Progression des projets et mises à jour de statut

Présentation

La section Aperçu de vos projets vous propose une vue d’ensemble du statut de tout projet sur lequel vous travaillez. Les rapports d’avancement vous permettent de créer facilement des mises à jour de statut complètes, renouvelables et exploitables. Ils permettent aussi de partager votre travail avec toutes les parties prenantes.

gif de la section Aperçu

Aperçu de projet

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Aperçu de votre projet, vous obtenez un instantané de la progression du projet sur lequel vous travaillez.

progression du projet

Depuis la vue Aperçu, vous pouvez :

  1. Vérifier si le projet est dans les délais, présente des risques, est en retard ou est terminé.
  2. Demander une mise à jour du statut du projet ou mettre à jour ce dernier.
  3. Afficher ou modifier les rôles du projet.
  4. Afficher ou modifier l’échéance ou la plage de dates du projet.
  5. Envoyer un message aux membres.

Vue d’ensemble des jalons, objectifs et ressources clés

Depuis l’onglet Aperçu de votre projet, vous pouvez aussi visualiser les jalons, objectifs et ressources clés associés à votre projet.

vue d’ensemble des jalons

Depuis la vue Aperçu, vous pouvez :

  1. Consulter les ressources clés associées à votre projet.
  2. Afficher ou ajouter un nouveau jalon en cliquant sur +.
  3. Afficher tous les objectifs associés au projet.

Seuls les portefeuilles auxquels vous avez accès sont affichés. Les portefeuilles sont accessibles à tous les utilisateurs Business.

Dernières mises à jour de statut

Depuis l’onglet Aperçu, vous pouvez jeter un coup d’œil à l’historique des mises à jour de statut grâce au diagramme à points.

diagramme à points

Les utilisateurs peuvent se rendre dans l’onglet Tableau de bord et ainsi accéder à un graphique de progression qui les aide à évaluer la vitesse de leur équipe au fil du temps et la rapidité avec laquelle ils terminent les tâches. Personnalisez ces graphiques pour différencier les tâches terminées des tâches en cours, par exemple. Vous souhaitez découvrir comment afficher des indicateurs vous donnant une idée des performances générales, de la progression ou encore des problèmes rencontrés sur un projet ? Consultez cet article.

Comment créer une mise à jour de statut ?

Tous les membres d’un projet peuvent définir un statut pour informer les autres Membres du projetMembres du projetQuelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit.Lire la suite de la progression du travail.

Le modèle avec une structure sous forme de blocs vous offre un espace où préciser quelles sont les tâches en cours sur Asana. Vous pouvez aussi décrire plus en détails la progression des tâches.

Créer une mise à jour de statut

créer une mise à jour de statut

Pour créer une nouvelle mise à jour de statut :

  1. Depuis la vue Progression, cliquez sur Mettre à jour le statut.
  2. Si le projet n’a pas de statut, vous pouvez en sélectionner un dans le menu déroulant en cliquant sur Définir le statut. Vous pouvez également cliquer sur le statut actuel du projet pour le mettre à jour. Ces actions sont possibles depuis n’importe quelle vue de projet.

Asana Business vous offre la possibilité d’ajouter des champs personnalisés à votre mise à jour de statut.

écran de mise à jour du statut

Depuis la fenêtre de mise à jour du statut, vous pouvez :

  1. Ajouter un titre.
  2. Compléter les détails de votre mise à jour de statut, y compris la progression, le nom et l’échéance du projet, ainsi que le nom de son propriétaire.
  3. Sélectionner les champs personnalisés que vous souhaitez inclure dans la mise à jour.
  4. Ajouter une nouvelle section.
  5. Ajouter un résumé.
  6. Définir les prochaines étapes à suivre.
  7. Indiquer le travail accompli depuis la dernière mise à jour.
  8. Glisser des éléments clés dans les sections correspondantes de votre mise à jour pour présenter votre travail.
  9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Publier.

Avant de publier une mise à jour de statut, vous devez définir le statut de votre projet et indiquer s’il est dans les délais, présente des risques, est en retard, en attente ou terminé.

Ajouter des éléments clés à une mise à jour de statut

Pour élaborer votre mise à jour, vous pouvez glisser-déposer des éléments clés, tels que les jalons terminés ou les tâches en retard. Vous obtenez ainsi un aperçu visuel des accomplissements de l’équipe, mais également des freins éventuels.

