Vorlage für einen Kommunikationsplan

Hin und wieder kommt es zu Missverständnissen. Im Leben können diese Missverständnisse bedeuten, 10 Minuten zu spät in einem Restaurant anzukommen oder zu vergessen, dass man heute an der Reihe war, den Müll herauszubringen. Im Projektmanagement kann es zu Fehlkommunikationen kommen, die zu Scope Creep (also die Überschreitung des ursprünglich festgelegten Projektumfangs), verpassten Fristen und unzufriedenen Stakeholdern führen.

Um Missverständnisse zu vermeiden und alle auf dem Laufenden zu halten, benötigen Sie eine Vorlage für einen Kommunikationsplan. Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan beschreibt, wie Ihr Team während des gesamten Projekts mit den Beteiligten kommunizieren will. Durch die Festlegung klarer Erwartungen halten diese Vorlagen Ihr Team auf dem neuesten Stand. So wird unnötige Arbeit reduziert, Missverständnisse vermieden und sichergestellt, dass jeder die richtigen Projektinformationen zur richtigen Zeit erhält.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Im Projektmanagement dient ein Kommunikationsplan als Überblick darüber, wie wichtige Projektinformationen an Stakeholder kommuniziert werden sollen. Effektive Kommunikationspläne enthalten Informationen darüber, wie und wann während eines Projekts kommuniziert werden soll, also z. B. wie oft Ihr Team Projekt-Updates teilt und welche Kommunikationskanäle es nutzen sollte. Durch die Bereitstellung eines Überblicks darüber, was Stakeholder wissen müssen (und wann sie es wissen müssen), reduzieren diese Pläne unnötigen Arbeitsaufwand und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, wenn Projektdetails geteilt werden.

Was ist eine Vorlage für einen Kommunikationsplan?

Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan ist das Fundament für einen grundlegenden Projektkommunikationsplan. Diese Vorlage bietet eine standardisierte Struktur, mit der Ihr Team Kommunikationspläne für alle Arten von Projekten erstellen kann, an denen es arbeitet. So können Teams immer die gleichen Schritte befolgen und nichts wird übersehen. 

Stellen Sie es sich wie folgt vor: Ohne eine Vorlage müsste Ihr Team jedes Mal einen Kommunikationsplan von Grund auf neu entwickeln, wenn es an der Zeit ist, ein neues Projekt zu starten. Mithilfe einer Vorlage muss Ihr Team lediglich eine Kopie der Vorlage erstellen, um seine Projektkommunikationsstrategie auf dieser Grundlage zu erstellen.

Warum benötigen Sie eine Vorlage für einen Kommunikationsplan?

Ein strategischer Kommunikationsplan ist ein Muss für jedes Projekt, da er Missverständnisse reduziert und sicherstellt, dass jede Person die richtigen Projektinformationen über die richtigen Kanäle erhält. Vorlagen für Kommunikationspläne gehen noch einen Schritt weiter, indem sie eine standardisierte Struktur bieten, die Sie jederzeit wiederverwenden können, unabhängig vom Projekt.

Mit einer digitalen Vorlage für Kommunikationspläne können Sie: 

• Sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand darüber sind, wie und wo Projektinformationen an Stakeholder kommuniziert werden sollen.

• Eine verantwortliche Person für jede Information bestimmen, damit sich jeder über seine bzw. ihre Verantwortung im Klaren ist.

• Doppelarbeit reduzieren, indem standardisiert wird, wo Informationen ausgetauscht werden.

• Missverständnisse und unnötige Arbeit, wie unproduktive Besprechungen, die asynchron hätten kommuniziert werden können, vermeiden.

• Kommunikationsrichtlinien für das gesamte Team bereitstellen, damit klar kommuniziert und die Arbeit effizient ablaufen kann.

• Die Transparenz für interne Teammitglieder und externe Stakeholder fördern.

• Das hin- und herwechseln zwischen Apps reduzieren, indem auf integrierte Funktionen und geschäftspezifische Apps zurückgegriffen wird, damit Sie sich voll und ganz auf die wichtige Arbeit konzentrieren können.  

• Eine standardisierte Struktur für die Bereitstellung von Updates schaffen.

• Stakeholdern einen Ort bieten, an dem sie während des gesamten Projekts Feedback geben und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können.

• Die Erwartungen interner Teammitglieder und externer Stakeholder aufeinander abstimmen, Scope Creep reduzieren und das Projekt auf Kurs halten. 

Was wird in einer Vorlage für einen Kommunikationsplan erfasst?

Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan bietet eine Struktur, mit der Sie Ihren Kommunikationsplan für jede Art von Projekt entwickeln können. Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan sollte in jedem Fall Folgendes enthalten:

• Eine Beschreibung der Informationen, die Sie teilen möchten (z. B. Updates zu Projektmeilensteinen oder Ergebnissen).

• Angaben über die Häufigkeit, mit der Sie diese Informationen weitergeben (z. B. wöchentliche Projekt-Updates).

