Szablon dziennika RAID

Pomyśl o swoim ostatnim projekcie. Czy wszystko poszło zgodnie z planem? Prawdopodobnie odpowiedź brzmi „nie”, a może nawet „zdecydowanie nie”. Wszystkie projekty są narażone na ryzyko i przeszkody — od brakujących zasobów i niedotrzymanych terminów po pełzanie zakresu — nawet przy perfekcyjnym planowaniu.

Może to być stresujące, ale dobra wiadomość jest taka, że możesz temu zapobiec. Stosowanie strategii zarządzania ryzykiem może pomóc w przygotowaniu zespołu na wszelkie potencjalne zagrożenia związane z projektem.

W tym właśnie pomoże Ci szablon dziennika RAID.

Czym jest dziennik RAID?

Dziennik RAID to narzędzie służące do organizowania i ograniczania ryzyka w projekcie poprzez dokumentowanie wszelkich potencjalnych zagrożeń, które mogą wystąpić na początku projektu, a następnie śledzenie problemów pojawiających się po jego rozpoczęciu.

RAID to skrót pochodzący od angielskich słów Risks (ryzyko), Assumptions (założenia), Issues (problemy) oraz Dependencies (zależności). Alternatywnie, w zależności od konfuguracji dziennika RAID, skrót ten może również odnosić się do słów Risks (ryzyko), Actions (działania), Issues (problemy) oraz Decisions (decyzje).

Aby dowiedzieć się więcej na temat funkcji i zalet dziennika RAID, zapoznaj się z naszym artykułem„Wszystko, co musisz wiedzieć o tworzeniu dziennika RAID”.

Nie martw się, jeśli brzmi to skomplikowanie – dzięki szablonowi dziennika RAID możesz usprawnić analizę RAID i utworzenie dziennika, aby skupić się na identyfikowaniu i ograniczaniu ryzyka w projekcie.

Czym jest szablon dziennika RAID?

Szablon dziennika RAID to zasób wielokrotnego użytku, który pomaga szybko śledzić wszystkie zagrożenia i problemy w projekcie.

Korzystanie z szablonu dziennika RAID jest łatwe — na początku każdego nowego projektu skopiuj szablon i użyj go jako punktu odniesienia do udokumentowania elementów RAID projektu. Dzięki temu nie musisz się martwić o pominięcie kluczowych informacji. Co więcej, szablony dzienników RAID standaryzują proces analizy RAID i tworzenia dziennika RAID, więc możesz mieć pewność, że każda osoba w Twoim zespole śledzi ryzyko w projekcie w ten sam sposób.

Korzyści z cyfrowego szablonu dziennika RAID

Organizowanie, monitorowanie i ograniczanie ryzyka w projekcie obejmuje wiele zmiennych. Ponadto zarządzenie ryzykiem w projekcie nie jest łatwym zadaniem — składa się na nie identyfikowanie potencjalnych zagrożeń na początku projektu, ścisłe monitorowanie postępów oraz identyfikowanie i rozwiązywanie pojawiających się problemów. Dlatego potrzebujesz narzędzia, które umożliwia śledzenie zagrożeń i dostosowywanie działań w czasie rzeczywistym.

Utworzenie szablonu dziennika RAID w narzędziu do zarządzania projektami pozwala łatwo koordynować działania zespołu dotyczące ograniczenia ryzyka w projekcie. A ponieważ cyfrowy szablon dziennika RAID znajduje się w narzędziu, w którym wykonywana jest praca, możesz go codziennie łatwo sprawdzać i aktualizować, aby zawsze wiedzieć, na jakim etapie znajduje się projekt.

Dzięki cyfrowemu szablonowi dziennika RAID możesz: 

• Identyfikować potencjalne zagrożenia na początku projektu, aby mieć pewność, że dysponujesz niezbędnymi zasobami i planami awaryjnymi.

• Szybko dokumentować wszelkie problemy pojawiające się w miarę postępu projektu i śledzić działania dotyczące ograniczenia ryzyka w jednym miejscu.

• Powiadamiać członków zespołu o krytycznych problemach i rozwiązywać je w czasie rzeczywistym.

• Przypisać działania do odpowiednich osób, aby jasno określić oczekiwania i obowiązki.

• Szybko zobaczyć potencjalny negatywny wpływ ryzyka, założenia, problemu lub zależności i podjąć odpowiednie decyzje.

• Łatwo przekazywać kluczowe informacje o projekcie interesariuszom.

Co powinien zawierać szablon dziennika RAID?

Twój szablon dziennika RAID stanowi centralne źródło informacji o wszelkich zagrożeniach, założeniach (lub działaniach), problemach i zależnościach (lub decyzjach) w projekcie.

Aby utworzyć szablon dziennika RAID, podziel go na dwie sekcje: jedną dla ryzyka, założeń i zależności zidentyfikowanych podczas fazy planowania projektu, a drugą dla problemów, działań, zależności i decyzji zidentyfikowanych i podjętych po rozpoczęciu projektu. Następnie dodaj wszystkie szczegóły potrzebne do skutecznego śledzenia i monitorowania ryzyka w projekcie. Oto ich przykłady:

• Kategoria RAID (ryzyko, założenie/działanie, problem lub zależność/decyzja)

• Opis elementu RAID (np. opis ryzyka w projekcie)

• Potencjalny wpływ elementu RAID na projekt

• Status elementu RAID

• Dalsze kroki lub działania ograniczające ryzyko

• Właściciel zadania i termin, jeśli dotyczy

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

Polecane aplikacje 

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

• Salesforce. Usuń wąskie gardła, umożliwiając zespołom sprzedaży, sukcesu i obsługi klienta bezpośrednią komunikację z zespołami wsparcia w Asanie. Udostępniaj załączniki i twórz wykonalne, możliwe do śledzenia zadania w zakresie działań przedsprzedażowych. Połącz swoje zespoły wdrożeniowe i serwisowe z zespołami wsparcia w Asanie korzystając z usługi Service Cloud, aby zapewnić klientom najlepsze doświadczenia.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

Jak korzystać z szablonu dziennika RAID?

Używanie gotowego szablonu jest proste. Aby z niego skorzystać, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. Utwórz kopię szablonu dziennika RAID na początku każdego nowego projektu.

2. Omów i zapisz początkowe ryzyko, założenia oraz zależności w fazie planowania projektu. 

3. Aktualizuj swój dziennik RAID rejestrując nowe problemy, które pojawiają się w miarę postępów projektu. Śledź wszelkie działania dotyczące ograniczenia ryzyka, które musi podjąć Twój zespół. 

4. Współpracuj z członkami zespołu w cyfrowym szablonie dziennika RAID, przypisując w razie potrzeby zadania do odpowiednich osób i dodając do nich datę wykonania.

5. Użyj szablonu dziennika RAID jako punktu wyjściowego na spotkaniu po zakończeniu projektu. 

Często zadawane pytania