Progression des projets et mises à jour des statuts

Présentation

La section portant sur la progression des projets vous donne un aperçu détaillé du statut de tout projet sur lequel vous travaillez. Les rapports d’avancement vous permettent de créer facilement des mises à jour de statut complètes, renouvelables et exploitables. Ils permettent aussi de partager votre travail avec toutes les parties prenantes.

vue d’ensemble de la progression

Instantané de la progression d’un projet

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Progression de votre projet, vous obtenez un instantané de la progression du projet sur lequel vous travaillez.

statut de la progression

Depuis la vue Progression, vous pouvez :

  1. Vérifier si le projet est dans les délais, présente des risques ou est en retard.
  2. Afficher le nombre de tâches terminées, non terminées ou en retard.
  3. Définir des rappels pour la mise à jour du statut.
  4. Mettre à jour le statut du projet.
  5. Afficher ou modifier le propriétaire du projet, mais aussi consulter ou modifier l’échéance du projet ou la plage de dates.
  6. Consulter la mise à jour de statutstatut Un moyen d’informer les membres d’un projet de sa progression. Le statut comprend une couleur (rouge, orange, vert) et un résumé. Lire la suite la plus récente.

Vue d’ensemble des jalons, portefeuilles et champs personnalisés

Depuis l’onglet Progression de votre projet, vous pouvez aussi visualiser les jalons, portefeuilles et champs personnalisés associés à votre projet.

vue d’ensemble des jalons

Depuis la vue Progression, vous pouvez :

  1. Afficher ou ajouter un nouveau jalon en cliquant sur +.
  2. Consulter les portefeuilles associés à votre projet.
  3. Afficher tous les champs personnalisés associés à votre projet.

Seuls les portefeuilles auxquels vous avez accès sont affichés. Les portefeuilles sont accessibles à tous les utilisateurs Business.

Vue d’ensemble des mises à jour de statut récentes et des éléments clés

Depuis l’onglet Progression, vous pouvez jeter un coup d’œil à l’historique des mises à jour de statut grâce au diagramme en points.

Le graphique de progression des tâches vous aide également à visualiser les tâches terminées ou non, et à les situer dans le temps. Cette représentation visuelle vous permet de déterminer si le projet est, ou non, sur la bonne voie.

Vue d’ensemble des éléments clés

Depuis l’onglet Progression, vous pouvez :

  1. Consulter les mises à jour récentes du statut de votre projet grâce au diagramme en points.
  2. Afficher un graphique de progression pour visualiser les tâches terminées ou non, et les situer dans le temps.

Comment créer une mise à jour de statut ?

Tous les membres d’un projet peuvent définir un statut pour informer les autres membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite de la progression du travail.

Le modèle avec une structure sous forme de blocs vous offre un espace où préciser quelles sont les tâches en cours sur Asana. Vous pouvez aussi décrire plus en détails la progression des tâches.

Créer une mise à jour de statut

créer une mise à jour de statut

Pour créer une nouvelle mise à jour de statut :

  1. Depuis la vue Progression, cliquez sur Mettre à jour le statut.

Asana Business vous offre la possibilité d’ajouter des champs personnalisés à votre mise à jour de statut.

écran de mise à jour du statut

Depuis la fenêtre de mise à jour du statut, vous pouvez :

  1. Ajouter un titre.
  2. Compléter les détails de votre mise à jour de statut, y compris la progression, le nom et l’échéance du projet, ainsi que le nom de son propriétaire.
  3. Sélectionner les champs personnalisés que vous souhaitez inclure dans la mise à jour.
  4. Ajouter une nouvelle section.
  5. Ajouter un résumé.
  6. Définir les prochaines étapes à suivre.
  7. Indiquer le travail accompli depuis la dernière mise à jour.
  8. Glisser des éléments clés dans les sections correspondantes de votre mise à jour pour présenter votre travail.
  9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Publier.

Avant de publier une mise à jour de statut, vous devez définir le statut de votre projet et indiquer s’il est dans les délais, présente des risques ou est en retard.

Ajouter des éléments clés à une mise à jour de statut

Pour élaborer votre mise à jour, vous pouvez glisser-déposer des éléments clés, tels que les jalons terminés ou les tâches en retard. Vous obtenez ainsi un aperçu visuel des accomplissements de l’équipe, mais également des freins éventuels.

Une fois vos éléments clés ajoutés et la mise à jour de statut publiée, Asana conserve la structure et l’organisation de la section pour vos futures mises à jour.

organiser les éléments clés

Pour réorganiser les sections résumé, travail accompli et étapes à suivre, il vous suffit de les glisser-déposer à l’endroit souhaité.

Ajouter des graphiques à une mise à jour de statut

Vous pouvez ajouter des graphiques à vos mises à jour de statut pour visualiser concrètement votre travail.

graphiques

Rappels de mise à jour du statut

Tous les jeudis, chaque propriétaire de projet se voit attribuer une tâche pour lui rappeler d’effectuer une mise à jour du statut de son projet le vendredi. Si vous êtes propriétaire d’un projet et ne souhaitez pas recevoir ces rappels, vous pouvez les désactiver.

désactiver les rappels de mise à jour du statut

Pour désactiver les rappels de mise à jour du statut :

  1. Accédez à la vue Progression.
  2. Décochez l’option Me rappeler de mettre le statut à jour tous les vendredis.

Les mises à jour du statut s’affichent dans les vues Progression et Discussions du projet.

Imprimer ou supprimer une mise à jour de statut

supprimer le statut

Pour imprimer ou supprimer une mise à jour de statut :

  1. Cliquez sur les trois points à côté de la mise à jour de statut.
  2. Cliquez sur Imprimer la mise à jour de statut ou Supprimer la mise à jour de statut.

Vous pouvez supprimer les statuts de projet que vous avez vous-même publiés, mais pas ceux publiés par d’autres personnes.

À propos des instantanés

Les mises à jour de statut vous donnent un aperçu détaillé du statut du projet à un moment donné. Lors de la publication d’un nouveau statut, vous obtenez un instantané qui vous permet de visualiser, entre autres, le nom du projet et des tâches, les champs personnalisés, les échéances et les responsables.

Ainsi, si le nom d’une tâche ou les échéances changent après la publication du statut, l’apparence de la tâche dans la mise à jour restera la même. Vous pouvez donc vous référer à votre publication et obtenir un compte-rendu complet du statut d’un projet à un moment donné.

Confidentialité

Toute personne ajoutée en tant que collaborateur lors d’une mise à jour du statut peut consulter l’ensemble du rapport, même si elle n’a pas accès au projet en question.

L’ensemble des collaborateurs pourra ainsi consulter les détails ou le texte de toute tâche comprise dans le rapport. Toutefois, si les collaborateurs cliquent sur une tâche, un jalon ou tout autre élément appartenant à un projet auquel ils n’ont pas accès, ils verront s’afficher une page leur proposant de demander l’accès à ces éléments. Les données essentielles du projet ne seront donc pas accessibles.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.