Vorlage für die Jahresplanung

Eine effektive Jahresplanung ist unerlässlich, um eine klare Strategie zu entwickeln und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen, alle Abteilungen und die einzelnen Teams am selben Strang ziehen. Die Jahresplanung geschieht zwar jedes Jahr, kann aber immer wieder eine Herausforderung darstellen, da es viele verschiedene Beteiligte, Fristen und Entscheidungen gibt, die getroffen werden müssen.

Eine Vorlage für die Jahresplanung optimiert den jährlichen Planungsprozess, damit Sie sich auf die Entwicklung einer übergreifenden Strategie konzentrieren können, anstatt zahlreiche verschiedene Planungsaufgaben unter einen Hut bringen zu müssen.

Was bedeutet Jahresplanung?

Bei der Jahresplanung erarbeiten die Führungskräfte die Strategie ihres Teams für das kommende Jahr, einschließlich der größeren Ziele, die das Team anstreben sollte. Während der Jahresplanung legen die Führungskräfte fest, was sie bis zum Jahresende erreichen wollen, und entwickeln eine Roadmap dafür, wie dies geschehen soll. Dies ist auch der Fall, wenn sie Team- und Abteilungsinitiativen an der übergeordneten Unternehmensstrategie ausrichten, so dass alle im Unternehmen zielgerichtet arbeiten.

Was ist eine Vorlage für die Jahresplanung? 

Eine Vorlage für die Jahresplanung ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, der jeden einzelnen Schritt des jährlichen Planungsprozesses umfasst. Sie hilft dabei, die Planung klarer zu gestalten, indem sie genau beschreibt, was Sie wann zu tun haben, um einen erfolgreichen Businessplan auszuarbeiten. Ihre Vorlage könnte beispielsweise eine Zeitleiste festlegen, die Strategiesitzungen, das Einreichen von Budgets und Personalanfragen, die Erstellung von Abteilungszielen und vieles mehr beinhaltet.

Eine wirklich gute Vorlage für die Jahresplanung sollte auch die Möglichkeit bieten, die Ziele des Unternehmens und der einzelnen Abteilungen und Teams zu dokumentieren, damit Sie während des jährlichen Planungsprozesses nicht den Fokus verlieren. Mit einem standardisierten Aktionsplan und Klarheit über die übergeordneten Ziele können Sie sicherstellen, dass Ihr gesamtes Unternehmen aufeinander abgestimmt ist.

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für die Jahresplanung

Die jährliche Planung findet häufig an der Spitze eines Unternehmens statt und wird nicht effektiv an alle kommuniziert. Bei unseren Untersuchungen gaben nur 16 % der Wissensarbeiter an, dass ihr Unternehmen die Unternehmensziele effektiv festlegt und kommuniziert, und nur 26 % der Mitarbeiter haben ein klares Verständnis davon, wie ihre individuelle Arbeit zu diesen Unternehmenszielen beiträgt. 

Eine digitale Jahresplanungsvorlage schließt diese Kommunikationslücke, indem sie die Jahresziele dort festlegt und verfolgt, wo die Arbeit stattfindet. Sie behalten stets den Überblick über Ihre Team- und Unternehmensziele. Auf diese Weise ist Jahresplanung nicht nur etwas, das auf der Führungsebene passiert. Stattdessen ist es ein Vorgehen, das allen hilft – vom CEO bis zum Sommerpraktikanten – messbare Ziele für die Arbeit zu setzen, die mit anderen Teams und Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen. 

Wenn Sie Ihren jährlichen Planungsprozess in einer Work-Management-Plattform zusammenführen, können Sie:

• Den Prozess Ihrer Strategieplanung über Abteilungen und Teams hinweg standardisieren.

• Den Prozess der Jahresplanung an einer einzelnen Stelle dokumentieren, damit alle ein gemeinsames Verständnis darüber erhalten. 

• Sicherstellen, dass die Unternehmensziele berücksichtigt werden, wenn die einzelnen Abteilungen und Teams ihre Ziele für das kommende Jahr festlegen.

• Einen klaren Zeitplan für Ihren jährlichen Planungsprozess ausarbeiten.

• Aufgaben mit konkreten Fälligkeitsdaten zuweisen, damit klar ist, wer wofür bis wann verantwortlich ist.

