Kostenlose Vorlage für die operative Planung!

Die operative Planung ist einfacher, wenn Sie ein System haben. Erfahren Sie, wie das Operations-Team von Asana standardisierte Prozesse nutzt, um die strategische Planung zu optimieren – unabhängig davon, wie viele Stakeholder beteiligt sind.

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Wie Asana-Mitarbeiter Asana für strategische Abläufe einsetzen (Vorlage – Beispielbild)

Operative Planung ist in hohem Maße funktionsübergreifend. Sie betrifft jedes Team und kann echte Veränderungen herbeiführen – aber sie erfordert auch viel Koordination. Damit sie funktioniert, müssen Sie fast jedes Team im Unternehmen zusammenbringen, einschließlich Führungskräfte, das Finanz- und Produktteam sowie die Rechts- und Personalabteilung und weitere. 

Bei so vielen Beteiligten, die es zu koordinieren gilt, sind vorgefertigte Workflows von entscheidender Bedeutung. Eine Vorlage für die operative Planung gibt den Stakeholdern einen Plan für die Zusammenarbeit – statt ständigem Hin und Her können Sie also schnell Pläne schmieden und Maßnahmen ergreifen. Bei Asana verwenden wir vordefinierte Vorlagen für die operative Planung, um unsere Prozesse zu optimieren – von der Jahresplanung bis hin zu Meetings zur Geschäftsplanung. 

Was bedeutet operative Planung?

Operative Planung ist der Prozess der Organisation, wie Ihr Unternehmen zusammenkommt, um strategische Entscheidungen zu treffen. Es ähnelt dem Projektmanagement, außer dass Sie, anstatt sich ein einzelnes Projekt anzusehen, den Kurs für das gesamte Unternehmen festlegen. Das Ziel der operativen Planung ist es, die Ausrichtung und Klarheit über alle Geschäftsbereiche hinweg zu fördern – so können die Unternehmensleiter zusammenarbeiten, um Entscheidungen zu treffen, und der Rest des Unternehmens kann diese Entscheidungen nachvollziehen und Maßnahmen ergreifen. 

Die operative Planung umfasst zum Beispiel: 

  • Management der Zeiträume für Berichte über Business-KPIs (Key Performance Indicators)

  • Organisation von monatlichen und vierteljährlichen Geschäftsberichten

  • Jahresplanung

  • Projektmanagement für strategische Initiativen

Was sind Vorlagen für die operative Planung? 

Vorlagen für die operative Planung sind vorgefertigte Workflows für alle wesentlichen Planungsprozesse im operativen Bereich, wie die Jahresplanung oder vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen. Die Vorlage für die operative Planung legt jeden Schritt des Prozesses fest, damit die Stakeholder genau wissen, wie sie miteinander zusammenarbeiten können. Wenn Sie beispielsweise Vorlagen für die operative Planung zum Jahresplan erstellen, müssen Sie nicht mehr für jeden neuen Planungszyklus bei null beginnen. Sie können die Vorlage für die operative Planung einfach kopieren und einem vordefinierten Workflow folgen.

Welche Vorteile haben digitale Vorlagen für die operative Planung?

Da die operative Planung so viele Stakeholder umfasst, ist es üblich, in Fallstricke zu geraten, wie lange und verwirrende E-Mail-Ketten, zu viele Meetings und der Verlust von Informationen im Durcheinander. Es gibt eine Menge zu verfolgen, und statische Tools wie E-Mail und Google Docs tragen oft zur Verwirrung bei. 

Die Verwendung einer Work-Management-Plattform löst diese Probleme, indem Sie Ihren strategischen Planungsprozess an einem Ort zentralisieren. Auf diese Weise hat jeder eine einzige Informationsquelle, in der in Echtzeit kommuniziert, Aktualisierungen austauscht und Pläne erstellt werden können. 

Folgendes können Sie mit einer digitalen Vorlage für die operative Planung erledigen:

  • Erstellen Sie mit einer digitalen Vorlage für die operative Planung ein einziges Dokumentationssystem für operative Planungsarbeiten. 

