Regeln

Regeln stehen Kunden zur Verfügung, die Asana-Premium nutzen. Einige Funktionen, die zu Regeln gehören, wie das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln, benutzerdefinierte Regeln mit Bedingungen, Auslöser für Änderungen des Genehmigungsstatus und die Aktion Kommentar hinzufügen stehen nur Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.**

Regeln ermöglichen Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows im Handumdrehen einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt werden soll. Eine Regel kann beispielsweise die automatische Zuweisung einer Aufgabe an eine Person (Aktion) veranlassen, wenn ein Fälligkeitsdatum festgelegt wird (Auslöser).

Eine Regel kann eine andere Regel auslösen. Zudem können Sie mehrere Aktionen zu einem Auslöser hinzufügen, um eine ähnliche Funktionsweise zu erhalten.

Regeln erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Regel für Ihr Projekt zu erstellen: die Auswahl einer Regel aus der Regelsammlung in Ihrem Projekt oder die Erstellung einer eigenen benutzerdefinierten Regel.

Regeln

Klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol Anpassen und scrollen dann zu Regeln herunter.

In der Sammlung der voreingestellten Regeln können Sie eine Option auswählen, bei der der Auslöser und die Aktion bereits voreingestellt sind. Anschließend können Sie die benötigten Parameter angeben (z. B. welche Spalte oder welche verantwortliche Person).

Regel-Übersicht

Benutzerdefinierte Regeln erstellen

Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Im Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln stehen Ihnen alle möglichen Kombinationen von Auslösern und Aktionen zur Verfügung.

Regel hinzufügen

Klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol Anpassen und scrollen Sie dann zu Regeln in der Seitenleiste herunter:

  1. Wählen Sie Regel hinzufügen aus.

Benutzerdefinierte Regel

Klicken Sie dann auf Benutzerdefinierte Regel erstellen.

Tab für benutzerdefinierte Regeln

Unter „Regel hinzufügen“ können Sie:

  1. Einen Namen für Ihre Regel festlegen
  2. Einen oder mehrere Auslöser auswählen
  3. Eine oder mehrere Aktionen auswählen
  4. Wenn Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Regel erstellen.

Regeln bearbeiten

Wenn Sie eine Regel ändern möchten, navigieren Sie zurück zum Projekt und wählen Sie die Regel aus, die Sie aktualisieren möchten.

Zum Bearbeiten einer Regel klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel.

Anpassen

Regeln pausieren

Sie können eine aktive Regel jederzeit vorübergehend pausieren, indem Sie in der Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel klicken

Regel pausieren

Regeln pausieren

Klicken Sie auf den Schalter, um diese Regel zu pausieren.

Regeln löschen

Sie können eine aktive Regel jederzeit löschen, indem Sie in Ihrer Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel und dann auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Regel löschen

Abschnittsbasierte Regeln

Für Premium-, Business- und Enterprise-Nutzer wird das „Regeln“-Symbol in der Listen- und Board-Ansicht in Abschnitten angezeigt, die Regeln haben. Sobald eine Regel ausgelöst wird, wird das Symbol animiert. Wenn Sie das Symbol anklicken, öffnet sich das Regel-Menü für den jeweiligen Abschnitt, über das Nutzer neue Regeln hinzufügen oder bereits bestehende Regeln bearbeiten können.

Sie können eine Regel bearbeiten, indem Sie das Stiftsymbol anklicken, das erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Abschnittsbasierte Regel

Kombination von Auslösern und Mehrfachaktionen

Benutzerdefinierte Regeln mit Bedingungen, Auslöser für Änderungen des Genehmigungsstatus und die Aktion „Kommentar hinzufügen“ stehen nur Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.**

Sie können auch mehrere Auslöser kombinieren und/oder Bedingungslogik und mehrere Aktionen verwenden, um Routineaufgaben zu automatisieren. Somit muss sich Ihr Team nicht weiter damit befassen.

Mehrere Auslöser und Aktionen

Ab sofort können Sie bei der Erstellung von benutzerdefinierten Regeln bis zu 20 verschiedene Auslöser-Kombinationen hinzufügen und bis zu 5 verschiedene Aktionen auswählen. Dabei kann derselbe Auslöser mehr als einmal ausgewählt werden, Aktionen jedoch nur einmal.

