Regeln

Die Funktion Regeln steht unseren Kunden mit Asana-Premium, Business oder Enterprise zur Verfügung. Einige Optionen dieser Funktion können nur von Kunden mit Asana Business oder Enterprise genutzt werden, z. B. die Erstellung von benutzerdefinierten Regeln, benutzerdefinierte Regeln mit Bedingungen, Auslöser für Änderungen des Genehmigungsstatus und die Aktion zum Hinzufügen eines Kommentars.

Regeln ermöglichen es Ihnen unter anderem, Routineaufgaben schneller zu koordinieren und Workflows einfacher einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. Sie können z. B. eine Regel erstellen, mit der eine Aufgabe automatisch einer bestimmten Person zugewiesen wird (Aktion), so bald ein festgelegtes Fälligkeitsdatum eintritt (Auslöser).

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Eine Regel kann eine andere Regel auslösen. Sie können auch mehrere Aktionen zu einem Auslöser hinzufügen, um eine ähnliche Funktionsweise zu erhalten.

Regeln erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Regeln in Ihrem Projekt zu erstellen. Entweder Sie wählen eine Regel aus unseren voreingestellten Regeln aus oder Sie verwenden unser Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln. Dieses Tool steht allen Kunden zur Verfügung, die Asana-Business oder Asana-Enterprise verwenden.

Regeln können nur für die erste Ebene an Unteraufgaben ausgeführt werden. Sie können nicht für Unteraufgaben von Unteraufgaben oder noch weiter verschachtelte Unteraufgaben erstellt werden.

Regeln bearbeiten

Wenn Sie eine Regel ändern möchten, navigieren Sie zurück zum Projekt, und wählen Sie die Regel aus, die Sie aktualisieren möchten.

Zum Bearbeiten einer Regel klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel.

Regeln pausieren

Sie können eine aktive Regel jederzeit vorübergehend pausieren, indem Sie in der Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel klicken

Regeln löschen

Sie können eine aktive Regel jederzeit löschen, indem Sie in der Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel und dann auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Abschnittsbasierte Regeln

Für Premium-, Business- und Enterprise-Nutzer wird das „Regeln“-Symbol in der Listen- und Boardansicht in Abschnitten angezeigt, die Regeln enthalten. Sobald eine Regel ausgelöst wird, wird das Symbol animiert. Wenn Sie das Symbol anklicken, öffnet sich das Regel-Menü für den jeweiligen Abschnitt, über das Nutzer neue Regeln hinzufügen oder bereits bestehende Regeln bearbeiten können.

Sie können eine Regel bearbeiten, indem Sie das Stiftsymbol anklicken, das erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Kombination von Auslösern und mehreren Aktionen

Benutzerdefinierte Regeln mit Bedingungen, der Auslöser für Änderungen des Genehmigungsstatus und die Aktion Kommentar hinzufügen stehen nur Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Sie können auch mehrere Auslöser kombinieren und/oder Bedingungslogik und mehrere Aktionen verwenden, um Routineaufgaben zu automatisieren. Somit muss sich Ihr Team nicht weiter damit befassen.

Zusätzliche Auslöser und Aktionen

Auslöser: Ein Fälligkeitsdatum rückt näher

Enterprise- und Business-Kunden können im Dialogfeld für Regeln eine benutzerdefinierte Regel erstellen und in der Liste den Auslöser Ein Fälligkeitsdatum rückt näher wählen. Dann stehen eine Reihe von vorgefertigten Optionen zur Auswahl und auch die Möglichkeit, weitere Optionen mit einem Klick auf Benutzerdefiniert zu öffnen.

Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie festlegen, wie viele Minuten, Stunden, Tage oder Wochen vor dem Fälligkeitsdatum die Regel ausgelöst werden soll.

Auslöser: Eine Aufgabe ist überfällig

Enterprise- und Business-Kunden können den Auslöser Aufgabe ist überfällig beim Erstellen einer benutzerdefinierten Regel wählen. Dann stehen eine Reihe von vorgefertigten Optionen zur Auswahl und auch die Möglichkeit, weitere Optionen mit einem Klick auf Benutzerdefiniert zu öffnen.

Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie die Anzahl der Minuten, Stunden, Tage oder Wochen angeben, nach denen die Regel bei Überfälligkeit der Aufgabe ausgelöst werden soll.

Wenn Sie beim Einrichten des Auslösers Tage oder Wochen auswählen, ignoriert dieser Fälligkeitszeiten und löst nur auf Basis von Fälligkeitsdaten aus. Wenn Sie jedoch Minuten oder Stunden wählen, werden die Fälligkeitszeiten berücksichtigt.

Einige Hinweise zu den Auslösern „Ein Fälligkeitsdatum rückt näher“ und „Eine Aufgabe ist überfällig“

• Diese Auslöser werden in dem Moment aktiviert, in dem eine Aufgabe fällig oder überfällig geworden ist und nicht einfach, weil eine Aufgabe fällig oder überfällig ist.
• Beide Auslöser werden nicht rückwirkend bei der Regelerstellung für alle vorhandenen Aufgaben im Projekt ausgelöst, die ihren Kriterien entsprechen. Sie werden nur für Fälligkeitsereignisse ausgelöst, die im Anschluss an die Regelerstellung auftreten.
• Diese Auslöser werden nur bei unerledigten Aufgaben wirksam.
• Regeln, die an bestimmten Tagen bzw. Wochen ausgelöst werden, werden nicht genau um Mitternacht ausgeführt, sondern im Zeitfenster zwischen 0:00​ und 1:00 Uhr nachts.

Aufgabenaktion erstellen

Mit einem Enterprise- oder Business-Abo können Sie Regeln verwenden, um automatisch Aufgaben, Meilensteine und Genehmigungen in Ihrem Projekt zu erstellen. Wählen Sie einen Auslöser oder eine Kombination von Auslösern und Asana wird die Aufgabe erstellen, wenn die Regel ausgeführt wird. Sie können eine Vorauswahl für den Namen der Aufgabe, der verantwortlichen Person, das relative Fälligkeitsdatum und mehr treffen.

Um eine Aufgabe mit einer Regel zu erstellen:

1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen
2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen und anschließend auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
3. Wählen Sie einen Auslöser oder eine Kombination von Auslösern
4. Klicken Sie nach der Auswahl des Auslösers auf den Aktionen-Tab
5. Wählen Sie Aufgabe unter Neu erstellen

Unteraufgabenaktion erstellen

Enterprise- und Business-Kunden können eine benutzerdefinierte Regel im Dialogfeld für Regeln erstellen und Unteraufgaben in der Liste der Aktionen wählen.

Unteraufgaben erlaubt es Ihnen, einer Aufgabe automatisch eine vordefinierte Liste von Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können bis zu 20 Unteraufgaben erstellen

Um die Regel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der Regel in der Seitenleiste. Die vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert.

Arten und Einschränkungen von Regeln

Unabhängig davon, ob die Regeln in einem Premium- oder Business-Projekt angelegt werden, beträgt die Grenze 50 Regeln pro Projekt.

Benutzerdefinierte Regeln

Auslöser

• Pro benutzerdefinierte Regel können Sie bis zu 20 Auslöser hinzufügen.
• Sie können den Auslöser mehr als einmal auswählen.

Mehrfachaktionen

• Wenn ein oder mehrere Auslöser eintreten, können Sie bis zu 5 Aktionen auswählen, die als Ergebnis ausgeführt werden sollen.
• Dieselbe Aktion kann nicht mehrmals hinzugefügt werden.

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser eignen sich für Projekte mit Boardansicht oder aktualisierte Projekte mit den neuen, zusammenklappbaren Abschnitten.

Regeln für benutzerdefinierte Felder

Die Regeln für benutzerdefinierte Felder betreffen alle Projekte mit benutzerdefinierten Feldern. Auch benutzerdefinierte Personenfelder gehören dazu.

