Automatisierungsregeln

Regeln stehen für alle Premium-, Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Regeln ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows einfach einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. Eine Regel kann beispielsweise die automatische Zuweisung einer Aufgabe an eine Person (Aktion) veranlassen, wenn ein Fälligkeitsdatum festgelegt wird (Auslöser).

Wir würden uns sehr über Ihr Feedback zu Regeln freuen.

Regeln erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Regel für Ihr Projekt zu erstellen: die Auswahl einer Regel aus der Regelsammlung in Ihrem Projekt oder die Erstellung einer eigenen benutzerdefinierten Regel.

Aktionen in der Regelsammlung Ihres Projektes

Klicken Sie in Ihrer Toolbar auf das „Regeln”-Symbol.

Regeln

In der Sammlung der voreingestellten Regeln können Sie eine Option auswählen, bei der der Auslöser und die Aktion bereits voreingestellt sind. Anschließend können Sie die benötigten Parameter angeben (z. B. welche Spalte oder welche verantwortliche Person).

Regel-Sammlung

Benutzerdefinierte Regeln erstellen

Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Im Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln stehen Ihnen alle möglichen Kombinationen von Auslösern und Aktionen zur Verfügung.

Regel hinzufügen

  1. Klicken Sie in Ihrer Toolbar auf das Regeln-Symbol und dann auf Regel hinzufügen.

Benutzerdefinierte Regel

Klicken Sie dann auf Benutzerdefinierte Regel erstellen.

Über den Tab „Regel hinzufügen” können Sie:

Tab benutzdefinierte Regel

  1. Eine Bezeichnung für die Regel festlegen
  2. Einen Auslöser auswählen
  3. Eine Aktion auswählen
  4. Wenn Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Regel erstellen.

Regeln bearbeiten

Wenn Sie eine Regel ändern möchten, navigieren Sie zurück zum Projekt und wählen Sie die Regel aus, die Sie aktualisieren möchten.

Zum Bearbeiten einer Regel klicken Sie in der Symbolleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel.

bearbeiten

Regeln pausieren

Mettez une règle en pause à tout moment en cliquant sur l’icône en forme de crayon à côté de la règle en question depuis la barre d’outils

Regeln pausieren

Regeln pausieren

Klicken Sie auf den Schalter, um diese Regel zu pausieren.

Regeln löschen

Sie können eine aktive Regel jederzeit löschen, indem Sie in der Toolbar auf das Stiftsymbol neben der Regel klicken.

Regeln löschen

Arten und Einschränkungen von Regeln

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser eignen sich für Projekte mit Board-Ansicht oder aktualisierte Projekte mit den neuen, zusammenklappbaren Abschnitten.

Regeln für benutzerdefinierte Felder

Die Regeln für benutzerdefinierte Felder betreffen alle Projekte mit benutzerdefinierten Feldern.

Benutzerdefinierte Regeln

Um diese Regeln zu aktivieren, müssen Sie zunächst ein Benutzerdefiniertes Feld zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Regeln auslösen

Regeln lassen sich auch von unterwegs auslösen (Web, Mobile, externe Integrationen). Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, überprüfen wir, ob sich diese Aufgabe in einem Projekt mit angelegten Regeln befindet und ob Ihre Aktion der Auslöser für eine dieser Regeln ist.

Sie haben keinen Zugriff auf dieses Projekt?

Sie können Regeln für Projekte auslösen, auf die Sie keinen Zugriff haben. In diesem Fall wird das gelbe Blitzsymbol allerdings nicht angezeigt, das darauf hinweist, dass eine Regel ausgeführt wird.

Jeder kann eine Regel auslösen, einschließlich Gäste.

Berechtigungen: Einige Hinweise

  • Nur der Inhaber einer Regel kann diese pausieren, reaktivieren, bearbeiten oder löschen.
  • Sie können Regeln nur für Projekte einrichten, auf die Sie vollen Bearbeitungszugriff haben. Wenn Sie nur die Berechtigung zum Kommentieren eines Projekts besitzen, wird Ihre Regel angehalten. Um die Reaktivierung durchzuführen, müssen Sie vollen Bearbeitungszugriff auf das Projekt haben, dann können Sie die Reaktivierung in der Bearbeitungsansicht vornehmen.
  • Sie können nur Regeln festlegen, die sich auf Bereiche beziehen, auf die Sie Zugriff haben. Wenn Sie keinen Zugriff auf ein Projekt haben, können Sie keine Regel erstellen, die Mehrfachzuordnungen von Aufgaben an dieses Projekt übernimmt.

Deprovisionierung

Wenn jemand, der über Regeln verfügt, die Rechte an dem Projekt verliert, werden seine Regeln pausiert und an den Projektverantwortlichen weitergegeben.

Wenn es keinen Projektverantwortlichen gibt, gehen die Verwaltungsrechte an den Admin über, der die Zugriffsrechte des ehemaligen Nutzers aufgehoben hat. Nur der neue Inhaber einer Regel kann die Regel wieder aktivieren, damit sie fortgesetzt werden kann.