Regeln im Einsatz

Sobald dem Projekt eine Aufgabe in der Listen- oder Boardansicht, über ein Formular, eine E-Mail oder einen anderen Bereich von Asana hinzugefügt wurde, sollte die benutzerdefinierte Regel sofort in Kraft treten.

Zusätzliche Auslöser und Aktionen

zusätzliche Auslöser

Für den Einsatz weiterer Auslöser und Aktionen:

  1. Wenn sich der Status einer Genehmigung ändert, können Sie vorher bestimmen, welche Aktion als Folge davon stattfindet
  2. Verfassen Sie einen Kommentar, der im Namen von Asana immer dann gepostet wird, wenn ein bestimmter Auslöser eintritt.

Auslöser für „Ein Fälligkeitsdatum rückt näher“

Enterprise- und Business-Kunden können im Dialogfeld für Regeln eine benutzerdefinierte Regel erstellen und in der Liste den Auslöser Ein Fälligkeitsdatum rückt näher wählen. Dann stehen eine Reihe von vorgefertigten Optionen zur Auswahl und auch die Möglichkeit, weitere Optionen mit einem Klick auf Benutzerdefiniert zu öffnen.

Ein Fälligkeitsdatum rückt näher 1

Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie festlegen, wie viele Minuten, Stunden, Tage oder Wochen vor dem Fälligkeitsdatum die Regel ausgelöst werden soll.

Ein Fälligkeitsdatum rückt näher 2

Auslöser für „Eine Aufgabe ist überfällig“

Enterprise- und Business-Kunden können den Auslöser Aufgabe ist überfällig beim Erstellen einer benutzerdefinierten Regel wählen. Dann stehen eine Reihe von vorgefertigten Optionen zur Auswahl und auch die Möglichkeit, weitere Optionen mit einem Klick auf Benutzerdefiniert zu öffnen.

Eine Aufgabe ist überfällig 1

Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie die Anzahl der Minuten, Stunden, Tage oder Wochen angeben, nach denen die Regel bei Überfälligkeit der Aufgabe ausgelöst werden soll.

Eine Aufgabe ist überfällig 2

Wenn Sie beim Einrichten des Auslösers Tage oder Wochen auswählen, ignoriert dieser Fälligkeitszeiten und löst nur auf Basis von Fälligkeitsdaten aus. Wenn Sie jedoch Minuten oder Stunden wählen, werden die Fälligkeitszeiten berücksichtigt.

Einige Hinweise zu den Auslösern „Fälligkeitsdatum rückt näher“ und „Aufgabe ist überfällig“

  • Diese Auslöser werden in dem Moment aktiviert, in dem eine Aufgabe fällig oder überfällig geworden ist und nicht einfach, weil eine Aufgabe fällig oder überfällig ist.
  • Beide Auslöser werden nicht rückwirkend bei der Regelerstellung für alle vorhandenen Aufgaben im Projekt ausgelöst, die ihren Kriterien entsprechen. Sie werden nur für Fälligkeitsereignisse ausgelöst, die im Anschluss an die Regelerstellung auftreten.
  • Diese Auslöser werden nur bei unerledigten Aufgaben wirksam.
  • Regeln, die an bestimmten Tagen bzw. Wochen ausgelöst werden, werden nicht genau um Mitternacht ausgeführt, sondern im Zeitfenster zwischen Mitternacht und 1 Uhr nachts.

Unteraufgabenaktion in Regeln

Enterprise- und Business-Kunden können eine benutzerdefinierte Regel im Dialogfeld für Regeln erstellen und Unteraufgaben in der Liste der Aktionen wählen.

Unteraufgaben erlaubt es Ihnen, einer Aufgabe automatisch eine vordefinierte Liste von Unteraufgaben hinzuzufügen.

