Modelo de documentação de projeto

A busca incessante por documentos não é apenas desagradável, ela também afeta o nosso foco. De fato, procurar informações é um dos principais fatores que contribuem para a organização excessiva para o trabalho, que ocupa quase 60% do tempo de um funcionário a cada dia. Mas e quando o trabalho envolve diversas áreas, com equipes e projetos com que não estamos familiarizados? Obter e organizar todos os documentos necessários para trabalhar com as equipes e departamentos de forma eficaz é fundamental, mas esse não tem por que ser um processo demorado.

E é nesse ponto que o modelo de documentação de projeto pode ajudar, pois faz com que todos na empresa utilizem o mesmo processo de documentação de projeto. Desse modo, sempre sabemos onde encontrar os documentos importantes (independentemente de quem os elaborou).

O que é um modelo de documentação de projeto?

Trata-se de um esquema predefinido do processo de documentação de projeto, que estabelece como criar e onde salvar os documentos de um projeto. O modelo pode ser adaptado para relacionar todos os documentos que precisam ser criados e localizados antes de iniciar cada projeto. Assim, todas as informações ficam organizadas em um único local, facilitando o acesso das partes interessadas. 

Preciso de um modelo de documentação de projeto?

A resposta é simples: sim, principalmente se você coordena o trabalho entre várias equipes. Ao lançarmos um projeto, geralmente interagimos com diversas equipes para obter e criar os documentos relativos à iniciativa. Por exemplo, podemos criar um formulário para pedidos de mudança para a equipe de produto ou colaborar com a equipe de marketing para desenvolver um plano de comunicação do projeto. Porém, se cada equipe tiver o próprio jeito de documentar as informações, será mais difícil encontrar e reunir o conhecimento sobre o projeto.

No mínimo, isso gera confusão. Mas também pode ser bastante prejudicial, causando atrasos e estresse desnecessários se a equipe estiver constantemente procurando informações. Com o modelo de documentação de projeto, todos na empresa podem usar o mesmo processo para localizar, ordenar e armazenar os documentos relevantes em um ponto central de referência. Quando um membro da equipe usar o modelo, ele será lembrado: estes são os documentos que preciso criar e incluir e é neste local que eles devem ficar. 

Melhor colaboração entre as diferentes áreas

O modelo de documentação de projeto é o primeiro passo para romper o modelo setorizado e eliminar as barreiras entre as diferentes áreas. O modelo de dados setorizado, em que o trabalho só pode existir em um lugar, limita as equipes, pois faz com que todas as tarefas, projetos e pastas fiquem limitados a uma comunicação individual. Por outro lado, ao usarmos o modelo de documentação de projeto junto com outros modelos de gestão de projetos, podemos melhorar os processos corporativos e favorecer a colaboração entre os departamentos. É por esse motivo que criamos o modelo de dados Work Graph® da Asana: um sistema em que todo o trabalho pode se conectar com diversas relações ao mesmo tempo.

Como usar um modelo de documentação de projeto na gestão de projetos?

Para controlar o seu processo de documentação de projeto de forma eficaz, você precisa adaptá-lo conforme as necessidades da sua empresa. Você pode especificar exatamente quais modelos devem ser criados, estruturá-los de um jeito fácil de entender e solicitar a opinião da equipe sobre como criar um modelo mais adequado para ela. Além disso, as práticas recomendadas a seguir podem ajudar a obter o máximo de benefícios do modelo:

1. Não reinvente a roda. Se você já tem um processo eficaz de documentação de projeto, utilize o seu fluxo de trabalho atual como base para o modelo. Verifique quais documentos são referenciados durante todo o ciclo de vida do projeto: desde a fase de planejamento até o último relatório de status do projeto. Depois, inclua-os no seu modelo. Por exemplo, talvez você queira adicionar ao modelo a proposta de projeto, as metas, os relatórios de encerramento do projeto e as métricas finais. 

2. Aprimore e estabeleça o processo. Um dos aspectos mais úteis do modelo é como ele favorece a colaboração multidisciplinar. Peça a opinião de outras equipes e departamentos para que todos possam usar um único modelo consistente que funcione para diferentes grupos. Depois de estabelecer as etapas principais do seu processo mais eficaz de documentação de projetos, salve-o como modelo.

3. Use uma ferramenta colaborativa. Com uma ferramenta de gestão do trabalho, você pode sincronizar e simplificar cada etapa do seu fluxo de documentação de projeto. Ao armazenar tudo em um único lugar você reduz a alternância entre aplicativos, o que é fundamental, considerando que o profissional médio alterna entre 10 aplicativos diferentes, 25 vezes por dia. Além disso, fica mais fácil compartilhar a informação, visto que as partes interessadas no projeto podem visualizar o seu processo de documentação com um simples link para o modelo.

O que incluir em um modelo de documentação de projeto

O seu modelo de documentação de projeto deve ser adaptado às suas necessidades, mas estas são algumas seções úteis a incluir no início:

• Descrição do documento: inclua o propósito do documento e o caso de negócios.

• Localização: inclua um link para o local do documento.

• Entregáveis: os entregáveis e dependências relacionados.

• Iniciativas de apoio: vincule todos os objetivos para os quais o documento serve de apoio.

• Responsável: um membro da equipe responsável por cada documento.

Exemplos de documentos que podem ser anexados ao modelo:

• Plano do projeto

• Termo de abertura do projeto

• Declaração de escopo do projeto

• Objetivos do projeto

• Agendamento do projeto (incluindo prazos e marcos relevantes)

• Roteiro do projeto

• Orçamento do projeto

• Plano de comunicação.

• Planos de gestão de mudanças.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

Perguntas frequentes