  • Zentralisieren Sie Gespräche mit Stakeholdern an einem Ort, damit keine Informationen mehr verloren gehen.

  • Teilen Sie Statusberichte mit Stakeholdern, ohne zusätzliche Meetings zu planen.

  • Nutzen Sie Projektberichte und Diagramme, um schnell die Ergebnisse von Initiativen zu verstehen. 

  • Automatisieren Sie operative Arbeitsabläufe – so verbringen Teams weniger Zeit mit der Koordination der Arbeit und mehr Zeit mit hochwirksamen Initiativen.

  • Aktualisieren Sie ganz einfach Projektzeitpläne, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, wenn sich die Umstände ändern.

  • Verwenden Sie Formulare , um zu standardisieren, wie Teams Informationen austauschen. 

  • Wechseln Sie zwischen Projektansichten, um Arbeitsabläufe auf verschiedene Arten zu visualisieren – einschließlich Aufgabenlisten, Gantt-Diagrammen, Kalendern oder Kanbanboards

Arten von Vorlagen für die operative Planung

Bei der Erstellung von Vorlagen für die operative Planung ist es am besten, sich jeweils auf einen einzelnen Anwendungsfall zu konzentrieren. Im Folgenden haben wir zwei spezifische Anwendungsfälle skizziert, die wir bei Asana verwenden – und die Schlüsselelemente jedes Falles.

Vorlage für die Jahresplanung

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Da alles optimiert ist und Routineaufgaben automatisiert sind, können wir uns auf die Planung, Zusammenarbeit und kreative Problemlösung konzentrieren. So verlieren wir weniger Zeit mit unnötigem Aufwand durch die Koordination der Planung, und wünschen uns nicht ständig, dass wir mehr Zeit für die kreative Zusammenarbeit hätten.”
Tim Bowman – Head of Compete, Product Marketing bei Asana

Die Jahresplanung ist ein in hohem Maße funktionsübergreifender Prozess. Es gibt Top-down-Unternehmensziele und Bottom-up-Team- und Abteilungspläne, die alle gleichzeitig stattfinden. Bei Asana verwendet unser strategisches Planungsteam vordefinierte Vorlagen für die operative Planung, um den Prozess hier zu optimieren, Informationen teamübergreifend auszutauschen und alles in einem kohärenten, integrierten Plan zusammenzuführen. So geht’s. 

  1. Erstellen Sie ein einziges Dokumentationssystem für alle jährlichen Planungsaufgaben. Bei der jährlichen Planung müssen Sie Aufgaben zwischen vielen verschiedenen Teams koordinieren. Stellen Sie sicher, dass nichts verloren geht, indem Sie alles in einem Projekt zentralisieren, damit Sie sehen können, wofür jedes Team bis wann verantwortlich ist. Diese Informationen halten Sie auch in Ihren Vorlagen für die operative Planung fest.

  2. Definieren Sie jede jährliche Planungsphase. Bei Asana unterteilen wir den jährlichen Planungsprozess in Phasen, die jeweils ein bestimmtes Ziel und einen bestimmten Zeitrahmen haben. Wenn Sie Ihre Vorlage für die operative Planung erstellen, erstellen Sie oben einen Abschnitt, um jede jährliche Planungsphase zu definieren – einschließlich des Ziels dieser Phase und des Zeitpunkts, zu dem sie auftritt. Indem Sie klar definieren, was Sie bis wann erreichen möchten, können die Stakeholder verstehen, welche Rolle ihre individuellen jährlichen Planungsaufgaben im übergreifenden Prozess spielen. 

  3. Erstellen Sie für jede Abteilung oder jedes Team Abschnitte. Organisieren Sie die Aufgaben jedes Teams in einem einzigen Abschnitt, damit man schnell sieht, wofür ein Team während des jährlichen Planungszyklus verantwortlich ist. 

