Modèle de plan de gestion de la portée de projet

Les notions de triangle de la gestion de projet, triangle d’or ou des trois contraintes de la gestion de projet vous sont-elles familières ? Si oui, vous avez probablement déjà conscience de l’importance de la portée d’un projet pour atteindre vos objectifs dans le respect des délais et du budget. Chaque projet s’articule en effet autour de trois contraintes interdépendantes : son calendrier, son budget et sa portée. Ne vous y trompez pas ! Ces trois éléments sont indispensables et requièrent tous la même attention, même si bien souvent, les deux premiers finissent par attirer tous les regards. Pour en finir avec cette mauvaise habitude et vous assurer que votre équipe définisse clairement la portée de chaque nouveau projet, utilisez un modèle de plan de gestion de la portée.

Qu’est-ce que la portée d’un projet ?

Définir la portée de votre projet permet d’en fixer les limites à l’avance, notamment celles liées aux échéances, au budget et aux livrables. Déterminez-la avant de vous mettre au travail pour définir des attentes réalistes pour les parties prenantes et allouer les ressources de façon adéquate.

La gestion de la portée de projet comprend diverses notions connexes, notamment :

• La dérive des objectifs : lorsqu’un ajout de livrables, allongement des délais ou multiplication des coûts dépassent la portée prédéterminée pour le projet, c’est-à-dire ses limites préalablement fixées.

• Le triangle de la gestion de projet : portée, budget et calendrier. Véritable triptyque de la gestion de projet, ces éléments ne sont pas à prendre à la légère. Coordonnez-les correctement et vous mènerez à bien vos projets sans qu’aucune ressource supplémentaire soit nécessaire.

• L’énoncé de portée de projet : directives visant à aider votre équipe à déterminer ce qui fait partie ou non de la portée d’un projet.

• Le plan de gestion de la portée de projet : le plan que vous utilisez pour définir et veiller au respect de la portée de votre projet.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de gestion de la portée de projet, et en avez-vous besoin ?

Un modèle de plan de gestion de la portée est réutilisable, vous pouvez donc vous en servir pour planifier la portée de chaque nouveau projet. Avec ce type de modèle, standardisez tous les projets de votre programme ou de votre équipe.

De nombreuses équipes négligent malheureusement la portée de leurs projets : elles se focalisent sur le budget et le calendrier ou tout simplement ne la définissent pas du tout. Cela n’est pas sans risque ! Cet élément est tout aussi important que les autres composants du triangle de la gestion de projet, et l’ignorer ou le négliger peut entraîner une dérive des objectifs, une surcharge de travail ou encore un manque de ressources. Grâce à un modèle de plan de gestion de la portée, votre équipe peut facilement définir la portée de chacun de ses nouveaux projets, et vous donne ainsi plus de chances d’atteindre vos objectifs en respectant les échéances et le budget impartis.

Les avantages d’un modèle de plan de gestion de la portée de projet

Son principal avantage ? Il encourage tous les membres de votre équipe à définir clairement la portée de chacun de leurs nouveaux projets. Ce type de modèle vous permettra en outre de contrôler totalement la portée de vos projets. Vous pourrez par exemple :

• Standardiser le processus de planification de la gestion de la portée de projet.

• Favoriser l’adhésion des parties prenantes, notamment au sein de la direction, qui souhaitent avant tout s’assurer de la viabilité des projets.

• Permettre aux nouveaux membres de l’équipe de se lancer et de gérer des projets, les processus étant déjà établis.

Les différentes sections d’un modèle de plan de gestion de la portée de projet

Appuyez-vous sur votre modèle pour tous les processus s’y rapportant. Servez-vous-en donc pour définir la portée de votre projet, fixer les attentes des parties prenantes et établir votre plan de projet.

Si vous disposez d’un logiciel de gestion de projet, utilisez votre modèle à l’échelle de l’équipe pour vous assurer de toujours communiquer efficacement les bonnes informations lors de votre processus de gestion de la portée. Lorsque vous créez votre modèle, veillez à inclure des sections (comme celles ci-dessous) définissant la portée du projet tout au long de son cycle de vie.

Les livrables du projet sur lesquels vous concentrer

L’un des principaux objectifs de votre modèle de plan de gestion de projet est de définir les éléments, indicateurs ou tâches nécessaires à la réussite du projet en question. Vos livrables peuvent consister en des travaux simples (comme des documents de projet terminés) ou plus ambitieux (par exemple le lancement de votre nouveau site Web). Reliez ces livrables à vos objectifs et à ceux de l’équipe pour vous assurer que chacun d’entre eux participe à ces initiatives de plus grande envergure.

