Vorlage für Aktionspunkte

Wenn Aufgaben nicht klar definiert werden, verschwenden Sie Zeit und Energie, indem Sie zwischen verschiedenen vagen und in keinem Zusammenhang stehenden Punkten hin- und herspringen. Dieses Vorgehen ist nicht nur anstrengend, sondern auch äußerst ineffektiv. Stattdessen sollten Sie eine Vorlage für Aktionspunkte erstellen, die für jede Aufgabe genau festlegt, wer was wann macht. Jedes Mal, wenn Sie eine neue Liste erstellen, können Sie dafür Ihre Vorlage kopieren und Ihre nun umsetzbaren Aufgaben auf eine strukturiertere Weise in Angriff nehmen.

Was ist eine Vorlage für Aktionspunkte?

Aktionspunkte sind Aufgaben, für die genau festgelegt wurde, wer (zugewiesenes Teammitglied) was (Beschreibung) wann (Frist) macht. Sie werden in sich wiederholenden Workflows eingesetzt – oder in lückenlosen Prozessen, die Aufgaben, Teams und Fristen miteinander verknüpfen. Eine Vorlage für Aktionspunkte bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Liste genau definierter Aktionspunkte zu speichern und diese für zukünftige Projekte zu kopieren. Wenn Ihr Team beispielsweise für das Unternehmensblog verantwortlich ist, können Sie eine Vorlage für Aktionspunkte für vierteljährliche Kampagnenstarts erstellen, um nachzuverfolgen, welche Beiträge von wem geschrieben werden müssen, inklusive Veröffentlichungs- oder Fertigstellungsfristen.

Liste mit Aktionspunkten vs. To-do-Liste

Gewöhnlicherweise erstellen Sie Listen, um sowohl Aktionspunkte als auch To-dos nachzuverfolgen. Jedoch gibt es mehrere entscheidende Unterschiede zwischen den beiden Vorlagen:

• Eine Liste mit Aktionspunkten hilft Ihnen, die Aufgaben zu organisieren, die Sie beim Durchlaufen eines Workflows erledigen müssen. Dabei handelt es sich nicht um irgendwelche Aufgaben: Alle Aktionspunkte auf dieser Liste stehen miteinander im Zusammenhang und sind Teil eines größeren Projektplans. Wenn sie alle erledigt werden, wird dies Ihre größeren Ziele und Initiativen voranbringen.

• Aktionspunkte sind umsetzbar, während die Punkte auf einer To-do-Liste vage und unbestimmt sein können. Nehmen wir einmal an, es ist an der Zeit, Ihre Onboarding-Vorlage zu aktualisieren. Eine Aufgabe auf einer To-do-Liste würde es bei dieser Beschreibung belassen, während ein Aktionspunkt eine genaue Definition (Was muss für die Aktualisierung der Vorlage getan werden?), ein verantwortliches Teammitglied und ein erwartetes Fälligkeitsdatum angeben würde.

Wann Sie eine Vorlage für Aktionspunkte verwenden sollten

Sie können eine Vorlage für Aktionspunkte immer dann verwenden, wenn Sie eine Reihe von Aufgaben erledigen müssen. Vorlagen für Aktionspunkte sind anpassbar: Sie können sie visuell mittels Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen darstellen oder eine eher traditionelle digitale Aufgabenliste nutzen. Oder verwenden Sie einfach alle Optionen: In Asana können Sie ein Projekt für Ihre Vorlage für Aktionspunkte erstellen und dann je nach Bedarf zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln. Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt haben, können Sie außerdem Abhängigkeiten hinzufügen, die dabei helfen, Arbeit innerhalb eines großen Teams zu koordinieren.

Da sie so vielseitig sind, können Sie Vorlagen für Aktionspunkte in diversen Szenarien einsetzen. Hier nennen wir Ihnen einige Beispiele:

• Sich wiederholende Projekte: Bei den gleichen Handlungssequenzen für sich wiederholende Initiativen kann eine Vorlage diesen Prozess erheblich vereinfachen. So können Sie z. B. eine Vorlage für vierteljährliche Produktaktualisierungen erstellen, die immer die gleichen umsetzbaren Aufgaben umfasst. 