  4. Verwenden Sie benutzerdefinierte Tags, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Bei Asana verwenden wir benutzerdefinierte Tags , um wichtige Details zu jeder Aufgabe anzuzeigen. Zum Beispiel verwenden wir Tags, um zu identifizieren, welches Team verantwortlich ist, zu welchem Planungsablauf die Aufgabe gehört, ob es sich um ein konkretes Ergebnis oder eine zu treffende Entscheidung handelt, und ob ein Meeting erforderlich ist. 

  5. Identifizieren Sie wichtige Meilensteine in Ihrem Plan. Erstellen Sie Meilensteine, um wichtige Kontrollpunkte während des jährlichen Planungsprozesses zu identifizieren. Dies hilft den Teams zu verstehen, worauf sie hinarbeiten und wie es in die generelle Roadmap passt. 

Sobald Sie Ihren Jahresplan erstellt haben, können Sie ihn mit der Ziele-Funktion von Asana nachverfolgen und mit anderen teilen. Hierbei handelt es sich um ein unternehmensweites Tool, mit dem Sie das gesamte Unternehmen dabei unterstützen können, Ziele zu setzen, zu überwachen und sich darüber auszutauschen.

Vorlage für Meetings zur Geschäftsplanung

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Es ist von entscheidender Bedeutung, die Führungskräfte unseres Unternehmens in den Bereichen Vertrieb, Marketing, BIZ Tech, Personalmanagement, Customer Success und Geschäftsstrategie zusammenzubringen, um somit kontinuierlich für funktionsübergreifende Klarheit und Ausrichtung zu sorgen. Aber es kann auch extrem kostspielig sein, wenn es nicht so effektiv und effizient gemacht wird.”
Tim Bowman – Head of Compete, Product Marketing bei Asana

Bei Asana haben wir einen standardisierten Workflow geschaffen, um Meetings zur Geschäftsplanung zu optimieren und sicherzustellen, dass wir die Besprechungszeit so effizient wie möglich nutzen. Dank dieses Workflows müssen wir uns nicht mehr abmühen, die richtigen Themen zusammenzustellen und zu priorisieren. Stattdessen haben die Moderatoren viel Vorlaufzeit, und die Besprechungsteilnehmer können sich auf das konzentrieren, was für das Unternehmen am wichtigsten ist – nicht nur auf das, was ihnen als Erstes in den Sinn kommt. So geht’s.

  1. Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle für die Planung und Nachverfolgung von Meetings. Erfassen Sie alle Planungsaufgaben an einem Ort, damit die Stakeholder leicht sehen können, was auf sie zukommt und wer für jede Präsentation verantwortlich ist. Erstellen Sie eine einzelne Aufgabe für jeden Tagesordnungspunkt – und fügen Sie diese Aufgabe nach Abschluss der Besprechung anderen Projekten (z. B. Besprechungsnotizen oder Aktionspunkten) hinzu, ohne die Arbeit zu duplizieren. 

  2. Verwenden Sie Abschnitte, um Informationen zu organisieren. Machen Sie Aufgaben leichter auffindbar, indem Sie sie in Abschnitte wie anstehende Themen, neue Themeneinreichungen und Besprechungspläne einteilen. 

  3. Übermitteln Sie neue Diskussionsthemen mit Formularen. Erstellen Sie ein Formular zur Einreichung gewünschter Themen, um zu standardisieren, wie neue Tagesordnungspunkte hinzugefügt werden. Formulare stellen sicher, dass Sie über alle Informationen verfügen, die Sie für die Planung von Tagesordnungsthemen benötigen – z. B. eine kurze Beschreibung des Tagesordnungspunkts, der Ziele für die Diskussion, des Moderators und der benötigten Zeit.

  4. Erstellen Sie benutzerdefinierte Tags, um wichtige Informationen auf einen Blick zu sehen. Fügen Sie benutzerdefinierte Tags hinzu, um einen schnellen Überblick über die Kategorie und den Status jeder Aufgabe zu erhalten. Verwenden Sie beispielsweise benutzerdefinierte Tags, um festzustellen, ob Tagesordnungspunkte feststehen oder noch offen sind. 