Um diese Regeln zu aktivieren, müssen Sie zunächst ein Benutzerdefiniertes Feld zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Regeln auslösen

Regeln lassen sich auch von unterwegs auslösen (Web, Mobile, externe Integrationen). Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, überprüfen wir, ob sich diese Aufgabe in einem Projekt mit angelegten Regeln befindet und ob Ihre Aktion der Auslöser für eine dieser Regeln ist.

Sie haben keinen Zugriff auf dieses Projekt?

Sie können Regeln für Projekte auslösen, auf die Sie keinen Zugriff haben. In diesem Fall wird das gelbe Blitzsymbol allerdings nicht angezeigt, das darauf hinweist, dass eine Regel ausgeführt wird.

Jeder kann eine Regel auslösen, einschließlich Gäste.

Einige Hinweise zu Berechtigungen

Wie benutzerdefinierte Felder können auch Regeln jetzt standardmäßig von anderen Mitgliedern des Projekts bearbeitet werden. Regeln, die Mehrfachzuordnungen von Aufgaben zu anderen Projekten enthalten, sind jetzt auch im Menü „Anpassen“ sichtbar. Diese Regeln können direkt in ihrem Projekt pausiert werden.

• Sie können von nun an anderen Personen mit Bearbeitungszugriff die Möglichkeit geben, Regeln zu bearbeiten. Neu erstellte Regeln werden standardmäßig bearbeitbar sein.
• Nur die für eine Regel verantwortliche Person kann diese löschen, wenn die Option „Nur Sie können diese Regel bearbeiten“ ausgewählt ist.
• Damit eine Person, die Regeln für Projekte und Vorlagen bearbeitet, diese auch speichern kann, benötigt sie die entsprechenden Berechtigungen. Wenn die Regel zum Beispiel Aufgaben zu einem anderen Projekt hinzufügen soll, dann muss die bearbeitende Person auch für dieses Projekt über einen Bearbeitungszugriff verfügen.
• Wird eine Regel durch Projektduplizierung dupliziert, wird der duplizierende Nutzer zur verantwortlichen Person mit unzureichenden Rechten. In diesem Fall wird die Regel deaktiviert, die verantwortliche Person hat jedoch weiterhin Bearbeitungsrechte.
• Regeln funktionieren auch dann, wenn sich die Zugriffsrechte der verantwortlichen Person ändern. Wenn Sie zum Beispiel eine Regel zum Hinzufügen von Aufgaben zu einem Projekt einrichten und später den Zugriff auf dieses Projekt verlieren, wird die Regel weiterhin ausgeführt.
• Wird eine Regel über die neue oder ältere Version von Projektvorlagen kopiert oder dupliziert, wird der Nutzer der Vorlage zur verantwortlichen Person für die Regel. In diesem Fall wird die Regel nur deaktiviert, wenn die Person, welche die Vorlage dupliziert, nicht über ausreichende Zugriffsrechte für die Regel verfügt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie ein Projekt nicht bearbeiten können, zu dem die Regel Aufgaben hinzufügen möchte.
• Wenn ein Nutzer ein Projekt verlässt, funktioniert die Regel weiterhin. Gibt es jedoch keine anderen Nutzer, die mit dem Projekt interagieren, wird die Regel deaktiviert.
• Regeln stehen allen Beteiligten eines Projektes zur Verfügung und können von ihnen auch deaktiviert werden.
• Wenn die projektverantwortliche Person ein Mitglied mit beschränktem Zugriff ist, kann sie eine Regel nicht bearbeiten. Sie kann die Regel nur pausieren oder aktivieren.

Wer kann eine Regel aktivieren oder deaktivieren?

Jeder Nutzer mit Bearbeitungszugriff auf ein Projekt, in dem es eine Regel gibt, kann eine von einer anderen Person erstellte Regel aktivieren oder deaktivieren.

Ein Nutzer mit Bearbeitungszugriff kann eine Regel pausieren oder aktivieren, aber nur die verantwortliche Person kann die Auslöser und Aktionen einer Regel bearbeiten

Die für die Regel verantwortliche Person ist weiterhin die einzige Person, die eine Regel bearbeiten oder löschen kann.

