Documentation technique

Vous gérez un lancement de produit, corrigez des bugs et traitez les commentaires de dernière minute des parties prenantes. Puis quelqu’un signale un lien brisé dans vos instructions de configuration. Le service d’assistance fait toujours référence à une FAQ obsolète et votre développeur vient d’apporter des modifications non documentées. Sans un modèle de documentation technique fiable, de petites lacunes peuvent dégénérer en problèmes plus importants, tels que des retards, de la confusion et des utilisateurs mécontents.

Ce modèle fournit une approche structurée et reproductible pour la rédaction, l'organisation et la maintenance de la documentation technique. Il comprend des sections prédéfinies pour les présentations, les instructions de configuration, les détails d'utilisation, les FAQ, le dépannage et le suivi des versions. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à décider quoi inclure ou comment le formater. 

Chaque section est structurée en tâches ou sous-tâches, ce qui facilite l’attribution des responsabilités, la collecte de commentaires et le suivi du statut de la révision en temps réel. Vous pouvez joindre des captures d’écran, des liens vers des spécifications et intégrer des visuels directement dans le document. Ce modèle de documentation technique étant hébergé sur Asana, toute votre équipe peut facilement contribuer, mettre à jour et suivre la progression sans se perdre dans les dossiers ou les problèmes de contrôle de version. 

À qui s’adressent les modèles de documentation technique ?

Chez Asana, nous avons constaté à quel point les choses peuvent vite se compliquer lorsque la documentation technique n’est pas organisée ou cohérente. Les équipes effectuent des tâches en double, les utilisateurs finaux sont désorientés et le service d’assistance passe des heures à répondre aux mêmes questions d’installation et de dépannage. Sans modèle de documentation partagé, même les tâches de routine comme la rédaction d’un manuel d’utilisation ou la mise à jour des notes de version peuvent prendre un temps fou.

Ce modèle de documentation technique est conçu pour les équipes produit et d’ingénierie qui doivent livrer des documents organisés et cohérents à grande échelle. Il est idéal pour :

• Les directeurs techniques et ingénieurs de startups qui doivent documenter un nouveau produit logiciel entre les sprints.

• Les développeurs indépendants qui gèrent les fichiers readme, les étapes d’installation et la documentation API sur plusieurs outils.

• Les chefs de produit qui cherchent à simplifier l’intégration et à fédérer les équipes autour d’une norme de documentation unique.

• Rédacteurs techniques et consultants qui ont besoin d'un cadre personnalisable pour définir, rédiger et maintenir du contenu.

• Les responsables de l’assurance qualité et de la conformité qui documentent les fonctionnalités, les spécifications techniques et l’historique des versions pour les audits.

• Les équipes d’assistance qui créent des articles de base de connaissances, des FAQ et des guides de dépannage pour les utilisateurs finaux.

Utilisez ce modèle pour créer tout ce dont vous avez besoin, de la documentation utilisateur aux références API, en passant par les tutoriels d’intégration et la documentation des processus, sans avoir à partir d’une page blanche.

Pourquoi utiliser le modèle de documentation technique d’Asana ?

Une équipe de développement logiciel avait du mal à suivre les changements apportés aux produits. Sa documentation logicielle était dispersée, remplie d’exigences obsolètes et de jargon inexpliqué. Après avoir adopté ce modèle de documentation technique, elle a coordonné ses rédacteurs et développeurs, amélioré l’expérience utilisateur et réduit le temps consacré aux révisions.

Ce modèle fournit un moyen cohérent et évolutif de documenter votre processus de développement produit, des guides d’utilisation aux notes de version.

• Gagnez du temps grâce à une structure prête à l’emploi qui accélère la création de contenu.

• Documentez les fonctionnalités produit et les exigences logicielles dans un format organisé et cohérent.

• Améliorez l’expérience utilisateur grâce à un langage et une disposition conviviaux.

• Clarifiez le jargon et les acronymes grâce à un glossaire intégré et à des champs de définition.

• Soutenez les processus de gestion de projet grâce à une collaboration en temps réel.

Comment utiliser ce modèle de documentation technique ?

Vous trouverez ce modèle et d’autres encore dans la bibliothèque de modèles d’Asana, afin de simplifier vos processus de documentation. Que vous rédigiez des instructions de configuration ou des wikis internes, ce modèle de documentation technique vous offre une structure bien définie à suivre. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le contenu, et non sur le formatage. Suivez ces instructions étape par étape pour créer, maintenir et faire évoluer vos documents techniques en toute confiance.

Étape 1 : dupliquez le modèle et donnez un nom à votre projet

Commencez par dupliquer le modèle de documentation technique de la bibliothèque Asana. Donnez à votre projet un nom spécifique qui reflète son contenu, par exemple « Guide d’intégration de l’application mobile » ou « Notes de version v3.5 ». 

Vous verrez des sections prédéfinies telles que Introduction, Configuration, Utilisation et Résolution des problèmes. Elles constituent un point de départ flexible pour toute une série de documents techniques, des manuels d’utilisation à la documentation des processus internes.

Étape 2 : définissez la portée, le public cible et le format

Dans la section Aperçu, décrivez ce que la documentation couvre, à qui elle est destinée et où elle sera stockée. Écrivez-vous pour les développeurs, les utilisateurs finaux, les réviseurs d’assurance qualité ou les nouvelles recrues ? Fera-t-il partie d'une base de connaissances, d'un wiki Confluence ou sera-t-il intégré à votre application ?