• Zwischen verschiedenen Projektansichten wechseln, um Ihren jährlichen Geschäftsplan auf verschiedene Arten zu visualisieren – als Standardliste, Gantt-Diagramm, Kalender oder Kanban-Board.

So erstellen Sie eine Vorlage für die Jahresplanung

Die Jahresplanung sieht in jedem Unternehmen anders aus. Um Ihre eigene Vorlage zu erstellen, sollten Sie sich zunächst die folgenden Fragen stellen: 

• Wer wird an der Jahresplanung beteiligt sein? 

• Welche wesentlichen Entscheidungen müssen Sie treffen und welche Schritte müssen Sie unternehmen? 

• Wer wird diese Entscheidungen treffen? 

• In welcher Reihenfolge müssen diese Entscheidungen getroffen werden?

Stellen Sie diese Fragen dann, um einen groben Zeitplan zu entwerfen. Nutzen Sie bei der Erstellung Ihrer Vorlage für die Jahresplanung die folgenden Best Practices: 

• Organisieren Sie Ihre Aufgaben in Abschnitten. Organisieren Sie die jährlichen Planungsschritte, indem Sie sie in verschiedene Abschnitte wie Unternehmensplanung, Abteilungsplanung und Personalanforderungen einteilen. 

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Tags, um wichtige Phasen zu visualisieren. Die jährliche Planung erfolgt häufig in Phasen wie der Vorplanung und Strategieplanung, der Zielsetzung und der Zuweisung von Ressourcen zur Erreichung dieser Ziele. Farbcodierte benutzerdefinierte Tags helfen zu visualisieren, wo jede Aufgabe in jede jährliche Planungsphase fällt.

• Geben Sie an, welches Team für welche Aufgabe verantwortlich ist. Bei der jährlichen Planung ist es wichtig zu wissen, wer für jeden Schritt im Prozess verantwortlich ist. Sie können jede Aufgabe einem bestimmten Team zuweisen – wie zum Beispiel Unternehmensplanung, Finanzen und Personalwesen.

• Beziehen Sie Team- und unternehmensweite Ziele ein. Damit die Jahresplanung funktioniert, benötigen Sie einen ständigen Einblick in die Unternehmensziele der höchsten Ebene. Fügen Sie Platz in Ihre Vorlage ein, um Geschäfts-, Abteilungs- und Teamziele festzulegen und zu verfolgen, damit Sie sicherstellen können, dass jede Ebene des Unternehmens zielgerichtet arbeitet. 

Enthaltene Funktionen

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, die alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Säulendiagramm anzeigt. Sie können nicht nur das Start- und Enddatum jeder Aufgabe sehen, sondern auch die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. Und wenn Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort sehen, ist es einfach, Abhängigkeitskonflikte zu erkennen und zu lösen, bevor sie entstehen, so dass Sie alle Ihre Ziele rechtzeitig erreichen. 

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappen für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben Ihren Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern. 

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln Ihren Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden. 

Empfohlene Apps

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten zusammen, um Teams zu helfen, zielgerichtete und fokussierte Meetings abzuhalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, produktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald das Meeting beendet ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsam genutzte Tagesordnungen einen Überblick über die zu besprechenden Themen sowie Kontext bieten. Während des Meetings können die Teammitglieder Aufgaben direkt in Zoom erstellen, so dass Details und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und wenn das Meeting vorbei ist, überträgt die Integration von Zoom und Asana Meeting-Transkripte und -Aufzeichnungen zu Asana, so dass alle Teammitglieder und wichtigen Beteiligten die Inhalte des Meetings bei Bedarf noch einmal nachschlagen können.

• Vimeo. Ein geschriebener Text enthält zwar die wesentlichen Informationen, kann jedoch nicht wie das gesprochene Wort Tonfall, Emotionen oder Mimik und Gestik vermitteln. Dank unserer Kooperation mit Vimeo können Sie Ihrem Team nun in Asana per Videonachricht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, ohne ein zusätzliches Meeting einberufen zu müssen. Erstellen Sie kurze Videobotschaften, in denen Sie sich selbst filmen, Ihren Bildschirm aufzeichnen oder sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Sie können diese Videos in Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Kommentare einbetten, um damit für mehr Klarheit zu sorgen und weiterführende Informationen zu bieten. Geben Sie Feedback, stellen Sie Fragen und weisen Sie Aufgaben zu – ohne Asana verlassen zu müssen.

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

FAQs