Prioritäten-matrix Vorlage erstellen!

Es ist nicht immer einfach zu wissen, wie man Aufgaben angehen soll. Wo sollten Sie beginnen? Wie können Sie sicherstellen, dass Sie sich zuerst auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren? Diese und andere Fragen tauchen wahrscheinlich auf, wenn Sie Aufgaben nach Prioritäten ordnen - wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie beantworten sollen, könnten Sie am Ende Zeit mit der falschen Arbeit verschwenden.

Eine Vorlage für eine Priorisierungsmatrix kann Ihnen helfen, Ihre Entscheidungsfindung zu rationalisieren. Wenn Sie eine solche Matrix in Asana erstellen, können Sie Aufgaben ganz einfach nach Aufwand und Auswirkung auf das Unternehmen ordnen und einen Aktionsplan erstellen, der Ihre wichtigste Arbeit nach Prioritäten ordnet.

Was ist eine Prioritätenmatrix?

Eine Prioritätenmatrix (auch “Priorisierungsmatrix” genannt) ist ein Tool zur Aufgabenverwaltung, mit dem Aufgaben nach Auswirkungen und Aufwand kategorisiert werden können. Indem Sie die Auswirkungen auf das Geschäft und den erforderlichen Gesamtaufwand für jede Aufgabe sehen, hilft Ihnen eine Priorisierungsmatrix dabei, zu entscheiden, welche Aufgaben Sie zuerst in Angriff nehmen sollten - so können Sie sicher sein, dass Sie sich immer auf die richtige Arbeit konzentrieren.

Prioritätsmatrizen können einfach oder komplex sein, je nach Anzahl der Aufgaben. Eine grundlegende Prioritätenmatrix kann in die folgenden Kategorien unterteilt werden:

• Arbeiten mit hohem Einfluss und geringem Aufwand: Sofort erledigen

• Arbeiten mit hoher Auswirkung und hohem Aufwand: Als nächstes erledigen

• Arbeiten mit geringer Auswirkung und geringem Aufwand: Später erledigen

• Arbeit mit geringer Belastung und hohem Aufwand: Nicht erledigen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Aufgabe Sie zuerst in Angriff nehmen sollen - oder wo die Arbeit in den Zeitplan passen soll - hilft Ihnen eine Priorisierungsmatrix bei der Entscheidung für einen Aktionsplan. 

Was ist eine Prioritätenmatrix Vorlage?

Eine Prioritätenmatrix Vorlage ist eine wiederverwendbare Ressource, mit der Sie Ihre Aufgabenliste schnell nach Prioritäten ordnen können. Da die Vorlage duplizierbar ist, müssen Sie nicht zu Beginn jedes Tages, jeder Woche oder jedes Monats eine neue Vorlage erstellen. Kopieren Sie stattdessen einfach die Vorlage, fügen Sie Ihre Aufgaben hinzu, und beginnen Sie mit der Priorisierung.

Was sind die Vorteile einer Prioritätenmatrix Vorlage?

Mit einer digitalen Prioritätenmatrix Vorlage können Sie Ihre Arbeit auf der Grundlage der Auswirkungen und des Aufwands leicht nach Prioritäten ordnen. In Verbindung mit Funktionen wie farbcodierten benutzerdefinierten Tags und verschiedenen Ansichten können Sie mit einer Prioritätenmatrix Vorlage leicht erkennen, was als Nächstes ansteht.

Mit einer digitalen Prioritätenmatrix Vorlage können Sie:

• Bestimmen Sie die wichtigsten Aufgaben für Ihr Team und Ihre Organisation.

• Einfaches Hinzufügen von Aufgaben zu Ihrer Matrix und Ziehen und Ablegen von Aufgaben in verschiedene Abschnitte, wenn sich die Prioritäten ändern.

• Sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen richtig zuordnen und sich auf die Arbeit konzentrieren, die den größten geschäftlichen Nutzen bringt.

• Ersparen Sie sich die Arbeit, jeden Tag oder jede Woche eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen. 