• Das Format oder die Kommunikationskanäle, über die Sie Informationen kommunizieren (z. B. mithilfe von Zoom für Team-Meetings oder Brainstormings oder mit von Slack für schnelle, asynchrone Absprachen).

• Die Zielgruppe, an die sich die Kommunikation richtet (z. B. externe Stakeholder).

• Das Teammitglied im Projekt, das für die Weitergabe der Informationen verantwortlich ist. 

Wie verwende ich eine Vorlage für einen Kommunikationsplan?

Ihre Vorlage für einen Kommunikationsplan sollte flexibel sein – es handelt sich um ein eher dynamisches Tool, das Sie aktualisieren und anpassen können, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Kommunikationsanforderungen Ihres Projekts erfüllt. Sobald Sie eine Kopie der Vorlage für den grundlegenden Kommunikationsplan erstellt haben, können Sie damit beginnen, diese an Ihr spezifisches Projekt anzupassen. Dazu können die folgenden Schritte gehören:

• Identifizierung der wichtigsten Stakeholder, die Projekt-Updates benötigen.

• Klarstellung der Kommunikationsmethoden, sowohl für die synchrone als auch für die asynchrone Kommunikation. 

• Beschreibung Ihres Aktionsplans für Updates an Stakeholder-Gruppen zu unterschiedlichen Projektdetails.

• Festlegen, welche Arten von Projekt-Updates Sie teilen und wer die einzelnen Updates erhalten soll.

• Zusammenarbeit mit Stakeholdern, um ihre ideale Kommunikationsmethode für den Erhalt von Projektinformationen zu ermitteln.

• Bestimmung der Häufigkeit von Updates, um die Bedürfnisse der Stakeholder bestmöglich zu erfüllen und das Projekt auf Kurs zu halten. 

• Zuweisung einer verantwortlichen Person zu den Aufgaben zum Austausch von Informationen, sodass sich klare Verantwortlichkeiten in Ihrem Team entwickeln. 

• Einrichtung benutzerdefinierter Tags, um wichtige Details hervorzuheben, z. B. die Häufigkeit von Updates und die Orte, an denen Ihr Team sie teilt.  

• Nutzung wiederkehrender Aufgaben, um Ihren Kommunikationsplan auf Kurs zu halten. 

Integrierte Funktionen und empfohlene Apps für Ihre Vorlage für einen Kommunikationsplan 

Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan schafft Transparenz für Ihr Team und reduziert Missverständnisse, indem klar definiert wird, welche Informationen weitergegeben werden und wer in Ihrem Team für die Weitergabe dieser Informationen verantwortlich ist. Unsere Funktionen zur Synchronisation und Business-Apps machen die Kommunikation kinderleicht, da weniger zwischen Apps gewechselt werden muss und der gemeinsame Zugriff auf Informationen optimiert wird. 

Enthaltene Funktionen

1. Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Wie eine Aufgabenliste oder eine Tabellenkalkulation zeigt die Listenansicht alle Ihre Aufgaben auf einmal an, so dass Sie nicht nur die Aufgabentitel und Fälligkeitsdaten sehen können, sondern auch alle relevanten benutzerdefinierten Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

2. Automatisierung. Automatisieren Sie manuelle Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringt, für die Sie sie eingestellt haben. Regeln in Asana funktionieren auf der Grundlage von Auslösern und Aktionen°– im Wesentlichen „Wenn X geschieht, mache Y.“ Mit Regeln können Sie automatisch Arbeiten zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Stakeholder benachrichtigen und weitere Aktionen durchführen. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu kompletten Workflows – Regeln geben Ihrem Team Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit zurück.

3. Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

4. Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass die meisten Projekte mehrere Abteilungen involvieren. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und Informationen werden isoliert voneinander aufbewahrt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Asana hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

Empfohlene Apps

1. Slack. Alle Ideen, Anfragen und Aktionspunkte aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und Aktionspunkten im Handumdrehen Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen. 

2. Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

3. Zoom. Asana und Zoom arbeiten zusammen, um Teams zu helfen, zielgerichtete und fokussierte Meetings abzuhalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, produktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald das Meeting beendet ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsam genutzte Tagesordnungen einen Überblick über die zu besprechenden Themen sowie Kontext bieten. Während des Meetings können die Teammitglieder Aufgaben direkt in Zoom erstellen, so dass Details und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und wenn das Meeting vorbei ist, überträgt die Integration von Zoom und Asana Meeting-Transkripte und -Aufzeichnungen zu Asana, so dass alle Mitarbeiter und wichtigen Beteiligten die Inhalte des Meetings bei Bedarf noch einmal nachschlagen können.

4. Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass keine Informationen ausgelassen werden. Möchten Sie beim Schreiben einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, verwenden Sie die Asana for Gmail-Erweiterung, um einfach direkt in Ihrem Gmail-Posteingang nach der Aufgabe zu suchen. 

FAQs