• Zusammenarbeit mit anderen Personen: Wenn mehrere Mitglieder Ihres Teams Zugriff auf ihre jeweils eigene Version Ihrer Liste für Aktionspunkte benötigen, um diese zu verwalten, kann eine Vorlage äußerst hilfreich sein. Am besten lässt sich dies in einer Projektmanagement-Software umsetzen, da allen eine zentrale Informationsquelle zur Verfügung steht.

• Senden von Fortschrittsberichten: Wenn Projektbeteiligte Aktualisierungen in Echtzeit benötigen, können sie einen Blick auf die Vorlage für Aktionspunkte werfen, um zu erfahren, woran Sie und Ihr Team gerade arbeiten. Falls sie Rückfragen haben, wissen sie dank der Nennung der verantwortlichen Personen für die jeweilige Aufgabe außerdem genau, wen sie kontaktieren können.

So erstellen Sie eine Vorlage für Aktionspunkte

In einer zielführenden Vorlage sollten die Aktionspunkte fortschreitend angeordnet sein. Sie kann z. B. mit einem „Backlog“- oder „To-do“-Abschnitt beginnen, dann zum „In Bearbeitung“-Abschnitt übergehen und sich auf diese Weise weiter durch den Projektlebenszyklus bewegen – von einem Stadium zum nächsten, bis schließlich alle Aufgaben erledigt sind.

Ähnlich wie bei anderen Projektmanagement-Vorlagen können Sie auch aus Ihrer Vorlage für Aktionspunkte dann den meisten Nutzen ziehen, wenn Sie eine dynamische Plattform verwenden, in der Sie Details und Aktualisierungen in Echtzeit hinzufügen können. Erwägen Sie ein visuelles Format für Ihre Vorlage, wie ein Tool für Kanban-Boards, um das Nachverfolgen von Aktionspunkten noch einfacher zu machen.

Hier einige Komponenten, die Aktionspunkte jeweils enthalten sollten:

• Was: Eine detaillierte Beschreibung Ihrer Aufgabe.

• Wer: Jedem Aktionspunkt sollte eine dafür verantwortliche Person zugewiesen werden, damit alle wissen, wer genau für welche Aufgabe verantwortlich ist.

• Wann: Fügen Sie sich wiederholenden Aufgaben standardisierte Fristen hinzu. So können Sie z. B. eine wiederkehrende Überprüfungsaufgabe einrichten, die Sie daran erinnert, den Projektstatus jeweils am Monatsende zu überprüfen.

• Dringlichkeit: Kennzeichnen Sie die Prioritätsstufe der jeweiligen Aufgaben, damit Teammitglieder wissen, woran sie zuerst arbeiten sollten.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

• Workload. Workload bietet Ihnen eine visuelle Momentaufnahme der Teamkapazität, in der Sie auf einen Blick erfassen können, woran Ihre Teammitglieder in sämtlichen Projekten arbeiten – alles an einem Ort. Sie können diese Schnellübersicht dafür nutzen, Konflikte zu identifizieren, Risiken anzusprechen und Projekte auf Kurs zu halten, indem Sie Aufgaben neu zuweisen oder Fristen anpassen. Werfen Sie regelmäßig einen Blick auf Workload, um sicherzustellen, dass Teammitglieder weder über- noch unterfordert sind. Sollte eines davon der Fall sein, können Sie neue Fristen für weniger dringende Aufgaben festlegen und so Initiativen mit hoher Priorität freigeben.

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

• Loom. Mit Loom-Videos geben Sie Ihrer Projektübersicht eine persönliche Note und sorgen für mehr Kontext und Klarheit. Sie können Loom-Videos einfach einbetten, um Ihr Projekt zu erklären, Erwartungen zu kommunizieren und wichtige Meilensteine hervorzuheben. Eine Loom-Videonachricht sorgt für zusätzliche Informationen und Kontext, damit Ihr Team noch schneller mit der Arbeit am Projekt beginnen kann. Und das Beste daran? Ihr Team kann diese Videos ansehen, ohne Asana dafür verlassen zu müssen.

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

FAQs