Empfohlene Funktionen und Integrationen

Wenn Sie Ihre Vorlage für die operative Planung erstellen, können Sie die Workflows Ihres Teams mit diesen Funktionen und App-Integrationen anpassen. 

Enthaltene Funktionen

  • Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

  • Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass die meisten Projekte mehrere Abteilungen involvieren. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und Informationen werden isoliert voneinander aufbewahrt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

  • Automatisierung. Automatisieren Sie manuelle Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringt, für die Sie sie eingestellt haben. Regeln in Asana funktionieren auf der Grundlage von Auslösern und Aktionen°– im Wesentlichen „Wenn X geschieht, mache Y.“ Mit Regeln können Sie automatisch Arbeiten zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Stakeholder benachrichtigen und weitere Aktionen durchführen. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu kompletten Workflows – Regeln geben Ihrem Team Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit zurück.

  • Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, taucht es als neue Aufgabe in einem Asana-Projekt auf. Durch die Erfassung von Informationen über ein Formular können Sie die Art und Weise, wie die Arbeit begonnen wird, standardisieren, die benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Anstatt jede Anfrage als Ad-hoc-Prozess zu behandeln, erstellen Sie ein standardisiertes System und eine Reihe von Fragen, die jeder beantworten muss. Oder verwenden Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorherigen Antwort eines Benutzers anzupassen. Damit sparen Sie sich die Zeit und Mühe, die es kostet, eingehende Anfragen zu verwalten, sodass Ihr Team mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben hat.

Empfohlene Apps

  • Zoom. Asana und Zoom arbeiten zusammen, um Teams zu helfen, zielgerichtete und fokussierte Meetings abzuhalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, produktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald das Meeting beendet ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsam genutzte Tagesordnungen einen Überblick über die zu besprechenden Themen sowie Kontext bieten. Während des Meetings können die Teammitglieder Aufgaben direkt in Zoom erstellen, so dass Details und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und wenn das Meeting vorbei ist, überträgt die Integration von Zoom und Asana Meeting-Transkripte und -Aufzeichnungen zu Asana, so dass alle Mitarbeiter und wichtigen Beteiligten die Inhalte des Meetings bei Bedarf noch einmal nachschlagen können.

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

  • Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

FAQs

Welche anderen Vorlagen für die operative Planung kann ich verwenden, um Workflows für mein Unternehmen zu optimieren?

Mit Asana können Sie Vorlagen für die operative Planung erstellen und anpassen, um sie an jeden Anwendungsfall für den Geschäftsbetrieb anzupassen. Hier sind einige Anlaufstellen: 

Kann eine Projektmanagement-Plattform meinem Unternehmen helfen, strategische Ziele schneller zu erreichen?

Projektmanagement-Plattformen wie Asana können die Teameffizienz erheblich verbessern und ermöglichen es Ihnen, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Laut einem unabhängigen Bericht reduziert Asana die Zeit, die für die Durchführung eines Projekts benötigt wird, um bis zu 50 % – was bedeutet, dass es Ihrem IT-Team helfen könnte, die Arbeit in der Hälfte der Zeit zu erledigen. Da Sie weniger Zeit im Alltag verschwenden, kann sich Ihr Team auf die wirkungsvolle Arbeit konzentrieren, wie Umsatzsteigerung und strategische Ziele zu erreichen.

Wie können alle operativen Arbeitsabläufe an einem Ort am besten überwacht werden?

Mit Portfolios von Asana erhalten Sie einen Gesamtüberblick über alle operativen Planungsinitiativen  – einschließlich Projektstatus, Fortschritt und Verantwortliche. Wenn ein Vorhaben nicht auf Kurs ist, können Sie ganz einfach darauf klicken, das Problem identifizieren und einen Aktionsplan erstellen, um die Situation wieder in Lot zu bringen.

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