6 contraintes de projet à gérer et équilibrer pour un projet réussi

Avez-vous déjà été au cirque et assisté à un numéro d’équilibristes ? Ces artistes parviennent à faire tenir plusieurs assiettes en l’air avec une telle grâce… cela ressemblerait presque à de la magie. Détrompez-vous, l’équilibre n’implique aucune magie, il repose simplement sur la concentration et l’habileté. Si une seule assiette n’est pas tenue correctement, toutes s’effondrent. 

À l’image d’un numéro de cirque, la gestion de projet est un véritable exercice d’équilibrisme. Au cours du cycle de vie d’un projet, vous rencontrerez des contraintes variées, notamment les délais, les coûts et les risques. Tout bon chef de projet se doit d’essayer d’équilibrer ces contraintes afin d’améliorer les performances du projet. Dans cet article, nous allons présenter en détail les contraintes de projet et expliquer comment les gérer. 

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Qu’entend-on par contraintes de projet ?

Les contraintes de projet sont les limites générales dont vous devez tenir compte tout au long du cycle de vie du projet. Par exemple, une contrainte de coûts signifie que vous devez vous en tenir à un certain budget pour ce projet, tandis qu’une contrainte de temps signifie que vous devez le finaliser dans un délai précis. 

La plupart des contraintes de projet ont des répercussions les unes sur les autres, c’est pourquoi la gestion des contraintes est déterminante pour la réussite d’un projet. Si vous choisissez de prolonger le délai du projet, alors vous aurez probablement besoin de revoir également à la hausse le budget alloué. La portée de votre projet sera, elle aussi, étendue si ces deux premiers facteurs sont réajustés. 

Il existe six contraintes de projet courantes à prendre en compte au cours des différentes phases de la gestion de projet. Dans cet article, nous allons présenter en détail chaque contrainte et expliquer comment la gérer. Quel que soit le type de projet sur lequel vous travaillez, le recours à un logiciel de gestion de projet vous aidera à visualiser votre calendrier de projet et à gérer toutes vos contraintes de projet au même endroit. 

Les trois contraintes de la gestion de projet

Les trois contraintes de la gestion de projet, également connues comme le triangle d’or de la gestion de projet, sont : la portée, les coûts et les délais. Vous devrez équilibrer ces trois éléments pour chaque projet, même si cela peut s’avérer délicat puisqu’ils ont tous des répercussions les uns sur les autres. 

Des compromis se révèlent alors nécessaires pour équilibrer la portée, les coûts et les délais : vous devez choisir les éléments à sacrifier pour assurer la coordination et le fonctionnement du projet. 

Par exemple, votre projet ne peut respecter sa portée que si le budget et le délai alloués restent stables. Si vous souhaitez finaliser le projet plus rapidement, votre portée doit également diminuer afin d’équilibrer le projet, à moins que vous ne soyez en mesure d’ajuster le budget.

Portée

La portée d’un projet correspond à son ampleur en termes de qualité, de détails et de livrables. Le délai et le budget dépendent de la portée du projet, car plus la portée s’étend, plus il faudra de temps et d’argent pour le mener à bien.

Vous devrez avoir conscience de la dérive des objectifs au cours de chaque phase du projet et faire en sorte de l’éviter. Pour cela, vous pouvez élaborer des plans de projet détaillés et obtenir l’approbation des parties prenantes avant le début de la production.

Coût

Les contraintes de coûts comprennent le budget du projet dans son ensemble et tout élément de valeur financière nécessaire à votre projet. Voici quelques éléments qui peuvent constituer une contrainte de coûts :

• Le coût du projet

• Les salaires des membres de l’équipe

• Le coût des équipements

• Le coût des installations

• Les coûts de réparation

• Les coûts des matériaux

Précisez dans cette section tous les éléments qui vous obligent à puiser dans les ressources financières de votre entreprise.

Délais

La gestion du temps est essentielle à la réussite du projet, et vous rencontrerez diverses contraintes de temps au cours de chacune des phases de ce dernier. Si vous essayez d’augmenter la durée de votre projet, il y aura des conséquences comme des délais plus longs, des ajustements dans le calendrier de l’équipe ou un temps réduit pour la planification.

Voici quelques éléments qui peuvent mener à des contraintes de temps dans votre projet :

• L’ensemble du calendrier du projet

• Les heures passées à travailler sur le projet

• Les calendriers et objectifs internes

• Le temps alloué à la planification et à la stratégie

• Le nombre de phases du projet

La portée, les coûts et les délais font partie de ce que l’on appelle le triangle d’or. En effet, il peut s’avérer difficile de jouer sur ces trois contraintes, dépendantes les unes des autres, sans altérer la qualité du projet. Par exemple, si vous réduisez le budget ou augmentez la portée, vous devrez probablement compenser en accordant plus de temps à la réalisation. Vous pouvez le faire en prolongeant les délais, en ajoutant des heures de travail ou en ajustant le calendrier de votre projet.

Autres contraintes de projet courantes à prendre en compte

Même si la portée, les coûts et les délais sont les trois contraintes de la gestion de projet, vous pouvez rencontrer trois autres contraintes au cours du cycle de vie de votre projet : les risques, les ressources et la qualité.

Risque

Les risques de projet sont les événements inattendus qui peuvent avoir des répercussions sur votre projet. Même si la plupart des risques de projet sont négatifs, certains peuvent être positifs. Par exemple, une nouvelle technologie peut voir le jour au cours du déroulement de votre projet. Elle peut alors vous aider à finaliser ce dernier plus rapidement, ou au contraire engendrer une plus grande concurrence sur le marché et diminuer la valeur de votre projet. 

