実施計画テンプレート

たとえば、お風呂場のリフォームを計画していると仮定します。あなたなら、どのようにリフォームを実現しますか？計画せずに、いきなりリフォームを開始したりはしないはずです。それでは水浸しになり、高額な修理費がかかってしまうでしょう。恐らく、古いお風呂場を最新の設備にリフォームするために必要なアクションを、実際に取り掛かる前に考えるのではないでしょうか。

ビジネス目標にも同様のルールが当てはまります。最初から目標達成までのステップを詳しく理解する必要があるのです。目標によっては、すべてのステップを計画するのは途方もない作業に思えるかもしれません。ここで役立つのが実施計画テンプレートです。

実施計画とは？

実施計画は、手順を追ってビジネス目標を達成するために、あなたやチームが実施する必要があるすべてのステップやアクションを段階ごとに簡潔に示すものです。つまり、結果や成果の実現を導くためのアイデアです。これらの計画は、目標の概要と目標達成方法を特定する際に役に立ち、その結果、実行可能で、実現可能なステップに分割できるようになります。さらに、実施計画では、各タスクの担当者に加え、期限を明確に示し、チームメンバー全員の足並みがそろっていること、そして、責任を持って仕事に取り組んでいることを確信できます。

イニシアチブ (プロジェクト、または特定の目標を達成するためのアクションの計画) を開始する前の計画段階でプロジェクト実施計画を作成しましょう。実施計画の詳しい作成方法については、Asana の実施計画の作成に関する記事を参考にしてください。

実施計画テンプレートとは？

実施計画テンプレートは、スタート地点として再利用が可能であり、目標を達成するために必要なステップを特定できます。デジタル実施計画テンプレートは、目標達成に必要なすべてのステップを確認し、追跡する上で役に立ちます。また、何度も利用できるため、今後、同様の目標を設定した際に、達成するためのプロセスを示せるメリットもあります。さらに、仕事のための仕事が減ります。これは Asana が常に重視するポイントです。

実施計画テンプレートの使い方

ベースとなる実施計画テンプレートを作成したら、使い方はいたって簡単です。プロジェクトの開始時にテンプレートを複製し、特定の目標を達成するために必要な情報を入力していきます。

まずは、基本の実施計画テンプレートに何を盛り込むべきかを説明します。

実施計画テンプレートに含める項目

ベースとなる実施計画テンプレートは、今後、同様の目標を達成する際に指標の役割を果たします。そのため、再利用できることが重要です。つまり、さまざまなプロジェクトで簡単に複製できることを考慮して、基本のテンプレートを作成するべきです。通常は、異なるプロジェクトに合わせて縮小・拡大できるように、反復可能なステップ、段階を盛り込みます。

最も簡単にこの作業を実施する方法として、テンプレートを「リサーチ」「計画」「実行」などの段階に分けるアプローチが挙げられます。プロジェクトの段階を決定したら、特定の目標において進捗状況を確認するために利用する、詳しい情報を加えていきます。

以下に、実施計画テンプレートに盛り込むことができる基本的な情報を挙げていきます。

• タスクまたはアクションアイテムの担当者

• アクションの開始日と期限

• アクションの期間

• アクションのステータス

• アクションの優先度

• アクションの進捗状況

つづいて、プロジェクトを実際に開始したら、テンプレートを複製して、目標に関する具体的な情報を加えます。さらに、あるタスクの完了が別のタスクの完了に依存していることを示す依存関係を追加できるほか、目標達成に向けたタイムライン上の特定の到達点を示すマイルストーン (ある目標の段階を達成したときなど) を設定できます。実施計画テンプレートは、迅速な目標達成を実現します。

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Miro: Miro と Asana を連携すると、ワークフローを合理化するのも、すべてのプロジェクトの全体像を把握するのも 1 か所で可能になります。Miro のボードを Asana のプロジェクトの要旨に埋め込むと、チームメンバー同士のやりとり、ボードの確認、コメントの追加、編集がすべて Asana から直接行えます。また、Miro の既存のボードや新規のボードを Asana のテンプレートに添付すれば、タスクのコラボレーターをボードの参照やコメントの追加、編集を行うよう自動的に促せます。

デジタル実施計画テンプレートを使うメリット

Excel などで作成した固定型の実施計画テンプレートは、タイムラインを確認し、タスクを俯瞰する上で有効ですが、本当の意味で目標を達成するために必要な機能が欠けています。一方、プロジェクト管理ツールで作成したデジタル実施計画テンプレートは、コミュニケーションから進捗状況、潜在的な障害にいたるまで、あらゆる情報を 1 か所で追跡・管理が可能です。

以下に、デジタル実施計画テンプレートを利用するその他のメリットを挙げます。

• 大まかな目標を、プロジェクト開始時に実践的なステップに分割して、目標達成の確率を高められる。

• かんばんボードやガントチャートなど、さまざまな表示方法で目標達成の進捗状況を追跡できる。

• プロジェクトのあらゆる段階を簡単にモニタリングし、管理できる。

• 「タスク」「期限」「担当者」に関する情報を確認できる。

• 近日、および遅延が発生しているマイルストーンを一目で確認し、状況に応じてタイムラインと仕事を調整できる。

• アクションアイテムや成果物の進捗状況とステータスをモニタリングできる。

• プロジェクトチームに加え、社内外のステークホルダーと円滑にコラボレーションやコミュニケーションを進められる。

FAQ