Regel hinzufügen

So fügen Sie eine Unteraufgabe hinzu:

  1. Klicken Sie auf Unteraufgaben.
  2. Schreiben Sie den Namen der Unteraufgabe.

Unteraufgabe hinzufügen

Sobald eine Unteraufgabe hinzugefügt wurde, kann die Regel erstellt werden.

Unteraufgabe bearbeiten

Sie können bis zu 20 Unteraufgaben erstellen

Um die Regel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben der Regel in Ihrer Seitenleiste. Die vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert.

Regel bearbeiten

Unteraufgabe bearbeiten 2

Arten und Einschränkungen von Regeln

Unabhängig davon, ob die Regeln in einem Premium- oder Business-Projekt angelegt werden, beträgt die Grenze 50 Regeln pro Projekt

Benutzerdefinierte Regeln

Auslöser

  • Pro benutzerdefinierte Regel können Sie bis zu 20 Auslöser hinzufügen.
  • Sie können den Auslöser mehr als einmal auswählen.

Mehrfachaktionen

  • Wenn ein oder mehrere Auslöser eintreten, können Sie bis zu 5 Aktionen auswählen, die als Ergebnis ausgeführt werden sollen.
  • Dieselbe Aktion kann nicht mehrmals hinzugefügt werden.

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser eignen sich für Projekte mit Boardansicht oder aktualisierte Projekte mit den neuen, zusammenklappbaren Abschnitten.

Regeln für benutzerdefinierte Felder

Die Regeln für benutzerdefinierte Felder betreffen alle Projekte mit benutzerdefinierten Feldern.

Benutzerdefinierte Regeln

Um diese Regeln zu aktivieren, müssen Sie zunächst ein Benutzerdefiniertes Feld zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Regeln auslösen

Regeln lassen sich auch von unterwegs auslösen (Web, Mobile, externe Integrationen). Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, überprüfen wir, ob sich diese Aufgabe in einem Projekt mit angelegten Regeln befindet und ob Ihre Aktion der Auslöser für eine dieser Regeln ist.

Sie haben keinen Zugriff auf dieses Projekt?

Sie können Regeln für Projekte auslösen, auf die Sie keinen Zugriff haben. In diesem Fall wird das gelbe Blitzsymbol allerdings nicht angezeigt, das darauf hinweist, dass eine Regel ausgeführt wird.

Jeder kann eine Regel auslösen, einschließlich Gäste.

Berechtigungen: Einige Hinweise

Wie benutzerdefinierte Felder können auch Regeln jetzt standardmäßig von anderen Mitgliedern des Projekts bearbeitet werden. Regeln, die Mehrfachzuordnungen von Aufgaben zu anderen Projekten enthalten, sind jetzt auch im Menü „Anpassen“ sichtbar. Diese Regeln können direkt aus ihrem Projekt heraus pausiert werden.

Regeln mit Mehrfachzuordnungen

  • Sie können von nun an anderen Personen mit Bearbeitungszugriff die Möglichkeit geben, Regeln zu bearbeiten. Neu erstellte Regeln werden standardmäßig bearbeitbar sein.
  • Nur die verantwortliche Person einer Regel kann diese löschen, wenn die Option „Nur Sie können diese Regel bearbeiten“ ausgewählt ist.
  • Damit eine Person, die Regeln für Projekte und Vorlagen bearbeitet, diese auch speichern kann, benötigt sie die entsprechenden Berechtigungen. Wenn die Regel zum Beispiel Aufgaben zu einem anderen Projekt hinzufügen soll, dann muss die bearbeitende Person auch für dieses Projekt über einen Bearbeitungszugriff verfügen.
  • Wird eine Regel durch Projektduplizierung dupliziert, wird der duplizierende Nutzer zur verantwortlichen Person mit unzureichenden Rechten. In diesem Fall wird die Regel deaktiviert, aber die verantwortliche Person hat weiterhin Bearbeitungsrechte.
  • Regeln funktionieren auch dann, wenn sich die Zugriffsrechte der verantwortlichen Person ändern. Wenn Sie zum Beispiel eine Regel zum Hinzufügen von Aufgaben zu einem Projekt einrichten und später den Zugriff auf dieses Projekt verlieren, wird die Regel weiterhin ausgeführt.
  • Wird eine Regel über Projektvorlagen 1.0 oder 2.0 kopiert oder dupliziert, wird der Nutzer der Vorlage zur verantwortlichen Person für die Regel. In diesem Fall wird die Regel nur deaktiviert, wenn der Duplizierer der Vorlage nicht über ausreichende Zugriffsrechte für die Regel verfügt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie ein Projekt nicht bearbeiten können, zu dem die Regel Aufgaben hinzufügen möchte.
  • Wenn ein Nutzer ein Projekt verlässt, funktioniert die Regel weiterhin. Gibt es jedoch keine anderen Nutzer, die mit dem Projekt interagieren, wird die Regel deaktiviert.
  • Regeln stehen allen Beteiligten eines Projektes zur Verfügung und können von ihnen auch deaktiviert werden.
  • Wenn die projektverantwortliche Person ein Mitglied mit beschränktem Zugriff ist, kann sie eine Regel nicht bearbeiten. Sie kann die Regel nur pausieren oder aktivieren.

