プロジェクト文書化テンプレート

文書を探すのに時間がかかると、イライラするだけでなく、作業に集中する時間が奪われてしまいます。実に、情報を検索する作業というのは、毎日従業員の勤務時間の 60% 近くを占める仕事のための仕事が発生する主な原因となります。特に、馴染みのない他部門のチームと一緒に、よく把握できていないプロジェクトに取り組む場合は、他のチームや部門と共に効果的に作業を行うために必要となるドキュメントをすべて集め、整理することは極めて重要になります。しかし、それは時間をかけなくてもできるはずです。

それを解決するのが、プロジェクト文書化テンプレートです。プロジェクト文書化テンプレートを使用すると、社内全体でメンバー全員が同じプロセスでプロジェクトを文書化することが保証されるため、(誰によって作成されるかを問わず) 重要なドキュメントがどこにあるかを常に把握できます。

プロジェクト文書化テンプレートとは？

プロジェクト文書化テンプレートとは、プロジェクトドキュメントを作成するプロセスや保存する場所を定める、プロジェクトの文書化プロセスをまとめたものです。テンプレートは、新規プロジェクトを開始する前に、作成する必要があり、また見つけられるようにする必要があるすべてのドキュメントをリストアップするかたちにカスタマイズすることができます。そうすると、すべての情報が 1 か所に整理されるため、関係者は簡単にアクセスすることができます。

プロジェクト文書化テンプレートは必要か？

結論から言うと、必要です。複数のチームの作業をコーディネートする場合は、特に必要です。プロジェクトを開始するとき、通常は、多くの異なるチームとつながって、プロジェクトドキュメントを調達したり、作成したりするでしょう。たとえば、製品チーム用に変更リクエストフォームを作成したり、マーケティングチームと一緒にプロジェクトのコミュニケーション計画を立てたりするでしょう。しかし、各チームが独自の方法で情報を文書化していたら、プロジェクトに関するナレッジを見つけたり、集めたりするのが困難になります。

これは、少なくとも混乱を招くでしょう。また、チームメンバーが延々と情報を検索するようなことがあれば、遅延が発生したり、不要なストレスを感じたりする原因となるため、紛れもなく仕事の邪魔になります。そこで活躍するのが、プロジェクト文書化テンプレートです。社内のメンバー全員が、信頼できる唯一の情報源の中で、関連するすべての情報を同じプロセスで検索、ソート、保管できます。チームメンバーがこのテンプレートを使用すると、それは、作成して含める必要のあるドキュメントとそれらの保管場所を示すリマインダーになります。

職場での部門間コラボレーションを向上させる

プロジェクト文書化テンプレートは、コンテナモデルを打ち壊し、職場で起こるサイロ化を解消するための第一歩となります。コンテナモデルは、作業を一か所にしか保存できないデータモデルであり、各タスク、プロジェクト、フォルダーを 1 対 1 の関係の中でしか保存できないため、チームにとっては制約となります。しかし、プロジェクト文書化テンプレートを他のプロジェクト管理テンプレートと併用すれば、ビジネスプロセスを改善し、部門間コラボレーションを促進できます。すべての作業を一度にさまざまな関係と結びつけることができるシステム、Asana Work Graph® データモデルは、そのために作成したものです。

プロジェクト管理においてプロジェクト文書化テンプレートを使用する方法

プロジェクトの文書化プロセスを効果的に管理するには、会社のニーズに合わせてカスタマイズする必要があります。作成する必要があるドキュメントを指定し、理解しやすいかたちに構造化し、またチームメンバーからテンプレートを一番使いやすくする方法についてフィードバックを得ると良いでしょう。さらに、以下のベストプラクティスを実践すれば、このテンプレートを最大限に活かすことができます。

1. 一から作り直すということはしない。すでに効果を発揮しているプロジェクト文書化プロセスがあるなら、現在使用しているワークフローをベースにしてテンプレートを作成しましょう。プロジェクトの計画段階から最後のプロジェクトステータスレポートを仕上げるまでにいたる、プロジェクトのライフサイクル全体を通して参照するドキュメントを追跡します。そして、そうしたキュメントをテンプレートに含めます。たとえば、テンプレートには、プロジェクト提案書やプロジェクト目標、プロジェクトの終了報告書、最終評価指標を追加すると良いでしょう。

2. プロセスを改良して、確定する。このテンプレートには、部門間コラボレーションを促進するという便利な点があります。他のチームや部門からフィードバックを集めて、一貫性のある一つのテンプレートをさまざまなグループで使用できるようにしましょう。最も効果的なプロジェクト文書化プロセスの主要なステップを確立したら、テンプレートとして保存します。

3. コラボレーションツールを使用する。ワークマネジメントツールを使用すると、プロジェクトを文書化するワークフローの各ステップを同期させて、簡素化することができます。1 か所にすべてを保管すれば、アプリを切り替える回数を減らせます。一般的なナレッジワーカーは、1 日の間に 10 個のアプリを 25 回も切り替えながら仕事をしているため、これは大きなメリットです。また、簡単に情報を共有できるため、プロジェクトの関係者は、テンプレートへのリンクをクリックするだけで、プロジェクトの文書化プロセスを表示できます。

プロジェクト文書化テンプレートに記載する情報

プロジェクト文書化テンプレートは、ニーズに合わせてカスタマイズすべきものですが、使うと便利なセクションをいくつか紹介しておきます。

• ​​ドキュメントの説明: ドキュメントの目的とビジネスケースを含めます。

• 保管場所: ドキュメントの保管場所へのリンク。

• 成果物: 関連する成果物と依存関係。

• 関連するイニシアチブ: ドキュメントが関連するすべての目標につなげる。

• 担当者: 各ドキュメントを担当するチームメンバー。

テンプレートに添付できるドキュメントの例。

• プロジェクト計画ドキュメント

• プロジェクト憲章

• プロジェクトスコープステートメント

• プロジェクト目標

• プロジェクトスケジュール (関連する期日とマイルストーrンを含む)

• プロジェクトロードマップ

• プロジェクト予算

• コミュニケーション計画

• チェンジマネジメント計画

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

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