Deprovisionierung

Wenn eine Person, die über Regeln verfügt, die Rechte an dem Projekt verliert, werden deren Regeln pausiert und an den Projektverantwortlichen weitergegeben.

Wenn es keine projektverantwortliche Person gibt, gehen die Verwaltungsrechte an den Admin über, der die Zugriffsrechte des ehemaligen Nutzers aufgehoben hat. Nur der neue Verantwortliche einer Regel kann die Regel wieder aktivieren, damit sie fortgesetzt werden kann.

Wenn die für eine Regel verantwortliche Person deaktiviert wird und die neue verantwortliche Person über ausreichende Berechtigungen verfügt, bedeutet dies, dass die Regel weiterhin ausgeführt wird und die neue verantwortliche Person sie bearbeiten kann.

Falsch konfigurierte Regeln aktualisieren

Wenn eine Regel falsch konfiguriert wird (Beispiel: „Als erledigt markiert“ > In die Spalte „Fertig“ verschieben – und jemand hat Ihre Spalte „Fertig“ gelöscht), senden wir der Person, die für die Regel verantwortlich ist, eine E-Mail, damit diese sie korrigieren kann.

• Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine Regel zum ersten Mal ausgelöst wird, aber aufgrund einer Fehlkonfiguration nicht ausgeführt werden kann. Wir werden Ihnen keine weiteren E-Mails zusenden, bis der Fehler behoben ist und die Regel mindestens einmal erfolgreich ausgeführt werden konnte, bevor eine erneute Fehlkonfiguration auftritt.

• Alle Nutzer mit Lesezugriff auf die betreffende Regel können den korrekten Status der Regel sehen.

• Sobald Sie die Regel auf eine korrekte Konfiguration aktualisieren und die Updates speichern, verschwinden diese Warnungen.

Regeln für Integrationen

Sowohl Regeln als auch Integrationen gehören zu den wichtigen Bestandteilen vieler Workflows. Ab sofort können Sie mithilfe einer Regel die bevorzugten Tools Ihres Teams in Ihre Arbeit in Asana integrieren. Überlassen Sie diese technischen Schritte ruhig einer Regel. Bestimmen Sie einen passenden Auslöser und lehnen Sie sich in Ruhe zurück, während Ihre Abläufe automatisiert werden.

So können Sie zum Beispiel mithilfe von Regeln für die Integration von Slack und Asana eine automatische Nachricht an ein Teammitglied in Slack schicken lassen, sobald eine Aufgabe erledigt oder ein Projekt abgeschlossen ist.

Oder Sie erstellen eine Regel, die einen festgelegten Kanal in [Microsoft Teams] (https://asana.com/apps/microsoft) informiert, sobald sich ein Wert in einem benutzerdefinierten Feld ändert.

Und wenn Ihr Team mit Jira Cloud und Jira Server arbeitet, können Sie jedes Mal, wenn eine Aufgabe zu einem bestimmten Projektabschnitt hinzugefügt wird, in diesen beiden Tools ein neues Ticket erstellen lassen.

Die kürzlich eingeführten Automatisierungsregeln für Integrationen unterstützen auch Handlungen innerhalb von Gmail, PagerDuty und Twilio. Weitere Informationen zur Konfiguration der jeweiligen Regeln finden Sie hier.

Handlungen in anderen Apps auslösen

Es gibt drei Arten von Auslösern für Regeln, und dies gilt auch bei Regeln für Integrationen.

Aufgabe hinzugefügt

• Zu einem Abschnitt
• Zu einem Projekt

Veränderungen in einer Aufgabe

• Genehmigungsstatus
• Fertigstellungsstatus
• Verantwortlichkeiten
• Fälligkeitsdatum
• Anhang hinzugefügt
• Neue Kommentare

Zeitliche Planung der Aufgabe

• Nicht mehr blockiert
• Fälligkeitsdatum in Kürze
• Eine Aufgabe ist überfällig

Formulare

Wenn Aufgaben aus Formularen erstellt werden, können sie einen der folgenden Auslöser auslösen:

Aufgabe zu Projekt hinzugefügt

Dieser Auslöser gilt für alle Aufgaben, die zu einem Projekt hinzugefügt werden, nicht nur für Formulare.

