as informações para a sua equipe e os principais interessados no projeto.

  • Visualizar o fluxo de trabalho, com as tarefas atuais e os próximos afazeres.

  • Identificar possíveis obstáculos antes mesmo que se concretizem.

  • Interpretar a gestão dos recursos de forma rápida e visual.

  • Alterar as datas de conclusão de acordo com mudanças de prioridades.

  • Sincronizar calendários entre equipes multissetoriais.

  • Atribuir tarefas aos membros da equipe ou reatribuí-las.

  • Monitorar as tarefas concluídas e os próximos compromissos. 

  • Incluir dependências de tarefas para que todos os colaboradores entendam as interconexões dos seus próprios trabalhos. 

  • Definir marcos no projeto para monitorar os principais pontos de progresso.  

  • Manter em dia todo o ciclo de vida do projeto.

[Interface do produto] Projeto de campanha de marca na Asana, visualização estilo diagrama de Gantt (cronograma)

Como usar um modelo para cronogramas de projeto?

Está cansativo monitorar o progresso dos seus projetos com planilhas desorganizadas e listas manuais de afazeres? Nós entendemos muito bem. Os modelos digitais para cronogramas podem resolver essa desordem e construir um alicerce reaproveitável para todos os seus projetos. 

O modelo para cronogramas de projeto requer dois elementos fundamentais: fases do projeto e tarefas. Depois de criar o modelo básico, você poderá personalizá-lo de acordo com os seus próximos projetos, planejando fases com afazeres, atribuindo responsáveis por tarefas e adicionando prazos e dependências. 

O modelo não necessariamente precisa ser representado em forma de linha temporal. Às vezes, é mais proveitoso consultar o mapeamento do projeto em visualização de grade ou quadro Kanban. Escolha a opção que for melhor para o seu caso.

[Interface do produto] Exemplo de projeto de campanha da marca (quadro)

Para desenvolver um cronograma para um projeto específico, proceda da seguinte forma: 

  1. Defina as metas do seu projeto, lembrando de mantê-las SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos determinados).

  2. Crie o cronograma do projeto, desde o planejamento até a execução. 

  3. Estabeleça marcos que servirão como pontos de verificação do progresso do projeto ou como referência do início de cada fase.   

  4. Desenvolva a lista de afazeres do projeto com todas as tarefas (sejam elas simples ou complexas) necessárias para um resultado bem-sucedido. 

  5. Determine o tempo necessário para executar cada pendência, levando em conta os recursos disponíveis e o orçamento do projeto.

  6. Finalize a elaboração das tarefas, definindo as datas de conclusão e os responsáveis por cada uma delas.

  7. Inclua dependências nas tarefas que precisarão aguardar a conclusão de tarefas precedentes.  

  8. Compartilhe o cronograma com a equipe para proporcionar visibilidade e permitir responsabilização.

  9. Ajuste conforme a necessidade, alterando as datas de conclusão de acordo com mudanças nas prioridades. 

Recursos integrados

  • Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

  • Brief do projeto. Um brief de projeto é uma maneira de comunicar detalhes e datas importantes do projeto para a equipe mais ampla. Certifique-se de que ela possa acessar o seu brief de projeto facilmente colocando-o em um repositório central de informações, como a Asana.

  • Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto.

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando chega a hora de começarem os seus próprios trabalhos. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta está disponível para execução. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

Aplicativos recomendados

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas a partir dali incluirão automaticamente o contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

Perguntas frequentes

O modelo de cronograma é mais útil para quais tipos de projeto?

Para simplificar a resposta, se um projeto tem uma data de início e uma data de término, então o modelo de cronograma pode ajudar a mantê-lo dentro do prazo. É possível ajustar os modelos digitais para que se apliquem a diversos tipos de cronograma, tais como organização de eventos, campanhas de marketing, trabalhos criativos, etc. Seja para lançar um novo produto ou monitorar o progresso de campanhas em mídias sociais (entre outras finalidades), os modelos de cronograma servem como um roteiro para manter em dia os entregáveis de um projeto.

Qual é a diferença entre um cronograma de projeto e um diagrama de Gantt?

Os diagramas de Gantt são ferramentas visuais que permitem mapear as próximas etapas do projeto e visualizar o calendário num contexto geral. Assim como eles, os cronogramas de projeto oferecem um panorama do projeto, com datas de início para cada tarefa e o tempo previsto para a conclusão destas. Porém, os cronogramas digitais (e seus modelos) tendem a ser mais flexíveis que os diagramas de Gantt tradicionais, que são criados em planilhas como Excel ou Google Docs e não podem ser atualizados ou administrados com tanta facilidade.

Quem é o responsável por criar e administrar o modelo de cronograma de projeto?

Geralmente, essa pessoa é o gestor de projetos, pois é o encarregado de supervisionar projetos e coordenar trabalhos entre equipes. Além de acompanharem o progresso do projeto em alto nível, os gestores são responsáveis por atribuir tarefas, determinar recursos, facilitar a comunicação entre as equipes e definir e monitorar os indicadores-chave de desempenho (KPIs). Vale salientar, entretanto, que a visibilidade e responsabilização possibilitadas pelos modelos de cronograma são úteis para a equipe como um todo, e não só para o gestor do projeto. 

Quando é o melhor momento para desenvolver um modelo de cronograma de projeto?

Crie o seu modelo básico (que será copiado e usado em vários projetos) antes mesmo da fase de planejamento do projeto, para você não ter de cuidar disso quando o projeto iniciar. Depois, desenvolva e personalize o cronograma durante a fase de planejamento do projeto, quando as datas de início e término já tiverem sido definidas e você estiver determinando os afazeres e atribuindo tarefas. É necessário que o esboço do cronograma esteja totalmente concluído quando a equipe estiver pronta para realizar a primeira tarefa do projeto.

Como me certificar de que o modelo seja eficaz em manter o projeto dentro do prazo?

Elaborar um modelo de cronograma pode parecer um desafio, principalmente se o projeto tiver semanas ou meses de duração. Para assegurar que o modelo ajude (em vez de atrapalhar) o progresso do projeto, lembre-se de:

  • Analisar os recursos disponíveis no início do projeto e atribuí-los de modo correspondente.

  • Colaborar com os outros membros da equipe durante o desenvolvimento do cronograma para verificar se as datas de conclusão e os entregáveis são realistas.

  • Dividir o projeto em fases viáveis e de fácil compreensão com o uso de marcos

  • Conferir os prazos regularmente e atualizá-los conforme necessário.

  • Incluir dependências de tarefas para esclarecer à equipe de que forma as partes do projeto se interconectam. 

  • Revisar o progresso e o escopo do projeto em intervalos regulares e ajustá-los de acordo com a necessidade.

  • Criar o seu modelo de cronograma com uma ferramenta de gestão de projetos para ter funcionalidades e facilidade de uso.

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