Outlook + Asana

Nutzungsmöglichkeiten von Asana für Outlook

Verwandeln Sie E-Mails in Aufgaben

Wenn mit Nachrichten mit Handlungsbedarf per E-Mail eintreffen, wie z.B. die Überprüfung der Arbeit Ihrer Agentur oder eine Anfrage nach Designelementen von einem Partner, können Sie jetzt die entsprechenden Asana-Aufgaben direkt in Outlook erstellen. Sie können dann die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Projekt hinzufügen, damit sie mit anderen relevanten Arbeitsvorgängen verbunden ist. Um die E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln, klicken Sie einfach auf „Aufgabe erstellen“ in der Startleiste von Outlook.

Sobald Sie Outlook mit Asana verknüpft haben, können Sie mithilfe von Regeln automatisch Aktionen für Asana-Aufgaben auslösen, die von Outlook erstellt wurden. Mehr über Regeln erfahren.

Hinzufügen von E-Mails zu einer bestehenden Aufgabe

Wahrscheinlich werden nicht immer alle Mitglieder Ihres Teams in jeder E-Mail in CC gesetzt, auch wenn diese Informationen enthält, die von allen zum Ausführen der Arbeit benötigt werden. Aber ohne diese Details und Kontext können sie ihre Arbeit nicht effektiv durchführen. Jetzt können Sie die E-Mail als Kommentar direkt aus Outlook zu einer bestehenden Asana-Aufgabe hinzufügen, indem Sie auf „Verwandte Aufgaben“ in der Startleiste von Outlook klicken. Dann suchen Sie nach der Aufgabe, zu der Sie die E-Mail hinzufügen möchten, und klicken auf Nachricht anhängen.

So richten Sie die Outlook-Integration für Asana ein

Die Integration ist für alle verfügbar, die Asana verwenden und über ein Office 365-Abonnement verfügen. Zusätzlich zur Outlook Web App unterstützen wir die Desktop-Version von Outlook 2016 bis zur neuesten Version für Microsoft und die Version 2019 bis zur neuesten Version für Mac. So wird sie installiert:

1. Gehen Sie auf den Microsoft-Marketplace und klicken Sie auf Jetzt holen.
2. Befolgen Sie die Anweisungen, um das Asana-Plugin zu Ihrem Outlook-Posteingang hinzuzufügen. Admins wird die Option angezeigt, dies für alle Mitglieder Ihres Unternehmens zu installieren.
3. Anschließend sehen Sie den Button Aufgabe erstellen und Asana-Add-in öffnen mit dem Asana-Logo in der Startleiste Ihres Outlook-Posteingangs.
4. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen, um die E-Mail in eine neue Aufgabe in Asana umzuwandeln oder Asana-Add-in öffnen, um die E-Mail als Kommentar zu einer bestehenden Aufgabe hinzuzufügen und so weiteren Kontext zur Verfügung zu stellen.
5. Das seitliche Fenster wird geöffnet, so dass Sie die neue Aufgabe erstellen oder die Nachricht an eine bestehende Aufgabe anhängen können.

Feedback und Support

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung dieser Integration finden Sie im Asana Handbuch.