Définir la portée du projet permet de réduire les retouches ultérieures. Par exemple, si votre public n’est pas technique, évitez d’utiliser du jargon et des acronymes, ou assurez-vous de les définir. Si votre projet fait partie d’un cycle de développement produit plus vaste, associez-le à des projets ou à des tâches de documentation pertinents sur Asana.

Étape 3 : organiser la structure de votre document

Utilisez des sections de tâches pour reproduire une disposition de documentation standard. Le modèle comprend des espaces réservés tels que :

• Introduction : définissez l’objectif, le public cible et la portée.

• Table des matières : ajoutez des liens ou des en-têtes pour une navigation rapide.

• Configuration/installation : incluez des instructions étape par étape avec des éléments visuels.

• Utilisation et fonctionnalités : documentez les processus clés et les fonctionnalités du produit.

• Dépannage : ajoutez les problèmes courants, les FAQ et les solutions pratiques.

• Glossaire ou annexe : définissez les termes et fournissez des ressources supplémentaires.

Utilisez des sous-tâches pour décomposer les sujets détaillés, ajouter des liens vers des informations complémentaires ou attribuer des parties spécifiques aux membres de l’équipe.

Étape 4 : attribuez les tâches et recueillez les commentaires

Attribuez des tâches à vos rédacteurs techniques, responsables de produits ou développeurs en fonction de leurs domaines d’expertise. Par exemple, un responsable du développement peut être responsable de la feuille de route open source, tandis que le service d’assistance contribue à la section de dépannage.

Utilisez les commentaires d’Asana pour recueillir des retours directement dans les tâches. Vous pouvez également définir des échéances, des priorités et des champs de statut pour suivre la progression. La documentation progresse ainsi en même temps que votre cycle de développement logiciel.

Étape 5 : joignez des visuels et des documents à l’appui

Une bonne documentation comprend souvent des diagrammes, des captures d’écran ou des organigrammes pour illustrer les points clés. Joignez-les directement aux tâches pertinentes à l’aide d’intégrations telles que Google Drive, Dropbox ou Figma. Vous pouvez également créer des liens vers les exigences logicielles, les documents de conception ou les plans de projet associés. Votre documentation devient ainsi un centre de gestion des connaissances pour toutes les personnes impliquées.

Étape 6 : publiez, maintenez et révisez

Une fois le contenu examiné, marquez les sections comme définitives et mettez à jour le statut du document à l’aide de champs personnalisés. Ajoutez un journal des modifications ou un tableau des versions pour suivre les mises à jour au fil du temps.

Définissez des rappels pour revoir cette documentation régulièrement, par exemple après chaque lancement de produit ou audit trimestriel. Avec ce processus, vous ne créez pas seulement un document ponctuel, mais une ressource vivante qui évolue avec votre produit logiciel.

Fonctionnalités de documentation Asana

Les fonctionnalités d’Asana sont des outils intégrés qui vous permettent de personnaliser et de gérer vos processus. Lorsqu’elles sont utilisées conjointement avec ce modèle de documentation technique, les fonctionnalités telles que l’attribution des tâches, les champs personnalisés et les chronologies facilitent le suivi du contenu, la collecte d’informations et la mise à jour de l’ensemble du processus.

Nous avons mis en évidence quelques-unes de nos fonctionnalités préférées ci-dessous, mais vous pouvez explorer la liste complète des fonctionnalités Asana ici pour personnaliser davantage votre configuration de documentation.

Tâches et sous-tâches : divisez la documentation technique en éléments clairs et attribuables pour suivre la propriété, de l’ébauche à la publication.

Champs personnalisés : ajoutez des étiquettes de statut, des numéros de version, un public cible ou un type de documentation pour filtrer et trier facilement le contenu.

Vue Chronologie : visualisez la progression des documents et planifiez les cycles de publication ou les sprints d’ingénierie.

Commentaires et pièces jointes : recueillez des commentaires, mentionnez les membres de l’équipe et joignez des captures d’écran ou des diagrammes au même endroit.

IA Asana : automatisez les tâches de routine telles que l’organisation du contenu, la suggestion des prochaines étapes ou la mise en évidence des lacunes de la documentation en fonction de l’activité de votre projet.

Formulaires : recueillez les commentaires des équipes d’ingénierie, d’assistance ou de produit pour élaborer des FAQ et des guides de dépannage.

Intégrations recommandées

Les intégrations relient Asana aux outils que votre équipe utilise déjà. Vous pouvez joindre des fichiers, synchroniser des calendriers et automatiser les mises à jour sans changer de plateforme. Elles aident à transformer ce modèle en un processus de documentation terminé et connecté.

Nous avons sélectionné ci-dessous quelques intégrations incontournables pour vous aider à démarrer. Vous pouvez parcourir le centre des intégrations Asana pour découvrir encore plus de façons de connecter votre travail.

Google Drive : joignez des spécifications de produit, des organigrammes ou des diagrammes directement aux sections de documentation pertinentes.

Slack : tenez votre équipe informée des tâches de documentation, des révisions et des mises à jour en temps réel.

GitHub ou Jira Cloud : associez des tâches Asana à des tickets, des requêtes pull ou des fonctionnalités en cours de développement.

Microsoft Teams : collaborez entre les services en faisant apparaître le travail de documentation lors des réunions debout ou des revues de produit.

Dropbox : centralisez les ressources d’image, les livres blancs ou les documents archivés à côté de votre liste de tâches.

Questions fréquentes sur les modèles de documentation technique