Falsch konfigurierte Regeln aktualisieren

Wenn eine Ihrer Regeln falsch konfiguriert wird (Beispiel: „Als erledigt markiert“ > In die Spalte „Fertig“ verschieben – und jemand hat Ihre Spalte „Fertig“ gelöscht), senden wir dem Inhaber der Regel eine E-Mail, damit dieser sie korrigieren kann.

  • Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine Regel zum ersten Mal ausgelöst wird, aber aufgrund einer Fehlkonfiguration nicht ausgeführt werden kann. Wir werden Ihnen keine E-Mails mehr zusenden, bis der Fehler behoben ist und mindestens einmal erfolgreich ausgeführt werden konnte, bevor eine erneute Fehlkonfiguration auftritt.

  • Außerdem erscheint im Menü der Projekt-Toolbar ein Warnzeichen anstelle eines Blitzes. Zusätzlich werden spezifische Informationen darüber angezeigt, welche Regel defekt ist und ob es sich um den Auslöser oder die Aktion handelt, die neu konfiguriert werden muss.

  • Sobald Sie die Regel auf eine korrekte Konfiguration aktualisieren und die Updates speichern, verschwinden diese Warnungen.

Integrationen

Wenn Aufgaben aus Integrationen (z. B. Slack, Gmail, Outlook) erstellt werden, können sie jeden der folgenden Auslöser auslösen:

  1. Aufgabe zum Projekt hinzugefügt
  2. Aufgabe zugewiesen
  3. Fälligkeitsdatum geändert
  4. Eine Aufgabe wurde als erledigt markiert
  5. Benutzerdefiniertes Feld geändert
  6. Anhang hinzugefügt

Bei allen dieser Auslöser wird die Automatisierungsaktion auf alle Aufgaben angewendet, nicht nur auf Aufgaben aus Integrationen.

Formulare

Wenn Aufgaben aus Formularen erstellt werden, können sie einen der folgenden Auslöser auslösen:

Aufgabe zu Projekt hinzugefügt

Dieser Auslöser gilt für alle Aufgaben, die zu einem Projekt hinzugefügt werden, nicht nur für Formulare.

Benutzerdefiniertes Feld festgelegt

Für jedes Dropdown-Feld im Projekt sehen Sie einen Auslöser und eine Aktion. Wenn Ihr Projekt also über benutzerdefinierte Felder für die Priorität und Phase verfügt, sehen Sie „Priorität festgelegt” und „Phase festgelegt” als Auslöser. Sie wählen aus, bei welchem Wert eines benutzerdefinierten Feldes Sie eine Regel auslösen möchten.

Beispiel: Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Dropdown-Feld in Ihrem Formular für die Art der Anfrage haben und dieses die Optionen „Blog” und „Webseite” beinhaltet, dann können Sie eine damit verbundene Regel für das Projekt festlegen. Diese könnte lauten: „Wenn ‘Art der Anfrage’ auf ‘Blog’ gesetzt ist, wird diese Aufgabe dem Projekt ‘Blog-Anfragen’ hinzugefügt.”

Das funktioniert nur für Dropdown-benutzerdefinierte Felder im Projekt. Die Dropdown-Felder einiger Formulare sind keine benutzerdefinierten Felder.

Gäste-Berechtigungen

Gäste können keine Regeln erstellen oder über diese verfügen, aber sie können Regeln auslösen.

Preise

Business- und Enterprise-Kunden:

Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Ein Teil der Funktionalität von Regeln steht Premium-Kunden zur Verfügung:

  • In Spalte/Abschnitt verschoben > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markiert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • In Spalte/Abschnitt verschoben > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markiert > Benutzerdefiniertes Feld festlegen

Anmelden

or

Passwort vergessen?

Registrieren

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Registrieren

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Starten Sie Ihren kostenlosen Test

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Starten Sie Ihren kostenlosen Test

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Asana Premium bestellen

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Asana Business bestellen

Bitte benutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, damit wir Sie mit Ihrem Team in Asana verbinden können.

Hoppla, wir konnten Sie nicht anmelden!

Leider gab es Probleme bei der Erstellung Ihres Kontos. Bitte schließen Sie das Fenster und Versuchen Sie es erneut.

Hallo, wir kennen uns schon!

Link hinzufügen

Fehler: Bitte wählen Sie einen Arbeitsbereich bevor Sie einen Link hinzufügen


Leider unterstützen wir diesen Browser nicht

Asana funktioniert nicht mit dem Browser, den Sie zurzeit verwenden. Bitte nutzen Sie einen dieser Browser supported browsers und melden Sie sich an.


Bitte melden Sie sich an oder registrieren Sie sich bei Asana, um Ihren Preis zu berechnen.

or

Passwort vergessen?

Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Kürzlich zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N am Ende eines Aufgabentitels ein, um diesen in einen Abschnitt umzuwandeln.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.