Wer kann eine Regel aktivieren oder deaktivieren?

Jeder Nutzer mit Bearbeitungszugriff auf ein Projekt, in dem es eine Regel gibt, kann eine von einer anderen Person erstellte Regel aktivieren oder deaktivieren.

Regeln aktivieren

Nutzer mit Bearbeitungszugriff sind auch die Einzigen, die den Änderungsverlauf einsehen können.

Ein Nutzer mit Bearbeitungszugriff kann eine Regel pausieren oder aktivieren, aber nur die verantwortliche Person kann die Auslöser und Aktionen einer Regel bearbeiten

Die verantwortliche Person ist weiterhin die einzige Person, die eine Regel bearbeiten oder löschen kann.

Deprovisionierung

Wenn jemand, der über Regeln verfügt, die Rechte an dem Projekt verliert, werden seine Regeln pausiert und an den Projektverantwortlichen weitergegeben.

Wenn es keine projektverantwortliche Person gibt, gehen die Verwaltungsrechte an den Admin über, der die Zugriffsrechte des ehemaligen Nutzers aufgehoben hat. Nur der neue Verantwortliche einer Regel kann die Regel wieder aktivieren, damit sie fortgesetzt werden kann.

Wenn die für eine Regel verantwortliche Person deaktiviert wird und die neue verantwortliche Person über ausreichende Berechtigungen verfügt, bedeutet dies, dass die Regel weiterhin ausgeführt wird und die neue verantwortliche Person sie bearbeiten kann.

Falsch konfigurierte Regeln aktualisieren

Wenn eine Ihrer Regeln falsch konfiguriert wird (Beispiel: „Als erledigt markiert“ > In die Spalte „Fertig“ verschieben – und jemand hat Ihre Spalte „Fertig“ gelöscht), senden wir der Person, die für die Regel verantwortlich ist, eine E-Mail, damit diese sie korrigieren kann.

  • Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine Regel zum ersten Mal ausgelöst wird, aber aufgrund einer Fehlkonfiguration nicht ausgeführt werden kann. Wir werden Ihnen keine E-Mails mehr zusenden, bis der Fehler behoben ist und mindestens einmal erfolgreich ausgeführt werden konnte, bevor eine erneute Fehlkonfiguration auftritt.

  • Alle Nutzer mit Lesezugriff auf die betreffende Regel können den korrekten Status der Regel sehen.

  • Sobald Sie die Regel auf eine korrekte Konfiguration aktualisieren und die Updates speichern, verschwinden diese Warnungen.

Integrationen

Mit App-Regeln können Nutzer Regeln einrichten, die Aktionen in einem anderen Tool auslösen (Beispiel: Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird eine Slack-Nachricht verschickt).

Asana-Regeln können in App-Integrationen folgende Aktionen auslösen:

  • Nachricht in Slack versenden
  • Nachricht in Microsoft Teams versenden
  • Ein neues Jira Cloud- oder Jira Server-Ticket erstellen

So können Sie Auslöser verwenden, um benutzerdefinierte Benachrichtigungen zu versenden oder Jira-Tickets zu erstellen

Das funktioniert am besten, wenn Sie die App zunächst über das Symbol „Anpassen“ in Ihrer Projekt-Toolbar und dann über „App hinzufügen“ zum Projekt hinzufügen.