Benutzerdefiniertes Feld festgelegt

Für jedes Dropdown-Feld im Projekt sehen Sie einen Auslöser und eine Aktion. Wenn Ihr Projekt also über benutzerdefinierte Felder für die „Priorität“ und „Phase“ verfügt, sehen Sie „Priorität festgelegt“ und „Phase festgelegt“ als Auslöser. Sie wählen aus, bei welchem Wert eines benutzerdefinierten Feldes Sie eine Regel auslösen möchten.

Beispiel: Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Dropdown-Feld in Ihrem Formular für die Art der Anfrage haben und dieses die Optionen „Blog“ und „Webseite“ beinhaltet, dann können Sie eine damit verbundene Regel für das Projekt festlegen. Diese könnte lauten: „Wenn ‚Art der Anfrage‘ auf ‚Blog‘ gesetzt ist, wird diese Aufgabe dem Projekt ‚Blog-Anfragen‘ hinzugefügt.“

Das funktioniert nur für Dropdown-benutzerdefinierte Felder im Projekt. Die Dropdown-Felder einiger Formulare sind keine benutzerdefinierten Felder.

Auslöser für die Formularübermittlung

Mit Auslösern für die Formularübermittlung können Sie Ihre Formulareingänge automatisch in einen neuen Prozess verschieben, ohne dass Sie diese manuell sortieren müssen. Auslöser für die Übermittlung von Formularen können Ihnen helfen, den Erfassungsprozess zu standardisieren und die Formulare in den Arbeitsabläufen zu automatisieren.

Nach dem Einrichten des Auslösers können Sie Ihre Regel im Menü „Anpassen“ sehen.

Bei jeder Übermittlung eines Formulars erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sie können auch den Verlauf der Formularübermittlung in den Aufgabendetails im rechten Fenster verfolgen.

Gäste-Berechtigungen

Gäste können keine Regeln erstellen oder diese verwalten, sie können jedoch Regeln auslösen.

Preise

Business- und Enterprise-Kunden:

Unser Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Ein Teil der Funktionalität von Regeln steht Premium-Kunden zur Verfügung:

• In Spalte/Abschnitt verschoben > Als erledigt markieren
• Als erledigt markiert > In Spalte/Abschnitt verschieben
• Benutzerdefiniertes Feld geändert > In Spalte/Abschnitt verschieben
• In Spalte/Abschnitt verschoben > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
• Benutzerdefiniertes Feld geändert > Als erledigt markieren
• Als erledigt markiert > Benutzerdefiniertes Feld festlegen

Aktionen umkehren mit Regeln

Business- und Enterprise-Kunden:

Als Ergänzung zu bestehenden Regeln bietet die neue Funktion zur Umkehrung von Aktionen nun die Möglichkeit, Daten zurückzusetzen oder zu entfernen. Durch die Möglichkeit, Regeln mit umkehrbaren Aktionen zu versehen, haben wir eine robustere Regel-Engine geschaffen, die die Struktur, Qualität und Effizienz der Workflows unserer Kunden besser abbildet.

Verfügbare umkehrbare Aktionen:

• Aufgabenzuweisung aufheben
• Aufgabe in ein anderes Projekt verschieben
• Fälligkeitsdatum entfernen
• Aufgabe als unerledigt markieren
• Beteiligte entfernen

Variablen in Regeln

Beim Erstellen von Regeln können Sie nun auf dynamische Werte, sogenannte Variablen, verweisen. Zur besseren Übersichtlichkeit und Flexibilität können Nutzer auf Variablen wie Verantwortlich, Aufgabenersteller und Fälligkeitsdatum zurückgreifen.

Beim Erstellen einer Regel können Variablen im Textfeld Kommentar hinzufügen verwendet werden.