Organigramme des tâches

Comme son nom l’indique, votre organigramme des tâches décompose vos livrables en sous-tâches et sous-sous-tâches à accomplir afin de mener à bien des tâches plus importantes. La création d’une section destinée à ce type d’organigramme peut aider votre équipe à identifier plus facilement les sous-livrables essentiels ainsi que les dépendances clés. Votre organigramme inclut les objectifs du projet, l’énoncé de sa portée et son calendrier, et les représente visuellement.

Le calendrier du projet

Incluez le calendrier du projet dans votre modèle afin de suivre l’évolution de ce dernier par rapport aux échéances et jalons importants. Il est recommandé d’utiliser un logiciel dynamique, tel qu’un outil de gestion de projet. Vous pourrez ainsi mettre à jour le calendrier de votre projet en cas de modification de sa portée, et ce, sans avoir à en modifier chaque date à la main.

Les éléments qui n’entrent pas dans la portée du projet

Vous venez de définir dans les sections précédentes ce que vous cherchez à accomplir. Cependant, il est tout aussi important de déterminer quelles tâches ne seront pas prises en compte. Fixez ainsi des directives et limites claires : chacun doit avoir des attentes réalistes et savoir ce dont le projet a besoin pour aboutir. Si, par la suite, une partie prenante vous envoie une demande supplémentaire n’entrant en aucun cas dans sa portée, référez-vous à cette section et expliquez la situation : la demande dépassant les limites préalablement définies du projet, vous ne pouvez pas vous permettre d’y accorder du temps pour le moment.

RACI ou RAPID des parties prenantes

Les parties prenantes de votre projet, par exemple les membres de votre équipe, votre sponsor ou encore la direction, aiment se sentir impliquées. Et c’est une très bonne chose ! Cependant, en l’absence d’un suivi attentif et de garde-fous, même les parties prenantes les mieux intentionnées peuvent accidentellement faire dérailler un projet, voire conduire à une dérive de ses objectifs. Pour éviter cela, utilisez des matrices (telles que RACI ou RAPID) afin de définir clairement les responsabilités de chacun.

Formulaire ou processus de contrôle du changement

Même les projets les mieux planifiés rencontrent des obstacles et font face à des changements inattendus. Vous devez ajouter un nouveau livrable ou modifier le calendrier de votre projet ? Cela arrive ! Sa portée, aussi précisément définie soit-elle, doit tout de même faire preuve d’une certaine flexibilité. Un processus de contrôle du changement permet aux parties prenantes de soumettre des demandes de modification pouvant avoir des conséquences sur la portée du projet en question. Ce type de processus, doublé d’un formulaire du même nom, vous permettra d’obtenir des informations sur la raison de la demande de modification, ses éventuels effets et son intérêt pour le projet.

Créer un modèle de plan de gestion de la portée de projet

Examinez tout d’abord les plans de gestion de la portée de vos précédents projets afin de déterminer les informations à inclure dans votre modèle. Ce dernier devant être parfaitement adapté à chaque nouveau projet, jetez donc un œil à vos récents plans de gestion de la portée et identifiez les exigences universelles de votre programme ou de votre équipe. Créez ensuite des sections pour chacune d’entre elles. Si votre travail consiste par exemple à créer des prototypes de conception, assurez-vous d’inclure cette section dans votre modèle. N’oubliez pas que pour être le plus efficace possible, un plan de gestion de la portée doit avant tout correspondre à votre travail, votre équipe et votre entreprise.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (Ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Rapports : sur Asana, le reporting se traduit par la création de graphiques et diagrammes faciles à visualiser et à utiliser, qui regroupent toutes vos données de projet. En rendant compte de vos activités là où vous travaillez, vous évitez les tâches redondantes et les va-et-vient superflus entre applications. De plus, tout le travail de vos équipes étant réuni sur Asana, vous pouvez simplement extraire les données du projet ou de l’équipe qui vous intéresse pour suivre précisément ses évolutions, le tout au même endroit.

• Mises à jour de statut de projet : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. En plus d’être simples à utiliser, les mises à jour de statut sont directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Miro : connectez Miro à Asana de façon à rationaliser vos processus et à bénéficier d’une vue d’ensemble sur tous vos projets, au même endroit. Intégrez des tableaux Miro aux briefs de projet Asana pour permettre aux membres d’équipe d’interagir avec eux, de les visualiser, les commenter ou les modifier directement sur Asana. Vous pouvez également joindre un tableau Miro (existant ou nouvellement créé) à toute tâche Asana, et inviter automatiquement les collaborateurs de la tâche à le visualiser, le commenter ou le modifier.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Lucidchart : l’intégration Asana pour Lucidchart vous permet d’intégrer directement diagrammes, organigrammes et maquettes à vos projets Asana. Retrouvez tout le contexte clé entourant vos projets là où vous en avez besoin, sur Asana. Vos équipes ont ainsi accès aux bonnes informations tout au long de leurs activités, sans avoir à basculer d’une application à l’autre.

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