Navigieren Sie zum Pop-up-Fenster Regel hinzufügen:

Regel hinzufügen

Über Regel hinzufügen können Sie:

  1. Die Regel benennen
  2. Einen Kanal auswählen
  3. Die Nachricht verfassen oder ein neues Jira-Ticket erstellen
  4. Die Aktion in der Integration festlegen
  5. Klicken Sie auf Regel erstellen, um die Regel zu aktivieren

Wenn Aufgaben aus Integrationen (z. B. Slack, Gmail, Outlook) erstellt werden, können sie jeden der folgenden Auslöser auslösen:

  1. Aufgabe zum Projekt hinzugefügt
  2. Eine Aufgabe wurde an jemanden zugewiesen
  3. Fälligkeitsdatum geändert
  4. Aufgabe als erledigt markiert
  5. Benutzerdefiniertes Feld geändert
  6. Anhang hinzugefügt

Bei allen dieser Auslöser wird die Automatisierungsaktion auf alle Aufgaben angewendet, nicht nur auf Aufgaben aus Integrationen.

Formulare

Wenn Aufgaben aus Formularen erstellt werden, können sie einen der folgenden Auslöser auslösen:

Aufgabe zu Projekt hinzugefügt

Dieser Auslöser gilt für alle Aufgaben, die zu einem Projekt hinzugefügt werden, nicht nur für Formulare.

Benutzerdefiniertes Feld festgelegt

Für jedes Dropdown-Feld im Projekt sehen Sie einen Auslöser und eine Aktion. Wenn Ihr Projekt also über benutzerdefinierte Felder für die Priorität und Phase verfügt, sehen Sie „Priorität festgelegt“ und „Phase festgelegt“ als Auslöser. Sie wählen aus, bei welchem Wert eines benutzerdefinierten Feldes Sie eine Regel auslösen möchten.

Beispiel: Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Dropdown-Feld in Ihrem Formular für die Art der Anfrage haben und dieses die Optionen „Blog“ und „Webseite“ beinhaltet, dann können Sie eine damit verbundene Regel für das Projekt festlegen. Diese könnte lauten: „Wenn 'Art der Anfrage' auf 'Blog' gesetzt ist, wird diese Aufgabe dem Projekt 'Blog-Anfragen' hinzugefügt.“

Das funktioniert nur für Dropdown-benutzerdefinierte Felder im Projekt. Die Dropdown-Felder einiger Formulare sind keine benutzerdefinierten Felder.

Gäste-Berechtigungen

Gäste können keine Regeln erstellen oder über diese verfügen, aber sie können Regeln auslösen.

Preise

Business- und Enterprise-Kunden:

Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Ein Teil der Funktionalität von Regeln steht Premium-Kunden zur Verfügung:

  • In Spalte/Abschnitt verschoben > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markiert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • In Spalte/Abschnitt verschoben > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markiert > Benutzerdefiniertes Feld festlegen

Aktionen umkehren bei Regeln

Business- und Enterprise-Kunden:

Als Ergänzung zu bestehenden Regeln bietet die neue Funktion „Aktionen umkehren“ nun die Möglichkeit, Daten zurückzusetzen oder zu entfernen. Durch die Möglichkeit, Regeln mit umkehrbaren Aktionen zu versehen, haben wir eine robustere Regel-Engine geschaffen, die die Struktur, Qualität und Effizienz der Workflows unserer Kunden besser abbildet.

Verfügbare umkehrbare Aktionen:

  • Aufgabenzuweisung aufheben
  • Aufgabe in ein anderes Projekt verschieben
  • Fälligkeitsdatum entfernen
  • Aufgabe als unerledigt markieren
  • Beteiligte entfernen

Aktionen umkehren

Mit der Funktion „Aktionen umkehren“ können Sie Aufgaben aus einem Projekt zu einem anderen Projekt zuordnen, zurücksetzen oder dorthin verschieben.

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