Vous pouvez déterminer les risques de projet à l’aide d’une analyse des risques et de stratégies de gestion des risques pour les tenir à distance. Voici certains risques que vous pourriez rencontrer :

• Des ressources insuffisantes

• Des incidents opérationnels

• De faibles performances

• Un manque de transparence

• Une dérive des objectifs

• Des coûts élevés

• Des délais serrés

Utilisez un registre des risques pour évaluer la probabilité et la sévérité des risques de chaque projet, puis atténuez en priorité ceux qui figurent en première place.

Ressources

Les ressources sont étroitement liées aux contraintes de coûts de votre projet, car ces dernières représentent un certain coût. Une mauvaise allocation des ressources peut entraîner une baisse de qualité du projet, une augmentation du budget et des retards dans le calendrier. 

Voici certaines ressources à prendre en compte :

• Les équipes

• Les équipements et les matériaux

• Les installations

• Les logiciels

Élaborez un plan de gestion des ressources pour vous assurer de disposer des ressources nécessaires à chaque élément de votre projet, afin que cette contrainte n’ait pas de répercussions négatives sur d’autres aspects du projet.

Qualité

La qualité d’un projet se résume à la question suivante : dans quelle mesure vos livrables répondent-ils aux attentes initiales ? Chaque contrainte de projet affecte la qualité, car celle-ci est le résultat final de votre projet. Cependant, la qualité du projet constitue également sa propre contrainte, puisque certains des aspects susceptibles d’entraîner une moindre qualité ne sont pas nécessairement liés aux coûts, aux délais, aux ressources, aux risques ou à la portée. Parmi eux :

• Un manque de communication

• Des compétences insuffisantes en matière de design et de développement

• Un trop grand nombre de modifications apportées au projet

Pour atteindre un haut niveau de performances, vous devrez gérer la qualité du projet comme une entité propre, tout en équilibrant les cinq autres contraintes déjà énumérées. Si vous ne parvenez pas à gérer vos contraintes, vous vous exposez à une baisse de la qualité du projet et de la satisfaction des clients.

Gérer les contraintes de projet

Certaines stratégies peuvent être utilisées pour gérer et équilibrer les contraintes de projet à mesure qu’elles se présentent. Pour les contrôler, vous pouvez notamment recourir à des méthodologies de gestion de projet, comme les phases de la gestion de projet décrites dans le guide PMBOK et les pratiques Agile, qui encouragent la flexibilité et la collaboration.

Vous pouvez également suivre les conseils ci-dessous pour renforcer votre plan de gestion de projet :

1. Identifier les contraintes : impossible de gérer les contraintes de votre projet sans les identifier au préalable. Une fois que vous savez à quoi vous attendre, vous pouvez plus facilement les contourner. Par exemple, lors de la planification du projet, évaluez les risques auxquels vous pourriez être confronté, ainsi que les ressources dont vous aurez besoin et leur coût.

2. Élaborer un plan et une stratégie : en tenant compte des six contraintes les plus courantes lors de l’élaboration du plan de votre projet, vous bénéficiez d’une meilleure vision de ce qui vous attend et pouvez avancer avec plus d’assurance. Le plan de votre projet doit comporter des stratégies visant à atténuer les contraintes et à équilibrer le triangle que constituent la portée, les coûts et les délais. Vous pouvez également mettre en œuvre des stratégies afin de traiter d’autres contraintes de projet, par exemple essayer de prévenir les risques.

3. Contrôler la qualité du projet : l’un des moyens de contrôler la qualité de votre projet est d’en suivre régulièrement le plan et les processus. Comme votre équipe se charge de diverses tâches tout au long de la mise en œuvre du projet, utilisez un logiciel de gestion du travail pour vous assurer que tout le monde respecte les délais. Établissez en outre un processus de contrôle du changement, avec pour objectif d’empêcher la dérive des objectifs le cas échéant.

4. Gérer les risques : procédez à une analyse des risques pour identifier et évaluer les risques du projet et vous y préparer. Grâce à un solide plan de gestion des risques, vous pourrez tenir à distance ceux les plus importants et vous préparer à la survenue d’événements inattendus.

5. Communiquer efficacement : la communication d’équipe est essentielle à toute bonne gestion des contraintes d’un projet. Imaginez, sans une bonne communication, vous pourriez penser que vous équilibrez vos contraintes, tandis que de son côté, un collègue compromettrait sans le savoir votre dur labeur ! Lorsque vous abordez chaque aspect du projet avec votre équipe, n’hésitez pas à unir vos forces pour atteindre les objectifs fixés. 

6. Faire preuve de flexibilité : faire preuve de flexibilité est indispensable pour équilibrer efficacement les contraintes du projet. Vous devrez nécessairement faire des compromis sur certains éléments afin de respecter la portée définie. Dans le cas contraire, la qualité du projet finira par s’en ressentir. La satisfaction de vos clients ou des parties prenantes doit être votre priorité absolue, ce qui implique d’accepter de faire des compromis si nécessaire. 

Découvrez les contraintes de votre projet en temps réel grâce à des outils de gestion de projet

Suivez les contraintes de votre projet à chaque phase de son cycle de vie afin de vous assurer que sa qualité répond aux attentes des parties prenantes. Lorsque vous vous retrouvez dans une situation où vous devez ajuster une contrainte du projet, comme son calendrier, pensez aux répercussions que cette action aura sur les autres aspects du projet, comme les coûts et la portée, et équilibrez vos contraintes en conséquence. 

Les logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à visualiser les contraintes de votre projet en temps réel. Si vous avez besoin d’un moyen efficace de contrôler les éléments de votre projet et de communiquer les informations à d’autres personnes, les divers outils disponibles dans un système de gestion de projet comme Asana vous faciliteront la tâche.