Une fois vos éléments clés ajoutés et la mise à jour de statut publiée, Asana conserve la structure et l’organisation de la section pour vos futures mises à jour.

organiser les éléments clés

Pour réorganiser les sections résumé, travail accompli et étapes à suivre, il vous suffit de les glisser-déposer à l’endroit souhaité.

Ajouter des graphiques à une mise à jour de statut

Vous pouvez ajouter des graphiques à vos mises à jour de statut pour visualiser concrètement votre travail.

graphiques

Rappels de mise à jour du statut

Tous les jeudis, chaque propriétaire de projet se voit attribuer une tâche pour lui rappeler d’effectuer une mise à jour du statut de son projet le vendredi. Si vous êtes propriétaire d’un projet et ne souhaitez pas recevoir ces rappels, vous pouvez les désactiver.

désactiver les rappels de mise à jour du statut

Pour désactiver les rappels de mise à jour du statut :

  1. Accédez à la vue Mise à jour de statut.
  2. Décochez l’option Me rappeler d’effectuer une mise à jour tous les vendredis.

Les mises à jour du statut s’affichent dans les vues Aperçu et Messages du projet.

Imprimer ou supprimer une mise à jour de statut

supprimer le statut

Pour imprimer ou supprimer une mise à jour de statut :

  1. Cliquez sur les trois points à côté de la mise à jour de statut.
  2. Cliquez sur Imprimer la mise à jour de statut ou Supprimer la mise à jour de statut.

Vous pouvez supprimer les statuts de projet que vous avez vous-même publiés, mais pas ceux publiés par d’autres personnes.

À propos des instantanés

Les mises à jour de statut vous donnent un aperçu détaillé du statut du projet à un instant T. Lors de la publication d’un nouveau statut, vous obtenez un instantané qui vous permet de visualiser, entre autres, le nom du projet et des tâches, les champs personnalisés, les échéances et les responsables.

Ainsi, si le nom d’une tâche ou les échéances changent après la publication du statut, l’apparence de la tâche dans la mise à jour restera la même. Vous pouvez donc vous référer à votre publication et obtenir un compte-rendu complet du statut d’un projet à un moment donné.

Confidentialité

Toute personne ajoutée en tant que collaborateur lors d’une mise à jour du statut peut consulter l’ensemble du rapport, même si elle n’a pas accès au projet en question.

L’ensemble des collaborateurs pourra ainsi consulter les détails ou le texte de toute tâche comprise dans le rapport. Toutefois, si les collaborateurs cliquent sur une tâche, un jalon ou tout autre élément appartenant à un projet auquel ils n’ont pas accès, ils verront s’afficher une page leur proposant de demander l’accès à ces éléments. Les données essentielles du projet ne seront donc pas accessibles.

Marquer un projet comme terminé

Les projets peuvent être marqués comme terminés indépendamment du statut de projet défini.

marquer un projet comme terminé

Pour marquer un projet comme terminé :

  1. Cliquez sur les trois points et sélectionnez l’option Terminer dans le menu déroulant.
  2. Si le projet n’a pas encore de statut, cliquez sur Définir le statut pour en sélectionner un. Si le projet a déjà un statut, cliquez sur ce dernier et sélectionnez l’option Terminer dans le menu déroulant.

Pour indiquer qu’un projet est terminé, vous devez effectuer une mise à jour de statut et non l’archiver. Nous vous recommandons de marquer vos projets comme terminés avant de les archiver. L’archivage d’un projet vous permet de vous concentrer sur un autre projet en cours, mais ne met pas pour autant à jour le statut du projet.

Marquer un projet comme terminé vous permet de distinguer aisément le statut Terminé des autres statuts dans les résumés de projet consultables dans les portefeuilles et les rapports.

Marquer un projet comme non terminé

Lorsqu’un projet est terminé, la vue Aperçu ressemble à ceci :

statut du projet terminé

Pour marquer un projet comme non terminé, cliquez sur Terminé, puis sélectionnez un nouveau statut dans le menu déroulant.

notifications

Les utilisateurs peuvent également activer les notifications pour cette mise à jour en cochant la case à cet effet dans le coin supérieur droit.

Un projet marqué comme terminé et archivé affichera le statut Terminé, et présentera un bandeau sur lequel sera écrit : « Ce projet est archivé. »

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