• Geben Sie Ihre Matrix an die Projektbeteiligten weiter, damit alle Beteiligten wissen, wie Sie die Arbeit priorisieren.

• Legen Sie Starttermine für Aufgaben fest, die Sie depriorisiert haben.

• Weisen Sie Teammitglieder an, die priorisierte Arbeit zu delegieren.

• Erstellen Sie einen wiederholbaren Rahmen für andere Teams, so dass jeder im Unternehmen seine wichtigsten Aufgaben priorisieren kann.

Wie verwendet man eine Prioritätenmatrix Vorlage?

Eine einfache Prioritätenmatrix Vorlage hilft Ihnen bei der Erstellung eines Aktionsplans auf der Grundlage des Aufwands, der für jede Aufgabe erforderlich ist, und der Auswirkungen, die diese Aufgabe auf das Unternehmen haben wird.

Fügen Sie der Vorlage zunächst zwei benutzerdefinierte Tags hinzu - einen für den Aufwand, der für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich ist, und einen für die Auswirkungen, die die Erledigung der Aufgabe auf das Unternehmen haben wird. Dies könnte wie folgt aussehen:

• Hohe Auswirkung und geringer Aufwand

• Hohe Auswirkung und hoher Aufwand

• Geringe Auswirkung und geringer Aufwand

• Geringe Auswirkung und hoher Aufwand

Als Nächstes erstellen Sie Abschnitte in Ihrer Vorlage, die die empfohlenen Maßnahmen für jede Aufgabe auf der Grundlage des Aufwands und der Auswirkungen angeben. Zum Beispiel:

• Jetzt erledigen: Dieser Abschnitt ist für Aufgaben mit großer Wirkung und geringem Aufwand gedacht, die dem Unternehmen einen großen Nutzen bringen, ohne viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Zum Beispiel die Unterzeichnung von Dokumenten für neue Mitarbeiter.

• Als nächstes erledigen: Dieser Abschnitt ist für Aufgaben mit hoher Wirkung und hohem Aufwand gedacht - Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, aber auch sehr wichtig für das Unternehmen sind. Zum Beispiel die Erstellung eines Vorschlags für eine Kundenstrategie.

• Später erledigen: Dieser Abschnitt ist für Aufgaben mit geringer Auswirkung und geringem Aufwand vorgesehen, d. h. für Aufgaben, die sich nicht so stark auf das Unternehmen auswirken, aber dennoch erledigt werden sollten, da sie nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Zum Beispiel das Organisieren Ihrer Kundenkontaktliste.

• Nicht tun: In diesen Bereich fallen Arbeiten, die wenig Einfluss auf das Unternehmen haben, aber viel Zeit in Anspruch nehmen. Zum Beispiel das erneute Lesen eines strategischen Messaging-Dokuments, das bereits von der Kreativabteilung genehmigt wurde. 

Sobald Sie Ihre Vorlage mit diesen benutzerdefinierten Tags und Abschnitten erstellt haben, ist sie leicht zu verwenden. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Erstellen Sie eine Kopie Ihrer Basisvorlage für die Prioritätenmatrix.

2. Benennen Sie Ihre Vorlage um (z. B. "Prioritätenmatrix für die Woche vom 9. Januar").

3. Fügen Sie alle geeigneten Aufgaben in die Vorlage ein.

4. Weisen Sie jeder Aufgabe benutzerdefinierte Tags zu, die den Aufwand und die Auswirkungen angeben.

5. Ziehen Sie Ihre Aufgaben per Drag & Drop in den entsprechenden Abschnitt (jetzt erledigen, als nächstes erledigen, später erledigen, nicht erledigen).

6. Fügen Sie jeder Aufgabe Starttermine und Teammitglieder hinzu, sofern zutreffend.

Integrierte Funktionen und Anwendungen von Asana

Asana lässt sich problemlos in Ihre vorhandenen Geschäftstools integrieren, um die teamübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern. Außerdem können Sie mit unseren integrierten Funktionen - wie z. B. benutzerdefinierten Feldern und mehreren Projektansichten - die Vorlage für die Priorisierungsmatrix an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.

Integrierte Funktionen

1. Boardansicht. Die Tafelansicht ist eine Ansicht im Stil einer Kanban-Tafel, die die Informationen Ihres Projekts in Spalten anzeigt. Die Spalten sind in der Regel nach Arbeitsstatus geordnet (z. B. Zu erledigen, In Arbeit und Erledigt), aber Sie können die Spaltentitel je nach Projektanforderungen anpassen. Innerhalb jeder Spalte werden die Aufgaben als Karten angezeigt, mit einer Vielzahl von zugehörigen Informationen wie Aufgabentitel, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie die Arbeit in den verschiedenen Phasen und erhalten Sie auf einen Blick einen Überblick über den Stand Ihres Projekts.

2. Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie eindeutige benutzerdefinierte Felder für alle Informationen, die Sie nachverfolgen müssen - von Priorität und Status bis hin zu E-Mail oder Telefonnummer. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder zum Sortieren und Planen Ihrer Aufgaben, damit Sie wissen, woran Sie zuerst arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder für Aufgaben und Projekte freigeben, um die Konsistenz in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

3. Startdaten. Manchmal müssen Sie nicht nur wissen, wann eine Aufgabe fällig ist, sondern auch, wann Sie mit der Arbeit daran beginnen sollten. Startzeiten und -daten geben Ihren Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange die Erledigung einer Aufgabe dauern sollte. Verwenden Sie Starttermine, um die Arbeit festzulegen, zu verfolgen und zu verwalten, um die Ziele Ihres Teams abzustimmen und zu verhindern, dass Abhängigkeiten durch die Maschen fallen.

4. Hinzufügen von Aufgaben zu mehreren Projekten. Die Natur der Arbeit ist funktionsübergreifend. Teams müssen in der Lage sein, effektiv abteilungsübergreifend zu arbeiten. Wenn jedoch jede Abteilung ihr eigenes Ablagesystem hat, gerät die Arbeit ins Stocken und wird zu einem Silo. Mit Asana ist es einfach, Aufgaben über mehrere Projekte hinweg zu verfolgen und zu verwalten. Dadurch wird nicht nur doppelte Arbeit reduziert und die Sichtbarkeit zwischen den Teams erhöht. Es hilft Ihrem Team auch, Aufgaben im Kontext zu sehen, zu erkennen, wer an was arbeitet, und Ihr Team und Ihre Aufgaben in Verbindung zu halten.

Empfohlene Apps

1. Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanfragen und Aktionspunkte aus Slack in verfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. Von schnellen Fragen und Aktionspunkten zu Aufgaben mit Empfängern und Fälligkeitsterminen. Erfassen Sie Arbeit ganz einfach, damit Anfragen und Aufgaben nicht in Slack verloren gehen.

2. Google Workplace. Hängen Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana an - mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist. Mit nur wenigen Klicks können Sie jede My Drive-Datei anhängen.

3. Google Mail. Mit der Asana for Gmail-Integration können Sie Asana-Aufgaben direkt von Ihrem Gmail-Posteingang aus erstellen. Alle Aufgaben, die Sie von Google Mail aus erstellen, enthalten automatisch den Kontext Ihrer E-Mail, sodass Sie nie etwas verpassen. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie mit dem Add-on Asana für Google Mail einfach direkt in Ihrem Google Mail-Posteingang nach der Aufgabe suchen.

Outlook. Wenn Sie Aufgaben per E-Mail erhalten, z. B. die Überprüfung von Arbeiten Ihrer Agentur oder die Anforderung von Design-Assets von einem Partner, können Sie jetzt direkt von Outlook aus Aufgaben für diese Aufgaben in Asana erstellen. Sie können die neue Aufgabe dann sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Projekt hinzufügen, damit sie mit anderen relevanten Arbeiten verknüpft ist.

FAQs